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Como aumentar a produtividade de sua agência com a gestão do tráfego?

Se o deadline é curto, é preciso encontrar meios que agilizem o processo e tornem o fluxo de trabalho mais produtivo. É aí que entra a importância de uma gestão de pautas estratégica. Confira as dicas completas:

[fa icon="calendar"] 11/01/2016

Gestão do tráfego em agências
 O tráfego da sua agência é otimizado? 

Quem vive a rotina das agências sabe que o relógio nem sempre trabalha a favor dos prazos. Se o deadline é curto, é preciso encontrar meios que agilizem o processo e tornem o fluxo de trabalho mais produtivo. Mas, como aumentar a produtividade de sua agência? É aí que entra a importância de uma gestão de pautas estratégica!

 

Como otimizar a produtividade de sua agência com a gestão de pautas?

É comum que as agências deem para a área da criação, plena liberdade para trabalhar. Porém, sem um mínimo de padronização e organização, o que era para ser um diferencial, acaba gerando retrabalho e baixa produtividade.

Quando os próprios criativos definem seu método de trabalho, escolhendo quais peças farão primeiro, a tendência é que eles façam essa escolha sob a ótica da pauta deles seguindo suas próprias preferências, sem levar em consideração as atividades que ainda estão no tráfego da agência.

Por exemplo, ao invés de escolherem as peças mais urgentes, ou as que se encaixam melhor naquele espaço de tempo disponível, eles tendem a optar pelos jobs mais prazerosos, ou os que pertencem a um cliente mais cool, cuja criação é livre.

O resultado é uma inadequação em relação às prioridades dos Jobs, que resulta num aproveitamento do tempo precário, consequentemente, no aumento do custo operacional de cada atividade. Em português claro, baixa produtividade é o caminho mais ágil para o tão temido ‘prejuízo’.

Além disso, quando falamos em estratégia na distribuição de peças, estamos levando em conta não somente prazos, mas também a sequência ideal para cada execução. Nesse sentido, ter um profissional específico para o gerenciamento do tráfego da agência, o qual listará as prioridades e ordem com que cada job deve ser executado, pode ser o auxílio que faltava para tornar sua agência mais produtiva.

Guia de Gestão de Agências por Felipe Morais

O autor Felipe Morais pontua alguns tópicos importantes para realizar uma boa gestão em agências como a neste guia incrível


Gestão de agências

 

Uma dica importante é a utilização correta e em tempo real da ferramenta ‘timesheet’.

Ele permite acompanhar a execução de cada tarefa, o que ajuda a minimizar atrasos e a realocar atividades novas, conforme a necessidade do cliente. Veja alguns cenários:

  • Suponhamos que uma campanha, que já está em execução na criação, tenha recebido uma nova solicitação de peça que precise passar na frente de todas as outras e ser concluída com urgência. Nesse caso, invariavelmente você terá que pausar o trabalho de algum criativo. Então, é mais funcional parar alguém que esteja nos primeiros minutos de trabalho, do que parar o criativo que está prestes a terminar o job, concorda?

 

  • Outro benefício operacional que você pode obter ao usar o timesheet, integrado ao seu software de gestão ou ao seu gerenciador de projetos, é padronizar o fluxo dos status das peças. Por exemplo, se o criativo sinalizar pelo timesheet a conclusão de uma determinada tarefa, automaticamente o tráfego da agência receberá um alerta de que há peças prontas para aprovação/revisão. Essa automatização na comunicação entre os departamentos é um auxílio considerável para driblar a correria do dia a dia.

 

  •  Já a análise dos resultados, vai ajudá-lo a saber quem é o criativo mais adequado para cada tipo de peça. Por meio do timesheet, é possível saber quanto tempo os funcionários X e Y gastaram para executar o mesmo tipo de peça. Se você notar que um deles é mais ágil em determinada tarefa, você já saberá onde alocá-lo na sua estratégia para a gestão das próximas pautas.

 

Conclusão

Em suma, ao falar em gestão de tráfego, organização e timesheet são os caminhos certeiros para que você possa tomar as melhores decisões.

Além da gestão das prioridades dos jobs, existem outras soluções para os problemas na rotina de uma agência de publicidade. Pensando nisso, criamos um modelo de tráfego para agências que precisam de algum recurso para organizar o fluxo de trabalho interno. Clique aqui para fazer o download. 



Maria Alice Barreto

Escrito por Maria Alice Barreto

Formada em Comunicação Social, desenvolve atividades relacionadas ao marketing digital e à produção de conteúdo das nossas diversas plataformas.


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