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Quais os critérios para adotar um software de gestão para agências?

Se você está pensando em adotar um software de gestão para agências, fique atento às dicas a seguir!

[fa icon="calendar"] 04/07/2018

Critérios na hora de escolher um sistema de gestão
Implantar a cultura de um software numa agência não é tarefa fácil, mas tudo isso se resolve com a escolha correta da ferramenta.

A busca por um software de gestão para agências está cada vez mais intensa, seja por necessidades operacionais ou de organizar o fluxo de trabalho, empresas de comunicação e colaboradores vem se adequando cada vez mais às novas tendência de gestão.

Para grande parte das agências que adquirem um software de gestão, ele passa a ser ferramenta principal de trabalho, capaz de organizar e disciplinar os diversos setores que compõem uma empresa de comunicação.

 

Como escolher um software de gestão para sua agência?

Quando o assunto é escolher um sistema que se adeque às atuais necessidades da agência, uma série de critérios devem ser levados em conta para que o investimento não seja feito em vão. Afinal, trata-se de uma ferramenta que será utilizada em toda a rotina de trabalho do time. Confira, então, quais pontos você precisa ter em mente ao escolher uma ferramenta de gestão!

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Pense no que a agência realmente precisa

Se o objetivo é utilizar a tecnologia para sanar um gargalo ou melhorar os processos operacionais, de nada adianta adotar uma ferramenta que não atenda plenamente aos objetivos da agência, não é?

Para que isso não aconteça, é fundamental pensar nas dificuldades enfrentadas pela agência, quais são seus objetivos a curto e a longo prazo e o que você espera após a implantação da ferramenta.

Seja a falta de processos bem definidos e bem fixados pelos funcionários ou a ausência de um controle financeiro, aponte cada uma das dificuldades que têm impossibilitado que a equipe trabalhe de forma organizada e sem furos na comunicação.

Lembre-se, um software não garante que eles sejam alcançados sozinhos, portanto é essencial que o esforço parta, antes de tudo, de todo o time.

Com essa concepção em mente, para cada uma das dificuldades apontadas defina um objetivo. Por exemplo, se há uma constante perda de prazos na entrega dos jobs,  o ideal é que o sistema escolhido tenha um modelo de fluxo de trabalho capaz de eliminar esse descontrole, trazendo mais organização para que agência, melhorando os controles e distribuição de atividades.

Aqui, é importante que todo o time contribua com informações sobre os pontos que necessitam de melhoria em sua rotina de trabalho, pois certamente esses detalhes irão contar muito na hora de determinar a melhor ferramenta.

 

Faça uma análise a longo prazo

Ao passo que os processos se tornam mais complexos e novas contas chegam na sua agência, é fundamental que você conte com recursos que amparem a empresa em absolutamente todos os seus passos.

Portanto, priorize ferramentas que acompanhem tanto a evolução de agências que dão os seus primeiros passos no mercado, quanto as que já apresentam um grande número de funcionários e já estão consolidadas no setor publicitário.

Aqui, a palavra de ordem deve ser escalabilidade. Por mais que você não precise de recursos mais robustos no momento, ter a opção de avançar futuramente é fundamental para que os seus processos não fiquem limitados.


Busque por empresas comprometidas com resultados

A implantação de um sistema de gestão jamais deve ser feita sem um acompanhamento minucioso por parte da empresa desenvolvedora. Nesse sentido, muito mais que um simples fornecedor da ferramenta, você deve buscar por um parceiro, ou seja, uma empresa com pessoas capacitadas e prontas para ajudar a sua agência a usufruir de todas as funcionalidades. 

Como falamos, toda mudança exige um esforço de todo a equipe, e ter profissionais do outro lado ajudando o seu time nesse processo de adaptação é fundamental para superar qualquer dificuldade.

Muitas vezes, há uma preocupação por parte da agência em aprender a utilizar o sistema. Nesse caso, veja se a empresa escolhida oferece cronogramas de treinamentos para que todos os departamentos aprendam a utilizar o software de maneira ágil e completa.

