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Software de gestão: como impulsionar o crescimento da sua agência

Você sabia que um software de gestão pode ajudar a melhorar a produtividade do seu time? Veja outros benefícios!

[fa icon="calendar"] 31/01/2018

Software de gestão para agencias-1

Saiba como gerenciar sua agência com controle e segurança.

Gerenciar uma agência de comunicação não é uma tarefa simples. São várias as demandas que podem necessitar da atenção do gestor, como a delegação dos jobs, o nível de produtividade dos seus colaboradores, a entrega de resultado aos clientes, a vida financeira da empresa, entre muitas outras questões.

Ter controle sobre todas essas variáveis de forma manual pode ser algo extremamente complicado, principalmente com as nossas rotinas cada vez mais corridas. A tecnologia pode ser uma parceira importante, ajudando você a entender melhor o seu negócio, automatizar tarefas e ainda garantir um controle mais preciso sobre todos os pontos essenciais da sua empresa.

Quer saber mais sobre esse assunto e descobrir de que forma um software de gestão pode ser o aliado que faltava para a sua agência? Então, continue a leitura!

 

O que faz um software de gestão?

Um software de gestão permite integrar todos os departamentos da sua empresa, facilitando e automatizando as suas tarefas e processos diários, oferecendo maior controle sobre as atividades dos seus colaboradores e garantindo ao gestor uma visão ampla do seu negócio, indo muito além do que apenas o controle financeiro.

Como cada tipo de empresa pode ter suas demandas específicas, contar com um sistema especializado no seu segmento, no caso de agências de publicidade e de comunicação, é o mais indicado. Isto garante que o software realmente será capaz de resolver os seus principais problemas.

Alguns benefícios que uma boa ferramenta de gestão pode trazer são:

  • melhoria nos índices de satisfação interna;
  • melhora na qualidade dos jobs entregues aos clientes;
  • maior produtividade e redução do retrabalho;
  • melhora no uso dos recursos da empresa;
  • mais controle financeiro;
  • redução das perdas de tempo e de recursos em atividades ou processos que não trazem retorno;
  • maior eficiência empresarial.

Com os softwares que rodam online, você ainda poderá ter acesso aos dados do seu negócio de qualquer computador, tablet ou smartphone, garantindo informações precisas em qualquer situação, sem correr o risco, por exemplo, de perder dados essenciais por problemas em alguma das suas máquinas.

 

Como um software de gestão pode ajudar a minha agência?

Você já viu no tópico anterior algumas das vantagens importantes de um sistema de gestao. Vamos explicar em detalhes alguns dos benefícios que este programa pode trazer para o dia a dia das agências — e como ele pode ser o propulsor do seu crescimento.

 

Automatização e controle das tarefas

Delegar corretamente os jobs para as suas equipes internas é algo extremamente importante em qualquer agência de comunicação, pois isso garante que o trabalho solicitado pelo cliente seja entregue de acordo com o briefing e dentro do prazo estipulado.

Mas quando a tarefa precisa passar por vários setores, podem começar a surgir problemas, como perda de prazo, lentidão, procedimentos em desacordo com os desejos do cliente, dificuldades de aprovação e, claro, o retrabalho.

Se você não tem controle sobre as suas tarefas e tudo é feito manualmente, o tempo perdido em cada uma das etapas e as dificuldades de comunicação pode tornar o resultado final pouco interessante para o cliente e fazer você perder tempo e dinheiro realocando seus times para refazerem o que foi pedido.

Um software que trabalhe com timesheet facilita na hora de distribuir e acompanhar os jobs, permitindo que você saiba em qual fase está cada tarefa, quem é o responsável pelas ações ações e o nível de produtividade dos seus funcionários.

Guia de Reflexão: 6 Problemas de uma Gestão não Padronizada

Neste guia são pontuadas as consequências de uma gestão que não acompanha um padrão. Faça o download e reflita sobre os processos da sua agência


Problemas de uma gestão não padronizada

 

Bussiness Intelligence

Como você toma as suas decisões gerenciais? Geralmente para que elas façam sentido e realmente tragam impactos positivos ao seu negócio, é importante que sejam baseadas em dados e estatísticas sobre a sua agência. Porém, ter acesso a esses itens sem contar com uma boa ferramenta de gestão pode ser complicado.

O Bussiness Intelligence permite o cruzamento de dados operacionais, comerciais e financeiros, oferecendo um controle mais detalhado e um embasamento muito maior para a sua tomada de decisões.

Por exemplo, você conseguirá saber com precisão quem são os clientes mais rentáveis para a sua agência, o tempo operacional que cada cliente demanda dos seus times, o nível de dependência que a agência possui de determinada conta, entre outros dados.

Tudo isso garante que você tome decisões mais corretas e até anteveja cenários, otimizando a sua gestão e favorecendo a integração com uma análise de dados mais abrangente e real.

 

Integração entre os departamentos

Uma agência de publicidade tem o seu principal ativo nas horas de trabalho das suas equipes e por isso controlá-las de forma eficiente é tão importante. Uma empresa com processos truncados ou com departamentos que não conseguem se comunicar de maneira eficiente poderá ter problemas como baixa produtividade, margem de lucro reduzida ou até mesmo alto índice de retrabalho.

Esse tipo de sistema também pode lhe ajudar neste sentido, integrando e automatizando as operações e colocando os departamentos em contato de maneira automática.

Assim, quando um novo job for distribuído, as informações sobre cada etapa já estarão disponíveis no software, bem como a indicação do que cada profissional realizou, com alertas automáticos sempre que um departamento precisar se comunicar com o outro.

Você poderá acessar todas as alterações feitas pelas suas equipes, as indicações ou recomendações do cliente, o status de cada tarefa e muito mais gerenciando de forma mais eficaz o tempo gasto pelos seus funcionários em cada uma das contas que você administra e ainda garantindo que todas as tarefas sejam entregues no prazo.

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Centralização de documentos referentes aos clientes

O número de arquivos e informações sobre cada cliente da agência pode ser imenso e centralizar tudo isso em pastas dentro de um servidor nem sempre é algo seguro. Além dos problemas que podem acontecer com as máquinas, ainda existe a possibilidade de não encontrar aquela informação que você mais precisa, gastando tempo e reduzindo a sua produtividade.

Com uma ferramenta específica para agências, é possível elaborar e arquivar os documentos necessários para cada negócio ou cliente, além de ter acesso a históricos automáticos que indicam o responsável por ação e o detalhamento dela, facilitando a prestação de contas aos clientes.

Os softwares que funcionam em nuvem ainda contam com muito mais segurança, porque os seus dados não ficam salvos nas suas máquinas, impedindo que erros e problemas nelas acabem destruindo informação relevante dos seus clientes e dificultando o seu trabalho.

Além de todas estas vantagens, a ferramenta ainda conta com módulos específicos sobre a área financeira, favorecendo o seu controle do fluxo de caixa, dos investimentos, das contas a receber e muito mais, permitindo que você consiga planejar e projetar o seu calendário financeiro de forma mais precisa.

Todos estes atrativos ajudam o gestor a entregar mais resultado aos clientes, aumentar a produtividade dos seus times e reduzir o desperdício de recursos, de tempo e dinheiro dentro dos seus processos internos, com mais controle sobre cada atividade.

Depois de ler este conteúdo, ficou mais clara a importância de ter um software de gestão? Aproveite e veja também como um sistema de gestão integrado pode fazer ainda mais pela sua agência!



Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Supervisora de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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