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Como gerenciar processos na sua agência?

Se você não adota um modelo padrão no fluxo dos seus jobs, diversos inconvenientes podem surgir. Veja quais são eles e saiba como tratá-los neste post. Acompanhe!

Gerenciar processos na agência: como fazer da maneira correta?

Organização é a peça chave para a eficácia de uma gestão, seja no âmbito operacional ou financeiro. 

O gerenciamento de procedimentos internos de uma agência aumenta a produtividade de seus colaboradores e alarga a margem de lucro. Além desses benefícios, gerenciar processos em uma agência de publicidade facilita ao funcionário entender como proceder de forma padronizada diante de situações na rotina de seu trabalho, evitando gerar soluções diferentes para problemas iguais, que apenas se repetem no dia a dia de uma agência.
 
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Como gerenciar processos em uma agência de publicidade?

Para iniciar a padronização dos processos é preciso que o gestor desenhe as rotinas e atividades desempenhadas por seus colaboradores, produzindo um padrão de procedimento. No caso do departamento de atendimento da agência, é indispensável delinear como as tarefas devem ser executadas desde a chegada de um novo cliente até a finalização de um job.

Além disso, é importantíssimo estabelecer um modelo de briefing e limitar horários de envio desse documento para que a criação possa trabalhar — afinal, um departamento de criação sem briefing não executa suas tarefas. Aliás, para esse departamento é preciso indicar as ponderações sobre manuais de marca, programas utilizados, modelo de envio de job para o atendimento, entre outros tópicos.

Este amplo processo se denomina macroprocesso. Quando estiver traçado, é preciso dividi-lo em etapas menores, indicando o colaborador responsável por tarefa ou, se for de preferência do gestor, por área. 

Após os processos traçados, é preciso prever os possíveis gargalos e problemas além da rotina delineada. Para isso, é imprescindível utilizar a bagagem dos colaboradores que atendem e executam as tarefas da agência. Esses profissionais conhecerão com profundidade os problemas que podem se desenrolar na prática e não terão uma visão idealizada e distante da realidade, como o gestor pode ter.

Com as possíveis dificuldades que podem se suceder em mente, faz-se necessário estabelecer padrões de procedimentos perante essas situações. Por exemplo:

Modelo de procedimento

    • Situação: solicitação de saída de job impresso e envio para gráfica.
    • Profissionais responsáveis: os que atuam no atendimento e na criação.
    • Procedimento de rotina: após envio do job pela criação para o atendimento, este último deverá conferir se todas as informações presentes no briefing foram executadas na arte. Em seguida, é preciso encaminhar o material para a revisão. Feita uma segunda conferência, o material deverá ser enviado para a gráfica com as especificações de impressão, como esquema de cores, tipo de papel, quantidade, entre outras informações requeridas.
    • Exceções à rotina e equívocos: envio de saída errada para o cliente.
    • Como proceder perante o problema: após conferência dos arquivos, telefonar para a gráfica em menos de meia hora a fim de impossibilitar a impressão do job e prevenir um prejuízo para a agência e para o cliente. Em seguida, encaminhar o arquivo correto e solicitar a impressão do material certo.

Com os processos fixados, é preciso apresentar os procedimentos para a equipe. Além de apresentá-los, porém, é preciso se certificar de que todos compreenderam e que vão aderir à cultura organizacional da agência.

Isso significa que o gestor deve se preocupar em fazer os procedimentos serem praticados além de escritos no papel. Para tornar essa compreensão prática, uma boa opção é o uso de infográficos em uma reunião com toda a equipe para a apresentação. 


Quais os benefícios da gestão de processos em uma agência de publicidade?

Apesar da elaboração de procedimentos não ser uma tarefa difícil, visto o conhecimento e experiência reunidos dos colaboradores e gestores, a administração desses processos é complexa. Após a padronização deles, a automação feita a partir de softwares de gestão é imprescindível para otimizar o tempo dos gestores e profissionais da agência.

A automação é benéfica à rotina da agência por vários motivos:

  • com freelancers e colaboradores à distância é possível a continuidade do trabalho e da execução dos procedimentos;
  • novos profissionais da empresa sabem como proceder sem dificuldade diante de situações conflitantes;
  • a rotina é otimizada, o tempo é economizado e toda a equipe é interligada em um só sistema com o objetivo de realizar as tarefas de forma eficaz;
  • a taxa de erros e equívocos por parte dos colaboradores é reduzida;
  • a equipe absorve uma visão sistêmica do processo compreendendo as funções de cada setor, como eles se interligam e de qual forma cada indivíduo se insere na organização;
  • redução de retrabalhos, que são comuns na rotina de uma agência de publicidade;
  • a estratégia é alinhada e todos os colaboradores começam a "falar a mesma língua".

