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Organize processos financeiros da sua agência com estas 7 ferramentas

Como você gerencia seus processos financeiros? Conheça agora 7 ferramentas que vão facilitar esse processo na sua agência!

[fa icon="calendar"] 11/12/2017

Organização dos processos em uma agência

Utilização do Sistema iClips em uma de nossas agências parceiras - a CL/AG. Imagem cedida pela própria agência.

Manter os processos financeiros em ordem é imprescindível para o sucesso de qualquer negócio. Essa é uma premissa básica que pode até parecer óbvia demais. Acontece, porém, que muitos empresários experientes e respeitados acabam se perdendo na hora de organizar as suas finanças. E no mercado publicitário isso não é diferente.

Afinal de contas, são muitas tarefas na rotina de uma agência: reter clientes, gerenciar as equipes, fiscalizar os cumprimentos de prazos, aprimorar as operações, conservar a posição conquistada no setor etc.

Isso sem levar em consideração os objetivos de longo prazo, como tornar a agência mais rentável e encontrar outros trabalhos interessantes.

Além de toda essa correria, muitos profissionais desse ramo não têm perfil de gestor, pois acham os assuntos administrativos chatos e cansativos. Talvez até haja certa verdade nisso, mas a situação econômica não pode ficar de lado, por mais enfadonha que ela seja.

Com certeza você já percebeu, no seu próprio bolso, o quanto a falta de um bom sistema de gestão pode influenciar negativamente nas operações publicitárias. Um gerenciamento malfeito é praticamente sinônimo de perda de lucratividade.

Conforme a agência cresce, aumenta-se o número de transações e mais dados precisam ser monitorados. Muitos profissionais têm consciência da necessidade de um controle financeiro mais rigoroso, mas não sabem o que fazer para conquistar um manejo criterioso dos recursos.

Se você se identifica com esse cenário, não pode perder este post. Aqui, vamos apresentar 7 ferramentas muito úteis para dar suporte nesse trabalho. Ficou interessado? Venha com a gente!

 

7 ferramentas que podem facilitar a organização financeira da agência

 

1. Sistema ERP

Considerado um instrumento seguro, o sistema ERP ajuda a preservar as finanças em ordem de um jeito fácil e prático, e é uma ferramenta que unifica as tarefas de uma empresa, contribuindo para gerenciar processos com mais precisão.

Entre as várias funcionalidades oferecidas por essa alternativa, destacamos aqui o controle de todas as entradas e saídas, que serve para amplificar o acompanhamento dos resultados do fluxo de caixa e da gestão de estoque.

Aliás, o fluxo de caixa pode ser considerado como um dos itens mais importantes a serem avaliados na contabilidade de uma empresa. Isso porque essa prática faz o controle diário dos ganhos e dos gastos.

Sem a ajuda da tecnologia, essa tarefa demanda muito tempo, dedicação e disciplina, e sempre pode expor um administrador a erros. O gestor não deve esquecer de incluir nesse módulo de avaliação os valores despendidos com gastos fixos, como água, luz, aluguel, salário de funcionários, entre outros.

Uma distorção nas entradas e saídas de recursos econômicos põe em risco a saúde financeira da agência, uma vez que a falta de alguns itens gera desconformidades. Imagine, por exemplo, que alguém não se lembrou de incluir no item "contas a pagar" os desembolsos permanentes.

Isso leva o administrador ao erro, já que ele acreditará que tem um saldo maior do que o real. Por isso, preste bastante atenção na hora de enumerar quais são os seus gastos.

Com o uso de sistemas ERP, tarefas desse tipo ficam mais fáceis, já que a maioria deles é acessado online com armazenamento em nuvem, o que proporciona maior proteção dos dados. Justamente por ser baseado na internet, essa solução tem a vantagem de acesso de qualquer lugar.

