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Aprenda como diminuir a rotatividade de funcionários na agência

Quem quer um time de qualidade na agência precisa saber como diminuir a rotatividade de funcionários na agência. Veja como fazer!

[fa icon="calendar"] 20/06/2018

Aprenda como diminuir a rotatividade de funcionários na agência

Montar uma equipe de alto desempenho é o sonho de qualquer publicitário na área de gestão, não é mesmo? Afinal de contas, para uma agência, os talentos do time são um dos principais recursos a serem oferecidos aos clientes. Por essa razão, é vital saber como diminuir a rotatividade de funcionários.

Muitas agências cresceram de forma desorganizada nos últimos anos e, como consequência, amargaram uma perda geral do controle, inclusive, sobre o capital humano.

Quando as saídas dos empregados são constantemente mais altas do que o previsto, fica complicado manter a qualidade do time. Isso porque o desligamento de um colaborador exigirá um novo processo de seleção, além do preparo do substituto.

Com esses desfalques, a agência estará mais vulnerável a erros e atrasos, o que pode afetar todos os processos e até mesmo o faturamento da agência. Se você sofre com esse problema, veja neste post algumas dicas muito úteis de como diminuir a rotatividade de funcionários. Acompanhe!

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Entenda por que a rotatividade de funcionários atrapalha a agência 

Toda vez que um colaborador escolhe deixar a agência, uma série de providências precisa ser tomada para colocar ordem na casa. Abre-se um novo processo seletivo. Em seguida, será necessário treinar e esperar que o funcionário recém-chegado se acostume com os jobs e com os clientes. Tudo isso significa perda de tempo e de dinheiro.

Se o funcionário que resolveu sair tinha muita afinidade com seus clientes — ou tomou muito dos seus esforços em capacitação —, seus danos poderão ser agravados com essa saída.

Outro ponto muito delicado, mas extremamente relevante: quando você perde muita gente a toda hora, pega mal no mercado. A agência começa a ganhar má fama. Desse modo, fique muito atento aos seus índices de baixas profissionais, para que eles não manchem a credibilidade do negócio.

 

Saiba como diminuir a rotatividade dos funcionários

Por todas essas razões que acabamos de explicar, é preciso ficar de olho na rotatividade dos colaboradores. Para reagir, será fundamental desvendar quais são as causas das insatisfações. Assim, uma boa dica é pedir um retorno de sua equipe, de forma aberta a críticas. Abaixo, você verá um direcionamento bastante didático. Veja!

 

Proporcione capacitação

Descobrir como diminuir a rotatividade de funcionários geralmente é uma experiência única, ou seja, vai mudar de uma agência para a outra, conforme o perfil do negócio, do time, dos clientes, entre outros aspectos. Independentemente dessas variáveis, há algumas iniciativas que agradam a quase todo mundo. Os treinamentos são exemplos disso.

Quando você investe na lapidação de um colaborador, ele sente que a empresa se preocupa com seu crescimento e que valoriza seus talentos. Além disso, tem ainda uma vantagem bem maior em estimular a qualificação da equipe: oferecer um serviço mais eficiente.

Por exemplo, se dominar o ramo de atuação de um lead, um profissional de vendas terá muito mais chances de apresentar propostas comerciais de sucesso.

 

Garanta um ambiente agradável

Um ambiente confortável é fundamental para a sensação de bem-estar. Por isso, assegure que haja níveis corretos de luminosidade nos recintos, providenciando um local aconchegante em termos visuais e de temperatura. É bom também verificar as condições de ergonomia dos móveis, principalmente, mesas e cadeiras.

Existem ainda diferentes formas de deixar o ambiente mais prazeroso, como permitir um dia para levar o animal de estimação ou mesmo convidar a todos para uma refeição fora. Massagens relaxantes de vez em quando ou até um lugar para tirar uma soneca depois do almoço fazem muita diferença. Porém, pondere sobre algumas regras para o uso desses benefícios, a fim de garantir que o fluxo de trabalho não seja afetado.

