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Sua agência está preparada para automação de processos?

Dúvidas na automação de processos na agência de publicidade? Confira o nosso post e entenda mais sobre o assunto!

[fa icon="calendar"] 21/05/2018

Automação de processos: você está preparado pra isso?

Gerir uma agência publicitária é um verdadeiro desafio, não é mesmo? Produzir um material único, de alta qualidade e que atenda ao desejo do cliente envolve um conjunto de etapas complexas, em que muitos profissionais estão envolvidos.

Nesse contexto, buscar meios para facilitar o desempenho das tarefas e otimizar a produção é fundamental. A resposta ideal para essa demanda é a automação de processos.

Para investir nessa mudança, porém, é importante que o empreendimento esteja pronto para se adaptar. A sua agência está preparada? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!

 

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O que é automação de processos?

É a adoção de suporte tecnológico para o desempenho das tarefas. A ideia é transformar atividades operacionais em ações automatizadas. Por meio desse sistema, a corporação usa dispositivos informatizados para realizar algumas ações, enquanto os profissionais se dedicam à parte estratégica do negócio.

Essa prática pode trazer diversos benefícios para a corporação. Mas é importante que os gestores observem primeiramente se a empresa está preparada para a automatização.

Vamos entender mais sobre essa questão? Continue acompanhando o conteúdo!

 

Sua empresa está preparada para a automatização?

Para implementar tecnologia no negócio, é importante observar alguns aspectos. É preferível inserir máquinas em tarefas que são repetitivas. Ver qual o valor agregado com a inserção da máquina também é necessário. Pode ser mais vantajoso inserir máquinas em atividades que geram gargalos ou atrasos se ocorrer uma falha humana.

Além disso, antes de aplicar a automação na empresa, você deve ter atenção com a padronização de tarefas. Os recursos informatizados são úteis para a realização de ações operacionais e não ações de criação ou de variabilidade. Assim, é preciso padronizar as tarefas em que os programas vão ser colocados.

Outra questão importante é que a mudança deve ser trabalhada com os profissionais da organização. É preciso informar a equipe sobre a modificação, mostrar as vantagens do processo e realizar treinamentos. Assim, os colaboradores se adaptam com mais facilidade.

 

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Quais são as vantagens da automação de processos?

Quando você automatiza os seus processos há uma série de vantagens para a agência de publicidade. Veja mais a seguir!

 

Gestão segura e eficaz

A automação dá mais segurança e eficácia para a gestão dos processos. Com o uso de tecnologias, os procedimentos podem ser manejados em plataformas inteligentes. Isso confere mais simplicidade ao trabalho e auxilia os profissionais a alcançarem bons resultados.

Fazer a gestão dos jobs, da área financeira, da rede de contatos e dos resultados da agência é uma tarefa desafiadora. Porém, isso pode ser mais fácil com o apoio de um software. Assim, a automação tem muito a acrescentar para a empresa.

 

Otimização do tempo de trabalho

A agência apresenta uma série de processos manuais que demandam muito tempo para serem executados. Com a automação, essas atividades podem ser realizadas de forma ágil e efetiva. Os procedimentos passam a ser operados com mais rapidez. Com isso, sobra tempo para a equipe dirigir seus esforços para tarefas estratégicas.

tempo que antes era investido em ações repetitivas passa a ser utilizado de forma otimizada. Ou seja, ele é aproveitado ao máximo. Isso é muito vantajoso para a empresa e gera mais produtividade e qualidade no trabalho.

 

Comunicação centralizada

Ter uma comunicação descentralizada é muito prejudicial para a agência. A informação fica fragmentada, distribuída entre canais diferentes e nem sempre alcançando a todos os que deveriam estar cientes da mensagem. Os arquivos ficam perdidos, falta praticidade e os colaboradores ficam confusos para transmitir recados.

Uma solução informatizada pode ser um excelente recurso para a comunicação na empresa. Com as modernas tecnologias atuais, o compartilhamento de mensagens e arquivos torna-se mais fácil.

Há diversos softwares de gestão no mercado capazes de processar um grande volume de informações e conectar vários usuários. A informação fica centralizada em um canal otimizado, o que torna o processo comunicativo na companhia mais efetivo.

 

Redução de erros e custos

Os erros custam muito caro para a empresa. Falhas em procedimentos operacionais às vezes acontecem, mas elas podem trazer sérias consequências, como documentação errada, prejuízo financeiro e danos à imagem da organização.

A equipe tem que empreender esforços para remediar a situação e fazer as devidas correções às pressas. O estresse gerado com essas questões também prejudica o clima organizacional e pode desencadear no atraso de outros procedimentos.

Com a automação de processos, você tem menos custos na agência. Isso acontece porque as tecnologias reduzem o índice de erros, o que diminui as perdas e problemas que o negócio enfrenta. Assim, além de ter menos falhas, a organização conta com mais produtividade, o que aumenta a lucratividade.

 

Maior competitividade

A automação permite que a agência tenha uma imagem positiva diante do mercado e dos clientes. Com ferramentas tecnológicas inseridas nos procedimentos operacionais, a empresa vai ter mais agilidade e qualidade no atendimento. Além disso, realizar revisões permanentes se torna mais fácil, estimulando um ciclo de constantes análises e aprimoramento contínuo.

O resultado desses fatores é que a organização fica mais competitiva. A agilidade e a alta qualidade do trabalho se tornam diferenciais da marca.

 

Facilitação dos processos decisórios

O uso de soluções tecnológicas permite que a empresa tenha mais facilidade na tomada de decisões. Recursos como os softwares de gestão para agências oferecem uma série de relatórios e indicadores estratégicos, o que favorece a realização de análises.

Além disso, as tecnologias permitem dispor a informação de forma bastante acessível nos programas, de forma que o gestor tenha uma visão geral dos procedimentos. Com essas possibilidades, momentos de tomada de decisão são otimizados.

Essa metodologia traz uma série de benefícios para as agências de publicidade. Além de otimizar a execução dos procedimentos, a empresa se destaca diante das concorrentes. Isso porque a qualidade dos produtos aumenta e o time tem a oportunidade de deslocar seus esforços para a parte estratégica do trabalho.

Para o empreendimento se preparar para automatizar atividades, é importante que os gestores dialoguem com a equipe sobre as novas tecnologias. É preciso também escolher as práticas mais focadas no operacional para inserir ferramentas tecnológicas.

E então? Gostou de saber mais sobre a automação de processos na agência de publicidade? Confira também o nosso post sobre como um software de gestão pode engajar a sua equipe!

 


Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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