05
set

O que é Kanban e como aplicá-lo na minha agência

Você sabe o que é Kanban? Neste artigo explicamos tudo sobre a metodologia e como você pode aplicá-la na agência.

O que é Kanban e como aplicá-lo na sua agência?

O Kanban tem se mostrado uma excelente alternativa não só para manter um ritmo de produção flexível, mas também para torná-lo mais inteligente e otimizado.

Quando se trata de melhorar a eficiência da produção em empresas, uma série de metodologias e ferramentas nos vem à mente. Uma das mais conhecidas e utilizadas atualmente é o Kanban, palavra de origem japonesa que, em tradução literal, significa  “cartão”ou “sinalização”.

Por se tratar de um método extremamente visual e intuitivo, diversas empresas vêm recorrendo ao recurso para agilizar a entrega de seus projetos. 

Você deve estar se perguntando: Como posso aplicar a metodologia na minha agência? Falaremos disso neste post mais adiante. E se você já a utiliza  na rotina de trabalho, continue conosco para descobrir como torná-la ainda mais proveitosa para você e para seu time.

 
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O que é Kanban?

O Kanban é uma metodologia pautada na utilização de cartões que indicam o progresso de um projeto. Voltando alguns anos na história, o método se enquadrava na necessidade que a empresa japonesa Toyota tinha em manter o seu sistema de produção em série funcionando corretamente e sobretudo, de forma ágil.

Se antes a execução das atividades era baseada na movimentação de estoque — sistema no qual cada pessoa executava uma determinada função, passando para o próximo setor em seguida  o Kanban surgiu para otimizar o trabalho e eliminar o acúmulo de mercadorias nos pátios das montadoras, uma vez que as demandas não acompanhavam o ritmo de produção.

Apesar de sua evolução em termos de aplicação, o Kanban manteve três principais pilares, que são:  “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”.

Sabe os post its que você utiliza todos os dias? O Kanban é, basicamente, orientado por esses cartões coloridos.


Como o Kanban funciona atualmente?

O principal objetivo do Kanban era tornar claro o andamento de uma determinada atividade. Hoje a metodologia contribui para melhorar a comunicação entre os funcionários, permitindo a visualização do que já foi feito e do que ainda será realizado.

Na prática, utiliza-se cartões de diferentes cores e tamanhos contendo todas as tarefas ou projetos a serem executados. Cada um é dividido entre o que deve ser feito, o que está sendo feito e o que já foi concluído.

Com o avanço tecnológico, o Kanban ganhou novas formas de utilização, seja através de softwares para o gerenciamento de tarefas, murais, ou ainda através de post its. Embora o método seja genuinamente relacionado ao setor industrial, não demorou muito para que ele se propagasse em empresas que tinham como prioridade a entrega de serviços dentro do prazo estimado.

Nova call to action

Trazendo esse conceito para o universo das agências, contar com uma forma unificada de visualizar tudo isso atrai cada vez mais empreendedores e gestores de empresas criativas.

Hoje, o Kanban pode ser facilmente empregado a projetos mais extensos, como o desenvolvimento de campanhas de marketing e o gerenciamento de redes sociais.

Relação do Kanban com métodos ágeis

Se você conhece e já trabalha algum tempo com o método ágil, sabe o quão eficaz esse recurso é para acelerar o trabalho, sobretudo quando se trata de desenvolvimento de softwares. Juntamente com o kanban, tal método é essencial para quem busca eficiência nos sprints e no monitoramento e controle das atividades.

E já que estamos falando de prazos, junção dos dois recursos torna-se fundamental para a visualização de todas as etapas que precisam de conclusão para que o resultado seja entregue. Isso não só facilita o trabalho em conjunto para resultados mais alinhados com as expectativas como permite que a equipe realize suas demandas em qualquer lugar quando há a integração do kanban em um sistema de gestão.


Tipos de Kanban

Os tipos de Kanban dividem-se entre o de movimentação e o de produção, sendo o último mais adequado para o uso empresarial. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles:


Kanban de movimentação

No Kanban de movimentação, departamentos envolvidos em uma determinada tarefa recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.


