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Como Otimizar a Produção de um Relatório de Gestão?

Você tem dúvidas de como otimizar seus Relatórios de Gestão? Nós listamos algumas dicas para aprimorar a elaboração desse documento tão importante em uma agência. Confira no post!

[fa icon="calendar"] 29/05/2017

Se você está sempre analisando dados importantes na sua agência, é comum que tais documentos sejam feitos com certa frequência. No entanto, mais do que criá-los constantemente, é necessário imprimir no documento informações realmente valiosas para a empresa, de maneira simples, mas eficiente. É sobre esse assunto que você vai entender um pouco mais hoje.  (Veja também como fazer um relatório de gestão)

Por que é importante Otimizar o meu Relatório de Gestão?

Otimizar Relatórios em Agências.png

Exemplo de documento para tomada de decisão do iClips

Que este é um documento extremamente importante para o controle eficaz de uma agência nós já sabemos. Na teoria, trata-se de um instrumento para tornar visível a realidade de uma empresa em determinado momento, auxiliando gestores a tomarem decisões baseadas em dados precisos. (Veja mais conteúdos sobre decisões estratégicas aqui)

Já mostramos aqui como fazer esse item a fim de que se tenha uma visão muito mais ampla do andamento de todas as áreas de seu negócio. No entanto, mais do que tornar habitual sua elaboração, é fundamental otimizá-la, a fim de que se tenha subsídios para tomadas de decisões no futuro.

O tempo é um fator precioso na rotina de um gestor, não é mesmo? E quando o utilizamos de maneira equivocada, cada etapa do trabalho em uma agência pode parecer interminável. E, nesse caso, culpá-lo não é a maneira correta de garantir que as tarefas sejam feitas conforme foram planejadas, ou seja, dentro do prazo.

Nova chamada à ação

Nesse caso, é papel fundamental do gestor avaliar quais ferramentas que irão acelerar, e, ao mesmo tempo, tornar tais ações muito mais ágeis e eficazes dentro de uma agência. Tal qualificação se estende também a esses documentos, já que eles podem tomar um tempo desnecessário caso sejam elaborados de maneira imprecisa.

 

 

Quem elabora os Relatórios de Gestão?

Como Otimizar a Produção de um Relatório de Gestão?

É comum que nessas análises estejam alocadas informações sobre cada área ou setor de determinada empresa. Em uma agência, por exemplo, o documento abrange temas que vão de produtividade ao setor financeiro, sendo este último elaborado por colaboradores responsáveis pelo setor, ou seja, alguém que detém conhecimentos e dados necessários para que se tenha uma visão ampla da situação financeira da agência durante o período o qual será avaliado.

Já no que diz respeito à produtividade, cabe ao próprio gestor ou dono da agência determinar quais informações são passíveis de avaliação, uma vez que é ele quem delega as tarefas aos colaboradores, ou seja, possui de antemão uma visão de todo o cenário produtivo de sua agência.

Resumindo: Independentemente da ferramenta utilizada, é fundamental que suas especificidades sejam atribuídas a funcionários que dominem o assunto a ser tratado.

 

Como Otimizar a Produção de um Relatório de Gestão?

A fim de responder estas, e outras questões sobre de como otimizá-los, listamos algumas orientações valiosas capaz de abranger todas as informações necessárias para que sua agência tenha base para futuras resoluções. Vamos lá?

 

 

Analise cada detalhe

Analisar as informações que se tem é essencial

Uma análise de dados periódica é a chave para garantir que decisões assertivas sejam tomadas no momento certo. A tendência é que estas sejam feitas de forma geral, entretanto, entender cada particularidade e aprofundar nos motivos que levaram a determinada situação, proporciona maiores chances de não cometer possíveis equívocos que levaram a resultados não muito satisfatórios.

Por exemplo, se a rentabilidade não obteve resultados positivos, obviamente deve-se fazer questionamentos sobre as razões para que isso ocorresse, por exemplo: Quais segmentos apresentaram uma performance positiva e quais não atingiram o objetivo esperado? (Veja também como mensurar resultados com um software de gestão)

Desta forma, é possível averiguar quais são os gargalos que estão impedindo sua agência a obter resultados favoráveis ao crescimento da mesma.

Perceba que, apesar de se tratar de um tema relacionado ao setor financeiro, ao final da análise, ele irá buscar respostas em outros setores, ou seja, toda ação depende da resposta para estas perguntas, por isso é tão importante que se tenha um olhar aprofundado acerca de cada informação gerada.

