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Gestão de tempo na agência: Um guia para lidar com prazos curtos

Saber onde estão alocadas as demandas atuais da agência, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e qual é o perfil produtivo de cada colaborador, são dados que trarão o embasamento necessário para a tomada de decisão.

[fa icon="calendar"] 08/08/2018

Gestão de tempo: 6 dicas essenciais!

Sua agência anda perdendo prazos? Veja como evitar esse mal no dia a dia da sua equipe!

Quem nunca perdeu um prazo, que atire a primeira pedra, não é mesmo? A dificuldade em realizar uma gestão de tempo que torne a rotina mais produtiva é um dos principais alvos de preocupação dos gestores. Imprevistos acontecem e erros humanos também! Até aí, ok! Mas, fazer desses atrasos um hábito é um tiro no pé.

Além de um layout perfeito, seu cliente também quer pontualidade! Então, a busca por ferramentas que auxiliem na estratégia de distribuição das tarefas e na gestão do tempo, deve ser prática obrigatória em qualquer gestão.

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Afinal, quais estratégias podem auxiliar na gestão de tempo da sua agência?

Saber onde estão alocadas as demandas atuais da agência, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e qual é o perfil produtivo de cada colaborador, são dados que trarão o embasamento necessário para a tomada de decisão. Neste artigo, selecionamos 6 dicas para um controle de tempo eficiente na sua agência. Vamos lá?

 

Organize as demandas que chegam

A organização é a palavra de ordem quando o objetivo é lidar com a constante falta de tempo na agência. Mais importante do que adotar ferramentas que auxiliem na gestão de tarefas no decorrer do dia, é colocar a casa em ordem, começando pelo próprio atendimento. Mas como fazer isso?

  • O primeiro passo é instruir o seu atendimento a sinalizar, juntamente como o briefing, o prazo solicitado pelo cliente, e a sequência ideal para criação das peças;
  • Paralelamente, faça com que os alertas de Jobs novos cheguem rapidamente ao tráfego da agência;
  • Oriente o tráfego a alocar as tarefas mais adequadas ao tempo disponível em cada pauta, levando em consideração o tipo de criação e o perfil dos profissionais;
  • Faça um esboço de calendário, com todas as tarefas já distribuídas para que você avalie possíveis tarefas com períodos conflitantes ou sobrecarga de peças em algum dos funcionários.
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Reduza o número de reuniões

Dedicar longos períodos do dia em reuniões é uma prática quase obrigatória em agências de comunicação. Mas será que elas são, assim, tão eficazes?

Por mais que seja praticamente impossível abolir de vez as reuniões na agência, otimizá-las e aproveitar ao máximo o tempo disponível é fundamental. Pensando nisso, existem algumas práticas que podem ser empregadas para tornar esses momentos mais produtivos para você e para sua equipe. Confira algumas dicas:

  • Pense duas vezes antes de fazer uma reunião: Será que é mesmo necessário marcar uma reunião? Com o auxílio da tecnologia, muitas reuniões podem ser reduzidas a simples envios de email. Assim, você e sua equipe poderão dedicar o tempo em tarefas mais estratégicas.
  • Defina objetivos e metas: Antes de reunir o time em prol da resolução de um problema ou mesmo para captar novas ideias para um determinado projeto, é indispensável que você delimite os objetivos desse encontro. Dessa forma, você evita que o bate-papo exceda o limite proposto e que o foco do tema central seja perdido.
  • Faça uma pauta com os temas que serão abordados: Essa dica segue a mesma ideia da anterior, só que aqui você deve documentar os temas que serão abordados na reunião. Pensando nisso, tente estimar um tempo para cada assunto, levando em consideração os objetivos listados anteriormente.
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Saiba delegar

Saber delegar tarefas para toda a equipe é fundamental para segmentar o trabalho do publicitário que agora se vê na função de gestor, com novas responsabilidades para dar conta e decisões importantes para tomar.

Nesse sentido, distribuir as atividades é mais que uma forma de tirar o peso de inúmeras tarefas que se acumulam durante o dia, mas sobretudo um método extremamente eficaz para depositar confiança no time, reconhecendo suas habilidades e abrindo um leque para novas ideias.

 

Faça pausas

Sabe aqueles momentos em que lidar com as diversas abas abertas no computador se torna um verdadeiro sacrifício? E os temidos bloqueios criativos, então? Lidar com essas situações pode até parecer uma tarefa difícil, mas acredite, existe uma luz no fim do túnel: fazer pausas.