Opte por parceiros que, ao invés de videoaulas prontas, ofereçam treinamentos em tempo real para que você possa ter um atendimento específico para para sua agência através de uma postura consultiva, sempre com foco em resultados.

Atualmente, algumas empresas desenvolvedoras de sistemas de gestão para agências já apresentam a metodologia OKR (Objectives and Key Results), métrica que apresenta uma forma mais clara de encarar os objetivos com a implantação do sistema, através de metas específicas para cada tipo de agência.


Escolha um sistema que permita um diálogo entre os setores

Sistemas de gestão para agências mais modernos já começam a gerir a informação a partir da abertura do Job, assim, o gestor é capaz de distribuir tarefas entre os departamentos, controlar prazos e lançamentos financeiros.

Além disso, já é possível contar com ferramentas que possibilitam o acompanhamento do desempenho das tarefas da agência em diferentes setores, o que torna mais fácil identificar desvios da meta e possíveis descontroles.

Desta forma, opte por recursos que viabilizem a  integração, a automatização e a padronização da gestão e de todas as áreas da agência (tarefas, financeiro e comunicação) em um único lugar.

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Opte por sistemas que permitam a extração de relatórios

Já imaginou ter acesso a relatórios completos que o auxiliem nas tomadas de decisão? Pois saiba que esse é um detalhe que faz toda a diferença no momento de escolher o melhor sistema para sua agência. 

 

Ranking de clientes

Sabemos que nem sempre avaliar se um cliente é realmente lucrativo é uma tarefa simples. Nesse caso, opte por ferramentas que façam uma análise dos melhores e piores clientes da agência.  Veja se é possível gerar resultados de acordo com a categoria que escolher, como, por exemplo, em relação à quantidade de horas trabalhadas no período determinado ou em relação ao custo do trabalho.

 

Custo por hora trabalhada

E por falar em custo do trabalho, não se esqueça de avaliar se o sistema escolhido oferece tabelas com os valores totais do custo de cada hora trabalhada bem como o levantamento das receitas geradas. Assim, você terá indicativos de produtividade completos, que certamente vão ajudar em suas análises de custo/lucro.

 

Indicador de produtividade 

Outro ponto que entra na questão de margem de lucro é o timesheet. A partir dessa funcionalidade, você consegue medir as horas gastas para cada job, o que facilita o cálculo  do valor/hora de cada funcionário. Assim, dá para saber como está o rendimento e a produtividade da equipe, além de conhecer o perfil de cada funcionário.

Por fim, considere uma ferramenta que ofereça relatórios de jobs os quais você pode mensurar o fluxo de tarefas da sua agência e acompanhar o rendimento de cada  job.


Analise os quesitos tecnológicos compatíveis com as necessidades da agência

Saber se a interface do software é de fácil manuseio, se as especificações e funcionalidades atendem ao fluxo de trabalho da sua agência de publicidade, avaliar quais os pré-requisitos para a implantação, como instalação de servidor e compra de equipamentos, são fundamentais para evitar transtornos na hora da utilização.

É importante também verificar as plataformas nas quais o sistema roda, pois o software deverá acompanhar a necessidade da agência, seja usando Linux, Windows, Mac, tablets ou smartphones. Além disso, opte por sistemas que podem ser acessados via browser, sem a necessidade de nenhuma instalação na sua máquina.

Por fim, escolha uma ferramenta que ofereça formas de aprendizagem como treinamentos, fundamentais para qualificar os usuários.

É fato que implantar a cultura de um software numa agência não é tarefa fácil, por isso busque rapidez, eficácia e pronto atendimento.

E aí, gostou de saber o que você precisa avaliar na hora de escolher o melhor software de gestão para sua agência? Se o seu objetivo é sistematizar os processos, agregando organização e eficácia à sua gestão, vem bater bater um papo conosco. Fale com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas sobre o iClips.

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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