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A Gestão de uma Agência de Publicidade baseada em Planilha é ineficaz?

[fa icon="calendar"] 03/11/2016


De uma fora geral, a gestão de uma agência de publicidade é realizada ou por profissionais técnicos que, por suas habilidades específicas, são promovidos ou são publicitários formados e apaixonados pela profissão com alguma experiência na área que mergulham no desafio de montar sua própria agência. Em um primeiro olhar, nenhum dos dois públicos têm alguma familiaridade além de gerir uma agência ou um departamento. No entanto, eles têm sim. Ambos têm os mesmos problemas: não se familiarizam com os conceitos básicos de gestão de empresas.


Necessidades dos gestores

Uma agência de publicidade detém vários departamentos diferentes, com culturas distintas e tudo isso precisa estar interligado para que a empresa funcione da maneira adequada, entregando seus jobs com qualidade e dentro dos prazos,evitando equívocos financeiros e mantendo seu pessoal interno alinhado. Afinal, o que seria do Atendimento sem a Criação? E o que seria do Social Media sem o Redator? Imagine se um dia a Criação não entrega uma arte com deadline apertado para o Atendimento por erro de comunicação? Ou se um profissional recentemente contratado só entende completamente suas funções depois de três ou quatro meses observando os demais por não existirem processos claros de organização de tarefas? Seria um caos, não seria? Ops, seria não! É! Quando a gestão é pautada somente em planilhas!

A questão é que para a agência funcionar, os colaboradores precisam estar alinhados com os procedimentos da empresa e esta, por sua vez, deve oferecer um ambiente organizado a seus colaboradores e um serviço que cumpra as expectativas de seus clientes.

 

Gestão de Agências.jpg

 

Gestão baseada em planilhas

Para isso, hoje, os gestores das agências administram suas empresas beando-se em planilhas preenchidas por este, em dez minutos durante a organização do tráfego dos jobs, reuniões e happy hour's, ou por funcionários que, de forma geral, acumulam funções e realizam a tarefa de forma desatenta, o que prejudica diretamente a precisão dos dados. 

Além da imprecisão dos dados, a gestão pautada em planilhas é questionável devido a dificuldade de relacionar as informações de uma planilha com a outra. Mesmo um gestor com nível avançado de Excel sofre dificuldades em relacionar os dados desses documentos e de se basear na tomada de decisões nestes documentos. Afinal, imagine relacionar a planilha de entrada e saída do fluxo de caixa com a planilha de pagamento de pessoal com a planilha de repasse com a planilha de faturamento líquido e bruto com a DRE com a planilha de gastos extras e com a... E assim vai! Você entendeu, não é?

A partir deste caos de planilhas que não se relacionam, com dados que não se completam e muitas "não batem" os gestores precisam tomar suas decisões. No entanto, sem essas informações, essas decisões são pautadas no senso comum, no que ele acredita ser o melhor para sua agência. E talvez por isso muitas agência morram em seus primeiros anos de funcionamento, por simplesmente se beasearem no "achismo" de um gestor. 

 

Gestão pautada em Planilhas.jpg

 

Mas e então?

Gerir uma agência de publicidade se baseando em planilhas não é o ideal, portanto. Para tal, é preciso implementar um processo de gestão integrada e automatizada que absorva todo o tempo gasto em tarefas operacionais, como a relação de um relatório com o outro. No mercado já existem soluções para auxiliar esses gestores. Para as agências, o contexto é ainda melhor visto que existem softwares para gestão integrada específicos para o seu segmento. A seguir, deixo uma lista de conteúdos sobre softwares voltados para agência de publicidade que podem ajudar você e artigos sobre gestão financeira que podem ajudar bastante. Mas, eu tenho uma dica especial para você: Gestão de Comissões e como Gerenciar Entrada e Saída de sua Agência

Saiba mais sobre softwares de Gestão Integrada:

O Sucesso de quem escolheu o iClips como modelo de Gestão Integrada?

5 Motivos para Implementar um Software de Gestão Integrada

O que fazer quando o Job não se Paga?

Cálculo de comissão de vendas para agências

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Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Analista de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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