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Como fazer uma gestão financeira para agência de publicidade

Uma boa gestão financeira para agências de publicidade é fundamental para a tomada de decisões inteligentes. Conheça neste artigo outras recompensas de manter um gerenciamento impecável de suas finanças!

[fa icon="calendar"] 27/08/2018

Gestão financeira: a parte essencial para a saúde do seu negocio.

Independentemente do ramo, a maneira como uma empresa administra seus dados econômicos influenciará diretamente o sucesso ou o fracasso desse empreendimento. O setor de publicidade não está imune a essa regra. Nesse sentido, a gestão financeira para agência de publicidade é uma questão de vida ou morte.

Acompanhar o fluxo de caixa, controlar os gastos e saber quem são os clientes mais lucrativos são apenas exemplos de atividades necessárias para um gerenciamento financeiro impecável.

Muitos gestores perderam o controle geral de suas agências nos últimos anos. Na maior parte dos casos, o crescimento acelerado e caótico, sem o devido pensamento estratégico, contribuiu para um desequilíbrio sistêmico.

Você deve estar se perguntando: mas como pôr tudo de volta aos trilhos? É justamente sobre isso que vamos falar neste post. Quer saber mais? É bem fácil: leia neste artigo como organizar a gestão financeira com tranquilidade. Venha com a gente!

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O que é a gestão estratégica financeira?

Muitos líderes do setor publicitário vêm sofrendo com a queda do poder de negociação junto aos clientes, não é mesmo? Nesse cenário, sem uma boa estruturação das finanças, fica muito difícil reverter um quadro negativo como esse. Embora possa parecer óbvio, um bom gerenciamento das finanças é determinante para não perder dinheiro e para se conservar prestigiado no mercado.

Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira estratégica. Trata-se de um conjunto de providências tomadas para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa possível. Nessa missão, estão incluídas condutas como reduzir os gastos, monitorar as despesas, fazer balanços periódicos, elaborar o fluxo de caixa, entre outras.

Nas agências de publicidade, por causa da relevância das operações criativas e do relacionamento com os clientes, é muito comum que o lado administrativo seja deixado de lado. Não permita que isso aconteça.

Um bom controle das finanças pode afetar diretamente a área criativa. Como fazer um vídeo de qualidade sem os devidos recursos? Já com um saldo positivo, os criativos focam o cliente sem que seja preciso gastar tempo com temas, insumos e demais itens de infraestrutura.

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Qual é a importância da gestão financeira para as agências de publicidade?

A boa gestão financeira para agência de publicidade é imprescindível porque ela é o coração de qualquer negócio. O raciocínio é bem simples: sem uma programação de vendas fundamentada nas despesas, como você vai saber que a conta de um cliente, mesmo que seja de alto valor, realmente está trazendo ganhos?

Mesmo com um anunciante que lhe pague cifras milionárias, você vai precisar ter a certeza de que seus gastos com esse contrato realmente são menores do que o valor que está entrando, não é mesmo?

Os líderes administrativos na área de propaganda não devem focar apenas a produção de materiais criativos. Se eles agirem desse modo, certamente, esse negócio estará sob imenso risco. Um simples erro no fluxo de caixa, por exemplo, pode resultar em escolhas equivocadas, como fazer um investimento acima da capacidade financeira.

Quando bem-feita, a gestão financeira para agência de publicidade ajuda na tomada de decisões mais inteligentes. Essa é a sua grande relevância. Quer exemplos práticos?

Vamos lá: se você está buscando um processo ideal de precificação, a gestão financeira será sua aliada. Tem dificuldades de aumentar a renda? Mais uma vez, o gerenciamento econômico estará ao seu lado. Quer organizar suas despesas de um jeito mais eficaz para reduzi-las?

