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Gestão de projetos: Por que adotar um modelo integrado?

Fazer com que as áreas operacionais da agência se comuniquem entre si, de forma ampla e ágil, é um importante diferencial para empresas focadas em organização e produtividade.

[fa icon="calendar"] 20/05/2016

Gestão de projetos Por que adotar um modelo integrado

Acredite, são muitos os benefícios de uma gestão de projetos integrada.

Conversando com profissionais de agências de comunicação, observamos uma situação recorrente relatada por eles: A integração operacional ainda é um desafio para boa parte dos gestores!

Para muitos, organizar a equipe é a maior dificuldade. Outros, não conseguem elaborar um modelo padrão de operação. Há também aquele empreendedor expert em Excel que ainda não consegue se livrar das planilhas.

 

Quais são os benefícios de uma gestão integrada?

Os benefícios de uma administração integrada podem ser percebidos em todos os departamentos, confira abaixo:

 

Atendimento/Comercial 

Profissionais que prospectam novas contas, se comunicam automaticamente com quem vai atendê-las internamente. Envio de briefings, prazos, definição de buget, especificações editoriais, etc, são amplamente difundidas entre as áreas e proporcionam um atendimento eficaz e direcionado.

 

Criação/Tráfego

O gerenciamento de pautas, definição de prazos e a organização do fluxo criativo das peças precisam seguir um padrão para que a agência possa usufruir de toda sua produtividade. Além disso, a comunicação entre as duas áreas dá um embasamento melhor na hora de definir as datas de entrega de cada Job.

Guia de Gestão de Agências por Felipe Morais

O autor Felipe Morais pontua alguns tópicos importantes para realizar uma boa gestão em agências como a sua agência neste guia incrível


Dicas de gestão de agências

 Produção/Mídia

Num fluxo integrado, o produtor gráfico/eventos sabe exatamente quando (e como) deve contratar o fornecedor orçado. A aprovação dos valores (feita pelo atendimento), gera um aviso a quem deve seguir com a contratação. O mesmo fluxo acontece para o profissional de mídia, que elabora o planejamento de inserções, é avisado quando o cliente aprova a campanha, e pode, assim, fazer a reserva dos espaços.

Já a contratação de fornecedores e veículos, também faz com que o financeiro da agência receba os detalhes do que precisa ser lançado. Ao configurar os documentos de contratação, é possível especificar as condições de faturamento e, dessa forma, inserir os valores em caixa sem que haja ruídos na comunicação.

Financeiro/Business Intelligence

Este é um dos pontos de maior dor de cabeça para os gestores. Quem está empreendendo na área da comunicação, mas não tem domínio sobre conceitos e práticas financeiras, pode se perder no meio do processo.

Planilhas demandam um intenso cruzamento de dados para que você possa avaliar resultados. Softwares específicos para organização financeira, também deixam a desejar, se o seu objetivo é fazer um Business Intelligence (cruzamento de dados operacionais e financeiros que embasam a tomada de decisão).

Nova chamada à ação

É aqui que a integração operacional se faz ainda mais necessária.

Quando as áreas operacionais se comunicam automaticamente com o financeiro,  sua gestão de projetos se torna eficaz, evitando falhas de execução e possíveis erros de faturamento.

Você pode acompanhar de perto seus Jobs, desde o dia em que ele entrou na agência, até o momento de gerar a nota fiscal do cliente.

As tendências atuais de gestão, já indicam a utilização de um software para gerenciamento de agências.

Porém, mais que avaliar um sistema, é preciso verificar se ele realmente tem recursos facilitadores para gestão de projetos, clareza no cruzamento de dados e se é capaz de reunir, numa única plataforma, todas as informações operacionais, comerciais e financeiras da sua empresa. Depois de entender a importância de adotar um modelo de gestão integrado, que tal bater um papo conosco sobre a sua agência? Entre em contato através do e-mail atendimento@ipixel.com.br.



Maria Alice Barreto

Escrito por Maria Alice Barreto

Formada em Comunicação Social, desenvolve atividades relacionadas ao marketing digital e à produção de conteúdo das nossas diversas plataformas.


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