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Software de Gestão: Como Mensurar Resultados com um?

Um software de gestão pode otimizar a rotina de trabalho e aumentar a produtividade. Mas saber como usar um pode fazer toda diferença

[fa icon="calendar"] 22/03/2017

A tecnologia tornou mais fácil a rotina de diversos trabalhadores. E isso não ocorreu só no Brasil, mas em todo o mundo. Os impactos que esta traz constantemente atingem diversas áreas – do social ao jurídico, e muitas empresas já substituíram alguns serviços que, antes, eram feitos mecanicamente por sistemas automatizados que oferecem credibilidade de informações, integração e economia de tempo da mão-de-obra.

Ainda assim, saber administrar um software é uma tarefa que nem todo gestor tem nas mãos. O pensamento de que um software faz tudo é um grande problema (Veja se você é um bom gestor). A aquisição dessa ferramenta por uma empresa pode gerar uma certa comodidade pelo gestor por achar que essa tecnologia fará tudo por ela mesma. E pode ser exatamente neste instante que você deixa de lado todas as ferramentas e benefícios que um software de gestão (Veja o que é um software de gestão) pode te proporcionar.

 Software de Gestão

 

COMO FUNCIONA UM SOFTWARE DE GESTÃO?

Os softwares em geral utilizam tecnologia aliada a formas eficazes de armazenamento e também a métodos seguros para que os dados da empresa sejam protegidos.

O grande objetivo de um software de gestão é organizar as atividades e a produtividade dos colaboradores de uma empresa (Veja também O que é ROI e como ele ajuda na produtividade das agências de publicidade). Assim, ele vai otimizar o dia a dia de cada um deles e, no final das contas, da empresa como um todo.

 

Um software automatiza o máximo de tarefas que é possível, tudo para facilitar as atividades a serem realizadas.

 

NO QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO PODE ME AJUDAR ENQUANTO GESTOR?

A otimização que um software pode proporcionar vai muito além de um controle financeiro. Lógico que a gestão financeira é um dos pontos que o software engloba, mas digamos que o sucesso financeiro de uma empresa é a última parada deste trem. Ele passa por muitos outros setores que devem conversar entre si e, depois, chega ao âmbito do financeiro (Veja também 7 Coisas que você precisa Mudar em Sua Agência).

Software de Gestão e Mensuração de Resultados

Com um sistema de gestão, as atividades dentro de uma corporação são otimizadas e, consequentemente, isso abre espaço e possibilidades para novos jobs. Quanto aos colaboradores, o nível de satisfação interno pode aumentar, contando que o software vá atender às necessidades reais de cada um e facilitar seu trabalho.

 

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POR QUE É IMPORTANTE MENSURAR RESULTADOS?

Analisar resultados da sua empresa periodicamente ajuda a traçar os próximos objetivos e as próximas ações a serem executadas. Isso porque, a partir da análise das ações que a empresa tem colocado em prática, é possível saber o que, de fato, foi eficaz e o que não ajudou a conquistar seus objetivos.

Não adianta nada você traçar um plano de estratégias mirabolante para atingir X clientes finais se você não mensura as ações. Analisar quais mídias foram utilizadas, qual foi o público atingido e quais foram as ações planejadas é fundamental. Conhecer PARA QUEM a sua empresa está falando vai te ajudar a entender melhor COMO transmitir as mensagens (Veja também Porque Implementar um Sistema de Gestão Integrado).

 

Agora que você sabe que é tão importante mensurar resultados, separamos esses principais pontos para te explicar COMO fazer isso através de um software!

 

ANALISANDO O RANKING DE SEUS CLIENTES

Antes de mensurar os resultados das ações que sua agência realizou para cada cliente, é imprescindível você avaliar, primeiramente, o conjunto. Isso significa fazer o ranking dos seus clientes. Conhecer o perfil de cada um deles, assim como o tempo de trabalho que sua agência leva executando as ações para os clientes, vai culminar em resultados mais precisos.

 

Você pode avaliar quais foram os seus melhores e piores clientes filtrando por um determinado período. Além disso, pode gerar resultados de acordo com a categoria que escolher, como, por exemplo, em relação à quantidade de horas trabalhadas no período determinado ou em relação ao custo do trabalho.