Então, também será fundamental fazer uma boa gestão das finanças para isso. Veja logo a seguir um resumo das recompensas de uma excelente gestão financeira:

  • contribui para estabelecer um portfólio de produtos ajustados à capacidade econômica, operacional e de mão de obra;
  • ajuda a instituir um processo de precificação mais profissional. Você pode descobrir oportunidades para conceder mais descontos ou até para ampliar os seus valores;
  • auxilia na redução e controle das despesas;
  • colabora com a tomada de decisão mais inteligente;
  • assegura o dinheiro necessário para cobrir os gastos do dia a dia.

 

Quais são os principais indicadores de monitoramento?

Um dos principais documentos no gerenciamento financeiro de uma companhia é a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Nesse balanço, há informações como os gastos da agência, bem como os seus lucros.

Com a elaboração constante das DREs, evitam-se as surpresas negativas. Assim, será possível melhorar o planejamento de custos. Afinal, você encontrará, em períodos anteriores, padrões e médias que poderão ser usados nas programações para projetar as despesas futuras. Com uma estimativa de gastos bem delineada, a agência pode faturar mais.

Afinal, será mais fácil estabelecer as metas de aumento de rentabilidade, assim como fazer planos para encolher seus desembolsos. Veja logo a seguir algumas métricas financeiras que devem ser monitoradas!

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Receita Líquida

Também conhecida como faturamento líquido, a Receita Líquida é o valor recebido pelos serviços menos os impostos. Já a Receita Bruta é composta pelas quantias enviadas aos clientes sem considerar os gastos tributários.

Para não ter erros nesse cálculo, é fundamental controlar a área comercial, para que nenhum dado fique de fora de suas apurações. O mesmo pode-se dizer sobre a perda de clientes, que precisa ser monitorada mês a mês para não distorcer os dados dessa contagem.

Vamos imaginar um cliente de médio porte, que pague R$ 15.000,00 mensais. Suponha que haja 18% de impostos sobre essa quantidade. Sua receita líquida será a seguinte com esse contrato: 15.000 – 18% = 12.300.

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Custo de Serviço Prestado

O Custo de Serviço Prestado é um índice sobre as despesas da agência para executar os jobs, as campanhas e os demais projetos. Nessa métrica, é preciso incluir os gastos com recursos humanos, com materiais, com veiculação etc.

Quanto maior for a rede de contratos, maior será essa taxa, que necessita de um acompanhamento constante. Assim, é viável ter uma visão muito precisa sobre a situação do caixa, o que vai ajudar a planejar melhor as suas despesas e os seus novos investimentos.

 

Lucro Operacional

O Lucro Operacional é formado pelos ganhos do negócio em determinado intervalo depois de subtraídos os gastos operacionais, comerciais e administrativos. Esse indicador mostrará o quanto realmente entrará em caixa.

 

Despesas Administrativas

Gastos com contadores, comissão de funcionários, aluguel, água, limpeza, segurança, insumos, informática, advogados, colaboradores em geral devem entrar nessa conta. Em geral, todas as despesas fixas precisam ser levantadas nessa contagem, assim como alguns custos variáveis também, como os com materiais de escritório ou com luz elétrica.

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Quais são as ações da gestão financeira?

A gestão financeira para agência de publicidade abrange o monitoramento de gastos e ganhos bastante específicos. É preciso calcular, por exemplo, as despesas com mídia e com a produção das campanhas. Além disso, é essencial um bom controle sobre o pagamento do fee mensal.

Da mesma maneira, você tem que ter na ponta da língua o total de seus custos internos. Para formular um bom plano financeiro, é imprescindível tomar algumas providências. Logo a seguir, você confere as principais delas. Veja!

 

Controle de contas a pagar e receber

Uma gestão financeira de qualidade, inevitavelmente, esbarra em várias preocupações com o futuro. Nesse sentido, é preciso um planejamento perfeito, isto é, sem nenhum erro. É aí que entra uma contagem para estimar os valores que estão para entrar (receber), e as quantias que estão para sair (pagar).

Tome cuidado para não cair em alguns erros comuns, como esquecer de considerar os dados sobre as negociações parceladas, sejam elas para ganhar, sejam para efetuar algum pagamento.