 

Trabalhe com metas atingíveis

Tome muito cuidado na hora de estabelecer as metas. Muitos gestores acabam exagerando nos propósitos estipulados com aquele pensamento: “vou pedir mais do que preciso porque, assim, o que vier é lucro”. Só que isso pode ser um tiro no pé. Quem é que gosta de falhar, não é mesmo? Se o time tem objetivos inalcançáveis, isso pode fomentar uma sensação de desânimo por causa de constantes fracassos.

 

Dê liberdade aos funcionários

Você precisa deixar o time livre para criticar a agência, o que, em muitas situações, será o mesmo que corrigir o seu próprio trabalho. Por mais que doa, ouvir as queixas é necessário para aprimorar o time e encolher os índices de saída.

O ideal é fazer reuniões periódicas para incentivar seu pessoal a dar esse retorno. Não fique apenas esperando que as pessoas venham até você. Vá até elas, investigue, descubra o que desagrada e o que faz sucesso entre os partners.

 

Construa uma relação de confiança

Outro item imprescindível para quem está aprendendo a como diminuir a rotatividade de funcionários é estabelecer uma relação de confiança sobre o futuro dentro da agência. A melhor forma de se fazer isso é ter um plano de carreira para o time, com desafios claros e mensuráveis, porém, viáveis financeiramente para o negócio.

 

Invista na motivação da equipe

Incentive seus colaboradores a melhorar por meio de premiações ou bônus. Você pode estabelecer metas de acordo com cada setor. Para a área de vendas, pode ser aumentar o número de novos clientes em 10%. Para o time de produção, quem sabe reduzir o retrabalho em 15%?

Essas gratificações podem ser viagens, comissões em dinheiro ou dias de folga. Você pode organizar um brainstorming entre todo o pessoal para ter ideias mais criativas de como recompensar seu capital humano. Ao ouvir as sugestões do grupo, terá bem mais chances de alcançar o sucesso.

 

Providencie uma boa comunicação

Mais uma maneira de reter os talentos é garantir que haja uma excelente comunicação entre todas as alas da agência. Quando isso acontece, reduzem-se os erros e os atrasos, o que deixa o fluxo de trabalho veloz e produtivo.

Dessa forma, o time consegue trabalhar com mais tranquilidade e eficiência, o que é bastante estimulante para qualquer profissional. Existem softwares que integram toda a agência, reduzindo sensivelmente as obstruções comunicacionais. Assim, todas as alas ficam conectadas: criação, comercial, produção, financeiro, entre outras.

 

Confira a importância do endomarketing da empresa

O endomarketing tem um papel decisivo nas estratégias de retenção de talentos, uma vez que é voltado ao público interno. Por meio dele, um gestor consegue conduzir seu grupo em direção a determinado propósito. Trata-se de um método para mudar o comportamento coletivo de acordo com as metas do negócio. Abaixo, você confere um pouquinho mais. Observe!

 

Compreenda o que é endomarketing

Expressão formulada pelo professor Saul Bekin, o endomarketing é uma categoria de marketing direcionada ao público interno de uma companhia, que vai muito além dos funcionários.

Também fazem parte da audiência interna outras pessoas com relação direta à agência: prestadores de serviços, fornecedores e parentes dos empregados são exemplos. O endomarketing deve atingir a todos os profissionais ou cidadãos que, de uma forma ou de outra, precisem representar a sua marca em algum momento.

 

Veja quais ações podem ser feitas

Para fazer cair a quantidade de pedidos de demissão, você precisa delinear os processos e as ações que envolvem o relacionamento interpessoal. Nesse passo, a palavra-chave é organização. Lembre-se de que esse investimento valerá muito a pena, porque vai ajudar a controlar todas as operações da agência.

Você sabe o quanto é bem mais fácil trabalhar com pessoas minimamente experientes. Nesse sentido, quanto mais colaboradores permanecerem na equipe, melhor para o avanço do grupo! Logo a seguir, você verá dicas de como diminuir a rotatividade dos funcionários com a implementação do endomarketing. Confira passo a passo!

