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Gráfico de Gantt: O que é?

Diagrama de Gantt: Entenda o que é essa ferramenta e como ela pode te ajudar a gerir as atividades da sua agência

[fa icon="calendar"] 08/02/2018

O que é Gráfico de Gantt?

Como a ferramenta se aplica em agências criativas?

Você já se deparou com os termos “Gráfico de Gantt” alguma vez?

Bem, se você é de publicidade, comunicação ou da área de produção gráfica, provavelmente já ouviu falar nesta expressão. Ou, se não ouviu falar, com certeza já viu uma estrutura de gestão baseada no esquema de Gantt.

Sabia que hoje em dia essa técnica é uma das mais utilizadas no gerenciamento de projetos através dos atuais softwares de gestão?

Mas ela não é nada recente. Na verdade, o modelo foi inventado há muitos anos. Porém, com o passar dos tempo e com o surgimento de novas tecnologias, ele tem se adaptado para atender a necessidade de avaliar o desempenho da produção de uma empresa.  

 

Gráfico de Gantt: O que é e como surgiu?

Muitas pessoas ficam confusas sobre o que é Diagrama de Gantt. Este tipo de ferramenta é uma visualização cronológica que permite o acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados na empresa. É como se fosse uma planilha estruturada por barras, sendo essas barras os projetos que estão sendo desenvolvidos na empresa. 

Usado há mais de cem anos, o Diagrama tem suas raízes lá no século XIX, em meados de 1800, quando o engenheiro polonês Karol Adamiecki criou uma ferramenta que se chamava harmonogram.

Essa ferramenta consistia em um documento que organizava o fluxo de trabalho e permitia que a pessoa acompanhasse visualmente o andamento das atividades.

Mais de um século depois, por volta de 1920, o engenheiro mecânico e consultor de empresas Henry Gantt, de Maryland (EUA), a quem se atribui o nome do gráfico, se inspirou no antigo harmonogram para criar o diagrama como conhecemos hoje. 

Cada barra se refere a um job, e no eixo X, é exibida uma linha do tempo que permite saber quando começa e quando termina aquele job.

Já no eixo Y, é possível identificar para qual colaborador foi distribuído aquele job. No final das contas, o mecanismo mostra três fatores principais:

  • Quais os jobs estão em andamento na agência;
  • Qual colaborador está com qual tarefa;
  • Quando começa e quando termina uma peça.

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Diferença entre Diagrama de Gantt e Gráfico de PERT

Por se tratar de ferramentas que prometem acompanhar o andamento de um determinado projeto, muita gente acaba cofundindo o papel de cada uma. E acredite, a diferença é mínima.

Antes de tudo, PERT é a sigla para Program Evaluation and Review Technique, técnica que permite acompanhar e gerenciar o calendário dos projetos, que, a partir de uma rede de tarefas, permite alcançar de forma eficaz os objetivos de uma determinada atividade. 

Enquanto esse método de controle do cronograma e prazos  não mostra claramente as interdependências das tarefas, essa é a principal função do Gráfico de PERT.

Isso porque ele permite a visualização total do projeto, uma vez que indica a interdependência entre as várias ações necessárias ao seu desenvolvimento, ressaltando as entradas (diretrizes e recursos), o processo (progresso das atividades) e as saídas (resultado final desejado). 

A ferramenta funciona a partir de três elementos básicos:

  • Tarefas: Basicamente, são as atividades a serem executadas, cada uma delas tem uma duração estipulada pelo responsável por um projeto;
  • Etapa: Trata-se do início e fim de cada tarefa, sendo que o final de uma tarefa corresponderá ao início de outra;
  • Tarefa fictícia: Essa etapa consiste na representação de limites entre uma tarefa e outra.

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O Gráfico de Gantt e a gestão de projetos

O Gráfico teve um avanço muito grande e permeou séculos até chegar onde está hoje em dia.

As agências que desejam otimizar o tempo de seus funcionários e administrar melhor as funções que cada colaborador está desenvolvendo encontram, na estrutura de Gantt, uma ótima saída.

Através do mecanismo, eles percebem qual será o colaborador mais adequado para ser responsabilizar por um determinado job, evitando, assim, a sobrecarga de um funcionário.

Da mesma maneira, o gerente de projetos consegue evitar com que um outro funcionário fique com um tempo livre e sem ser aproveitado.

 

Motivos para usar o Gráfico de Gantt

As atividades ficam mais organizadas

Todas as tarefas da agência, quando inseridas no software de gestão, são automaticamente organizadas pelo gráfico de modo que a visualização fique bem segmentada. A partir daí, fica fácil ver quais são as tarefas que estão sendo pautadas e executadas, quem está realizando e quando serão concluídas. Se você ainda não tem esse esquema implementado em sua agência, talvez essa planilha aqui lhe ajude.

