mini curso gestão de agências

O que é Gráfico de Gantt?

Diagrama de Gantt: Entenda o que é essa ferramenta e como ela pode te ajudar a gerir as atividades da sua agência

[fa icon="calendar"] 31/03/2017

Você já se deparou com os termos “Gráfico de Gantt” ou “Diagrama de Gantt” alguma vez?

O Gráfico de Gantt organiza todas as atividades da sua agência em um lugar só

Bem, se você é de publicidade, comunicação ou da área de produção gráfica, provavelmente já ouviu falar nesta expressão. Ou, se não ouviu falar, com certeza já viu uma estrutura de gestão baseada no esquema de Gantt.

Isso porque essa estrutura é, hoje em dia, uma das mais utilizadas no gerenciamento de projetos através dos atuais softwares de gestão. Mas ela não é nada recente; na verdade, o modelo foi inventado há muitos anos. Porém, com o passar dos anos e com o surgimento de novas tecnologias, ele tem se adaptado para atender a necessidade de avaliar o desempenho da produção de uma empresa.

 

O Diagrama de Gantt organiza todas as atividades da sua agência em um lugar só

 

 Nova chamada à ação

 

Afinal, o que é Gráfico de Gantt?

Muitas pessoas ficam confusas sobre o que é diagrama de Gantt. Este tipo de ferramenta é uma visualização cronológica que permite o acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados na empresa. É como se fosse uma planilha estruturada por barras, sendo essas barras os projetos que estão sendo desenvolvidos na empresa. Veja também nossa planilha gratuita para organizar o fluxo de trabalho - o tráfego! - de sua agência.

Cada barra se refere a um job, e no eixo X, é exibida uma linha do tempo que permite saber quando começa e quando termina aquele job.

Já no eixo Y, é possível identificar para qual colaborador foi distribuído aquele job. No final das contas, o mecanismo mostra três fatores principais:

  • Quais os jobs estão em andamento na agência;
  • Qual colaborador está com qual tarefa;
  • Quando começa e quando termina uma peça.

Baixe nossa planilha gratuita de timesheet e organize a quantidade de horas consumidas por cada job e seus custos. Veja na imagem a seguir como funciona o Diagrama de Gantt:

Diagrama de Grantt.png

A estrutura de Gantt do software iClips. É possível visualizar as tarefas, os funcionários responsáveis por cada uma e os prazos de conclusão

 

Onde e quando surgiu o Gráfico de Gantt?

A ferramenta de Gantt é bem antiga: começou a ser usada há mais de cem anos.

O Diagrama tem suas raízes lá no século XIX, em meados de 1800, quando o engenheiro polonês Karol Adamiecki criou uma ferramenta que se chamava harmonogram. Essa ferramenta consistia em um documento que organizava o fluxo de trabalho e permitia que a pessoa acompanhasse visualmente o andamento das atividades.

Diagrama de Gantt e Fluxo de tabalho.jpg

Mais de um século depois, por volta de 1920, o engenheiro mecânico e consultor de empresas Henry Gantt, de Maryland (EUA), a quem se atribui o nome do gráfico, se inspirou no antigo harmonogram para criar o Diagrama de Gantt.

O objetivo do engenheiro mecânico era fazer com que os supervisores das fábricas acompanhassem os trabalhos dos colaboradores e evitassem atrasos na produção. Gantt costumava atuar na área de otimização do trabalho e das linhas de produção. Não é à toa que chegou a trabalhar com Frederick Taylor, considerado um dos maiores nomes da administração científica.

A partir da criação da estrutura de Gantt, a indústria viu um novo jeito de planejar e organizar em detalhes a produção. Além disso, fatores que antes eram complicados de se avaliar, estavam bem ali, disponíveis numa espécie de planilha administrativa. Um exemplo é a distribuição das tarefas para os funcionários.

Desse modo, o planejamento na linha de produção foi otimizado. Isso ocorreu porque os supervisores sabiam exatamente qual tarefa estava com qual funcionário da empresa e, assim, podiam distribuir as novas tarefas a partir disso.

 Nova chamada à ação

 

O Gráfico de Gantt e a gestão de projetos

O Gráfico teve um avanço muito grande e permeou séculos até chegar onde está hoje em dia. As agências que desejam otimizar o tempo de seus funcionários e administrar melhor as funções que cada colaborador está desenvolvendo encontram, na estrutura de Gantt, uma ótima saída.

Quando chegam novas tarefas e novos jobs em uma agência, são os gerentes de projetos que os distribuem para os funcionários. Através do mecanismo, eles percebem qual será o colaborador mais adequado para ser responsabilizar por um determinado job, evitando, assim, a sobrecarga de um funcionário. Da mesma maneira, o gerente de projetos consegue evitar com que um outro funcionário fique com um tempo livre e sem ser aproveitado.

Falta você saber porque usá-lo!

Motivos para usar o Gráfico de Gantt

As atividades ficam mais organizadas

Todas as tarefas da agência, quando inseridas no software de gestão, são automaticamente organizadas pelo gráfico de modo que a visualização fique bem segmentada. A partir daí, fica fácil ver quais são as tarefas que estão sendo pautadas e executadas, quem está realizando e quando serão concluídas. Se você ainda não tem esse esquema implementado em sua agência, talvez essa planilha aqui lhe ajude.

 

As tarefas são distribuídas

Uma grande vantagem dessa ferramenta é a visualização dos responsáveis por cada peça da sua agência. Isso é importante não somente para o gerente de projetos, que distribui as tarefas, mas também para cada colaborador que fica a par de suas responsabilidades.

 

Os prazos são planejados

Com as todas as tarefas sendo exibidas em um local só e sendo representadas através de barras (fácil visualização), você consegue ter uma visão assertiva dos prazos. Se há uma tarefa que precisa ser concluída antes que outra, o colaborador consegue se organizar para dar prioridade à primeira. Há também a possibilidade da interdependência de atividades, que é quando uma tarefa precisa passar por mais de um funcionário. Por exemplo: uma peça é descrita pelo social media, produzida pelo designer gráfico e vai para o cliente para aprovação. Desse modo, o social media sabe que a peça ainda vai passar pelo designer e se conscientiza para cumprir o seu prazo. Assim, as peças são entregues no prazo certo e combinado com o cliente.

 

Conhecimento das tarefas por toda a equipe

O Diagrama de Gantt fica disponível para todos os colaboradores que têm acesso ao software de gestão da agência. Por isso, cada um fica ciente do que está sendo produzido por toda a equipe, não ficando restrito e fechado somente às suas tarefas. Dependendo do software, o funcionário pode, ainda, optar por filtrar o Gráfico por períodos de tempo, por colaborador, por cliente ou por job.

 

Monte já o seu!

Você já sabe o que é o Diagrama de Gantt de onde veio e há quanto tempo existe. Mais importante ainda: agora, você já sabe as vantagens dessa ferramenta. Pesquise se o software de gestão da sua agência oferece o Diagrama de Gantt e aproveite para otimizar as tarefas da sua empresa!



Giovanna Lima

Escrito por Giovanna Lima

Estudante de Jornalismo da Universidade Federal de Juiz de Fora e estagiária de Marketing na iClips. Trabalhar sempre com novos desafios é o que a motiva. Se dedicar à faculdade e focar no trabalho é um deles, mas acredita que tudo que é feito com paixão vale a pena.


Posts Relacionados

Ebook Modelo Briefing