Ele é bastante recomendando para a economia empresarial e traz ainda a integração com outros aplicativos. Mais um incentivo dessa alternativa é que ela gera relatórios de desempenho, fornecendo à diretoria condições mais sólidas para a tomada de decisão. Como resultado, os custos acabam reduzidos, pois desperdícios são identificados e pontuados por essa ferramenta.

Entre os recursos do sistema ERP também está a leitura de quais serviços ou produtos fazem mais sucesso entre seus clientes, bem como os que eventualmente tiverem taxas de rejeição significativas.

Desse modo, é possível que a administração amplie seus negócios ao focar com mais intensidade nas mercadorias ou serviços que costumam ser bem-recebidos junto ao seu público-alvo. Assim, a agência não perderá tempo nem dinheiro em projetos de pouca aceitação.

Nova chamada à ação

O sistema ERP, no entanto, costuma demandar mais tempo para sua implementação, que vai precisar de algumas fases até ficar completamente disponível.

A instalação de softwares estilo ERP requer etapas, como a definição da arquitetura do app, a elaboração da interface, os testes com os usuários, entre outras. 

 

2. Google Analytics

Guia com dicas de Gestão Financeira para Publicitários

Entenda os principais conceitos que todo publicitário precisa saber para manter sua agência saudável.


Gestão Financeira para Publicitários

O Google Analytics foi criado com o intuito de oferecer o monitoramento do tráfego em sites comerciais, mas ele é um bom mecanismo para ajudar no controle das finanças, pois dispõe de dados sobre o comportamento das vendas.

Além disso, ao evidenciar as experiências dos visitantes em uma página, ele dá ao gestor suporte para perceber o que mais agrada a seus usuários.

Com adesão gratuita, essa plataforma gera índices estatísticos muito diversificados e é relativamente fácil de utilizar. É um dos mecanismos mais usados da internet e a dispensa do pagamento figura entre os principais fatores a contribuir para esse resultado.

É permitido “turbinar” o Google Analytics por meio de programas-satélite batizados de ad-on. Eles acrescentam recursos à interface-mãe, o que possibilita um número maior de enquadramentos para o conteúdo visualizado.

Também conhecidos como plug-in, esses aplicativos complementares podem fazer muita diferença na organização de seus processos financeiros. Abaixo, acompanhe uma lista com 4 programas-acessórios do Google Analytics.

 

2.1. Planilhas Google

Com o ad-on Planilhas Google, é possível aniquilar aquele trabalho maçante e monótono de importar e exportar os dados manualmente das planilhas para a aplicação.

É viável elaborar fórmulas customizadas, utilizar dashboards para visualizar gráficos e informações de maneira didática, gerar relatórios automáticos em tempo real, compartilhar o andamento dos jobs com o restante da equipe — principalmente do departamento financeiro — e definir as regras para restringir o acesso a todo esse material.

 

2.2. Meta

Como já diz o próprio nome, o plug-in Meta serve para ajudar as empresas a fiscalizarem seus passos em direção aos principais objetivos.

Definir, perseguir e atingir as metas são ações essenciais para qualquer empreendedor, certo? Um dos recursos do Meta é mostrar se os visitantes — ao navegarem por determinado endereço virtual — realizam ou não as ações que os criadores desse site planejaram para o fluxo.

Assim, é possível saber quantas pessoas de fato fecharam uma compra, usaram os cupons de abatimento de preços distribuídos em uma promoção ou assinaram a sua newsletter.

Portanto, com essa ferramenta dá para colher informações muito relevantes sobre o trajeto dos clientes do acesso até o CTA (Call to Action). Mais: também dá para saber a origem, isto é, por meio de quais hardwares (celular, tablet ou computador) determinada atitude foi tomada.

Esse plug-in intervém bastante nos objetivos de marketing, com resultados concretos sobre o faturamento e sobre as métricas importantes para a agência.