 

As tarefas são distribuídas

Uma grande vantagem dessa ferramenta é a visualização dos responsáveis por cada peça da sua agência. Isso é importante não somente para o gerente de projetos, que distribui as tarefas, mas também para cada colaborador que fica a par de suas responsabilidades.

 

Os prazos são planejados

Se há uma tarefa que precisa ser concluída antes que outra, o colaborador consegue se organizar para dar prioridade à primeira.Há também a possibilidade da interdependência de atividades, que é quando uma tarefa precisa passar por mais de um funcionário.

Por exemplo: uma peça é descrita pelo social media, produzida pelo designer gráfico e vai para o cliente para aprovação. Desse modo, o social media sabe que a peça ainda vai passar pelo designer e se conscientiza para cumprir o seu prazo. Assim, as peças são entregues no prazo certo e combinado com o cliente.

 

Conhecimento das tarefas por toda a equipe

O Diagrama de Gantt fica disponível para todos os colaboradores que têm acesso ao software de gestão da agência. Por isso, cada um fica ciente do que está sendo produzido por toda a equipe, não ficando restrito e fechado somente às suas tarefas. Dependendo do software, o funcionário pode, ainda, optar por filtrar o Gráfico por períodos de tempo, por colaborador, por cliente ou por job.

 

Como criar um Diagrama de Gantt?

Agora que você já sabe sua definição e a importância desse método, é hora de aprender a elaborá-lo.

Apesar de utilizado basicamente para a criação de tabelas, o Excel pode muito bem ser aproveitado para criar controles mais complexos, como o diagrama em questão. Embora você encontre ferramentas que cumpram essa função no mercado, nada impede que você comece a efetuar esse controle a partir de fórmulas básicas e acessíveis.

 

Acrescente os dados

Comece criando uma tabela com três colunas. Na primeira, você irá inserir todas as atividades que serão executadas, nomeando-a como “Atividades”. Já a segunda irá conter as datas de início de cada uma das atividades e poderá ser chamada de “Início”.

Por fim, temos a etapa de “Duração”, na qual você irá escrever o tempo que cada tarefa levará para ser elaborada. É importante lembrar que a duração de determinado projeto irá depender do tamanho do mesmo e das necessidades da equipe responsável.

 

Elabore o gráfico

Após inserir todos os dados, chegou a hora de criar o gráfico. Primeiramente, selecione todas as colunas, vá até o menu superior e clique em “Inserir> Gráficos”. Em seguida, selecione a opção “Barras” e escolha a opção “Barras empilhadas”. Fácil, não é?

 

Ajuste as configurações

Agora que o seu gráfico já está pronto, chegou o momento de ajustá-lo para que o seu time consiga entendê-lo. Por exemplo, você notará que o Excel cria legendas automáticas, portanto é recomendável que você a delete e insira uma nova.

Depois, clique duas vezes sobre a lista de atividades e marque a caixa de seleção “Categorias em ordem inversa” na opção “Formatar Eixo”, assim, as atividades serão listadas conforme a data de início.

Para que as datas fiquem na parte inferior do gráfico, dê dois cliques na linha de informações e selecione a opção “Rótulos> Posição de Rótulo” e clique em “Superior”. Para definir a sobreposição em 100%, clique com o botão direito do mouse à esquerda das barras e escolha a opção “Formatar série de dados”.

Por fim, para que o seu diagrama fique em sincronia com as soluções encontradas em ferramentas especializadas, vá em preenchimento e marque a opção “Sem preenchimento”, e seleciona a opção “Sem linha” em “Cor de borda”.

 

Edite as datas

A fim de que as informações sejam exibidas em um período de datas definido, configure as datas de início e fim do projeto. Clique com o botão direito do mouse no local das datas na parte inferior do gráfico e clique na opção “Formatar eixo”.

Em seguida, marque as opções “Mínimo”, Máximo” e unidade principal como “Fixo”. Insira as datas que serão mostradas nos gráficos nas opções “Máximo” e Mínimo”, sendo mínimo para a data de início e máximo para a data de término do projeto.

É importante que você converta essas datas a partir de uma forma simples. Em qualquer célula digite =DATA.VALOR(“__/__/__”) e insira a data que você quer converter, em seguida, aperte enter e o valor que você deverá utilizar aparecerá. Por fim, é só informar o intervalo dos dias a serem exibidos. Para isso, basta clicar em em “Número” e escolher o modelo que desejar.

 

Comece a utilizar já o seu!

Você já sabe o que é Gráfico de Gantt de onde veio, há quanto tempo existe e como criá-lo. Mais importante ainda: agora, você já sabe as vantagens dessa ferramenta. Pesquise se o software de gestão da sua agência oferece o Diagrama de Gantt e aproveite para otimizar as tarefas da sua empresa! Caso não ofereça, venha bater um papo conosco através do email atendimento@iclips.com.br



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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