mini curso gestão de agências

7 Erros Comuns ao Escolher um Sistema de Gestão para sua agência

O artigo de hoje enfatiza alguns erros comuns ao escolher um sistema de gestão. São sete erros que você precisa ficar atento para jamais cometê-los!

[fa icon="calendar"] 25/08/2017

Você já deve ter percebido que, aqui no blog do iClips, sempre enfatizamos a importância de repensar os métodos pelos quais as tarefas e processos são executados, principalmente se tais métodos ou ferramentas já não acompanham o grande fluxo de demandas que chegam diariamente.

No entanto, mais do que perceber a importância de introduzir um software de gestão na rotina da sua agência, é preciso ficar atento aos possíveis equívocos que possam ser cometidos na busca pelo software que mais se adeque às suas necessidades e as de sua equipe.

Pensando nisso, preparamos uma lista com os 7 erros ao escolher um sistema integrado de gestão. Se você está prestes a  escolher um, fique atento aos seguintes equívocos para evitar futuras dores de cabeça!

 Erros comuns ao escolher um sistema de gestão: fique atento a eles!

É preciso ficar atento aos equívocos comumente cometidos ao escolher um software de gestão.

 

Aqui estão os 7 Erros mais comuns ao escolher um Sistema de Gestão para agências:

 

1. Não avaliar as reais necessidades da sua agência

Ok, se você está à procura de um sistema que aperfeiçoe a forma com a qual as tarefas da sua agência são elaboradas é porque há, de fato, motivos para isso. Ainda assim, é preciso avaliar cuidadosamente as reais necessidades da agência e, desta forma, eleger a ferramenta que atenda, de fato, as carências vivenciadas no dia a dia.

Por um lado há uma maior conscientização por parte dos gestores de que uma ferramenta de gestão impacta diretamente na produtividade e na lucratividade das agências, por outro, surge a pressa em implementar um sistema que atenda tais necessidades de maneira rápida, fato que pode resultar na escolha de ferramentas que não trarão as soluções esperadas.

Nesse caso, realizar uma reunião com todos os setores é a saída para entender quais as principais necessidades de cada um deles, determinando quais práticas precisam ser aprimoradas e quais funcionam bem.

É essencial entender que cada agência possui demandas específicas e que, se a gestão ocorre por meio de planilhas ou softwares mais abrangentes, é muito provável que as mudanças esperadas por você não ocorram da maneira esperada.

Por exemplo, se a criação chegou à conclusão de que há muita refação, é porque o fluxo de trabalho não anda muito organizado. Percebeu a necessidade de um sistema integrado de gestão específico para agências?

É claro que, a organização de uma agência vai além da implementação de um software, mas se há a possibilidade de ter um controle mais assertivo das tarefas, uma ferramenta estratégica é realmente imprescindível para que elas não se percam no meio do caminho. 

 Nova call-to-action

 

2. Optar por sistemas que não oferecem suporte

Mais importante do que avaliar as necessidades e objetivos ao escolher um software de gestão integrado, é buscar por soluções que proporcionem atendimento diferenciado e que não deixem sua agência na mão quando surgirem dificuldades comuns quando um novo sistema é adotado.

Contar com atendimento personalizado é fundamental ao implementar um software

Atendimento personalizado deve ser levado em conta ao escolher um software de gestão.

Na ansiedade de escolher um sistema, é comum que algumas agências cometam o erro de optar por ferramentas que não oferecem atendimento personalizado, cursos, artigos e vídeos que motivem os funcionários a buscarem por resoluções por conta própria e deem recursos para a real utilização do sistema. (Afinal, de nada adianta pagar um software se você não possui recursos para entender como usá-lo e conquistar os benefícios que ele oferece, certo?)

Em contrapartida a essa tendência, há uma grande preocupação por parte das empresas que desenvolvem tais sistemas em disponibilizar profissionais capazes de solucionar possíveis problemas de forma ágil e eficiente. Uma dessas formas de atendimento é representada pelo Customer Success, ou profissional do Sucesso do Cliente.

Mais do que encontrar soluções para aquelas dificuldades comumente enfrentadas ao implementar um novo sistema, este profissional é responsável por acompanhar toda a fase de implantação e o  ciclo de utilização do software com ações que minimizem possíveis dúvidas e erros. 

Portanto, ao pesquisar por um software de gestão, certifique-se de que a empresa ofereça um serviço personalizado de atendimento de qualidade, enxergue esse fator como uma vantagem que sua agência terá frente outras, já que ele afetará diretamente na qualidade da entrega de seus serviços, e realmente se importa com o seu sucesso e se comprometa diariamente com ele.

