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Como um software de gestão pode ajudar no crescimento da agência?

Padronização e otimização dos processos são exemplos de mudanças promovidas por um Software de Gestão. Quer saber mais vantagens? Continue lendo o artigo e descubra!

[fa icon="calendar"] 04/12/2017

O que um Software de Gestão tem a ver com o crescimento da sua agência?

Saiba porque um Sistema de Gestão é a base para o desenvolvimento saudável de uma agência.

A rotina das empresas mudou bastante com a inserção das novas tecnologias. O software de gestão, por exemplo, veio para otimizar e tornar o trabalho nas agências mais eficaz. Mas não foram apenas esses dois aspectos atingidos, uma série de outros benefícios também vieram para ajudar no crescimento do negócio como um todo.

 

Como um software de gestão pode ajudar sua agência a crescer?

Pensando em esclarecer melhor esses pontos, fizemos este artigo com um panorama sobre as principais funções de um software de gestão e como elas contribuem para o desenvolvimento da agência de publicidade. Continue a leitura e confira!

Promover mudanças

A publicidade é um ramo que passa por constantes mudanças. Isso pode ser dito tanto sobre os canais utilizados para divulgar as propagandas quanto sobre os conteúdos e a linguagem aplicados a elas. No entanto, as transformações não atingem somente o fator criativo de uma agência, elas também exigem uma postura inovativa na gestão. 

Ou seja, quando alguma novidade surgir no mercado, será mais fácil implementá-la na agência, visto que os colaboradores terão um controle maior sobre quais aspectos deverão ser mudados. Além disso, o programa permite acompanhar a evolução dos projetos, as alterações e outros dados importantes, como mostraremos melhor a seguir.

Padronizar e otimizar processos

Um dos maiores problemas nas agências que não utilizam um sistema de gestão é a falta de padronização dos processos. Por mais que a publicidade seja um ramo em que a criatividade deve ser proeminente, alguns aspectos precisam ser padronizados, até mesmo para que a empresa tenha mais credibilidade no mercado. 

É o caso, por exemplo, da confecção de briefings e contratos. Por mais diferentes que eles sejam, precisam seguir o mesmo molde de qualidade, resguardar cláusulas importantes para a agência e os clientes, entre outros.

Consequentemente, isso resultará na otimização de todo o trabalho da equipe, porque os envolvidos terão mais tempo para focar no que de fato é mais importante para a agência: o atendimento e a criação de soluções criativas para os clientes. 

Guia de Reflexão: 6 Problemas de uma Gestão não Padronizada

Neste guia são pontuadas as consequências de uma gestão que não acompanha um padrão. Faça o download e reflita sobre os processos da sua agência


Você sabe quais são os problemas de uma gestão não padronizada?

 

Controlar e organizar tarefas 

O controle e a organização de tarefas são outras vantagens oferecidos por um software de gestão. Imagine ter um projeto em andamento e realizá-lo sem nenhum controle de datas, etapas, orçamento etc. Impensável, não é?

Por meio dessa ferramenta é possível seguir o passo a passo, sabendo exatamente em que fase o projeto está e quais são as tarefas que faltam ser cumpridas. Além disso, com o software você pode controlar as permissões e as funções de cada integrante do job. Isso evita, por exemplo, que haja interferências no trabalho do outro, sem o conhecimento deste, mas, ao mesmo tempo, integra melhor a equipe. 

Melhorar os processos decisórios 

O processo de tomada de decisões precisa ser embasado em dados concretos e análises minuciosas por parte dos gestores. Só assim será possível decidir pelo melhor caminho a seguir e, de fato, trazer um crescimento sustentável para o negócio. 

Com mais informações, protocolos padronizados e setores trabalhando de maneira integrada, há uma melhora no processo de tomada de decisão. Como o software permite reunir todos os dados na mesma plataforma, ajuda os colaboradores a terem uma visão mais ampliada, um maior controle da qualidade do trabalho e mais tempo para obter insights que farão a agência se destacar entre as demais. 

Evitar disparidades de informações 

Toda empresa tem uma parte mais burocrática, na qual estão englobados resultados financeiros, contratos jurídicos e trabalhistas, entre outros. Isso faz com que o sistema de gestão seja essencial para que esses dados importantes não sejam manipulados e façam com que a agência arque com prejuízos à sua imagem, além de sofrer com processos judiciais. 

O programa identifica as disparidades e os erros que podem estar contidos nos documentos, ajudando os colaboradores a terem menos trabalho na hora de lidar com essas burocracias. Tudo isso colabora para manter a conformidade com a legislação vigente, o que é fundamental, visto que os detalhes são vários.

Reduzir custos 

Um dos maiores benefícios da implementação de umas ferramenta de gestão é a redução de custos, pois desperdícios passam a ser evitados. Quando os processos internos são simplificados, a necessidade de mais mão de obra é reduzida. Mas não é só nesse aspecto que o custo pode ser diminuído. 

Como os colaboradores não perderão tanto tempo conferindo dados (como mencionamos, eles costumam ser mais fidedignos), há uma diminuição nas horas extras e uma otimização do trabalho. Com isso, falhas são evitadas, o que contribui para o maior sucesso dos processos e a diminuição dos gastos com eles. 

Gerir projetos com eficácia

Como já falamos, o gerenciamento de projetos é um dos pontos mais beneficiados pelo software de gestão. No primeiro tópico, explicamos que por meio dessa ferramenta é possível ter um controle sobre datas, entregas, checklist, entre outros. 

No entanto, esse "pacote" de vantagens vai bem além. A gestão de uma agência por si só é um assunto complexo, que envolve várias pessoas e áreas, como planejamento, estratégia, riscos, custos etc. O software ajuda nesse processo de gerenciamento e na integração de todos os setores para que, de fato, os projetos fluam como determinado pela empresa. 

Nova call-to-action

Consequentemente, isso aumenta as chances de sucesso dos jobs, a sua equipe terá mais facilidade em seguir o roteiro com o orçamento dado (o que reflete no processo de prestação de contas), além de trazer uma melhoria no trabalho em grupo. 

Enfim, como foi possível ver, o software de gestão para agência é essencial, ainda mais em um mercado competitivo como o atual. Quanto mais eficaz for a atuação da empresa, melhor será o resultado dela no que diz respeito ao crescimento. 

Para isso, é imprescindível ver quais são as necessidades do negócio e escolher o software certo. Afinal, cada empresa tem as suas especificidades. Também é bom considerar que o programa precisa ser intuitivo, moderno e de fácil manuseio para que a equipe se desenvolva e não tenha mais um trabalho para estruturar os processos internos. 

Agora que você já sabe melhor sobre o software de gestão, decidiu que é disso que o seu negócio precisa? Então, não deixe de entrar em contato conosco e conhecer as soluções que podemos oferecer para a sua agência!



Viviane Rodrigues

Escrito por Viviane Rodrigues

Graduada em Jornalismo e cursando Marketing, auxilia no marketing do iClips e acredita que o marketing digital tem grande importância na condução de qualquer negócio.


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