Outra dica é montar um calendário anual com as datas que provoquem efeitos sazonais na agência. É o caso do Natal, Dia das Mães, Dia das Crianças, Carnaval ou outras que influenciam a rotina do seu cliente de alguma forma.

 

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Redução da inadimplência

Criar estratégias para reduzir a inadimplência é uma prática de gestão financeira tão importante quanto aumentar a quantidade de clientes. Além disso, essas táticas têm de estar funcionando de forma permanente. Isso porque seus efeitos são de longo prazo.

Os atrasos nos pagamentos e a inadimplência em si são grandes obstáculos no fluxo de caixa e no planejamento financeiro. Conforme uma agência cresce, também aumenta a necessidade de controlar esses fatores, concorda? Por essa razão, supervisionar as datas e os depósitos que entram na conta bancária diariamente é outro item crucial na gestão das finanças.

Além desse monitoramento, algumas medidas podem ser tomadas para reduzir o índice de maus pagadores. São procedimentos que atingem — e melhoram — a gestão financeira. Acompanhe!

 

Pesquise o histórico de crédito dos clientes novos

Consulte órgãos de proteção ao crédito ou faça uma pesquisa própria para saber como é o histórico de pagamento dos clientes novos com seus fornecedores e prestadores de serviço. Com base nesse resultado, você elabora contratos mais restritos, com cláusulas que exijam multas em caso de atrasos ou a aceitação exclusiva de remuneração à vista.

 

Ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores

Para seus clientes que costumam pagar em dia, ofereça cortesias especiais. Apresente descontos e estimule a retenção dos anunciantes que têm o hábito de honrar os compromissos. Dessa forma, você consegue ampliar esse estilo de cliente na sua base, o que é um grande tesouro.

 

Envie lembretes automáticos

Em muitos casos, a inadimplência e o atraso ocorrem por um simples esquecimento ou descontrole na agenda do cliente. Dessa forma, é muito eficaz enviar notificações automáticas poucos dias antes da data de vencimento.

Depois que o prazo passa, também é recomendável recordar seu contratante sobre essa expiração. Lembre-se de usar uma linguagem amigável e delicada.

 

Planejamento Financeiro

O planejamento é outra atividade muito importante nos processos de gestão financeira. Nesse sentido, você precisa integrar os dados de todos os departamentos para somar as previsões de ganhos e gastos.

Só que não basta fazer uma programação financeira. Essas projeções precisam ser acompanhadas de perto. Se a sua planificação é para o próximo mês, por exemplo, é crucial conferir uma ou duas vezes por semana, em cada ala, se alguma informação coletada sofreu alterações. Afinal, novos contratos podem ser aprovados, bem como clientes atuais podem cancelar os serviços.

 

Redução de custos

A gestão financeira também ajuda na redução de custos. Isso porque, para fazer as suas despesas caírem, será preciso identificar os pagamentos e as dívidas atuais, concorda? Até para definir o patamar dessa queda, antes será necessário conhecer o tamanho desses gastos. Sem uma gestão das finanças bem-feita, essas informações acabam se perdendo no cotidiano, o que atrapalha as decisões estratégicas.

Para diminuir os gastos, são vitais as análises da saúde financeira e as avaliações das condições do fluxo de caixa. Por isso, a redução de custos está diretamente atrelada ao gerenciamento financeiro de qualidade.

 

Quais são as melhores dicas para um gerenciamento financeiro de qualidade?

A garantia de liquidez, isto é, de dinheiro disponível em caixa, é uma das principais vantagens da gestão financeira para agência de publicidade. Não é difícil supor o motivo, não é mesmo? A saúde econômica de um negócio e até a sua reputação dependem que todos os compromissos sejam de fato honrados. Isso pode incluir entregar um job no prazo ou até mesmo pagar os débitos em dia.

Ou seja, para manter as engrenagens em ordem, só mesmo fazendo a lição de casa em “finanças”. Logo a seguir, confira mais dicas sobre gerenciamento financeiro!