 

3. Não pensar a longo prazo

Muitas vezes, a urgência em solucionar problemas decorrentes da não utilização de sistema integrado  é maior do que imaginar como será a sua performance daqui a 5, 10, 20 anos. 

Você toma decisões pensando a longo prazo?

Talvez esta seja uma das maiores falhas quando se trata de buscar um software de gestão.

Isso porque a ideia é que tal ferramenta acompanhe sua agência durante toda a sua história, nesse caso, é fundamental escolher um software que se adeque plenamente aos principais desafios do seu negócio e dê suporte à agência caso ela cresça.

Aqui, pensar a longo prazo não tem só a ver com os resultados que um sistema integrado proporciona, mas sim na maneira como sua equipe irá desempenhar suas atividades durante todo o período que irá prestar serviços para a empresa. (E se o software em questão oferece a estrutura necessária para seu crescimento? E se quando sua agência crescer, ele não servir mais porque foi feito para agências pequenas? O que você fará? Perderá seus dados? Terá que ter o retrabalho de migrar todas as informações para outro sistema que suporte o crescimento de sua empresa criativa?)

A ideia de adotar uma ferramenta de gestão está intimamente ligada à qualidade no desempenho das tarefas, e é isso que vai influenciar nos resultados positivos entregues aos clientes. E ter a chance de conquistar cada vez mais clientes, claro!

É claro que pensar a longo prazo envolve muito mais que isso. Há outras questões passíveis de análise e que devem ser avaliadas por toda sua equipe, são elas:

  • Existem custos adicionais com treinamento e atualizações? 
  • Existe algum problema que deve ser solucionado antes da implantação do software? 
  • O suporte oferecido pelo sistema dará conta de atender as futuras demandas da agência?
  • A estrutura da empresa que oferece o sistema suporta o crescimento que sua agência objetiva ter?
  • O sistema possibilita atualizações relevantes para o bom funcionamento da agência?

 

4. Ser resistente às mudanças

Sabe aquele momento que você entende que uma mudança realmente se faz necessária?

Em qualquer aspecto, seja pessoal ou profissional, esses momentos são libertadores para abrirmos caminhos para novas formas de pensar e para considerarmos novas possibilidades.

Se você projeta crescimento, então aceitar mudanças é inprescindível!

Conversar com sua equipe e entender suas necessidades é uma boa maneira de receber as mudanças de uma forma mais aberta.

Quando se trata de incorporar as melhores soluções para o ambiente profissional, no caso sua agência, não é diferente. Nesse caso, adotar um sistema que facilite os processos desenvolvidos já é um grande passo. Mas não para por aí.

Na verdade, a resistência às mudanças é muito mais comum em agências criativas do que pensamos.

Isso se deve ao fato de que, todo o trabalho anterior à adoção de um sistema integrado era desenvolvido de uma forma específica e mesmo que não estivesse resultando em bons frutos, havia uma rotina já delineada, de uma forma ou outra toda a equipe já estava habituada a desenvolver seu trabalho de uma determinada forma.

E sim, às vezes, mudanças são difíceis e vão demandar um pouco mais de esforço, tanto por parte do gestor que conduz a agência, quanto da equipe que deverá se adaptar a esta nova forma de realizar suas tarefas.

Mas lembre-se: a dificuldade não justifica a resistência em relação às mudanças, sobretudo se estas trarão bons resultados. Diante disso, ser flexível diante de novas (e constantes) adaptações tornará essa parceria muito mais proveitosa e trarão diferenciais a sua agência.

Nesse caso, o "dever de casa" para os gestores é, primeiramente, entender que tais mudanças são necessárias para uma adaptação saudável à nova ferramenta e, posteriormente, instruir sua equipe a pensar da mesma forma para que tudo corra de forma satisfatória.

 

5. Não levar o setor financeiro em consideração

Para boa parte dos gestores de agências criativas a gestão financeira ainda é um assunto complicado. Seja na dificuldade de gerenciar o setor financeiroou de encontrar recursos para uma boa gestão financeira, deixar essa questão por conta de planilhas pode não ser a forma mais correta de efetuar um controle financeiro seguro e eficaz. 

Mas se você já deixou as planilhas de lado e entendeu que adotar um sistema é a melhor forma de otimizar a forma com a qual sua agência desenvolve as tarefas, é importante ter em mente que integrar o setor financeiro nesse processo é essencial. 

