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Como Fazer um Relatório de Gestão?

Os relatórios de gestão são de extrema importância para analisar informações valiosas de uma empresa. Se você tem dúvidas de como elaborar um, confira no artigo abaixo.

[fa icon="calendar"] 20/02/2018

O relatório de gestão fornece um panorama geral da empresa.

No meio da Era da Tecnologia e no Mercado da Inovação, basear sua gestão em planilhas é andar como um dinoussauro em um mundo que gira à gasolina.

Muitos profissionais de agências têm dúvidas sobre como fazer um relatório de gestão que seja completo e objetivo.

Neste artigo reunimos pontos essenciais para a elaboração de um relatório de  gestão eficaz. Acompanhe o post e tire suas dúvidas sobre esta etapa tão importante para as tomadas de decisões de uma agência. 

 

O que é um Relatório de Gestão?

Os relatórios de gestão demonstram a performance de todas as atividades desempenhadas por uma empresa. É a partir deles que estarão inseridas todas as particularidades referentes ao trabalho desenvolvido em uma instituição, garantindo uma visão muito mais abrangente de todo o trabalho desenvolvido e facilitando o planejamento de futuras ações.

Esses documentos podem ser utilizados para:

  • Registrar eventos relevantes para a organização;
  • Interpretar e avaliar o significado desses eventos de modo a encontrar uma possível resolução para gargalos na agência;
  • Conclusões e recomendações em torno do tema apresentado.

Considerando as dificuldades enfrentadas na execução desta tarefa tão importante, criamos um artigo com dicas valiosas de como produzí-los. Continue conosco!

 

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Como fazer um Relatório de Gestão?

É impossível pensar em sua elaboração sem atentar-se para etapas que irão compor sua estrutura. Definir os objetivos que se deseja alcançar é a primeira delas, e - sem dúvidas - a mais importante.

  • Defina seus objetivos com clareza, pensando em quais  pontos serão passíveis de exploração posteriormente;
  • Selecione as informações que irão compor seu documento, garantindo que estas não fiquem extensas demais ou fujam do entendimento dos colaboradores;
  • Escolha uma ferramenta que atenda suas determinações, tomando cuidado para que os resultados sejam compatíveis com os objetivos. A seguir, veja em detalhes cada uma das etapas:
Guia de Gestão de Agências por Felipe Morais

O autor Felipe Morais pontua alguns tópicos importantes para realizar uma boa gestão em agências como a sua agência neste guia incrível


Dicas de gestão por Felipe Moraes

 

Defina os objetivos 

Apesar de soar repetitivo, a palavra objetivo deve ser um mantra na vida de qualquer gestor. 

Nesa etapa, você irá identificar quais são os objetivos do relatório, quais setores da empresa ele irá abarcar e a qual público (nesse caso, o público interno) ele se destina.

Além disso, uma agência, independentemente de sua amplitude, engloba diversas áreas distintas, fato que torna primordial a análise aprofundada de cada departamento.

Lembre-se, se os objetivos não são listados de forma eficaz, é impossível tomar decisões para que tanto a agência, quanto os seus clientes alcancem o resultado esperado.

 

Acrescente apenas informações relevantes

É comum que documentos gerenciais sejam sinônimos de um alto armazenamento de informações. Mas cuidado, é importante que o conteúdo esteja alinhado aos objetivos que você enumerou anteriormente, objetivando ao máximo a abordagem do que é, de fato, relevante em um determinado momento.

Para que isto ocorra, é necessária uma revisão de tudo o que foi listado, observando cada item cuidadosamente. 

Ou seja, a elaboração do artigo pode até conter informações em excesso, mas parar para respirar um pouco e só depois de alguns minutos voltar e revisá-lo, atribui uma outra visão do conteúdo.

Aqui funciona da mesma forma: se dar um tempo e analisá-lo novamente pode ser a chave para torna-lo mais enxuto e objetivo.

