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Como não perder o deadline do job utilizando o Gráfico de Gantt?

Com uma rotina corrida e várias demandas surgindo, é quase impossível não depender de uma ferramenta estratégica para colocar a casa em ordem. Nesse post vamos te mostrar como o Gráfico de Gantt te auxilia a não perder o prazo de um job!

[fa icon="calendar"] 26/06/2017

Com a rotina apertada das agências, perder o deadline de um job é uma realidade ainda comum em boa parte delas. Apesar de recorrente, a perda de prazos remete a fatores que dizem muito sobre a sua organização (ou desorganização). Faça o teste: Você é um Bom Gestor para sua Agência de Publicidade?

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Perder o deadline do job com frequência pode indicar que sua agência precisa de um software que otimize sua organização!

Um desses fatores pode ser atribuído à carência de ferramentas estratégicas que impulsionem a organização operacional de uma agência.  Mas não é só isso, se as agências sobrevivem basicamente da qualidade na entrega dos serviços, não é contraditório que os clientes fiquem esperando além do tempo estipulado para recebê-los? (Veja também: Deadline: Como Não Estourar o Prazo dos Clientes?)

Se entregar um job em cima da hora é uma realidade cada vez mais frequente na sua agência, talvez seja a hora de repensar a forma através da qual seus projetos são conduzidos. Nesse caso, o Gráfico de Gantt surge para avaliar de forma mais eficaz todas as atividades que estão sendo desenvolvidas em um dado momento.

Nos próximos tópicos você vai entender como essa ferramenta é ideal para que os temidos atrasos sejam eliminados da sua agência de uma vez por todas.

 

Afinal, o que é o Gráfico de Gantt?

Dá pra acreditar que lá em meados do século XIX as indústrias já buscavam por soluções que tornassem o trabalho mais otimizado? Pois é, foi exatamente buscando uma organização mais eficiente no fluxo de trabalho que essa ferramenta foi criada. Idealizada pelo engenheiro polonês Karol Adamieck, o método (inicialmente chamado harmonogram), permitia que todo o andamento das atividades fosse acompanhado de perto, além de facilitar a distribuição das tarefas para os funcionários.

Já em 1920, o engenheiro mecânico e consultor de empresas Henry Gantt, transformou o então harmonogram na ferramenta que conhecemos hoje. Sua idéia era fazer com que os supervisores das fábricas acompanhassem os trabalhos dos colaboradores e evitassem atrasos na produção.

Imagine poder acompanhar acompanhamento todos os processos que estão sendo executados na sua agência?

Hoje, o objetivo continua o mesmo, mas com uma dose de inovação e tecnologia envolvida.

Na prática, trata-se de uma visualização cronológica que permite o acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados na empresa.

Visualmente, a ferramenta lembra uma planilha, que consiste em identificar quando começa e termina uma tarefa, e  qual funcionário foi indicado para colocá-la em prática.

Visualização da tela do Gráfico de Gantt

Visualização de cada tarefa que está sendo desenvolvida por toda a equipe.

É bem provável que tudo o que foi citado acima seja vivenciado por você diariamente, certo?  Então, que tal entender um pouco mais como essa ferramenta te ajuda a não perder o deadline de um job. Vamos lá?

 

Como não perder o deadline do job utilizando o Gráfico de Gantt?

É comum que um deadline seja definido com base em diversos fatores estabelecidos lá na hora do planejamento: a prioridade das tarefas, os processos que cada job precisa se submeter, sua distribuição adequada e os recursos de produção da agência, são alguns dos aspectos que devem ser levados em conta no momento em que os prazos são estabelecidos. 

Buscando uma melhor gestão dos seus prazos, é essencial se basear em quanto tempo cada processo de produção leva para delegar as tarefas. Desta forma, uma parte do problema já fica resolvida. Mas, será que essa prática funciona sem o auxílio de uma ferramenta estratégica?

O conselho aqui é: melhor não arriscar. Se existem métodos capazes de te ajudar a visualizar todo o fluxo de trabalho da sua agência, por que não utilizá-lo?

 

Nova chamada à ação

 

Confira abaixo como essa ferramenta é fundamental para que deadlines não sejam perdidos

 

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A estrutura do Diagrama de Gantt do software iClips. Visualize tarefas, os funcionários responsáveis por cada uma e os prazos de conclusão.
  • Distribuição de tarefas mais eficaz: Quando o tráfego distribui as tarefas para a equipe envolvida no job, é interessante que ele tenha uma visualização dos responsáveis por cada uma delas. Esse diagrama trabalha exatamente assim: tornando muito mais ágil a etapa de divisão de tarefas, já que todos os colaboradores ficam cientes de suas responsabilidades. 
  • Mais organização nas atividades: Com a facilidade em visualizar cada tarefa em um só lugar, fica fácil ter uma visão exata dos prazos. Nesse caso, a prioridade é a palavra que define essa etapa, uma vez que o colaborador consegue se organizar para concluir uma tarefa mais urgente primeiro. E se a tarefa passa por diversos setores, é possível que cada funcionário visualize qual caminho essa tarefa irá percorrer, ou seja, se o social media sabe que uma peça vai passar pelas mãos do designer gráfico, ele já terá em mente o prazo que irá cumprir. Finalmente, o cliente terá a peça em mãos, sem atrasos. Ponto para sua agência!
  • A equipe fica ciente de todas as tarefas: Quando uma tarefa fica restristra somente ao colaborador responsável, todo o resto da equipe pode ser prejudicada pela falta de comunicação e visualização dos prazos. Com o Diagrama de Gantt, cada um fica a par do que está sendo desenvolvido por toda a equipe, além de poder filtrar o gráfico por períodos de tempo, por colaboradores, por cliente ou por job. 
  • Mais organização no fluxo de trabalho: Percebeu que a organização volta a aparecer por aqui? E não é à toa. Ela é uma das características que transforma o Gráfico de Gantt na solução para que o Fluxo de trabalho esteja bem claro para o Gerente de Projetos. Isso porque, se ele possui uma visualização do que será ecaminhado para cada colaborador (sem passar por cima das prioridades), o deadline é cumprido com eficiência. 
 

Mais organização, menos prazos perdidos

Com a rotina corrida, muita demanda de trabalho e prazos apertados, perder o deadline de um job é um risco que se corre quando uma ferramenta estratégica não é utilizada.

E se existem métodos que possam evitar que o cliente fique aguardando por um prazo que vai além do combinado, por que não os adotar, livrando sua agência de uma vez por todas desse fantasma que insiste em aparecer? E que tal conhecer uma solução para agências de publicidade? 

Enquanto isso, confira o mini curso sobre Fluxo de Trabalho que preparamos especialmente para você! É totalmente gratuito e online. Aproveite!

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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