 

Mapeie os cenários

Faça um organograma da situação atual do grupo de trabalho e das mudanças que você gostaria de ver em andamento por meio do seu endomarketing. A seguir, liste os problemas que mais afetam seu estafe. Se for excesso de retrabalho, tente descobrir as origens dessas falhas e, é claro, eliminá-las do dia a dia. Proceda da mesma maneira com as demais intercorrências eventualmente verificadas.

 

Defina as metas

Depois de obter um bom panorama do contexto atual, será a hora de delinear as mudanças necessárias, isto é, de instituir as metas a serem alcançadas com seu endomarketing. Para tanto, descubra aonde é que você quer chegar.

 

Elabore um plano estratégico

Em seguida, virá o momento de definir quais são as ações fundamentais para alcançar os seus objetivos dentro de suas táticas de endomarketing. Um exemplo bem prático: se a sua meta é aproximar o time da diretoria, sua atitude para conseguir isso pode ser criar reuniões mensais para assegurar a continuidade dos feedbacks. Assim, aos poucos, cria-se mais afinidade entre a cúpula e o restante das pessoas.

Nessa etapa, os funcionários têm que ter uma exata noção do papel de cada um nesse processo de mudança e muita vontade de aderir às ideias propostas. Para tanto, a agência vai precisar focar suas estratégias de convencimento.

 

Mensure os resultados

Para a implementação de uma campanha de endomarketing, é indispensável fazer um acompanhamento dos seus efeitos junto ao time, do início ao fim dessa iniciativa.

Desse modo, se algo estiver sendo rejeitado — um prêmio ou outra medida —, o gestor consegue modificar a tática a tempo de garantir um resultado positivo para esse plano. Com base nesse monitoramento, os próximos passos serão dados com mais segurança.

 

Aproveite as vantagens dessa estratégia

Como já explicamos, o principal objetivo do endomarketing é guiar a equipe na alteração de condutas para chegar a uma determinada meta. Nesse contexto, os benefícios desse investimento são inúmeros e variam de acordo com os propósitos que a agência estabelecer. E o que dá para fazer com o endomarketing na prática?

Quase tudo que o negócio requisitar: ampliação das vendas, aumento dos lucros, queda na refação, aprimoramento das habilidades técnicas, expansão da produtividade, redução de atrasos, entre outros. Logo a seguir, você confere algumas das recompensas do endomarketing. Veja!

 

Ampliação da produtividade

Quando se pratica o endomarketing da maneira certa, ele funciona como um agente catalisador do aumento da produtividade. Afinal de contas, a ideia é estimular o profissional a chegar a um resultado.

Se a tática adotada for uma premiação com folgas, por exemplo, um empregado se torna mais cuidadoso e dedicado às suas tarefas na intenção de ter um tempo a mais com a família. Esse comportamento se repete em efeito cascata em todo o time. Na prática, o resultado global passa por uma significativa evolução.

 

Correção de erros

Outro grande benefício do endomarketing é ajudar na correção de falhas. Muitos erros que acontecem durante o fluxo de trabalho nascem de comportamentos impróprios dos colaboradores. Quer um exemplo? Partir para a criação de um job sem conferir se houve atualização no briefing.

Suponha que um cliente fez um pedido de alteração para a próxima campanha, mas o time da produção se esqueceu de verificar se chegaram novas informações sobre essa conta. No instante de apresentar o job, vem a insatisfação do cliente e aquela já conhecida frustração do time.

Para evitar retrabalhos em uma agência, o endomarketing é a ferramenta certa, já que pode ajudar a inserir nesse grupo uma nova postura. Nesse caso, a nova atitude seria conferir se existem novas solicitações do cliente antes de iniciar qualquer tarefa.

 

Diminuição da rotatividade dos funcionários

A retenção de talentos também está entre os principais ganhos do endomarketing. Uma equipe estimulada constantemente tem menos desejo de procurar outras oportunidades de trabalho.