Kanban de produção

Já no Kanban de produção, é fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência do projeto, seja através de murais ou softwares especializados. Os murais são divididos da seguinte forma:

  • To do: O que deve ser feito
  • Doing: Tarefas em execução
  • Done: Tarefas concluídas

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções, que contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.


Quais as vantagens do Kanban

No decorrer do post, mencionamos alguns dos benefícios obtidos após a implementação da metodologia na rotina de trabalho. Acontece que, o Kanban tem se mostrado uma alternativa tão eficaz, que separamos um espaço só para mostrar as principais vantagens desse recurso. Vamos a elas?


Aumenta a produtividade

Você mais do que ninguém sabe que a produtividade é um fator crucial quando o objetivo é unir agilidade e qualidade em um mesmo projeto. Sendo assim, é essencial utilizar melhor o tempo para não deixar nenhuma dessas características de lado, certo?

Com o Kanban, esqueça aquela ideia de funcionários ociosos, sem saber qual o próximo passo a seguir, ou até mesmo com uma grande sobrecarga de trabalho.

Diminui as distrações

Ter sempre em vista os cronogramas e prazos dos projetos através de quadros em uma única plataforma, faz com que os profissionais se atentem no que deve, de fato, ser feito. Levando os deadlines apertados em consideração, é melhor ter as informações em um local de fácil visualização do que ter que procurar em planilhas e ferramentas confusas. O resultado? o tempo da equipe é otimizado e as distrações reduzidas.


Ajuda a enxergar tarefas prioritárias

Dar prioridade a algumas tarefas em detrimento de outras faz com que todo o time se mantenha focado no que realmente é importante em determinado momento. Isso acontece graças a visão do cronograma total do projeto por parte da equipe, que saberá exatamente quais são as tarefas a serem executadas a curto e a longo prazo.


Reduz atividades desnecessárias

À medida que você mapeia todas as atividades relacionadas a um projeto, fica fácil se concentrar naquilo que, de fato, é importante para a conclusão do todo. Além da considerável redução de tempo na agência, esse gerenciamento auxilia para que as entregas ocorram dentro do prazo.


Alerta para possíveis gargalos

Graças à metodologia Kanban — cujo objetivo é mostrar as tarefas a serem executadas, as tarefas em andamento e as já concluídas  é possível enxergar se há atividades em excesso na etapa de “to do’’, ou seja, que ainda não foram iniciadas, já que todos os responsáveis têm acesso ao fluxo de atividades.

É importante perceber se há um acúmulo de tarefas e, sobretudo, se elas estão acompanhando os prazos acordados com os clientes. Caso você note que as demandas estão acumulando, é hora de descobrir uma forma de otimizá-las e garantir que não haja atrasos.


Como implementar o Kanban na agência

Agora que você já sabe quais são as vantagens em utilizar a metodologia na rotina de trabalho, ficou fácil entender porque tantas empresas têm obtido sucesso em sua aplicação, não é? Mas atenção, antes de adotar o Kanban na sua agência, é fundamental entender quais são as suas reais necessidades.

Sendo assim, identifique os projetos em desenvolvimento e analise quais deles podem ser adaptados na metodologia, afinal de contas, nem todas as atividades se adequam ao modelo, podendo gerar uma sobrecarga ao invés de agilizar o processo.

Feito isso, basta analisar o projeto como um todo e listar as atividades correspondentes, sempre de olho no cronograma e nos prazos para conclusão.

Com um software de gestão para agências de comunicação, é possível visualizar o andamento das atividades não só através do Kanban, mas também pelo gráfico de gantt, blocos, listas e calendário. Assim, você utiliza as funcionalidades disponíveis de acordo com suas necessidades.

No iClips, a função Kanban permite a visualização a partir de colunas contendo as atividades não planejadas, atividades já planejadas ou em andamento, atividades aguardando aprovação e finalizadas.

O mais interessante, é que cada item possui informações bem detalhadas, tais como: nome do responsável, etapa da tarefa, informações referentes a atrasos, alterações, layout, entre outras. 

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