mini curso gestão de agências

Como Fazer um Relatório de Gestão?

Os relatórios de gestão são de extrema importância para analisar informações valiosas de uma empresa. Se você tem dúvidas de como elaborar um, confira no artigo abaixo.

[fa icon="calendar"] 25/05/2017

Neste artigo reunimos pontos essenciais para a elaboração de um relatório de  gestão eficaz. Acompanhe o post e tire suas dúvidas sobre esta etapa tão importante para as tomadas de decisões de uma agência. 

O que é um Relatório de Gestão?

O Relatório de gestão é uma ferramenta que tem como objetivo evidenciar a performance de todas as atividades desempenhadas por uma instituição, portanto, trata-se de um instrumento essencial para o bom desenvolvimento de qualquer negócio, já que é a partir dele que estarão inseridas todas as particularidades referentes ao trabalho desenvolvido em uma empresa. Se você não sabe o que é, clique aqui para ver um exemplo com dados fictícios gerado automaticamente pelo iClips.

Pensando nisso, esses itens surgem para otimizar a rotina de qualquer negócio, garantindo uma visão muito mais abrangente de todo o trabalho desenvolvido, ou seja, um relatório é um verdadeiro raio x de sua agência, por isso é imprescindível que este seja formulado com cuidado e, sobretudo objetivando uma real noção do que se quer visualizar em determinado empreendimento. (Veja também: Como Gerenciar Processos em sua Agência?)

 Nova chamada à ação

 

Além de permitir ao gestor uma visão abrangente da situação de seu negócio, o relatório de gestão, quando bem executado, possibilita o planejamento de futuras estratégias que serão aplicadas na empresa. Apesar de se mostrar uma fonte de informações valiosa, um relatório, quando mal executado, faz o papel inverso: relatórios sem objetivos específicos e conteúdos que não agregam em nada e tendem a tornar ainda mais complexa a etapa de especificações de cada segmento.

Considerando as dificuldades enfrentadas na execução desta tarefa tão importante, criamos um artigo com dicas valiosas de como produzí-los, e que vão te ajudar a gerenciar de forma muito mais eficiente sua agência.

Confira nosso passo a passo de como elaborar este documento!

 

Como fazer um Relatório de gestão?

Exemplo de Relatório de Ranking de Clientes

Exemplo de Ranking de Clientes

Algumas etapas são fundamentais para a construção de um relatório completo, incumbido em reunir informações suficientes para a tomada de decisão. É impossível pensar em sua elaboração sem atentar-se para etapas que irão compor sua estrutura. Definir os objetivos que se deseja alcançar é a primeira delas, e - sem dúvidas - a mais importante.

Defina seus objetivos com clareza, pensando em quais  pontos serão passíveis de exploração posteriormente. Em seguida, selecione as informações que irão compor seu documento, garantindo que estas não fiquem extensas demais ou fujam do entendimento dos colaboradores. Escolha uma ferramenta que atenda suas determinações, tomando cuidado para que os resultados sejam compatíveis com os objetivos. A seguir, veja em detalhes cada uma das etapas:

 

Exemplo de Relatório de Gestão Horas Trabalhadas

Segundo exemplo de relatório. Neste, são relacionadas as horas trabalhadas para com os clientes

Defina os objetivos 

Apesar de soar repetitivo, a palavra objetivo deve ser um mantra na vida de qualquer gestor. E acredite, isso se estende também no momento de desenvolvimento do relatório de gestão de sua agência. É a partir dos objetivos que você irá identificar a que se destina seu relatório, quais áreas ele irá abarcar e a qual público ele se destina.

Além disso, uma agência, independentemente de sua amplitude, engloba diversas áreas distintas, fato que torna primordial a definição de metas para que cada uma destes segmentos sejam devidamente analisados. Lembre-se, se os objetivos não são listados de forma eficaz, é impossível pensar em uma das etapas cruciais para que bons resultados sejam alcançados: o planejamento.  (Veja também: Planejamento Estratégico de Marketing: Como elaborar)

 

Acrescente apenas informações realmente relevantes

É comum que documentos gerenciais sejam sinônimos de armazenar um alto número de informações. Embora esta prática não seja precisamente incorreta, é importante garantir que estas estejam de acordo com os objetivos de seu documento.

Tais informações devem estar alinhadas aos objetivos que você enumerou anteriormente, tomando cuidado para que não fiquem extensas demais. Em contrapartida, um relatório bem detalhado é garantia de um maior entendimento das ocorrências de sua empresa, portanto, avalie seu conteúdo a fim de que esteja de acordo com seus objetivos.

Como fazer Relatórios de Gestão?

