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Como fazer uma gestão de processos eficiente na sua agência

Como você organiza os fluxos de trabalho na sua agência? Nesse post, conheça como funciona a gestão dos processos da Next Idea!

[fa icon="calendar"] 16/02/2018

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Gestão de processos na agência: veja na prática como funciona 

Pessoas, fluxos de trabalho, jobs, prazos, resultados, sucesso do cliente. A gestão de processos de uma agência de comunicação, marketing ou publicidade envolve várias questões específicas e que precisam de um olhar sempre muito próximo.

Normalmente com estruturas mais enxutas, essas empresas demandam processos bastante ágeis e que impactem positivamente nas entregas aos clientes.

A dobradinha processos + pessoas funciona justamente para trazer métodos de trabalho eficientes e competências profissionais que vão conduzir aos resultados que as empresas precisam alcançar — normalmente no curto e médio prazo.

Na Next Idea, agência de estratégias digitais, os anos de atendimento e entendimento das necessidades dos clientes trouxeram muito aprendizado para se chegar a uma gestão efetiva e que faça sentido tanto para a equipe quanto para os clientes. Mais do que isso: um modelo que ajude a agência a chegar em suas projeções de crescimento.

No conteúdo a seguir, eu conto um pouco mais sobre nossas etapas de trabalho. Quem sabe a partir dele você não tem algum insight que possa ser trabalhado também na sua empresa? Vamos lá!

 

Processo de execução dos jobs

Levantei as principais etapas e a sequência do que acontece quando cada job entra na agência.

 

Identificação da demanda

Tudo começa com a identificação da necessidade do cliente. Pode ser algo que ele demanda para a agência (criação de um e-mail marketing, campanha, projeto de UX, website, conteúdo etc.) ou alguma oportunidade identificada por nós e que irá resolver um desafio que o cliente tenha naquele momento.

 

Análise e orçamentação

Identificada a demanda, passamos para a análise do que será necessário para execução daquele projeto, em termos de competências, tecnologias, estrutura, pessoas etc. É feito também um orçamento detalhado para validação pelo cliente.

 

Estrutura operacional e financeira

Depois que o cliente dá ok no orçamento recebido, partimos para a ativação de nossas estruturas operacional e financeira. Operacional para dar start nos processos que precisam ser estabelecidos para desenvolvimento daquele job e financeira para andamento de pagamento, faturas, notas e todos os procedimentos financeiros envolvidos.

 

Operação e entrega

É a hora em que o time coloca a mão na massa. Tudo que foi previsto na fase de análise e orçamentação e foi acordado com o cliente começa a ser executado pela equipe em várias frentes de atuação: criação, ux/ui, tecnologia, conteúdo, growth hacking, entre outros. Depois das validações internas, é feita a entrega ao cliente conforme o cronograma e prazos alinhados com ele.

 

Sucesso do cliente

Job entregue, chegou o momento de olhar para os resultados. As metas estabelecidas com o cliente foram alcançadas? Se não, por quê? O que podemos melhorar nas próximas entregas? Qual foi o sucesso daquele job? A operacionalização de entregas, tarefas, processos e prazos é importante, mas a prioridade sempre é o sucesso do cliente.

 

A importância de automatizar a gestão da operação

Para que todos os processos mencionados acima rodem 100% sua agência precisa contar com ferramentas robustas que ajudem a estruturar suas entregas e operacionalizar a rotina de trabalho. Contando com o suporte dos softwares certos, é possível automatizar diversas etapas dentro da agência e entregar resultados melhores e de forma mais ágil.

Na Next Idea, nós contamos com sistemas que facilitam esse processo de gestão e também que dão uma visão bem clara do que está mais crítico na operação da agência, bem como, os resultados entregues durante todo o processo.

 

O que aprendemos até aqui

Em 5 anos de agência já aprendemos muito sobre gestão, seja de equipe ou processos. E eu compartilho alguns itens importantes que nos fizeram evoluir e chegar até aqui.

 

Menos burocracia e mais agilidade

Uma das principais lições é: processos não foram feitos para serem engessados. Com uma dinâmica muito rápida de jobs chegando a todo momento, precisamos que os fluxos de trabalho trabalhem para nós e não o contrário.

Por isso, não temos medo de mudar e ajustar as engrenagens de uma ou várias etapas quando necessário. É só assim que conseguimos ter a velocidade que precisamos para atender a todas as demandas dos clientes.

 

Integração da entrada até os resultados

Quem trabalha em agência sabe que o clima é sempre muito agitado. Não dá para ficar parando toda hora pra ver se aquele job que foi vendido já está sendo desenvolvido, depois se já foi entregue ao cliente e por aí vai.

É preciso que esse processo rode sozinho e dentro de um mesmo fluxo, onde seja fácil verificar como e quando ele entrou na agência e quais foram os resultados daquela ação.

Daí a importância da integração entre todas as demandas para que nada fique perdido pelo meio do caminho e de uma perspectiva sequencial.

Aqui na agência conquistamos isso depois de vários aprendizados e desafios superados e hoje em dia, com a experiência que construímos, posso dizer que conseguimos facilmente ter uma visão global de tudo o que acontece dentro da agência. Isso nos dá uma tranquilidade muito grande na hora de negociar projetos, pensar na estrutura do time, investimentos etc.

 

Casa em ordem

Ter os processos organizados é essencial para a sustentabilidade da agência. Não adianta o time ser comprometido com as entregas, por exemplo, se o nosso financeiro não está rodando bem. Por isso, nossa prioridade é manter todas as áreas em ordem (entregas, atendimento, operação, gestão) para sermos uma unidade completa que funciona bem.

Tudo o que eu descrevi até aqui foi resultado de uma gestão de mudanças muito eficiente que é constante na agência e compartilhada por toda a equipe.

Não dá para continuar sempre do mesmo jeito pelo medo de virar a chave e mudar algo que não está funcionando. Sempre que preciso, é bom fazer isso rapidamente, testar e otimizar. Nesse post contamos melhor como as transformações de 2017 estão nos projetando para os próximos anos.

Até a próxima!



Adenilson Melo - Líder de Operações na Next Idea

Escrito por Adenilson Melo - Líder de Operações na Next Idea

Agência de marketing digital que há 5 anos ajuda empresas em suas estratégias de marketing e vendas. A Next Idea nasceu de um espírito pioneiro e trabalha todos os dias buscando resultados que façam a diferença no sucesso dos seus clientes.


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