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Como a 2op aumentou 70% de sua produtividade

Quer saber como uma das 5 melhores agências do Brasil aumentou 70% de sua produtividade? Neste artigo, a gente te mostra como a 2op alcançou esse resultado.

[fa icon="calendar"] 11/10/2017

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Estrutura do departamento de criação da 2op

A 2op é uma agência de publicidade, propaganda e marketing digital que oferece serviços de gestão de marcas, websites, materiais gráficos, estratégias online e gerenciamento de redes sociais, entre outros.

Há 11 anos no mercado, a agência tem como principal objetivo superar as expectativas de seus parceiros de negócios, contribuindo diretamente para o seu sucesso ao focar em uma comunicação integrada, garantindo resultados positivos com ações online e offline.

Eleita uma das 5 melhores agências do Brasil na categoria de melhor campanha integrada pela Resultados Digitais, a 2op reafirma o seu potencial ao se adaptar ao estrondoso crescimento do mercado publicitário.

Atualmente, com escritórios em Xanxerê e em Curitiba, a agência atende a grandes players do mercado brasileiro, entre eles, nomes como a Indústria de Móveis Henn - uma das maiores indústrias de móveis do Brasil - Coperaguas - a maior exportadora de Pulses do País - e Associação Chapecoense de futebol - um dos clubes mais queridos do Brasil.

 

A Visão da 2Op

Desafios

Márcio Locatelli, Gerente de Projetos da 2op, conta que com o crescimento da agência vieram inúmeros problemas, a dificuldade de integrar todos os setores - sobretudo o setor de mídia com os outros departamentos da agência - e ter uma visão global do negócio era um deles.

Essa barreira era potencializada, em especial, pelo grande número de clientes que demandavam a produção de centenas peças mensais, além da dificuldade de monitorar o tempo de produção dessas peças, bem como cada colaborador envolvido. Sendo assim, controlar o tempo de produção dos jobs se mostrava uma tarefa cada vez mais complexa.

Apesar de já utilizarem um sistema de gestão de projetos, a dificuldade em controlar as horas de cada colaborador ainda era um desafio constante para uma agência com tantos clientes para dar conta.

Além disso, a dificuldade em visualizar exatamente em que fase da criação estava cada peça, aliada a falta de parâmetros para diferenciar criação de alteração eram facilitadores para as constantes perdas de deadline.

No setor financeiro, o desafio era efetuar um cálculo de horas realmente seguro dos clientes de Fee Mensal. Além do mais, as horas de trabalho de alteração eram perdidas por não haver parâmetros para diferenciar criação de alteração.


Desenhando processos para solucionar os problemas

A solução desses problemas começou com o desenho de processos da agência a partir de uma ferramenta chamada Bizagi Modeler. Todos os processos, setores e pessoas envolvidos foram desenhados para identificar quais fases do processo estavam com gaps e como resolver os mesmos.

Mas além de organizar processos, automatizá-los é fundamental, e nesse sentido a agência precisava de uma ferramenta que atendesse de forma mais aprofundada suas necessidades, foi nesse momento que a migração para um software específico para empresas criativas fez-se necessário.

Passo a Passo de como potencializar a Produtividade da sua agência

Oi, tudo bem? A iClips e a Rock Content reuniram neste guia, práticas para potencializar a produtividade da sua agência ! É perfeito para você! Para fazer o download, preencha os campos a seguir:


Aumente a produtividade de sua agência

A solução

Foram essas dificuldades as responsáveis por levar a 2op a buscar a parceria com a iClips. Com todos os desafios em mente e a vontade de adaptar os controles digitais no sistema, a agência encontrou a ferramenta ideal para suprir suas necessidades.

“O processo de implantação foi muito tranquilo. Em um mês conseguimos migrar todos nossos projetos e fazer com que os colaboradores tivessem treinamentos para usar a ferramenta”, conta Márcio.

Através de um fluxo de trabalho bem desenvolvido, a agência começou a identificar, em cada job, o que foi criação e o que foi refação, podendo verificar facilmente se o motivo para um job ser refeito foi o atendimento, conferência ou a criação. Com esse processo em andamento, não demorou muito para que os resultados começassem a aparecer.


Resultados

  • Aumento de 50% do faturamento;
  • Já no primeiro mês, houve um aumento de 70% na produtividade;
  • Diminuição para somente 5% de deadlines atrasados;
  • Estimativa de aumento em 50% o faturamento da agência através de um controle mais  efetivo de horas para os próximos 3 meses.

     *Informações enviadas pela própria equipe da 2op


Hoje, o tráfego consegue ter uma visão geral dos projetos, além disso, o gerente de projetos consegue através do Gráfico de Gantt, visualizar as atividades e o tempo disponível de cada colaborador. O resultado: uma melhora significativa nos fluxos.

“Estamos curtindo a experiência. O suporte é muito atencioso. O software tem melhorias todo mês, o que nos dá a tranquilidade para saber que o software está em um constante processo de melhorias.” 

Márcio, Gerente de Projetos da 2op.

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2op: Produtividade que traz resultados

E se antes era praticamente impossível saber o andamento de cada tarefa por colaborador, após a implantação do sistema os criativos têm acesso a sua agenda e todas as peças de criação de uma maneira muito simples.

De acordo com Márcio, com toda a equipe compreendendo a importância que um sistema de gestão possui, a resistência em adotar uma ferramenta totalmente nova foi nula. Afinal de contas, o objetivo era aumentar a produtividade e atender cada vez melhor os clientes.

“O processo de implantação é incrível por vários motivos. Criamos uma relação muito boa entre a agência e o iClips. Isso ajudou muito na ministração dos treinamentos e no feedback dos responsáveis pela implantação."

Géssica e Márcio, Departamento Financeiro e Gerente de Projetos.

A integração entre orçamentos, comissionamento e os relatórios do financeiro fazem com que a agência consiga ter uma visão global dos projetos e de seus resultados. Outros pontos de melhoria podem ser vistos no aumento da produtividade dos colaboradores, na liberdade para o setor comercial poder vender mais com o aumento da efetividade e entrega dos jobs.


A visão do iClips

Responsável por acompanhar o processo de implementação do sistema na agência, Deivid Ferreira, Analista de Treinamento do iClips, conta que a agência demonstrou enorme preocupação com relação ao fluxo de informações entre o setor de Atendimento x Criação.

“O iClips ajudou na organização e na melhora da distribuição de informações através do perfil do cliente e briefing chegando de forma automática na pauta de criação”,

Deivid Ferreira, Analisa de treinamento da iClips.

Ainda conforme Deivid, outro ponto importante é que, durante a implantação, a agência conseguia visualizar a sua evolução com o uso do sistema e extrair informações e dados valiosos para seu crescimento.

Mesmo durante a implantação, o sistema já estava sendo alimentado pela agência. A receptividade da equipe para as melhorias que o sistema poderia gerar para a agência foi decisiva para que o processo ocorresse de forma rápida e satisfatória.

Ao final da implantação a agência já mostrava um excelente domínio sobre o sistema. O reflexo disso ocorreu no último treinamento de relatórios, no qual a agência já tinha dados consolidados para realizar a análise dos indicadores.

E se você quer aumentar sua produtividade da mesma forma que a 2op, que tal bater um papo conosco? Entre em contato através do email atendimento@iclips.com.br.



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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