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nov

Gestão de contratos: 8 dicas certeiras para fazer na sua agência

Quer melhorar a retenção dos seus clientes? Descubra o que é a gestão de contratos, saiba como ela pode lhe ajudar e veja 8 dicas para implementá-la na sua agência!

Como fazer uma boa gestão de contratos na agência?

Mas, apesar disso, nem todos os gestores ficam atentos a esse ponto. É o seu caso? Então, continue a leitura!

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O que é e qual a importância da gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de boas práticas que visam acompanhar o ciclo de vida do documento, desde a sua criação e execução até o encerramento.

Dessa maneira, é possível:

  • minimizar riscos e erros;
  • identificar tendências ou possíveis problemas futuros;
  • acompanhar quando determinado contrato está próximo a expirar (e pensar em formas eficazes de reter o cliente);
  • analisar desvios do que foi acertado e trabalhar para que isso não ocorra;
  • garantir que sua empresa não sofra prejuízos por negligenciar as relações jurídicas estipuladas em contrato, como serviços a serem desenvolvidos, data de entregas, nível de qualidade, entre outros pontos.

Como fazer a gestão de contratos?

Já está convencido de que a gestão de contratos é importante, mas não sabe como fazê-la na sua agência? Veja as dicas importantes que separamos.

1. Atente-se à redação do contrato

Como dissemos, a gestão dos contratos se inicia pela redação desses documentos, para garantir que todas as cláusulas estipuladas possam ser cumpridas pela sua agência. Muitas empresas concentram seus esforços em fechar vendas, mas não se preocupam se terão condições de cumprir o acordado.

Nunca use contratos prontos disponíveis na internet, é indispensável que a sua documentação seja pensada de acordo com os serviços que você comercializa e com a sua realidade.

Se o modelo de contrato tiver falhas em alguns itens, é possível que seu cliente acabe cobrando judicialmente por serviços ou valores diferentes do negociado e você ficará em maus lençóis. Assim, garanta que o documento é justo para ambas as partes e está de acordo com o que vocês conversaram e definiram.

2. Designe um responsável 

Mesmo que você não possa contratar um gestor de contratos especializado, é fundamental designar essa função a um dos seus profissionais. De preferência alguém que tenha experiência dentro da sua agência e esteja familiarizado com as condições comerciais estabelecidas, além, é claro, de ter boa capacidade de diálogo.

É essa pessoa quem ficará responsável por garantir que tudo o que está estipulado nos documentos seja realmente cumprido, tanto pela sua agência como pelo cliente.

3. Preze pela organização

É muito importante que o responsável e os demais colaboradores consigam ter acesso a esses documentos de forma simples e rápida, a fim de sanar possíveis dúvidas que surgirem durante a execução de determinado projeto.

Assim, os contratos devem ser organizados de maneira lógica e sensata, além de estarem em um local adequado, a fim de que esses documentos não se percam com o tempo, por exemplo.

4. Invista em contratos digitais

A manutenção física dos contratos é algo que reduz a efetividade da gestão. Primeiro, porque exige um espaço extra na sua agência, segundo porque impede a automatização de processos. Por exemplo, ao integrar as informações desses contratos ao seu software de gestão.

Por isso, os contratos digitais estão cada vez mais ganhando força. Esses modelos são assinados digitalmente e, além de mais rápidos, também são mais seguros, já que são protegidos por criptografia, possuem backups automáticos e é impossível fraudar a assinatura com essa tecnologia.

Além disso, eles facilitam a automatização. Por exemplo, quando um contrato estiver próximo do vencimento, é possível que o responsável receba uma notificação. Isso permite que sua agência pense em maneiras de contatar esse cliente e lhe ofereça benefícios extras para favorecer a retenção e a fidelização.

Os dados referentes às cláusulas também podem ser facilmente associados ao seu sistema. Dessa forma, sempre que surgir alguma dúvida, seus colaboradores conseguem acessar facilmente a versão digital do documento e conferir questões como tipos de serviços, cronogramas ou valores acertados.

5. Revise os termos dos contratos

Não são raras as situações extraordinárias ou os imprevistos que acontecem durante a vigência de um contrato. Por exemplo, quando durante a execução do serviço surgem novos pontos que encarecem o valor do trabalho, como novas políticas de preços nos anúncios nas redes sociais, diferentemente do que foi estipulado no contrato.

Nesse caso, é preciso rever os termos do documento, de maneira a não arcar com os prejuízos. Mas, se você não fizer a gestão adequada, poderá nem se atentar para o que foi acordado com seu cliente e acabar arcando com esse custo adicional e reduzir sua margem de lucro.

6. Gerencie o cumprimento dos serviços

Se você não tem como garantir que os serviços estão sendo cumpridos de acordo com o que foi determinado em contrato, poderá perder clientes que ficarão insatisfeitos com a sua agência.

Então, acompanhe de perto os níveis de serviço e garanta que tudo esteja dentro do combinado, por exemplo, por meio do oferecimento de relatórios gerenciais periodicamente.

Vamos supor que o acordado era melhorar a imagem de um cliente que está entrando em um novo mercado. Para isso, foram definidas várias ações de branding.

É interessante, de tempos em tempos, oferecer relatórios que comprovem que as suas estratégias estão, realmente, trazendo retornos efetivos à imagem da marca gerenciada, garantindo, também, que seu cliente fique satisfeito com o serviço prestado.

7. Atente-se aos prazos

Os prazos são extremamente importantes, e não se atentar a eles, além de comprometer a credibilidade do seu negócio, ainda pode lhe causar problemas jurídicos.

Por isso, é essencial, na hora de confeccionar o contrato, ter certeza de que poderá cumprir com o prometido dentro do cronograma estipulado. Afinal, podem ser definidas multas e outras compensações por serviços entregues fora das datas limites.

Outro ponto importante é o período de vigência do contrato, pois se o cliente ou vocês quiserem rescindir o documento, em muitos casos terão de arcar com multas.

8. Comprove a execução dos serviços

Uma boa gestão de contratos também se relaciona a uma série de outros itens que precisam estar presentes na “pasta” do cliente, como: notas fiscais, relatórios, indicadores de performance, certificados e outros que possam comprovar a correta prestação dos serviços (e dentro do nível de qualidade e do período de tempo acordados).

Assim, caso o cliente reivindique alguma situação, será mais fácil para sua agência comprovar que está cumprindo o documento de forma integral e se livrar de questões jurídicas.

Uma dica adicional é sempre ter atenção redobrada com aqueles contratos que são mais importantes à sua agência. Ou seja, referentes aos clientes que trazem maior lucratividade ao seu negócio, ou ainda que demandam mais urgência ou causam maior impacto nas suas atividades.

Organizar a documentação por ordem de prioridade é uma maneira de evitar que as operações mais importantes fiquem desacompanhadas e, assim, reduzir as de falhas e quebras de contrato.

Como você viu, a gestão de contratos é uma forma eficiente de evitar problemas jurídicos para a sua agência e, ainda, garantir a satisfação dos seus clientes, com o cumprimento de tudo o que foi prometido e aumentando as chances de renovação e fidelização.

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