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6 ferramentas para estruturar e organizar processos em agências

Estruturar e organizar processos tem sido uma dificuldade constante para você? Não se preocupe. Existem algumas ferramentas que vão ajudá-lo a realizar estes procedimentos. Continue lendo para descobrir!

[fa icon="calendar"] 29/09/2017

6 ferramentas para estruturar e organizar processos em agencias

Organizar processos em uma agência de publicidade é fundamental para o sucesso do negócio. Afinal de contas, é preciso identificar os objetivos, as prioridades, mapear a melhor forma de gestão, distribuir tarefas e, é claro, acompanhar os resultados.

Com a expansão do marketing digital, vem aumentando a necessidade de aplicativos para o suporte ao gerenciamento. Sem essas ferramentas, fica impraticável conciliar o monitoramento de KPIs (Key Performance Indicator) essenciais aos clientes como os de blogs, redes sociais e sites. Além disso, vale lembrar que a publicidade tradicional também requer uma coordenação lógica. 

A fim de ajudar você, preparamos neste post dicas de 5 dispositivos que vão impulsionar sua administração. Venha com a gente!

Quais as melhores ferramentas para administrar processos?

Existem ferramentas que, dentre outras funcionalidades, podem ser utilizadas para gerenciar e organizar processos. Por outro lado, há softwares especialistas em administrar todos os setores de uma agência. Quer saber mais? Confira agora!

1. Word

O software de edição de textos da Microsoft tem funcionalidades que muitas pessoas, até mesmo usuários frequentes, desconhecem. O programa dispõe, por exemplo, da opção de comparar documentos, situada na aba "Revisão". 

Guia de Gestão de Agências por Felipe Morais

O autor Felipe Morais pontua alguns tópicos importantes para realizar uma boa gestão em agências como a sua agência neste guia incrível


Dicas de Gestão de Agência

Por meio dessa aplicação, é possível combinar o copydesk de vários autores em um mesmo documento. Também dá para relacionar a versão original com as outras, acessando um histórico de alterações, que conta até com um resumo daquilo que passou por mudanças.

O Word propicia, ainda, a criação de planilhas por meio de tabelas na guia "Inserir", onde estão à disposição funções como: "Inserir Tabela", "Desenhar Tabela", "Converter Texto em Tabela", "Planilhas do Excel" e "Tabelas Rápidas". 

Ainda na mesma aba, no grupo de comando "Comentários", é fornecida a comunicação entre colegas.

O diálogo rápido entre os vários profissionais, na propaganda, tem sido imprescindível para uma boa gestão. Essa comunicação conecta freelancers e colaboradores, aprimorando o fluxo de trabalho.

Outro benefício é a troca de dados, que permite o treinamento de profissionais novos na empresa, que rapidamente conseguem sanar suas dúvidas e atuar de forma padronizada com os demais.

Apesar de suas qualidades, o Word deixa a desejar por não ter outros papéis, como a emissão de relatórios de desempenho. Atualmente, aplicativos especializados compartilham informações, emitem pareceres sobre resultados e avaliam custos em interface única, contribuindo para melhor organizar processos numa agência de publicidade. 

2. Google Drive

Qual é o gestor em propaganda que não se preocupa com os lucros e com a urgência em se aumentar a produtividade? Não é mesmo? Uma das mais apreciadas vantagens do Google Drive é aliar a alta capacidade de armazenamento com a edição de documentos em tempo real. É uma aptidão do software que fornece uma contribuição imediata ao ritmo dos procedimentos.

Nova call-to-action

Interligado a outros programas de sua família, como Google Docs e o Google Sheets, dá para elaborar e formatar diversos arquivos de maneira coletiva e simultânea. Todas as atualizações ficam disponíveis ao time.

No Google Drive, é liberado criar e guardar planilhas, apresentações, formulários, desenhos e mapas. Os dados podem ser compartilhados por todos ou por uma lista restrita de colaboradores. Mais um incentivo é escolher os profissionais habilitados a mudar itens do job e aqueles que somente têm permissão para ler e acompanhar.

O profissional consegue, ainda, acessar uma lista com o histórico de revisões e atualizações, de modo que fica sabendo, mesmo se não estiver online, sobre as modificações efetuadas.

Falando em acompanhar o passo a passo do trabalho, há dispositivos que concedem utensílios tecnológicos mais avançados do que o Google Drive, como o timesheet, que ajuda a ampliar a produtividade.

Esse instrumento calcula a quantidade de tempo que um funcionário gastou para concluir determinada tarefa.

3. iClips

iClips é considerado uma das ferramentas mais completas de nível profissional voltada para agências de publicidade. Ele é um software que propicia um suporte de qualidade para os  jobs publicitários, como se fosse uma grande engrenagem virtual, em que toda a gestão é acompanhada full time.