Conseguir reter os melhores no seu grupo é um desafio que se torna bem menos complexo com o endomarketing. As vantagens que a agência oferece por meio dessas iniciativas certamente serão levadas em conta quando um colaborador receber uma proposta para atuar na concorrência.

 

Desvende como os colaboradores impactam os resultados da agência

A forma de agir dos funcionários interfere diretamente no desempenho. Em uma agência, o comportamento do time também tem uma ligação muito forte com a performance final, como exemplificamos ao longo deste post.

Quando você consegue segurar seus bons profissionais, isso influencia os números, a satisfação dos anunciantes e até mesmo um lucro maior. Abaixo, você verá outras maneiras de como um contratado pode mudar o rumo de um negócio publicitário. Acompanhe!

 

Colaboradores engajados produzem com mais qualidade

Trabalhadores engajados na causa da agência prestam mais atenção no que estão fazendo, o que evita erros. Eles têm ainda mais inspiração para desenvolverem as tarefas criativas, o que facilitará a retenção de clientes na agência, uma vez que, com mais disposição de seus profissionais, será mais fácil manter os trabalhos dentro dos prazos e com a devida qualidade. 

 

Funcionários que entendem a sua missão oferecem um trabalho melhor

Lembra quando falamos da importância do endomarketing na condução do profissional às normas corretas de trabalho? Nesse processo, você aplica esforços para explicar ao time quais são os objetivos do negócio. Qual a vantagem disso?

É que o grupo consegue se dedicar de maneira mais alinhada a essas metas, o que afeta os resultados sensivelmente. Por essa razão, o gestor de publicidade deve rever esses propósitos e repassar as ações esperadas de cada partner de tempos em tempos.

 

Profissionais que se veem pertencentes a um grupo são mais dedicados

Quando você faz toda a lição de casa para a retenção de talentos, isto é, coloca em prática as técnicas de endomarketing e investe no bem-estar interno, acontece um movimento muito natural de aproximação das pessoas com a identidade da empresa.

O que isso significa na prática? Esse público-alvo passa a se identificar mais com a missão, com os valores e com a maneira de trabalhar da agência. Como principal efeito, eles sentem mais estímulo para executar os projetos. É o chamado sentimento de pertencimento ao grupo. Isso tem uma influência enorme na performance de qualquer job. 

 

Perceba como a organização dos processos melhora o trabalho em equipe

A concorrência na área da propaganda é bastante acirrada, e os recursos para aplicar em melhorias operacionais normalmente não são muito altos. A maioria das agências precisa ter flexibilidade para fugir desse dilema.

Nesse sentido, é preciso driblar as dificuldades e garantir a devida infraestrutura para o andamento dos jobs. Até porque, sem condições apropriadas de trabalho, mesmo os funcionários supercompetentes não vão ajudar a sair do lugar.

Para tornar e manter uma agência lucrativa de fato, é essencial empregar esforços em uma gestão de processos de qualidade. Não basta ser criativo! Abaixo, você confere algumas dicas para ajudar nessa arrumação. Veja!

 

Aprenda a organizar os processos na agência

Você já sabe que deve melhorar as suas operações, mas tem dúvidas de como começar, não é mesmo? Esses questionamentos são comuns em vários modelos de negócio. Porém, a organização dos processos é fundamental para a gestão corporativa: é preciso fazer a precificação correta, controlar os prazos, supervisionar a qualidade dos jobs etc.

Infelizmente, são muitas atividades consideradas chatas, mas que são imprescindíveis para o sucesso financeiro. Abaixo, você acompanha algumas orientações de como colocar seu fluxo de trabalho em ordem. Observe!

 

Ofereça uma comunicação online rápida e segura

É preciso um sistema de comunicação pela Internet veloz e seguro para que o andamento de todas as atividades seja supervisionado por todos. Por esse programa ou solução de informática, todos os departamentos ficam integrados full time. Assim, evitam-se as perdas de informações, fato que resultaria em erros e, consequentemente, em danos para as margens de lucro.