Você já ouviu falar da técnica Pomodoro? Ela consiste em trabalhar por um determinado tempo e fazer breves intervalos. Na prática, a técnica diz que devemos trabalhar por 25 minutos (sem interrupções) e fazer uma pausa de cinco minutos. Ao completar 4 ciclos, é recomendada uma pausa de 30 minutos.

Outra técnica muito utilizada é a Getting Things Done. Ela foi criada para aqueles momentos em que é difícil saber por qual tarefa começar. O primeiro passo é anotar absolutamente todas as atividades que você precisa fazer durante o dia ou ao longo semana. No final do dia, é hora de rever o que você anotou e planejar as próximas atividades que possuem certa similaridade, organizando-as por níveis de prioridade.

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Mantenha uma rotina

Conseguir se organizar em meio a tantas demandas exige planejamento. Nesse sentido, é recomendado que você mantenha uma rotina para não deixar nenhuma tarefa importante de lado.

Sabemos que não é fácil se desviar daqueles jobs que surgem de última hora, mas quando você gerencia o tempo de maneira eficiente, fica fácil dar conta das atividades rotineiras e, ao mesmo tempo, atender às demandas urgentes.

A dica é: crie um cronograma com as atividades de rotina, dessa forma você conseguirá se organizar melhor e nenhuma tarefa deixará de ser feita.

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Evite a procrastinação

Que a procrastinação é inimiga número um da produtividade nós já sabemos. Normalmente, esse período de limbo produtivo é ativado quando temos que executar tarefas mais complicadas e não tão prazerosas assim.

Mas cá para nós, dificilmente todas as atividades que surgirão durante o dia serão totalmente compatíveis com nossas preferências, não é mesmo? Portanto, não há outra saída: ou lidamos com esse vilão de uma vez por todas ou o deixamos dominar a rotina.

Sendo assim, procure listar a importância das tarefas a serem realizadas, bem como os resultados de cada uma delas a curto, médio e longo prazo. Outra dica simples e funcional é dividir uma única atividade em pequenas tarefas e se preciso, delegá-las para o colaborador responsável. Por fim, não hesite em pedir ajuda caso necessário!


Implante o timesheet

Já falamos aqui no blog sobre a importância do timesheet para a produtividade da equipe e o quanto essa ferramenta facilita a gestão da agência como um todo, uma vez que as decisões são tomadas com base em dados seguros. Sabemos o quanto a rotina das agências são corridas e que os clientes estão cada vez mais exigentes e dispostos a solicitar quantas alterações forem necessárias para chegar ao resultado pretendido.

É aqui que o timesheet  faz toda a diferença, pois ele garante que as entregas não ultrapassem o tempo estimado, dando um maior direcionamento nas tarefas prioritárias. Assim, é garantia que o cliente receba a tarefa no prazo combinado. Além disso, o timesheet realiza a contagem das horas de trabalho em tempo real, ajudando a minimizar atrasos e a acompanhar todo o processo de produção com mais facilidade. 

 

Priorize tarefas urgentes

É bem provável que você esteja pensando: “Mas todas as demandas são urgentes!” disso não temos dúvidas, afinal, são inúmeras contas atendidas diariamente e o tempo faz questão de correr de forma proporcional à quantidade de entregas, não é? Todavia, o importante aqui é saber administrá-las de modo que nenhuma demanda seja deixada de lado. Dessa forma, procure fazer uma lista das tarefas que precisam ser finalizadas naquele dia.

Perceba que nem todas as tarefas que precisam ser terminadas no mesmo dia consomem, necessariamente, mais tempo do que aquelas que não são tão urgentes. Isso significa que ao finalizá-las, você terá tempo livre para adiantar os jobs que estão ‘’na fila’’. Procure fazer dessa prática uma atividade de rotina, de preferência assim que chegar na agência. O cafezinho de cada dia pode esperar!

 

Avalie os resultados

E finalmente chegamos à última mas não menos importante dica: a avaliação de resultados. Para que todas as práticas de gestão de tempo sejam válidas, é preciso fazer um comparativo de produtividade para identificar em que momento seus Jobs atrasam e se existe algum funcionário com uma curva de desempenho inadequada.  

Outra forma de analisar a produtividade da agência é emitindo relatórios detalhados de jobs. Só assim você conseguirá acompanhar o rendimento dos Jobs e categorizá-los por prioridade, por cliente, pelo fee mensal, entre outros.

Agora que você já sabe como efetuar uma gestão de tempo inteligente na sua agência, que tal ter um documento com um esquema para os colaboradores utilizarem diariamente para preenchimento do tempo gasto em cada job? Faça o download da nossa planilha de timesheet e controle melhor o tempo na agência!



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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