Por meio dessa solução de informática, são oferecidas funcionalidades, tais como a organização da carteira de clientes, a análise da rentabilidade de cada um dos contratos, a automação de controle de prazos, do planejamento de mídia e das cotações, entre outras. 

Esse aplicativo fornece, ainda, alertas automáticos para o setor financeiro e informações precisas em todos os relatórios. 

Também está entre as vantagens desse modelo um instrumento para organizar os documentos profissionais. O aplicativo iClips disponibiliza um layout padrão para os documentos. Você pode inserir um cabeçalho com os seus dados, como logomarca, endereço, telefone e e-mail.

Além disso, todas as negociações ficam formalizadas, aprimorando a organização e a eficiência das tarefas.

No caso do plano de mídia, por exemplo, é possível, com apenas um único documento, controlar toda a estratégia de veiculações para o período completo de uma campanha.

O app dispõe, ainda, de mapas de mídias mensais por praça e por veículo de comunicação. Esses mapas especificam a negociação do desconto padrão, ajudando a definir as condições de pagamento. 

Além disso, ele possui integração compatível com os sistemas SIS.COM (Globo) e E-MÍDIA (Record).

 


4. Google Docs

Com o Google Docs, é permitido guardar e dividir trabalhos na nuvem, como planilhas, documentos e apresentações. Entre os benefícios estão os chamados add-ons, aplicativos complementares que, no Docs, geralmente estão disponíveis de forma gratuita. É só acessar "Complementos" e depois clicar "Instalar Complementos".

São tipos de extensões do Google Docs programas como o Easy Bib (ajuda a organizar citações), o Workflows (envia um documento para aprovação e análise de várias pessoas da mesma equipe de maneira bem fácil), Mapping sheets (seleciona uma sucessão de endereços e os mapeia no Google Maps) e o HelloSign (cria campos de interação para assinaturas com valor legal, ideal a fim de agilizar as aprovações dos clientes).

Com tantas opções de soluções de informática, tome cuidado para não cometer erros ao escolher o software ideal para o sistema de gestão de sua agência. São equívocos comuns não avaliar as necessidades específicas de seu negócio, optar por ferramentas que não fornecem ajuda técnica para o uso, esquecer de pensar em médio e longo prazo e ser muito resistente a mudanças.

5. Planilha de Matriz GUT em Excel 3.0

A planilha produz um ranking de problemas e os classifica conforme a gravidade, a urgência e a tendência. É um recurso que, na prática, viabiliza enxergar quais falhas devem ser resolvidas com prioridade.

Esse software é capaz de imprimir as informações em formato de relatórios, otimizando a prestação de contas aos anunciantes.

Tais documentos, em uma agência de publicidade, são fundamentais para acompanhar os resultados e traçar as próximas estratégias de marketing, de acordo com as peculiaridades de cada contratante.

Há aplicativos com relatórios mais específicos do que o desse software e que auxiliam na análise de desempenho da própria agência. É o caso do relatório de Gantt, que permite o acompanhamento de tudo que está em execução. Esse método é o ideal para garantir o cumprimento de deadlines. 

6. Planilha de Diagrama de Ishikawa 

Para quem quer ser mais produtivo e gerar melhores resultados, a Planilha de Diagrama Ishikawa é uma excelente alternativa. Ela emite uma lista de problemas e faz uma relação entre eles e suas causas. Em formato de espinha de peixe, ela oferece a opção de imprimir os dados para produzir pareceres.

O inconveniente é que o usuário tem de cadastrar quais são os principais desafios da agência e apontar as origens deles. Depois, ainda será preciso criar um plano de ação para cada contratempo e estabelecer prazos a fim de colocá-los em prática.

O dispositivo possibilita gráficos para análise, que apoiam na leitura do êxito ou do fracasso de cada plano de ação em resolver (ou não) determinado problema.

É um instrumento importantíssimo para avaliar o desempenho do negócio. Afinal de contas, para se tornar uma agência de resultados, é preciso estar em dia com as verificações de seus próprios KPIs.

Se a agência não acompanha a própria eficiência, como vai convencer os anunciantes de que é capaz de monitorar os de outras empresas?

Organizar processos numa agência de publicidade, portanto, exige o uso de programas modernos para manter no devido ritmo todas as ações. A maioria desses softwares, porém, demanda muito trabalho braçal dos colaboradores para uma visão geral da soma do que cada um informa.

A boa notícia é que já estão disponíveis no mercado soluções de informática em interface única reunindo automação e integração de procedimentos. Assim, será mais fácil reter clientes, lidar com prazos curtos e conquistar novas contas.

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Guia de Reflexão: 6 Problemas de uma Gestão não Padronizada

Neste guia são pontuadas as consequências de uma gestão que não acompanha um padrão. Faça o download e reflita sobre os processos da sua agência


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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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