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Confira o guia completo para fazer o plano de negócios da sua agência

Na hora de produzir a parte estratégica do plano de negócios, lembre-se de conciliar as boas ideias à sua infraestrutura. Assim, você descobrirá com mais facilidade se o negócio é viável. Saiba muito mais neste artigo!

Confira o guia completo para fazer o plano de negócios da sua agência

O plano de negócios é um documento produzido para registrar as estratégias de uma organização. Para agências, pode ser uma alternativa prudente de colocar ideias de expansão em prática.

Depois do avanço do marketing digital nas redes sociais e blogs, agora é o momento do e-commerce, que também promete revolucionar o mercado da propaganda e da comunicação.

Cada vez mais, os consumidores valorizam a experiência que têm nos sites corporativos. Em muitos casos, os clientes consideram essa vivência até mais importante do que a qualidade dos produtos e serviços em si. E o que o plano de negócios tem a ver com isso?

É que ele é crucial para organizar metas e ações. É um mecanismo para avaliar, de modo bastante racional, a viabilidade técnica e financeira de investimentos. Ficou interessado? Então, aprenda, neste post, a elaborar um plano de negócios que conduzirá sua equipe ao sucesso. Acompanhe!

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Saiba o que é o plano de negócios

Como já adiantamos, um plano de negócios é uma espécie de atestado da gestão tática empresarial. Nele, é feito um raio-X da atual situação corporativa e uma comparação com o histórico do empreendimento. Além disso, são elaboradas análises de mercado que vão dar direção aos próximos passos.

Ele também pode servir como forma de captação de recursos externos. Você pode usá-lo para encontrar novos parceiros, sócios ou até mesmo investidores. Com esse documento, fica mais simples explicar a terceiros sobre o verdadeiro potencial da sua agência.

É muito comum que haja demanda de novos clientes, mas que falte estrutura para conseguir atender a todos. Com um plano de negócios, a diretoria enxerga de forma abrangente e ao mesmo tempo detalhada o que é preciso fazer para alcançar determinado objetivo. Assim, a gestão preenche essas lacunas, aumentando a rentabilidade.

Afora isso, esse relatório apontará se os propósitos escolhidos realmente estão em alta, se a empresa tem chances reais de alcançá-los e quais são os obstáculos no meio do caminho que precisarão ser superados.

Conheça a sua importância

Muitos empresários da comunicação e da publicidade foram parar na área gerencial por causa do crescimento desorganizado das agências. Com isso, vem uma dificuldade até natural de perceber quais são as tendências de mercado em meio a agendas extremamente atribuladas.

Como precificar de forma inteligente? Como ampliar a rentabilidade? Como ser mais organizado como um empreendedor? O plano de negócios contribui para que a empresa encontre essas respostas.

Aprimoramento

Ele permite que as ideias sejam aperfeiçoadas e formuladas com embasamento teórico e técnico. Em outras palavras, seria a mesma coisa que sonhar com os pés no chão. Seu objetivo principal é avaliar se uma proposta de novo investimento é viável, seja financeiramente, seja em termos operacionais, seja na questão da mão de obra disponível etc.

Identificação de ameaças

Da mesma forma, o plano de negócios aponta quando uma iniciativa for muito arriscada ou tiver um baixo potencial de retorno. Assim, a agência evita desperdiçar recursos financeiros e humanos. Como consequência, fica mais simples focar nas táticas que são de fato promissoras.

Análise da conjuntura

O plano de negócios vai expor, em visão panorâmica e ao mesmo tempo pormenorizada, diversas atividades da agência que influenciam no desempenho: produção de jobs, elaboração de briefings, programas para reter e captar clientes, monitorar métricas nas redes sociais e assim por diante.

Por causa da tecnologia, que avança descontroladamente, as áreas de comunicação e publicidade ficam cada vez mais vulneráveis a mudanças do comportamento do público e do mercado. Um plano de negócios contribui para entender esses fenômenos com mais clareza e agilidade.