Para que isto ocorra, é necessária uma revisão de tudo o que foi listado, observando cada item cuidadosamente. É importante seguir a lógica que nós, redatores, utilizamos durante a produção de textos, no qual na maioria das vezes, escrevemos guiados pela intuição, e, só depois revisamos o conteúdo. Ou seja, a elaboração do artigo pode até conter informações em excesso, mas parar para respirar um pouco e só depois de alguns minutos voltar e revisá-lo, atribui uma outra visão do conteúdo.

Com esses itens funciona da mesma forma: se dar um tempo e analisá-lo novamente pode ser a chave para torna-lo mais enxuto e objetivo.

 

Planilhas: que tal repensar esta prática?

As boas e velhas planilhas são itens recorrentes em qualquer negócio. Por serem de fácil execução, é comum gestores nem mesmo pesquisarem por outros métodos e optarem automaticamente por elas. Apesar de se mostrarem grandes aliadas para o desenvolvimento de relatórios, as planilhas são mais suscetíveis a erros, além de consumirem um tempo valioso.

E não é segredo para ninguém, com tempo não se brinca. Tempo é dinheiro, e dinheiro não se conquista facilmente. Já falamos anteriormente aqui no blog, e nunca é demais repetir: independentemente de o gestor dominar o Excel com excelência, relacionar dados de diversos relatórios pode se tornar um verdadeiro caos. (Veja também: A Gestão de uma Agência de Publicidade baseada em Planilha é ineficaz?)

Relatório de Gestão em Planilhas não é Eficaz

No meio da Era da Tecnologia e no Mercado da Inovação, basear sua gestão em planilhas é andar como um dinoussauro em um mundo que gira à gasolina

Pensando nisso, é importante avaliar se esta forma se aplica aos anseios de sua agência, ou seja, deve-se ponderar se os esforços empregados nesta função estão tendo uma resposta positiva: está havendo dificuldades em relacionar uma planilha com a outra? O tempo gasto na elaboração das planilhas está sendo bem empregado? Estas são perguntas extremamente importante, visto que, sem relacionar um dado ao outro, fica praticamente impossível tomar decisões que trarão benefícios para sua agência. Por isso, nada de cair no ostracismo, reveja com seus colaboradores se continuar utilizando esta ferramenta está sendo benéfico ou ineficaz para seu negócio.

 

Atenção para a linguagem utilizada

Dificilmente será possível fugir dos termos técnicos em qualquer que seja o segmento no qual estamos inseridos. Tal fato se aplica também na área de publicidade. Entretanto, se fazer entender é um detalhe fundamental para que o compartilhamento de informações ocorra de forma eficaz. Nesse sentido, utilizar termos técnicos que só serão entendidos por apenas um número de colaboradores, não é a maneira ideal de apresentar os dados de sua agência de modo que todos entendam tais informações da mesma forma. Apesar de ser composto em sua maioria por gráficos, um relatório também possui conteúdos dispostos em forma de texto, portanto, a empatia no momento de redigi-lo é fundamental.

 

Elabore-o com uma ferramenta estratégica

Já citamos anteriormente que a planilha é uma forma ainda utilizada, porém não a mais eficaz na elaboração de relatórios de gestão. Você deve estar se perguntando: mas de que outro modo eu poderia criá-lo? (Veja também: Software de Gestão: Como Mensurar Resultados com um?)

Utilizar uma ferramenta estratégica para desenvolver as inúmeras etapas que abrange a rotina de uma agência já se mostrou uma importante aliada no aumento da produtividade. E com a produção de relatórios não é diferente. 

Relatórios e Documentos

Tome decisões baseadas em ferramentas estratégicas e otimizadas para ser mais assertivo e garantir a sobrevivência de sua agência. Já parou para pensar o porquê tantas agências não sobrevivem? E por que outras tantas possuem tanta facilidade de se organizarem e entregar os jobs de forma eficaz?

Independentemente da ferramenta com a qual um relatório será elaborado, é essencial ter em mente qual a dimensão de sua demanda. A utilização de um software garante a eficácia necessária para que sua resolução seja, de fato, útil para sua tomada de decisão.

Se uma agência é composta por áreas que estão constantemente em convergência, um software surge exatamente para certificar de que o relatório abarque todos os segmentos, tornando mais fácil a troca de informações, acontecimentos e tarefas desenvolvidas em cada job.

 

Bônus!

Agora que você já sabe como efetuar de forma eficaz sua análises, que tal entender um pouco mais sobre gestão de agências? Nossa equipe se reuniu e preparou um mini curso focado em gestão para empresas criativas como a sua. O material está disponibilizado para você de forma 100% gratuita e online. Para acessá-lo, clique na imagem a seguir e aproveite:

 Clique aqui e acesse o curso de gestão de agências



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


Posts Relacionados

Ebook Modelo Briefing