 

Repense o uso das planilhas

As boas e velhas planilhas são itens recorrentes em boas partes das tarefas operacionais de uma empresa. 

Apesar de se mostrarem grandes aliadas para o desenvolvimento de relatórios, as planilhas são mais suscetíveis a erros, além de consumirem um tempo valioso. E como sabemos, tempo é dinheiro, e dinheiro não se conquista facilmente.

Já falamos anteriormente aqui no blog, e nunca é demais repetir: independentemente do domínio que se tem em ferramentas como o Excel, relacionar dados de diversos relatórios pode se tornar um verdadeiro caos. 

Isso porque, é praticamente impossível tomar decisões que trarão benefícios para sua agência sem contar com uma ferramenta de gestão mais robusta, que integre dados de todos os setores da agência. 

 

Atenção para a linguagem utilizada

Dificilmente será possível fugir dos termos técnicos em qualquer que seja o segmento no qual estamos inseridos. Tal fato se aplica também na área de publicidade. Entretanto, se fazer entender é um detalhe fundamental para que o compartilhamento de informações ocorra de forma eficaz e nenhum colaborador fique por fora do que está sendo analisado.

Apesar de ser composto em sua maioria por gráficos, um relatório também possui conteúdos dispostos em forma de texto, portanto, exerça a empatia no momento em que for redigi-lo.

 

Revise-o

Engana-se quem pensa que a tarefa de revisão funciona apenas quando estamos escrevendo uma redação, por exemplo. Revisar o seu relatório é fundamental para torná-lo o mais objetivo possível, já que é nessa etapa que você irá excluir todas as informações que não são extremamente relevantes para sua análise.

Leia-o com atenção e organize as informações de modo que sua equipe entenda perfeitamente o que está sendo passado.

 

Elabore-o com uma ferramenta estratégica

Utilizar uma ferramenta estratégica para desenvolver as inúmeras etapas que compõem  a rotina de uma agência já se mostrou uma importante aliada no aumento da produtividade. E com a produção de relatórios não é diferente. 

Independentemente da ferramenta com a qual um relatório será elaborado, é essencial ter em mente qual a dimensão de sua demanda. A utilização de um software garante a eficácia necessária para que sua resolução seja, de fato, útil para sua tomada de decisão.

Se uma agência é composta por áreas que estão constantemente em convergência, um sistema integrado surge exatamente para certificar de que o relatório abarque todos os segmentos, tornando mais fácil a troca de informações, acontecimentos e tarefas desenvolvidas em cada job.

 

Mas, como é a estrutura de um relatório de gestão?

Não existe um modelo  padrão a ser seguido, o importante é que ele seja completo e passe as informações com clareza. Mas, para facilitar o processo de criação desse documento, elencamos um procedimento básico para que você siga sempre que precisar, confira:

 

Título

No título devem estar incluídos o nome da agência, a pessoa responsável pela elaboração do relatório e a data de envio.

 

Conteúdo

Nesta etapa, você deve, incialmente, expor uma determinada situação,  e em seguida apresentar um problema e suas possíveis soluções. Por fim, efetue uma avaliação de todo o cenário apresentado. Caso necessário, insira ilustrações, figuras e tabelas, se possível em uma página separada ou após o índice. Não se esqueça de inserir os números das páginas.

 

Termos de referência

Nessa etapa você irá elencar quais são os objetivos e as intenções do relatório. Indique também os motivos pelos quais o documento foi elaborado.

 

Resumo

Aqui você fará um resumo do que será abordado no relatório, é importante que ele seja o mais sucinto possível.

 

Resultados

Registre suas observações e análises acerca do assunto tratado no relatório. Se necessário, insira tabelas, gráficos e estatísticas para tornar sua análise melhor fundamentada.

 

Conclusão

Como qualquer outra conclusão, nenhuma informação nova deve ser inserida aqui, apenas deduções baseadas em fatos descritos no documento.

 

Bônus!

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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