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Retrabalho: Como Diminuir a Refação na Agência?

As temidas alterações são verdadeiras inimigas da produtividade das agências. Neste artigo, confira algumas dicas para reduzir os retrabalhos em sua agência!

[fa icon="calendar"] 12/04/2017

Hoje em dia, tempo é uma preciosidade o qual não pode ser desperdiçado. Ainda mais com o mercado que está cada vez mais acirrado, é fundamental que as agências tenham um bom planejamento para evitar as alterações nos jobs e garantir uma boa margem de lucro líquido.

As rotinas das agências de publicidade são sobrecarregadas, e é normal que chegue uma alteração ou outra em um job de vez em quando. Quem trabalha com criação e desenvolvimento sabe disso. O que não deve acontecer é essa situação se tornar uma rotina. A margem de lucro da empresa é completamente prejudicada quando há alterações a todo momento e em muitos os jobs. Neste artigo você vai entender um pouquinho sobre as melhores práticas para impossibilitar essas circunstâncias.

Retrabalho em Agências de Publicidade

Quando há alteração, as devidas modificações devem ser realizadas. Porém, há maneiras de se evitar os ruídos nos projetos da agência para que não haja modificação neles. E essas maneiras são práticas simples. A maioria das agências já colocam em prática essas medidas. Porém, algumas não evitam essas refações e perdem o tempo de seus profissionais que poderia ser aproveitado em um novo projeto, melhorando a rentabilidade da sua agência.

Por isso, primeiramente, uma boa gestão de custos deve ser de conhecimento por parte de qualquer gestor. Ele deve sempre avaliar se determinado job está conseguindo se pagar e a partir de qual momento ele já está gerando prejuízos para a agência. Quando há muitos retrabalhos, ou seja, muitas alterações em jobs, provavelmente aquele serviço já não está gerando lucratividade significativa para a empresa. Além disso, quanto menos alterações, mais satisfeitos os clientes irão ficar e mais confiabilidade no trabalho da agência ele terá.

 

Por que tenho que evitar retrabalhos?

Por um motivo mais do que óbvio: refação é sinônimo de perder tempo. E perder tempo é sinônimo de perder dinheiro, certo? Por isso é tão importante uma boa gestão financeira, para avaliar se os jobs de uma agência estão gerando lucro e, se não estão, quais são os motivos de isso estar acontecendo.

Mas é importante que se tire uma lição de cada refação que aterrissa na agência. Não basta somente que a alteração seja feita e pronto. É fundamental que cada funcionário analise bem o feedback que foi dado para não voltar a cometer os mesmos equívocos e para que sejam assertivos. Com isso, os profissionais estarão em constante aperfeiçoamento.

retrabalho

Mas você deve estar se perguntando "Como diminuir, afinal, a refação em minha agência?" A gente enumerou alguns pontos essenciais para que você consiga evitar, ao máximo, a refação na sua agência. Confira a seguir!

Produzindo um bom briefing

Lá vem de novo o briefing! A gente bate muito nessa tecla, não é mesmo?! Mas falando sério, essa parte é o início de tudo. É do briefing que vem todas as indicações e bases para o desenvolvimento de um job. É importante, portanto, que você não cometa nenhum erro produzindo o seu modelo de brief.

O briefing é o resumo, a instrução de todo o trabalho que você irá desenvolver, é o primeiro passo a ser dado depois do atendimento ao cliente.

Isso porque é neste documento que irão estar todas as informações que você precisa. Por isso, é importante que sejam inseridas apenas as informações extremamente necessárias, descartando todas aquelas que não acrescentam em nada no trabalho. 

Neste documento, são indispensáveis informações como os principais dados do seu cliente, bem como os dos concorrentes; os objetivos que seu cliente quer conquistar e que vão ser a base para a campanha e também os meios e veículos pelos quais a campanha será divulgada. Faça o download do nosso modelo de briefing clicando aqui.

Por isso, o modelo de briefing que contém todas as informações necessárias e suficientes para servirem de base para o seu projeto resultará, certamente, em um trabalho mais bem feito. Isso é um fator primordial para que a refação dos trabalhos seja evitada.

Nova chamada à ação

 

Organizando o fluxo de trabalho

Se tem uma palavrinha mágica que é o segredo de um trabalho e com bons resultados, essa palavra é organização. Planejamento e sucesso andam de mãos dadas. Não é por acaso que, por trás de todo trabalho de criação bem sucedido, há um planejamento muito bem feito e organizado de acordo com as expectativas que se deseja alcançar

As agências de comunicação são divididas em setores e departamentos justamente para organizar melhor o fluxo de trabalho. O gerente de projetos de uma agência deve saber o caminho que um job percorre desde o atendimento até a entrega para o cliente final. Mas, além disso, ele deve saber encaminhar o job para cada colaborador, e na ordem certa, de modo que a tarefa não fique "indo e vindo" entre diversos setores, o que pode interferir na qualidade final do job.