Isso porque, tornar a gestão financeira da sua agência mais flexível só traz benefícios: seja na automatização dos processos financeiros como, por exemplo, a emissão de relatórios para tomada de decisões, até na etapa de estimativa de job. 

Nova chamada à ação

Uma boa maneira de avaliar se o sistema escolhido vai atender a demanda financeira da agência é observando se ele oferece um Centro de Custos, método que, através de relatórios intuitivos, possibilita uma visão de quanto cada projeto ou departamento gastou ou lucrou em um determinado período de tempo.

Este mecanismo é uma forma eficaz de organizar receitas e despesas, além de permitir  um conhecimento mais aprofundado e assertivo das partes de agências de publicidade. Consequentemente, ele permite uma análise aprofundada do desempenho de cada um dos setores da agência.

 

6. Não considerar a integração dos departamentos

Se escolher um software de gestão se mostrou a melhor forma de enfrentar a rotina atarefada de uma maneira mais descomplicada, não considerar a integração dos departamentos pode matar toda a expectativa em torno dos benefícios que um software pode trazer para a agência. 

Um software de gestão deve integrar todos os departamentos

Departamentos integrados trabalham de forma mais eficiente!

É inegável que a falta de comunicação entre os setores que integram uma agência é garantia de atrasos no deadline, queda na produtividade e, consequentemente, clientes insatisfeitos.

Imagine só se a agência faz a cobrança de um cliente que já efetuou o pagamento? Situação chata, não é mesmo? Para impossibilitar episódios como este, a integração eficaz dos departamentos pode e deve ser considerada.

Neste cenário, existem sistemas que viabilizam a integração eficaz de todos os departamentos, possibilitando que cada colaborador fique a par de todas as tarefas que  estão sendo desenvolvidas na agência.

Lembra que apontamos a análise das necessidades como principal foco quando o assunto é escolher o software que mais se adequa aos objetivos da agência? Então, a integração de departamentos é um desses fatores!

 

7. Não escolher um sistema específico para gestão de agências

Uma agência criativa precisa de funcionalidades que atendam suas demandas

Um software de gestão empresarial específico para agências reúne todas as funcionalidades que sua equipe precisa para desenvolver as tarefas de forma assertiva.

Existem inúmeros softwares no mercado que cumprem a promessa de conferir um funcionamento satisfatório em grandes, médias e pequenas empresas. Entretanto, quando se trata de agências de comunicação, há ações complexas que demandam de recursos específicos, e que ofereçam a base necessária para que o processo organizacional se desenrole da melhor forma possível.

A questão é que, nem sempre os gestores enxergam desta forma.  É comum nos depararmos com donos de agências que adotam um sistema de gestão desenvolvido para todos os tipos de empresa, e em determinado momento se dão conta de que os processos desenvolvidos pela agência exigem uma ferramenta estratégica, que controle todos os setores de forma eficaz.

 

Mas, por que eu devo optar por um sistema de gestão específico para agências?

Com um sistema de gestão integrado e estratégico, fica fácil passar por essas questões típicas em agências (e, muitas vezes difíceis de serem solucionadas):

  • Coordenar o tempo gasto pela equipe nos trabalhos desenvolvidos no dia a dia;
  • Compartilhamento de agendas;
  • Controle de todo o setor financeiro.

Esses só alguns de muitos benefícios que um sistema de gestão pode proporcionar a agências criativas, evitando, desta forma, gargalos que comprometam a produção de sua agência.

 

Conclusão

Qualquer agência que esteja em busca de um sistema que automatize sua rotina está sujeita a erros. E é importante entender que cada um deles representa um fator positivo: uma mudança na forma como gestores enxergam o seu próprio negócio.

Mas, depois de compartilharmos esses erros comuns ao buscar um software que atenda as necessidades de uma agência de forma eficiente, fica mais fácil entender qual caminho seguir, certo?

Estar aberto a mudanças também é um fator importante ao adotar um sistema integrado, pois acredite, elas virão. Por fim, certifique-se de que o sistema escolhido integre todos os departamentos, de modo que haja uma comunicação eficiente entre eles. 

E se você ainda não utiliza um sistema e está buscando por uma solução eficaz, podemos te ajudar a resolver os desafios da sua agência de publicidade! Entre em contato conosco através do email atendimento@iclips.com.br e venha bater um papo conosco.

 



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


Posts Relacionados

Ebook Modelo Briefing

Get Free Widget