 

Faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa

Seja muito disciplinado com o monitoramento do fluxo de caixa, que precisa ser diário. Qualquer distorção ou informação equivocada podem induzir a tomadas de decisões desastrosas. Além da situação financeira em si, por trás do fluxo de caixa há outros dados estratégicos para a gestão de uma agência. Saber interpretar essas informações é o desafio.

Quando se analisa o comportamento das entradas e saídas em intervalos anteriores, é comum encontrar certos padrões. Você pode perceber, por exemplo, uma queda no faturamento nos meses de janeiro e julho e verificar que isso se repetiu ao longo dos últimos cinco anos.

Com uma informação dessas nas mãos, é possível focar a captação de novos clientes. Uma ideia seria prospectar escolas e universidades que, justamente nesse período de maré baixa na sua agência, precisam de campanhas publicitárias para divulgar suas matrículas e vestibulares. Em outras palavras, é necessário usar o fluxo de caixa de forma inteligente.

 

Monitore todas as operações financeiras

Todas as movimentações financeiras da agência precisam ser monitoradas para obter um controle financeiro eficaz. A dica preciosa, porém, é não deixar as contas pequenas de fora dessa soma. As despesas mais altas e perenes são até relativamente simples de acompanhar.

Já as menores e esporádicas são complexas para se supervisionar. Nesse sentido, tome cuidado em relação aos gastos com insumos de valores baixos, com viagens curtas, com lanches para colaboradores, entre outros tipos de despesas que podem passar despercebidas. Quando somados, esses gastos aparentemente irrisórios podem fazer uma grande diferença.

 

Separe as contas da empresa das pessoais

Jamais use as contas corporativas para as despesas pessoais e vice-versa. Embora possa parecer óbvio, esse erro é bastante comum, principalmente entre os donos de agências. Mesmo que, eventualmente, você pague uma conta do negócio do seu próprio bolso, isso pode afetar o resultado do fluxo de caixa.

 

Tenha propósitos bem definidos

Instituir metas é sempre positivo para a gestão financeira porque elas podem ser monitoradas. Desse modo, quando o objetivo não é atingido, é possível criar estratégias para reverter esse quadro. Quando não há intuitos bem delineados, a gestão financeira segue sem rumo e deixa de aproveitar uma parte expressiva de seus benefícios. Veja exemplos de metas que podem ajudar no gerenciamento financeiro:

  • reduzir em 10% as despesas fixas em um ano;
  • aumentar os lucros em 5% nos próximos seis meses;
  • guardar 10% da receita líquida mensalmente como uma espécie de “seguro” para contenção de emergências financeiras.

 

Adote softwares especializados em publicidade

Com softwares especializados no mercado publicitário, os processos financeiros se tornam simples de serem tocados e observados, até mesmo para os leigos em economia e finanças.

Esses programas de informática integram toda a gestão em única plataforma: tarefas, atividades de finanças e comunicação com os clientes são acompanhadas em tempo real, em interface única. Desse modo, as operações são padronizadas e automatizadas.

São recursos tecnológicos que deixam o job mais rápido e lucrativo. A seguir, confira algumas das funcionalidades dos melhores provedores de softwares publicitários no quesito finanças. Veja como são interessantes!

 

Controle e projeção de ganhos e gastos

Já falamos neste artigo sobre a importância do planejamento para a saúde econômica, não é mesmo? Nesse sentido, não seria maravilhoso se um programa de informática fizesse a projeção financeira de forma automática?

Saiba que isso é possível com um bom software especializado. Com essas ferramentas de tecnologia, é simples replicar despesas fixas, programar as receitas parceladas e observar as baixas em cada lançamento. Tudo isso com filtros de pesquisa refinados para acelerar a sua busca por informações, o que vai simplificar as operações de baixas.

