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Como organizar a gestão financeira da minha agência?

Quer saber como organizar a gestão financeira da sua agência? Confira dicas valiosas para ter previsibilidade e evitar futuros prejuízos em seu negócio!

[fa icon="calendar"] 11/06/2018

Organização da gestão financeira: como fazer?
Como você organiza as finanças da sua agência? Confira nossas dicas!

O contato direto com agências de comunicação nos possibilitou entender quais são as maiores dificuldades de gestores em relação à administração de seu negócio. A princípio, a gestão financeira é um assunto ainda delicado para alguns profissionais e, não por coincidência, o que mais precisa de atenção.

Por exemplo, ao trabalhar com projeções de receitas e despesas, existem alguns recursos e práticas indispensáveis quando o assunto é ter previsibilidade e uma visão a longo prazo de tudo o que envolve a gestão financeira da agência.

Assim, há um maior tempo para reagir a possíveis ‘’furos’’ e evitar prejuízos lá na frente. Apesar de seguir um padrão financeiro similar a empresas tradicionais, existem alguns detalhes muito particulares e que, certamente, necessitam de atenção redobrada.

Mas afinal, como organizar o financeiro da sua agência? O artigo de hoje responde a essa questão a partir de práticas que realmente fazem sentido para esse tipo de empreendimento. Acompanhe!


   Confira também:

 

Como organizar a gestão financeira da agência?


Registre todas as movimentações da agência

Entender cada movimentação financeira da agência em um determinado período é uma prática fundamental para garantir um controle financeiro eficaz. Você pode começar identificando todas as despesas fixas e variáveis.

O mais interessante é que você terá um histórico com informações valiosas para uma visão a longo prazo de todas as ocorrências e poderá se planejar melhor e evitar prejuízos futuramente. Para começar, atente-se para os componentes básicos que vão cercear essas movimentações:

  • Valor: Aqui, todos os valores pagos ou recebidos devem ser indicados.
  • Data: Nesta etapa, você deve inserir a data que uma determinada movimentação vai acontecer ou já ocorreu.
  • Descrição: Qual foi a movimentação? Use esse espaço para descrever o projeto ou job.
  • Fornecedor ou cliente: Indique quem recebeu ou efetuou o pagamento.
  • Categoria: Descreva o tipo de serviço. Se trata de uma consultoria? Ou da criação de um site?

Saiba qual é o lucro dos serviços

Fluxo de caixa em dia nem sempre é sinônimo de lucratividade, portanto, é imprescindível lançar mão de recursos que o auxiliem nessa tarefa. É comum que esse cálculo seja realizado a partir do valor/ hora da empresa como um todo ou atribuir a cada colaborador uma margem diferente.

Claro que cada método vai depender do atual cenário da agência, o mais importante, porém, é que ele seja benéfico para a saúde financeira do seu negócio.

Caso você tenha, em uma mesma equipe, funcionários sêniors e estagiários, o valor por hora trabalhada serão atribuídos de acordo com o perfil de cada um. Do contrário, mensurar se um job (cujo criativo sênior não participou) teve, de fato, aquela despesa operacional será impossível. Para que esse cálculo seja realizado com segurança, é altamente recomendável se basear nos seguintes indicadores:

  • Divida o salário pelas horas de trabalho do mês;
  • Inclua os custos dos profissionais na folha de pagamento da agência;
  • Use a tabela do Sindicato das agências para definir o valor/hora;
  • Inclua as despesas operacionais com equipamentos, energia, internet, telefone, etc.

Por fim, conte com o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) para visualizar os valores de receitas, despesas e impostos, para calcular sua receita líquida. Alguns sistemas de gestão específicos para agências já apresentam essa funcionalidade, o que torna mais fácil tomar decisões com base em dados concretos e seguros.


Faça um plano de contas

Ter uma visão geral de todos os informes financeiros da agência requer alguns recursos específicos a fim de que as análises sejam feitas de forma eficiente, e sem que você precise gastar muito tempo e energia.

Nesse sentido, ter um plano de contas é o recomendado para separar e categorizar as despesas e receitas da agências de forma completa e organizada, bem como a origem de cada modalidade.

É importante destacar que, um plano de contas deve ser personalizado para atender a demandas específicas da agência. Contudo, é recomendável seguir um passo a passo para que nenhuma informação fique para trás. Acompanhe:


Indique cada grupo do plano de contas

Normalmente, os registros de uma empresa são classificados em quatro grupos:

  • Ativos: Nos ativos, todos os bens, créditos e todos os itens que compõem o patrimônio da agência são registrados. Equipamentos, investimentos e duplicatas a receber são alguns exemplos de contas de ativos.
  • Passivos: Já no passivo são alocados todos as obrigações e deveres da agência, tais como obrigações fiscais e sociais, financiamentos e empréstimos e gastos com fornecedores.
  • Receitas: Em receitas, estão todos os valores recebidos pela agência, que podem ser derivados não só das operações diretas como também de receitas não operacionais, tais como juros recebidos.
  • Despesas: Por fim temos as despesas, as quais incluem todos os gastos efetuados pela agência, como pagamentos por serviços terceirizados, compra de equipamentos, pagamentos de funcionários, entre outras.