Com os procedimentos implantados de forma sistêmica, situações como planejamento de mídia não viram retrabalhos em situações de desligamento, por exemplo. Afinal, esses documentos, junto aos processos de compra de mídia, estão armazenados no software de gestão e, mesmo com o desligamento, essas informações não são perdidas.

Além dessa situação, existem outras que são possibilitadas com um sistema de gerenciamento específico para agências de publicidade. 

Por esses e outros motivos, a automação de procedimentos por meio de um sistema de gestão é importante para uma agência se desenvolver de forma sustentável e organizada. Afinal, só otimizando o gerenciamento de processos se torna possível ter tempo para se pensar estrategicamente.

 
Como ter um processo realmente efetivo?

Para ajudar você a otimizar os processos da sua agência de publicidade, separamos 5 dicas importantes que podem auxiliá-lo. Confira:

 
1. Crie estratégias de melhoria contínua

É necessário identificar e otimizar os processos da agência, porém, é ainda mais importante tornar isso uma prática contínua. Caso contrário, os resultados obtidos serão limitados e passageiros.

Para evitar isso, você pode adotar métodos e práticas que modificam a percepção e a forma de se trabalhar, influenciando a manutenção das melhoras alcançadas. Entre elas, temos a metodologia 5S.

O uso de relatórios, históricos e diagnósticos antigos deve servir para a delimitação de estratégias de aperfeiçoamento frequente dentro da agência.

Além disso, é preciso estabelecer metas periódicas, investir em treinamentos constantes e integrar os procedimentos otimizados à cultura organizacional. Isso porque as tarefas melhoradas precisam ser replicadas de forma orgânica para que avanços sejam absorvidos e continuados.

Caso contrário, os colaboradores podem até executar momentaneamente suas atividades corretamente, mas poderão, ao longo do tempo, voltar a trabalhar da forma antiga.

 
2. Redija um manual de processos

Você pode redigir um manual de processos com base nos atores de cada etapa do fluxo de trabalho e nos procedimentos de excelência. Esse instrumento é essencial para orientar os colaboradores sobre as melhores formas de executarem suas atividades e funções.

Contudo, lembre-se de não deixá-lo demasiado extenso, pois os funcionários dificilmente o lerão. É importante usar elementos gráficos que atraiam a atenção e tornem o conteúdo mais facilmente absorvido, como fluxogramas e imagens. O material também precisa ser claro, conciso e objetivo. 

3. Defina métricas de análises

Para melhorar ainda mais os seus processos, você pode adotar métricas de desempenho na sua agência de publicidade. Entre elas, temos o Ticket Médio, utilizado para saber qual é o valor médio gasto pelos clientes no seu negócio — isso é importante a fim de saber se os ajustes em andamento da área de prospecção e vendas foram efetivos.

Há também a Taxa de Cliques em anúncios, útil para entender se o setor de criação de anúncios está tendo boa produtividade.

Internamente, você pode medir o Lead Time (Tempo de Entrega). Ele consiste no intervalo entre a chegada de uma demanda de um cliente até que esse pedido, convertido em um serviço, seja entregue.

Você também pode escolher uma metodologia empregada na gestão de processos, unindo-a aos indicadores. Por exemplo, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Planejamento, Execução, Checagem e Ajuste).

Esse instrumento é usado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos, organizando-os em quatro etapas. Cada uma dessas fases tem métricas próprias que ajudam no aperfeiçoamento das atividades e no monitoramento dos resultados.

 
4. Busque a cooperação de todos e divulgue os resultados

É importante buscar a cooperação de todos os seus colaboradores, pois só assim os processos poderão ser melhorados. Afinal, são eles que executam as atividades diárias da agência.

Além disso, divulgue os resultados das métricas e forneça feedbacks para que eles saibam se estão conseguindo aperfeiçoar suas atuações e em que precisam evoluir.


5. Acompanhe os resultados

Para fortalecer e manter os processos otimizados, é fundamental contar com instrumentos de controle que permitam analisar se houve ou não progressos. Os indicadores e métricas, além das estratégias de melhoria contínua, colaboram nesse ponto. Contudo, é interessante contar com sistemas e soluções tecnológicas que facilitem esse monitoramento.

Por exemplo, o uso de um software de gestão de agências não só flexibiliza e aperfeiçoa os fluxos de trabalho, como também ajuda na coordenação e no controle de processos e recursos. Isso porque ele tem opções de gerenciamento de cliente e jobs com dashboard de entrega e produtividade.

Nos aspectos operacionais, ele facilita a contratação de terceiros, o planejamento de mídia, o controle de prazos, entre outras atividades da gestão de tarefas. Também entrega ferramentas de acompanhamento das atividades dos colaboradores.

Com as dicas acima, você poderá aperfeiçoar a sua gestão de processos. Além disso, conseguirá tornar a estrutura da sua agência mais flexível, simplificando procedimentos e até mesmo reduzindo a burocracia.

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