Por exemplo: muitas empresas estão investindo em chatbots para agilizar o atendimento aos clientes, principalmente no e-commerce, seja por comando de voz, seja por comando de texto.

Nasce, dessa estratégia, a necessidade de avaliar a conduta das audiências nesse tipo de dispositivo, que deve ser acrescentada às demais interações do público com a empresa colhidas em sites, blogs e redes sociais.

Assim, no futuro, as agências terão de aprender a absorver informações dessas novas fontes de dados para traçarem os planos de marketing de seus anunciantes. Sua empresa está preparada para isso?

Se a resposta for “não” ou “não faço a mínima ideia”, um plano de negócios certamente será bastante útil. Aliás, mesmo que você acredite ter condições de preencher uma lacuna desse naipe, o plano de negócios vai ajudar a chegar lá com mais chances de êxito.

Aprenda a elaborar um plano de negócios

Não existe um procedimento único de como produzir um plano de negócios. Vai depender do tamanho da agência, do perfil de seus clientes, dos segmentos em que ela é mais forte ou não, entre outros fatores. Nesse contexto, é possível adaptar modelos prontos encontrados facilmente na internet.

Apesar dessa maleabilidade de uma empresa para outra, há um padrão que costuma ser seguido por grande parte dos gestores. Confira, a seguir, quais são os principais componentes de um bom plano de negócios:

  • capa e índice: tome cuidado para não errar na hora de enumerar os tópicos, já que a capa e o índice precisam ser claros e objetivos. Afinal, eles vão ajudar os leitores a se encontrar dentro do plano de negócios, que é um documento muito extenso;
  • sumário executivo: é considerado o elemento mais relevante do plano de negócios. O sumário executivo é um resumo claro, simples e atraente do documento inteiro. Ele não deve ter mais do que duas páginas e, preferencialmente, deve ser redigido com o restante do relatório já concluído;
  • planejamento estratégico do negócio: envolve levantar a identidade corporativa (missão, visão e valores), bem como o estabelecimento de metas e planos de ação;
  • descrição da empresa: nesse item, você deve citar o nome fantasia, o CNPJ, a razão social, o regime jurídico, o endereço, a estrutura (física, patrimonial, de recursos humanos, serviços terceirizados etc.);
  • serviços: detalhamento de todos os jobs oferecidos e que a empresa pretende começar a disponibilizar;
  • análise de mercado: avaliação da conjuntura econômica da época, listagem dos principais concorrentes, mapeamento dos pontos fortes e fracos da agência e a definição de todos os tipos possíveis de leads e personas;
  • estratégias de marketing: definir como a agência vai trabalhar a captação de novos clientes e a retenção dos atuais. Essa parte é importante para não deixar de lado a própria estratégia de marketing;
  • plano financeiro: apontar os custos necessários para os novos projetos e projetar o quanto essa nova medida poderá trazer em ganhos. O planejamento financeiro inclui a definição de uma gestão eficiente de todas as atividades de finanças do negócio: cobrança, pagamentos, despesas com manutenção etc. Você vai precisar ter uma boa noção de qual é a capacidade atual da agência em gerar caixa;
  • anexos: nessa parte, devem ser inseridos documentos, planilhas, gráficos, vídeos, entre outros itens que possam servir de complemento ao conteúdo principal.

Concilie as estratégias à sua estrutura operacional

Não adianta ter ideias mirabolantes sem processos bem delineados e fixados. Por isso, na hora de o planejamento estratégico de seu plano de negócios, não se esqueça de fazer uma boa correlação entre as ações almejadas e a estrutura disponível.

Em outras palavras, se você quer atender clientes de cobertura nacional, por exemplo, você precisa se preocupar em descobrir se a sua equipe de criação atual é suficiente, se o time de atendimento comportaria uma demanda desse porte, quais seriam as suas condições técnicas e tecnológicas de serviços etc.