 

Controle de B.V. e outros repasses

O Controle de BV (Bônus por Veiculação) ou BV Publicitário é outro que pode ser feito automaticamente por programas de informática, o que garante uma supervisão mais apurada desses índices. Isso vai interferir no planejamento financeiro global, mas, principalmente, na gestão correta dos repasses.

Quando o financeiro não consegue fazer um gerenciamento detalhado das comissões, isso também atinge a contagem dos níveis de inadimplência. Afinal, um BV pode estar atrasado, e os funcionários da agência podem demorar a perceber. Ou pior: um colaborador corre o risco de cobrar um cliente que já fez o depósito.

Com um programa específico para a propaganda, é viável definir um padrão percentual de comissão dos serviços de mídia e de produção. Do mesmo modo, é possível estabelecer os honorários. Toda vez que uma ou mais contratações forem fechadas, alertas automáticos são enviados ao setor financeiro.

Também dá para separar as receitas operacionais dos repasses. Isso vai simplificar a sua avaliação de desempenho e ajudar o seu plano de contas a ficar mais preciso.

 

Análise do fluxo de caixa

Softwares de gestão publicitária também fazem o controle do fluxo de caixa, com acompanhamento em tempo real das movimentações, como os saldos, inclusive, com previsões.

 

Avaliação da DRE

Outra importante colaboração de uma ferramenta dessas é a construção automatizada da DRE (Demonstração de Resultados do Exercício). Assim, são feitas análises financeiras dos resultados operacionais e não operacionais. O plano de contas da empresa serve como referência para o funcionamento do sistema.

 

Controle do fee mensal e custo interno

Com um fluxo integrado de dados, essas interfaces avisam de forma imediata quando um fee mensal ou um custo interno são aprovados. Dessa forma, você minimiza as falhas na comunicação com o financeiro.

 

Gerenciamento de comissões

Outra funcionalidade bastante apreciada é o cálculo automático de valores a pagar em comissões aos funcionários. É feito um cruzamento de dados entre a porcentagem incluída no cadastro de um colaborador com os contratos aprovados por ele.

 

Relatórios de indicadores financeiros

Mais uma das recompensas do investimento em tecnologia na publicidade são os relatórios de resultados financeiros da agência. Desse modo, é simples calcular receitas, despesas, lucratividade, saldo disponível acumulado, movimentações bancárias mês a mês, contas atrasadas, índices de inadimplências, entre outros indicadores.

 

Emissão de boletos e notas fiscais

Sistemas de informática focados em propaganda também podem emitir boletos bancários a partir de um lançamento financeiro. Essa funcionalidade tem interconexão com os principais bancos do Brasil. As notas podem ser geradas direto pelo programa.

O boleto é gerado em formato PDF e existe a opção de usar a remessa automática de e-mail do próprio software para facilitar seus processos de cobrança. Conforme as notas são emitidas, os relatórios de impostos são alimentados, isto é, os valores a pagar relativos a tributos são somados.

 

Categorize e diversifique os clientes

Mais uma boa dica para a gestão financeira para agências de publicidade é categorizar os clientes de acordo com a renda que eles proporcionam. Ao fazer isso, você tem um controle maior sobre os contratos que são pagos em dia e sobre quem são os inadimplentes. Assim, o gestor pode focar as suas estratégias de retenção de clientes em tempos de crise naqueles que são os melhores pagadores.

Outro ponto importantíssimo é ter uma base variada de contas para atender. Muitas agências focam quatro ou cinco grandes anunciantes, o que pode ser um erro no gerenciamento financeiro.

É necessário criar táticas para ter fontes bem diversificadas de receitas. Isso reduz a vulnerabilidade da agência diante de recessões financeiras, conjuntura na qual é comum que muitos clientes desistam de seus serviços em um curto período. Manter um número maior de atendimentos também protege o negócio das perdas pontuais de contratos.

Como você pôde notar, a gestão financeira para agência de publicidade é a espinha dorsal do negócio. Com ajuda de softwares focados no mercado publicitário, você aumenta seu controle sobre as operações financeiras.

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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