Seja qual for a solução adotada, é necessário que haja uma visualização do status de todas as peças e também o compartilhamento de arquivos para a revisão, arte final, modificações, aprovações etc.

 

Padronize os trabalhos e documentos

Para garantir a organização dos seus processos, providencie a padronização dos jobs, com a elaboração de modelos para o briefing, peças e tarefas pré-configurados, inclusive, para as artes digitais. É fundamental ter protótipos específicos para cada tipo de trabalho, a fim de agilizar o andamento das atividades.

Vamos a um exemplo prático? Tenha um briefing padrão que possa ser usado como um rascunho para toda vez que um novo cliente entrar para a agência. Assim, os colaboradores não perdem tempo para saber quais dados devem ser levantados.

Isso porque estas informações preliminares já estarão disponíveis nesse esqueleto: nome da empresa, objetivos, principais concorrentes, hábitos dos consumidores, características do mercado de atuação, entre outros informes necessários.

 

Controle a hora trabalhada dos funcionários

Uma boa organização dos processos esbarra ainda em um controle eficiente das horas trabalhadas de todo o time, ou seja, em fazer a adequada gestão de tempo da mão de obra. Isso porque o valor gasto no salário de um funcionário tem relação direta com a precificação da agência, isto é, com a quantia que será cobrada do cliente.

Se você se perder na coleta dessa informação, o cálculo das margens de lucro sofrerá distorções. Por esse motivo, é preciso um gerenciamento completo de todas as atividades: briefings, especificações de layout, orçamento, peças de criação, planejamento de mídia, entre outras. Nada pode escapar do controle administrativo!

 

Invista em softwares especializados

Se você tem dificuldades com a organização e isso vem se refletindo na produtividade, uma saída pode ser adotar um software de gestão publicitária. São programas de informática customizados para agências que desenvolvem todas as ações mencionadas de forma automática, entre outras funcionalidades disponíveis.

Dá para monitorar todos os processos operacionais, como contratação de terceiros, gestão de tarefas, controle de prazos, programação de mídia, cotações etc.

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Verifique a importância de ter um fluxo de trabalho

Na maior parte das agências, o ambiente de trabalho é marcado pela flexibilidade e informalidade nos relacionamentos interpessoais. Acontece, porém, que, por mais que haja criatividade envolvida nessa área, o sucesso dos jobs depende completamente de uma boa organização, isto é, de um fluxo de processos eficiente.

Quando uma agência de publicidade começa a crescer, também aumentam as atividades e as responsabilidades. Com isso, vai ficando cada vez mais complexo controlar as ações em andamento.

O que cada um tem para fazer naquele dia? E naquela semana? Sem uma sequência operacional estruturada, o simples cumprimento de prazos — fundamental para uma boa relação com o cliente — corre sérios riscos.

 

Constate como a organização afeta o dia a dia da equipe

Com a devida organização, o time fica preparado e consegue se antecipar aos problemas. Desse modo, há planejamento para tudo. O que vai acontecer se houver uma falta na data de uma importante apresentação para o cliente? Se você estiver com as operações de gestão em ordem, terá funcionários para fazer uma substituição imediata.

Se os dados sobre a agência ficam disponíveis a todos, uma vez que ela está comprometida com a disciplina de gestão, ninguém vai prometer aos clientes algo que a equipe não tenha condições de entregar. Isso porque a capacidade de produção do time será compartilhada entre todos.

Dessa forma, a organização reflete profundamente no cotidiano da equipe, contribuindo para um fluxo de entrega que respeita os prazos e com campanhas completamente alinhadas às vontades dos clientes.

Como você pôde notar, saber como diminuir a rotatividade de funcionários é fundamental para ter um time de excelência e para crescer com segurança. Com o capital humano e a estrutura em ordem, você será bem mais produtivo. Se quiser, haverá ainda a possibilidade da ajuda tecnológica, que providencia esses processos de forma automática.

E aí? O que achou do nosso post? Quer saber mais sobre como valorizar seus profissionais? Então leia este post sobre desenvolvimento e treinamento de pessoas!


 



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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