Ao verificar que o número de funcionários não é o adequado, pense se a contratação de novos colaboradores pode ser feita sem grandes problemas financeiros e descreva essa intenção dentro do relatório principal. Liste quais serão os critérios para a seleção de candidatos. Pode ser, por exemplo, dar preferência aos que mostrem engajamento no trabalho, e não apenas qualificação.

A rotina em agências é corrida, são necessárias inúmeras alterações em jobs e, geralmente, a quantidade de afazeres é volumosa. Assim, você também pode definir entre seus requisitos de contratação pessoas com perfil para atuar nesse tipo de ambiente profissional.

Dessa forma, para cada ação estratégica, defina um responsável, prazos e quais as condições estruturais necessárias para cumpri-la, o que inclui um bom sistema para fazer o controle de tarefas.

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Programe o marketing da própria agência

Com a chegada do marketing digital, muitas agências vêm enfrentando dificuldades para continuar rentáveis e prestigiadas no mercado. Nesse sentido, nunca é demais lembrar que a agência é um negócio e, como tal, também precisa de uma programação de propaganda para crescer com qualidade.

O plano de negócios pode ser um excelente aliado nessa missão, na parte na qual serão definidas as estratégias de marketing da sua própria empresa. É necessário traçar um bom cronograma de ações de como atrair clientes e preservar os atuais.

Se você quer apostar mais no Inbound Marketing, pense onde estão as chances de formar novos leads. Um bom começo é segmentar. Suponha que seu negócio esteja muito acostumado a trabalhar no offline com clientes do varejo. Ofereça serviços digitais para essa fatia empresarial.

Implemente políticas de gestão financeira

Você precisa ter em mente que seu plano financeiro não vai dar certo sem uma gestão financeira eficiente. O raciocínio é simples: se você perder o controle dos gastos no dia a dia, sua conta final sobre as despesas vai sofrer desvios.

Se na correria do cotidiano ninguém faz uma contagem precisa dos ganhos, sua análise de receitas também correrá o risco de ser distorcida. Nesse contexto, o controle diário sobre o fluxo de caixa é imprescindível para o plano financeiro.

Como você vai precificar com segurança se não souber quanto gasta com cada cliente? É necessário ter todas as contas na ponta do lápis: investimentos em pessoal, nos mais diversos tipos de mídia, em gastos com manutenção, como conta de luz, aluguel, transporte etc. Em outras palavras, não dá para estabelecer um plano financeiro macro sem políticas rígidas de supervisão sobre as finanças lá na ponta, dia após dia.

Veja os benefícios do plano de negócios

O plano de negócios traz muitas vantagens para a agência, a começar pela análise das condições atuais do mercado. Dessa forma, você não precisa dar um passo importante no escuro. Assim, terá mais condições de fazer as escolhas certas.

Afora isso, esse documento pode servir como um termômetro do crescimento. Basta consultá-lo periodicamente e comparar o que foi programado com o que realmente está sendo colocado em prática.

Desse jeito, os gestores corrigem os erros durante o caminho para o cumprimento das metas, o que vai aumentar as chances de sucesso dessa empreitada. A seguir, confira mais recompensas de um plano de negócios!

Acesso ao crédito bancário e a outros tipos de capital externo

Muitas vezes, depois de descobrir para onde quer ir, a empresa percebe que não tem condições financeiras para isso. Então vem aquela dúvida: como aumentar a produtividade com dinheiro limitado?

Das duas uma: ou a agência desiste ou busca capital fora. Nessa situação, oferecer um plano de negócios bem elaborado contará muitos pontos a seu favor. Com ele, é mais fácil conseguir uma reunião com o gerente de uma instituição financeira ou mesmo convencer novos parceiros e sócios para impulsionar os seus objetivos.

Voltando à questão do digital: todos sabem que é uma área em franca ascensão. De repente, com um planejamento de negócios estruturado da forma correta, você até pode conseguir um financiamento vantajoso para fazer seu sonho virar realidade.