 

2.3. Visualização do funil

Semelhante ao Meta, esse app suplementar do Google Analytics possibilita a análise completa das etapas de suas vendas, ou seja, mostra o comportamento de compra. Trata-se de um recurso que exibirá as perdas com transações digitais inconclusas.

Por exemplo: um consumidor inicia uma compra pelo site, mas acaba desistindo no meio do caminho. A Visualização de Funil informa essa porcentagem de desistência, bem como em que estágio da navegação as paralisações são mais comuns.

Desse modo, os desenvolvedores do site têm a chance de modificá-lo e deixá-lo mais amigável aos visitantes, reduzindo a quantidade de processos de compra interrompida.

A Visualização de Funil tem como desvantagem o fato de não compilar conteúdo retroativo, mas suas taxas de atualizações são mais ágeis do que os relatórios emitidos pelo plug-in Meta, do qual falamos acima. Ao descobrir as principais razões para esses abandonos na intenção de compra, o gestor reverte esse processo, o que impacta diretamente nas finanças. 

 

2.4. Listas Inteligentes

Outro aplicativo que pode ser adicionado ao Google Analytics é o Listas Inteligentes, bastante eficaz para alcançar o público-alvo e para estimular as estratégias de fidelização, o que também ajuda no controle orçamentário. Assim, você consegue desenvolver documentos sobre seus principais anunciantes e relacionar os valores devidos à agência.

Isso porque o app propicia a elaboração de listas com especificações hipersensíveis, que garantem atualizações dinâmicas e automáticas.

Elas são completamente diferentes dos modelos estáticos de arquivos, que demandam muito tempo para receber alterações. Fundamentado no comportamento dos usuários no site, esse programa faz mudanças previamente agendadas de acordo com um padrão.

Com esse plug-in, é possível criar uma lista com os clientes que deixaram de efetuar um pagamento ou cuja data de vencimento está próxima. Desse jeito, o controle financeiro acaba aprimorado sem que seja necessário muito esforço. 

Só que há um porém: a maioria dos gestores em propaganda leva uma vida corrida, ou seja, praticamente não conta com tempo o suficiente para administrar todas essas novidades tecnológicas, que mudam todos os dias.

Se para você parece inviável trabalhar com o Google Analytics e suas variações, talvez uma interface customizada para o setor publicitário seja a resposta. Abaixo, vamos mostrar outra opção também muito efetiva no respaldo aos processos financeiros. Continue a leitura!

 

3. iClips

O iClips é um software específico para agências de publicidade e comunicação e, por causa disso, pode ser a saída para os profissionais que estão à procura de aparatos tecnológicos de uso simplificado. Esse app faz a total integração de departamentos.

Assim, um cruzamento acurado dos dados operacionais, comerciais e econômicos potencializa os resultados da gestão. Por meio dessa interligação entre as diversas áreas, é simples gerar relatórios dinâmicos com conteúdo qualitativo, que servirá de suporte à tomada de decisão.

Com esses informes, é permitido mensurar a produtividade da equipe, a margem de lucro em cada uma das contas, a venda mais lucrativa, os clientes mais prejudiciais e os mais rentáveis. Isso é um importante apoio não apenas para a situação econômica, mas para o planejamento tático como um todo.

Afinal de contas, se uma campanha publicitária toma muito tempo operacional e não gera uma receita tão alta, talvez ela não seja assim tão estratégica para os negócios. Por essa razão, a comparação entre os dados é imprescindível

Mais um incentivo para o uso dessa interface é a avaliação que mostra o nível de dependência da agência em relação a determinado contrato. É uma análise que exibe o impacto de um anunciante no caixa da empresa.

Com a preocupação com a rotina e as tarefas do cotidiano, muitos gestores se esquecem de garantir que haja sempre um equilíbrio.

