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Mas, o que é Timesheet?

Afinal, o que é Timesheet? Se você ainda tem dúvidas quanto a sua definição, continue lendo nosso artigo e descubra seu significado e como aplicá-lo na sua agência!

[fa icon="calendar"] 23/06/2017

Não é segredo que, com o passar dos anos os meios de tornar mais eficiente o controle de uma empresa e as atividades desempenhadas no dia a dia ganharam força e são, atualmente, indispensáveis para administradores que se preocupam com a produtividade de cada departamento.

O que é Timesheet?
Você já parou para pensar em quanto o tempo é importante na rotina de uma agência? É por isso que utilizar ferramentas que visam auxiliar a produtividade de sua equipe é imprescindível!

Se você é um gestor de uma agência de publicidade muito provavelmente já se deparou com o termo Timesheet. Mas, se você é um gestor que se preocupa com o controle de trabalho da sua empresa, é possível que já utiliza esse sistema indispensável para uma administração sistemática de todas as atividades que estão sendo executadas por seus colaboradores.  Faça nosso teste e veja se você é um bom gestor de agências.

Nova chamada à ação

Ainda tem dúvidas sobre o que é e como funciona esse sistema? A gente explica para você no nosso artigo. Acompanhe!

 

Mas, o que é Timesheet?

Compreendendo seu signifcado de forma literal, esse gráfico tem como função registrar o tempo gasto por cada funcionário na execução de determinada tarefa. Inicialmente elaborada de forma impressa, tal ferramenta evoluiu conforme a necessidade de um monitoramento mais efetivo, nesse sentido, o tempo se mostrou cada vez mais curto para que um controle tão minucioso fosse feito por meio de folhas de papel, abrindo precedentes para que novos meios de utilizá-lo fossem adotados.

Tela do Timesheet

A planilha ainda é uma forma de calcular o tempo de cada funcionário, mas será que ela é eficaz?

Utilizado por segmentos que precisam controlar as horas gastas por seus funcionários na elaboração de suas atividades diárias, sua utilização se estende desde escritórios de advocacia, passando por agências de publicidade, até escritórios de contabilidade.

Além de contabilizar o tempo gasto pela equipe na execução das tarefas, a ferramenta tem o papel de relacioná-las com o valor/hora de cada funcionário. No caso de agências de comunicação, por exemplo, os resultados desse cálculo auxiliam em diversos processos: seja no momento de estimar o valor de um fee mensal ou de uma peça única. 

Nos próximos tópicos você entenderá de uma vez por todas qual a importância de inserir essa ferramenta na rotina do seu negócio e como ela se aplica em agências criativas. Que tal fazer o download do nosso modelo de Planilha "Estimativa de Job"? 

 

Por que usar essa ferramenta na sua agência?

Em um momento em que a situação econômica do país se mostra cada vez mais instável, ficar atento a formas de driblar possíveis prejuízos é fundamental para evitar dores de cabeça futuramente. Esse exemplo é apenas um de vários outros que vamos citar agora. Confira alguns bons motivos para implementá-lo na sua agência. 

 Estima de job

A estimativa de precificação de jobs é uma das funcionalidades oferecidas quando uma ferramenta de registro de horas é adotada 
  • Avaliar a produtividade dos colaboradores: Se você conta com uma ferramenta que tem como objetivo contabilizar as horas gastas pela sua equipe em determinada tarefa, fica fácil mensurar qual funcionário está levando mais tempo que o necessário para executar uma tarefa simples. Esse modelo funciona exatamente assim, permitindo emitir relatórios de desempenho e produtividade em relação à forma que os funcionários estão trabalhando; (Veja também: Como analisar a produtividade da equipe e tomar as melhores decisões?)
  • Evitar possíveis prejuízos: A soma dos fatores citados acima resulta em um outro bom motivo para utilizar esse item tão importante em qualquer negócio. Você sabe mais do que ninguém como sua agência funciona, não é mesmo? Então não é segredo que se basear em achismos não é uma prática bacana para evitar prejuízos no futuro, e nada mais seguro que contar com uma ferramenta que se baseia em dados reais, não em suposições. 
  • Auxilia na tomada de decisões: Se você já a utiliza, sabe que essa ferramenta cumpre com expectativas que vão além de sua função principal, que é registrar o tempo que sua equipe consome para realizar uma atividade. Uma dessas características, é auxiliar o gestor nas tomadas de decisões, já que ela avalia o que deve ser alterado no processo atual de trabalho. Por exemplo, se um colaborador está levando um tempo maior que o necessário para elaborar uma tarefa, o que deve ser feito para mudar isso?

 

Como funciona na prática?

Sua aplicação é tão simples quanto sua definição, acredite. Sabemos que o tempo é algo precioso para você que resolve mil e uma coisas em um único dia, e que necessita de uma ferramenta que agilize sua rotina, não que tome mais tempo, não é mesmo?  (Veja também: Deadline: Como não Estourar o Prazo dos Clientes?)

TIMESHEET MODELO.png

Implementar um modelo tão automatizado requer mudanças culturais dentro da agência, afinal, uma nova ferramenta de trabalho sempre vai resultar em mudanças

Por isso vamos explicar nesse tópico, como aplicá-lo em agências de comunicação. Vamos lá?

O primeiro passo é preparar a agência para sua implementação, afinal, trata-se de uma mudança cultural, que envolverá toda a equipe. Nesse sentido, é ideal que todos saibam exatamente quais os benefícios de adotar um sistema otimizado, e quais as possíveis consequências de não acompanhar as mudanças que virão logo após a sua implementação.

Basicamente o sistema funciona da seguinte forma: Ao iniciar uma tarefa, o funcionário clica em "Start"  e imediatamente é iniciada a contagem de tempo, com a possibilidade de pausar a atividade em qualquer momento. Ao finalizar, basta clicar em "Concluir"  que o sistema arquiva o tempo gasto para a elaboração desse projeto. 


Resumindo

Após compreender o seu significado e sua aplicação em agências criativas, ficou fácil imaginar o porquê de tantas empresas adotarem o Timesheet a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz possível. Mais do que possibilitar um controle eficaz da produtividade da equipe, esse item é capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecessárias do dia a dia, já que será possível ter uma noção muito mais ampla da produtividade de sua equipe. 

E sua agência, já utiliza esse recurso? Caso ainda não tenha implementado, que tal repensar o método pelo qual você monitora o tempo gasto pelos seus colaboradores nas tarefas diárias?

E que tal entender um pouco mais sobre o Fluxo de Trabalho em agências de publicidade? Temos um mini curso totalmente gratuito e online sobre o assunto! É só clicar na imagem abaixo.

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Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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