Confiança do mercado

Com um plano de negócios, a agência desfaz aquela imagem de que na comunicação e na publicidade tudo funciona meio que na base do improviso. Esse relatório desperta a confiança no mercado, demonstra a sua preocupação com questões táticas e de gestão. Em outras palavras, o documento incorpora mais seriedade à reputação da empresa.

Prevenção de riscos

Dentre as etapas de formulação do plano de negócios está a análise de mercado. Com ela, vai ser bem mais fácil enxergar investimentos muito arriscados ou até mesmo pouco lucrativos. Ao confeccionar essa parte do relatório, serão levantadas respostas para estas perguntas:

  • O cenário da economia é propício ao desenvolvimento das suas ideias na prática?
  • Quem são e onde estão os concorrentes diretos das suas intenções empresariais?
  • Quais são os seus diferenciais para fazer uma disputa de mercado robusta?
  • Quais são os perfis de seus clientes ideais? Onde eles estão? Quem os atende hoje?

Descubra quais são os principais desafios em sua elaboração

Se você chegou até aqui, já sabe que a confecção desse relevante documento é um dos principais passos para a gestão estratégica dos negócios. Quando se parte para a sua execução, porém, podem aparecer dificuldades, o que é até natural diante da complexidade desse registro corporativo. Por isso, separamos, a seguir, os passos mais críticos durante essa jornada. Veja!

Equilíbrio no detalhamento

O plano de negócios requer um nível alto de detalhamento de informações, mas tome cuidado para não se perder e exagerar. Se ele virar uma espécie de Bíblia, quem terá ânimo de consultá-lo, não é mesmo? Até você terá dificuldades para recuperar os dados se tiver um documento com 500 páginas ou um milhão de arquivos.

Comprovação do potencial de progresso

Na hora de estabelecer as estratégias, faça uma boa pesquisa de mercado. Muitas vezes, o empresário tem excelentes ideias, mas enfrenta problemas para defendê-las com argumentos sólidos.

Reprodução clara das condições do negócio

Outro grande desafio do plano de negócios para agências é conseguir um retrato fiel da realidade. Isso acontece porque é muito comum, nesse segmento, a falta de controle sobre o fluxo de trabalho e sobre os dados de desempenho (financeiros, de vendas, de qualidade de serviços, de perda de clientes etc.).

Quem não tem processos e a gestão bem definidos não vai fazer uma avaliação realista da sua posição de mercado, por exemplo, uma vez que não terá armazenado informações exatas para traçar seu diagnóstico.

Fuja dos principais erros

Na elaboração do plano de negócios, muitos erros são recorrentes entre as empresas, ainda que sejam falhas até aparentemente tolas. Isso acontece, na maior parte dos casos, como um reflexo da falta de estrutura organizacional. Os gestores têm a intenção de fazer um excelente plano de negócios, mas falta base para alimentá-lo. Veja alguns deslizes corriqueiros:

  • objetivos insuficientemente claros: suas metas precisam ter prazos, responsáveis, programas de ação etc. Esquecer de um ou outro detalhe nessa etapa pode fazer com que seus propósitos fiquem engessados;
  • minimizar a concorrência: frequentemente, os empresários ficam tão entusiasmados com uma ideia boa que se esquecem de verificar se tem alguma agência que já esteja fazendo isso;
  • excesso de otimismo nas finanças: outra falha muito comum são as inconsistências nas informações financeiras, seja por falta de controle sobre esse tipo de dado, seja por otimismo exagerado nas projeções das receitas, seja pela simples falta de capacidade para avaliar o seu próprio desempenho e fazer o gerenciamento correto das despesas;
  • não enxergar seus pontos fortes para a disputa de mercado: esse é mais um erro com origem na má gestão das próprias informações. Com dados organizados, por exemplo, você descobre quais são os seus clientes mais rentáveis e foca suas políticas de retenção, fortalecendo seu papel de concorrente de peso em sua área de atuação. Infelizmente, muitas agências não fazem essa lição de casa e perdem, com isso, grandes chances de crescer.