Portanto, não permita que uma única conta seja responsável por mais da metade da receita da agência, por exemplo. Para conseguir isso, é fundamental um trabalho sólido e permanente para a expansão e retenção de clientes. Abaixo, preparamos uma lista com as principais funcionalidades desse app, que pode ser testado gratuitamente por 7 dias

 

3.1. Planejamento de despesas e receitas

Uma das principais atividades do controle financeiro é calcular as receitas e as despesas e esse app realiza a automatização desses serviços. Existem as funções replicar e parcelar, que ficam na mesma tela em que os lançamentos são gerados, o que garante maior praticidade para o usuário.

Depois de lançar um pagamento a receber, com a função replicar, dá para usar filtros que aprimoram a procura por informações, simplificando o processo de baixas. 

 

3.2. Controle de BV, honorário e repasses aos veículos e fornecedores

Esse instrumento calcula o faturamento dos serviços de terceiros, como o Bônus de Veiculação (BV), honorários e demais repasses. Ele também gerencia valores de comissões, honorários em relação às contratações, especifica as formas como serão emitidas as notas fiscais, isto é, se os serviços serão remunerados pela agência ou direto pelo cliente. 

A ferramenta ainda serve como referência na elaboração de documentos de contratação, o que assegura mais transparência para os colaboradores.

A cada transação aprovada, o software emite alertas automáticos para o setor financeiro. Este, por sua vez, terá uma tela denominada de “pré-faturamento”, em que ficarão disponíveis todos os itens aprovados pelo contratante e autorizados pela agência.

Também há como separar as receitas operacionais dos repasses, o que simplifica a avaliação de desempenho, porque a interpretação dos dados ficará mais próxima da realidade.

 

3.3. Análise de fluxo de caixa

Esse app faz o controle automático do fluxo de caixa, além de conciliação bancária e saldo de contas. Por meio dessa ferramenta, é permitido um monitoramento minucioso de todas as movimentações nas contas. A avaliação de saldos exibe a situação atual, bem como faz uma previsão de acordo com o planejamento dos usuários. 

 

3.4. Avaliação DRE

Essa funcionalidade do iClips possibilita a avaliação financeira por meio do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), que mescla os rendimentos operacionais e não operacionais. A referência para esse instrumento é o plano de contas da agência, que deverá apontar qual é o indicador DRE para cada categoria. 

 

3.5. Gestão do Fee Mensal e Custo Interno

Devido ao fato de ser um aplicativo voltado à integração de vários setores de uma agência, o iClips consegue uma comunicação direta entre a direção e o departamento contábil. Desse modo, a aprovação de um Fee Mensal ou de uma despesa chega ao setor financeiro instantaneamente.

 

3.6. Gerenciamento de Comissões

Essa aplicação traz um aparato digital para ajudar a manter sob controle os valores devidos aos funcionários que recebem comissão por atendimento ou fechamento de contratos. Assim, todas as contas a pagar referentes a essas retribuições são calculadas de forma automática. 

 

3.7. Pareceres com indicadores financeiros

O app também produz documentos com os resultados econômicos, que podem ser avaliados mensalmente ou por trimestre. Há uma comparação entre receitas e despesas que contabiliza a lucratividade em determinado intervalo.

Dá ainda para acessar o saldo das contas bancárias a cada mês, bem como a quantia acumulada. Nesse módulo, o software faz um levantamento sobre as contas pagas com atraso e sobre a inadimplência. 

 

3.8. Emissão de notas fiscais e boletos

Outra aplicação bastante útil é a emissão de boletos bancários (carteira não registrada) a partir de lançamentos com conexão com as principais instituições financeiras do país. Também é possível, por meio dessa utilidade tecnológica, efetuar a conciliação de boletos e emissão de notas fiscais eletrônicas (NFS-e). 

 

4. Granatum

O Granatum é um aplicativo compatível com sistemas operacionais Android, que reúne várias funções financeiras em uma plataforma única. Ele exibe uma visualização bastante completa do comportamento do fluxo de caixa.