 

Descreva as contas e subcontas referentes a cada grupo

Depois de listar cada grupo de contas, indique, de forma detalhada, quais contas e subcontas devem ser alocadas em cada grupo. No caso de despesas, por exemplo, crie a conta para ‘’despesas fixas’, definindo as subcontas salários, despesas com telefone e internet, aluguel, etc.


Divida as informações em níveis e subníveis

Por fim, estruture os grupos listados anteriormente em níveis e subníveis:

  1. Ativos: Como citado anteriormente, ativos são os bens, créditos e tudo que integra o patrimônio da agência. 
  1. Ativos não circulantes: São os bens que só poderão ser convertidos em recursos financeiros a médio ou a longo prazo, como os investimentos.

Nova chamada à ação

 

Estabeleça metas

Com as informações anteriores em mãos, você já tem aparato suficiente para saber em que ponto você quer chegar, isto é, os objetivos financeiros da agência a curto e a longo prazo. Aproveite para reunir toda a equipe e mapeie situações que não estejam em sintonia com o atual momento da agência. Comece definindo as metas para o orçamento e o tempo que você precisa para alcançá-las.

  • O objetivo é reduzir gastos e despesas?
  • Destinar mais verbas para o setor comercial?
  • Economizar nas receitas?
  • Aumentar a lucratividade?
  • Liste cada uma dessas questões — e outras mais que você achar pertinente — pois são elas que irão nortear a etapa de  planejamento financeiro.

Realize um planejamento e faça projeções para o futuro

Depois de saber quais são as movimentações financeiras da agência, é hora de verificar quais valores de receitas estão previstos para os próximos meses. Nesta etapa, o fluxo de caixa será o ponto de partida para saber o que vem pela frente.

Comece, então, fazendo um levantamento dos recursos financeiros da agência em caixa, só assim você conseguirá saber quais as projeções. Lembre-se, agora é o momento de fazer uma análise profunda de todos os gastos fixos, como aluguel, contas de água, luz, telefone, internet, bem como ferramentas e softwares utilizados, salários, e outras despesas. Confira outras dicas a seguir:

  • Organize os serviços parcelados: Projete os valores mês a mês e avalie o quanto falta para fechar no azul.
  • Considere as inadimplências: Procure fazer esse cálculo com base na média dos meses anteriores.
  • Documente tudo: Elabore relatórios periodicamente e discuta, juntamente com sua equipe, que ações devem ser tomadas para diminuir custos e ampliar o faturamento.

Conte com recursos para aperfeiçoar a gestão

A capacidade de organizar de forma eficiente tudo o que diz respeito à gestão financeira da agência anda lado a lado com o seu aperfeiçoamento enquanto gestor. Aqui, todos os recursos e instrumentos que tornem essa tarefa mais descomplicada o possível são bem-vindos. Para ajudá-lo a escolher a opção que melhor se adequa às suas necessidades, separamos algumas dicas:


Dinheiro a vista

Dicas para economizar e endividamento são alguns temas abordados pelo professor Reinaldo Domingos em seu canal do Youtube “Dinheiro à vista”. Apesar de não falar sobre assuntos relacionados ao mercado publicitário e agências de comunicação, as aulas são extremamente didáticas e funcionais. Nelas, o professor comenta sobre os investimentos mais rentáveis, as dúvidas mais comuns, faz simulados com exercícios, explica algumas fórmulas de planejamento, etc.


Coach financeiro

Se o seu objetivo é refinar ainda mais suas habilidades em gestão financeira, o site “Coach Financeiro” é uma excelente opção.  Nele, o coach Roberto Navarro oferece, através de vídeos, textos, podcasts e cursos, dados sobre como se organizar financeiramente. Além disso, o profissional dispõe de técnicas motivacionais a fim de que as tarefas que envolvem a aplicação de recursos não se percam de vista.


Software de gestão

Vimos que, quando bem-organizada, a administração das finanças leva à tomada de decisões eficientes e confiáveis. Mas, para que todos os processos acima sejam feitos de forma automatizada e segura, contar com um sistema de gestão é fundamental.

Entre outras funcionalidades, ferramentas desenvolvidas especificamente para agências de comunicação possibilitam um melhor controle e projeção de receitas e despesas, de fee mensal e de custos internos, além de garantir a análise de fluxo de caixa, conciliação bancária e saldo das contas.

Depois de compreender um pouco mais sobre a organização da gestão financeira na sua agência, que tal entender como faturar mais mesmo em tempos de crise? Neste artigo explicamos tudo o que você precisa saber para lucrar ainda mais!



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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