Pondere sobre a contratação de um software

Testemunhar o crescimento da agência é uma alegria para o proprietário, mas sem os devidos cuidados pode se tornar uma dor de cabeça. Quem trabalha com processos amadores, à medida que absorve novos clientes, se perde nos prazos e até na qualidade.

Por esse motivo, adotar softwares para agências de comunicação tem sido uma escolha comum entre os profissionais de ponta da área. Esses programas de informática contribuem para formular qualquer plano de negócios, uma vez que otimizam o trabalho e, ao mesmo tempo, armazenam todas essas informações automaticamente.

Desse modo, essas soluções tecnológicas permitem que você faça a montagem do seu plano de negócios com uma precisão cirúrgica. Confira outros benefícios dos softwares especializados!

Relatórios de expansão

Os melhores programas desse segmento dispõem de comparativos anuais e trimestrais para você mapear a maneira como a agência vem crescendo. Esses pareceres incluem dados importantes do negócio como DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), vendas e o ponto de equilíbrio ou desequilíbrio entre o custo e as horas trabalhadas dos colaboradores.

São ferramentas cruciais para avaliar o desempenho e a rentabilidade em determinado intervalo e que vão tornar seu plano de negócios mais consistente e fidedigno.

Avaliação de BI

O empresário tem acesso a relatórios de BI (Business Intelligence) que vão bem além do armazenamento: eles fazem cruzamento de dados, transformando métricas e indicadores em orientações práticas para a tomada de decisão. Em outras palavras, o gestor ganha uma visão panorâmica de tudo que acontece.

Controle financeiro

Alguns softwares no mercado fazem a conciliação automática de boletos, o que reduz o tempo gasto com a distribuição desses documentos bancários. Afora isso, esses sistemas mostram os lançamentos de gastos e recebíveis de forma muito simples e ágil. Dessa forma, acaba aquele velho problema de ausência de controle sobre a movimentação do fluxo de caixa.

É possível ainda acessar relatórios sobre os pagamentos atrasados e sobre o percentual de inadimplentes. Mais um incentivo é a projeção de ganhos e custos, que ajuda o dono da agência a se precaver em caso de uma previsão de baixa nas receitas, por exemplo.

Os líderes ficam sabendo sobre as datas de entradas e saídas por alertas automáticos. Assim, é possível planejar o pagamento de fornecedores e funcionários com critérios de inteligência que vão favorecer a liquidez.

Documentos padronizados

Esses programas ajudam a organizar documentos ao estabelecer um padrão para todos os registros da cadeia de produção: recibos de clientes, de pagamentos a fornecedores, de cotação, de eventos, de ordens de serviços, de planejamento de mídia, entre outros. Desse modo, você não perde tempo formatando arquivos na hora de preencher os anexos do seu plano de negócios.

Acompanhamento dos jobs

Com um bom sistema de informática, é viável analisar os detalhes de cada job: o que já foi aprovado, o que está em andamento, o que ainda falta fazer e tudo isso com acompanhamento de prazos. Honrar com os compromissos é algo essencial para que o plano de negócios funcione.

Ranking dos clientes mais rentáveis

Soluções de tecnologia produzem listas dos clientes mais rentáveis de uma agência. Você já parou para pensar que o contrato com o maior valor pode não ser o mais lucrativo? Isso vai depender de quanto tempo essa empresa consome de horas trabalhadas de seus funcionários.

Assim, ao cruzar esses dados, o gestor fica sabendo quais são as contas mais interessantes financeiramente e pode, dessa forma, direcionar mais esforços para esse tipo de anunciante.

Como você já deve ter notado, o plano de negócios é um instrumento fundamental para crescer com segurança. Com o suporte de softwares especializados, fica simples traçar esse documento com mais precisão de dados.

Assim, você conseguirá apresentar resultados mais consistentes. Ainda com dúvidas? Quer saber mais dicas de gerenciamento? Então leia nosso post sobre como fazer a gestão financeira da agência!