  • Veja também Por que Otimizar o Tráfego de sua Agência?                                                                                                                                    Como você deseja que a sua agência seja? Uma agência na qual o fluxo não é bem determinado e as tarefas se perdem no meio do caminho, se tornando confuso? Ou uma agência focada em performance e eficiência, na qual o caminho do job segue de modo certeiro e cada funcionário sabe exatamente onde e com qual colaborador a tarefa está?

Na segunda opção, com certeza o índice de refação é bem menor do que no primeiro exemplo. Isso porque quanto menos confuso é o fluxo de trabalho, melhor o job é desenvolvido, por todas as partes da agência em que ele passará. Desse modo, o job corre menos risco de sofrer alterações.

Faça o download do nosso Modelo de Tráfego para Agências que ainda não utilizam um software de gestão integrada clicando aqui

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Delegando as tarefas e os responsáveis pela condução dos jobs

Esse tópico se relaciona diretamente com o primeiro. Do mesmo modo que o fluxo de trabalho deve ser muito bem organizado, as pessoas que vão conduzir os jobs em seu caminho até o cliente final também é um fator primordial, assim como as tarefas e etapas bem divididas e bem delegadas.

Isso se aplica a qualquer tipo de agência, tanto nas menores e com poucos funcionários, quanto nas maiores. Quando um job chega na agência, é fundamental que seja estabelecido qual (quais) colaborador(es) vai (vão) tocar e produzir aquele projeto. 

A delegação das tarefas e dos responsáveis por conduzirem cada etapa de determinado job vai otimizar a produtividade da sua agência. Além disso, vai evitar que seja necessária a alteração em alguma parte do job.

Limitando as alterações

Nas agências, uma prática muito comum é o contrato por Fee Mensal. Este tipo de contrato é um valor fixo que o cliente paga por mês para ter direitos a uma série de serviços preestabelecidas, ao invés dos mesmos serem cobrados por job. É possível já fechar um valor fixo X por todos os jobs a serem realizados; um valor menor Y + um valor para cada job ou o valor Z + a comissão por terceirização de serviços. 

Independentemente do tipo de contrato Fee Mensal, uma alternativa é já estabelecer e limitar, nesse contrato, a quantidade de alterações feitas em cada job. Desse modo, o cliente terá somente X vezes para alterar um job, não podendo ultrapassar esse limite. 

Esse modo de limitação pode evitar que um job volte, por exemplo, cinco vezes para a equipe da agência. O cliente vai saber que ele tem um número máximo de vezes que ele pode mandar para alteração. O que o cliente deve saber é que todo trabalho criativo envolve horas de planejamento e de execução e deve, sim, ser mensurado e cobrado. E a questão do preço é justamente o que abordaremos no tópico a seguir.

 

Estabelecendo um custo por alteração

Do mesmo modo que, pelo contrato Fee Mensal, você pode limitar as alterações de um job, uma outra alternativa para diminuir o retrabalho é estabelecer o custo por alteração. Para praticar isso, é só calcular se as possíveis despesas com as alterações já não estão compensando a receita do seu Fee Mensal. Já se o seu o contrato não é Fee Mensal, não tem problema. Cada alteração pode ser cobrada separadamente também.

Cada mudança no job envolve tempo de trabalho dos colaboradores de sua agência. E para saber se as despesas já não estão mais cobrindo o lucro do job, você terá que calcular o tempo de trabalho de cada colaborador. E isso é possível através do TimeSheet. Nos relatórios gerados por essa ferramenta, é possível perceber qual o valor/hora do funcionário.

De acordo com esses dados, você pode cobrar as alterações dentro do Fee Mensal ou então por fora, baseando-se nas horas trabalhadas.

 

Menos retrabalho, mais eficiência

O retrabalho é algo comum nas agências. Porém, de qualquer modo, além do fator do custo das alterações dos jobs, é preciso chegar na refação zero para que a agência ganhe a confiança do cliente e conquiste a credibilidade no mercado. 

Por mais que o dia-a-dia seja corrido no seu ambiente de trabalho, um bom planejamento se faz necessário pra que futuros reparos não atrapalhem o seu tempo. 

Nova chamada à ação

 



Giovanna Lima

Escrito por Giovanna Lima

Estudante de Jornalismo da Universidade Federal de Juiz de Fora e estagiária de Marketing na iClips. Trabalhar sempre com novos desafios é o que a motiva. Se dedicar à faculdade e focar no trabalho é um deles, mas acredita que tudo que é feito com paixão vale a pena.


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