Há ainda a opção de usar filtros para analisar um mês, um trimestre ou outros períodos específicos. Também realiza o controle automático das contas a serem pagas e a serem recebidas, produz notificações de prazos vencidos e emite NFS-e, boletos e recibos.

Outra utilidade dele é a geração de relatórios de despesas e estabelecimento de metas. A desvantagem é que ele não tem funções tão específicas para o mercado publicitário, embora possa ser utilizado pelo setor, de maneira adaptada. Para acessá-lo, será preciso abrir uma conta na página da própria ferramenta.

 

5. Meu Dinheiro

Esse software de gestão facilita o gerenciamento econômico pessoal e de pequenas empresas. Nele, há quase todas as funcionalidades necessárias para o bom gerenciamento dos processos financeiros: valores a pagar e a receber, supervisão das movimentações em cartões de crédito, fluxo de caixa, emissão de recibos e estabelecimento dos objetivos orçamentários.

O app elabora relatórios com gráficos para ilustrar os resultados e possibilita a distribuição por subcategorias, com notificações por e-mail. O uso pode ser feito por desktop e pelos sistemas operacionais iOS e Android. 

 

6. Sebrae Canvas

O Sebrae Canvas é outra ferramenta muito útil para organizar processos, embora também não seja específico para a publicidade. Como já está explícito em sua própria nomenclatura, essa solução é baseada no método de planejamento estratégico Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas.

Ele é voltado para empreendedores que desejam saber qual é a viabilidade econômica de um negócio e fazer alterações ágeis. Por sua velocidade, é muito indicado para proprietários de startups. É permitido baixá-lo de graça para dispositivos com sistema operacional iOS.

 

7. Planilhas do Excel

Pioneira na automatização da gestão administrativa de empresas, as velhas e já conhecidas planilhas do Excel continuam sendo um bom instrumento para a ordenação financeira.

Sua desvantagem é a necessidade de abastecer as planilhas com as informações da empresa, o que acaba tomando muito tempo dos gestores ou de seus colaboradores.

Também é um inconveniente a baixa segurança dos dados, que podem ser distorcidos por um mero erro de digitação. Existe ainda o risco da perda de informações por problemas no servidor ou no computador em que elas estão salvas.

As planilhas do Excel também são vulneráveis à invasão de usuários não autorizados, que podem manipular e causar desconformidades em suas leituras. A recomendação é utilizar esse programa para controles mais básicos e para a administração das finanças particulares.

Ela pode não ser tão eficaz nos casos em que a quantidade de informações é muito alta, pois há um limite de armazenamento para esse software, cujas planilhas contam com, no máximo, 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. 

Um benefício dessa ferramenta é que ela está inclusa no pacote Microsoft Office, com acesso direto pelo computador, sem dependência da internet. Mesmo assim, é possível encontrar essas planilhas online.

Quem prefere mecanismos mais clássicos de gerenciamento costuma se identificar com esse instrumento, pois tem mais tempo no mercado do que a maioria das soluções tecnológicas atualmente à disposição. Por isso, é mais fácil encontrar material de instruções de uso, como tutoriais em vídeo ou textos em blogs.

Como vimos, um minucioso e dinâmico controle dos processos financeiros é essencial para as agências que estão à procura de crescimento no mercado. 

Com o sistema correto, será simples integrar departamentos, automatizar processos e acessar de forma instantânea os relatórios de Business Intelligence. Com a ajuda da tecnologia, sua gestão vai obter a exatidão necessária para manter as finanças nos trilhos.

E se a opção for um software para agência de publicidade, você conquista soluções leves, fáceis, eficientes e rápidas para problemas específicos do seu setor. Assim, sobrará mais tempo para ter insights criativos, para refinar o relacionamento com seus clientes e para buscar novos jobs.

E aí, o que achou do nosso post? Quer mais informações sobre o assunto? Então, entre em contato com a gente!



Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Supervisora de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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