 

Se ainda não trabalha com software e utiliza planilha, saiba como otimizar essa produção

Uma agência é composta por diversas áreas distintas, cada uma detém responsabilidades diferentes, que caminham juntas para que tudo funcione da melhor forma possível, e, sobretudo, para que as tarefas demandadas pelos clientes sejam desempenhadas conforme as suas expectativas.

O uso de planilhas é comum na rotina das agências que ainda não trabalham com softwares de gestão, seja na gestão da empresa como um todo, ou mesmo na elaboração de documentos rotineiros. Até aí tudo bem, afinal, as planilhas possuem funcionalidades que, na maioria das vezes, são insubstituíveis, ou seja, dificilmente vamos encontrar outra forma de executar as mesmas funções oferecidas por esta ferramenta.

Mas, como citamos anteriormente, é preciso que todas as áreas de uma agência estejam alinhadas para chegarem ao seu propósito final: suprir a necessidade do cliente.

Quando trabalhamos com planilhas esta máxima deve ser levada em consideração também no momento de produzi-los, e se existe uma forma de otimizar esse processo, por que não o fazer?

 

As Planilhas também podem ser otimizadas

  • Atente-se para o design da sua planilha

Um design bem feito é tão importante quanto seu conteúdo. Isso porque ele abrange não só a experiência visual ou questões estéticas, mas também possibilita um maior entendimento do conteúdo que está sendo compartilhado.

Lembre-se, trata-se de algo que interessa a toda equipe de sua agência, não é legal que todos tenham um entendimento bacana do que está sendo passado?

 

  • Cuidado para não exagerar nas cores

Utilizar aquele laranja gritante em um documento institucional pode não ser a melhor forma de chamar a atenção dos seus colaboradores, não é mesmo? Portanto, foque apenas no conteúdo e deixe que ele fale por si só. Investir em tons sóbrios é a melhor opção nesse caso.

 

  • Use versões recentes do Excel

Pode parecer que não, mas alguns gestores teimam em não investir em ferramentas atualizas, e isso contribui e muito para que processos extensos sejam executados com maior lentidão. Existem diversas maneiras de elaborar planilhas, porém, a ferramenta mais comum continua sendo o Excel. Portanto, se para você ele ainda é a primeira opção quando o assunto é criar seus relatórios, certifique-se de que a versão utilizada é a mais recente, caso contrário, seu documento ficará muito pesado, consumindo um espaço excessivo no seu computador. Além do mais, uma planilha compacta evita travamentos e lentidão na hora de abrir seu arquivo.

 

  • Se usar imagens, compacte-as

É muito comum utilizarmos imagens a fim de evidenciar determinada informação com mais precisão. No caso das agências de publicidade, a inserção de imagens fica a cargo do setor de mídia, que dispõe de dados extremamente detalhados para serem descritos manualmente, nesse caso, as imagens surgem como uma alternativa muito mais esclarecedora na hora de demonstrar tais informações.  Novamente, a dica desempenha o papel de diminuir o tamanho da sua planilha, uma vez que, quanto maior a imagem inserida, maior será o tamanho do documento. Nesse caso, diminua o tamanho de suas imagens e você terá mais espaço em seu computador, além de evitar travamentos desnecessários.

 

  • Detalhes fazem toda a diferença

Eliminar partes desnecessárias de uma planilha é mesmo a chave para torná-la mais compacta. Acredite, esses detalhes fazer uma grande diferença no resultado final.  Sendo assim, excluir linhas, colunas e bordas que não são necessárias fazem parte do processo de deixá-lo visualmente agradável, assegurando que nenhum travamento ocorra na hora de apresentar as avaliações coletadas aos demais colaboradores da sua agência.

 

 

Otimize de verdade!

O uso de planilhas, como foi indicado anteriormente, é comum na rotina laboral de agências que ainda não atualizaram suas metologias de trabalho. Hoje, a grande maioria das agências de publicidade brasileiras já trabalham com sistemas otimizados (só para você ter ideia, mais de 700 agências já utilizaram o iClips) que integram e geram relatórios de forma otimizadas e automáticas. Isso porque é a forma mais fácil e rápida de produzir esses documentos. 

Através de sistemas automatizados, estes são gerados automaticamente. Dessa forma, os dados que ali são apresentados têm maiores chances de estarem corretos. Isso porque correm menos risco de erro humano. Para entender um pouco mais sobre softwares e sistemas para a geração de documentos para tomada de decisão, clique aqui.

 

Que tal entender um pouco mais sobre Gestão de Agências?

Depois destas dicas ficou mais fácil aprimorar seus Documentos de Gestão, não é? Boas práticas no ambiente gerencial não só melhoram a execução de processos de rotina, mas contribuem para que os objetivos saiam como planejados.

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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