 

GERANDO RELATÓRIO DE MARGEM DE LUCRO POR CLIENTE

O sistema vai gerar uma tabela com os valores totais do custo de cada hora trabalhada bem como o levantamento das receitas geradas e todos esses dados cruzados. Essa tabela, que vai originar um indicativo de produtividade, será importante para uma análise de custo/lucro. Assim como no primeiro ponto, de ranquear os clientes, este processo vai te fornecer informações sobre o retorno que seus clientes estão te gerando.

 

INDICANDO O VALOR/HORA DO COLABORADOR

É imprescindível que você calcule o custo de trabalho de cada colaborador. Esse valor é a sua referência para você saber qual é o custo de produção de cada job.

Então, digamos que o custo de trabalho por hora do colaborador X seja de 100 reais e que ele executou 2 peças para um mesmo job dentro de 5 horas. Nesse contexto, o custo de execução desse serviço para a agência foi de 500 reais. Isso significa que cada peça do job conquistou um custo de R$250.

 

ATIVANDO O TIMESHEET

Este ponto também entra na questão de análise da margem de lucro. Com o timesheet ativado, que é a ferramenta que mede as horas gastas para cada job, você vai conseguir cumprir o tópico anterior a este, que é calcular o valor/hora de cada funcionário da sua empresa. Com este mecanismo, é possível saber quando um colaborador iniciou e quando terminou uma tarefa

Por isso, é importante reforçar para todos da empresa que sinalizem, no sistema, quando começam e terminam cada tarefa (Veja exemplo da ferramenta na imagem a seguir).

 Modelo de Timesheet

Através deste mecanismo, é possível saber como está caminhando o rendimento e a produtividade da sua equipe, além de conhecer o perfil de cada funcionário (Veja também 5 coisas que você precisa saber antes de implementar a ferramenta).

 

CONTROLANDO AS RECEITAS DA SUA AGÊNCIA

Para um bom relatório de resultados e para o cálculo de lucro da sua empresa, é necessário saber o que entra e o que sai da sua agência através de um controle eficaz de receitas (Entenda mais sobre fluxo de caixa para agências de publicidade aqui).

Porém, para isso, é extremamente necessário que os departamentos operacional e financeiro se mantenham sempre integrados. Antes mesmo do job começar a ser produzido, o financeiro deve ser notificado para ficar a par de quanto entrará e quanto a agência irá faturar.

Essa interação, que possibilita um maior controle no planejamento de lucro, vai resultar em relatórios mais completos e com uma maior gama de informação para a tomada de decisão.

 

PLANEJANDO AS AÇÕES FINANCEIRAS

Esta etapa serve para analisar o desempenho comercial da sua empresa. Fazer uma projeção financeira significa avaliar se o valor de venda vai suprir os gastos da sua agência. Neste caso, se esta projeção resultar em índices negativos, ainda haverá tempo de planejar ações para que os resultados finais saiam como o desejado (Veja também Gestão Financeira para Publicitários).

Acompanhar a situação financeira da sua empresa é sempre indispensável, mas esta etapa é crucial principalmente em épocas de crise.

Na verdade, tudo que envolve um bom planejamento, seja financeiro ou de ações de mídia, é certo que o resultado final sempre será melhor do que uma execução sem planejamento prévio.

 

EMITINDO RELATÓRIOS DE JOBS 

Mais um passo que entra na questão da análise da produtividade da sua agência. Na hora de gerar um relatório com todos os Jobs da agência em um determinado período de tempo, você pode categorizar de várias maneiras: por cliente, pelo auxiliar de atendimento, pelo status, pela prioridade ou pelo Fee Mensal.

Pelo relatório gerado, é possível mensurar o fluxo de tarefas da sua agência e acompanhar o rendimento dos Jobs. Nesse sentido, os relatórios são importantes para acompanhar o fluxo de produtividade da sua agência.

 

UM BOM TREINAMENTO PODE GERAR RESULTADOS MELHORES AINDA

Depois de ter listado alguns destes tópicos importantes respondendo a proposta inicial de “como mensurar resultados com um software de gestão”, você pode estar se perguntando por onde começar exatamente. Softwares de gestão oferecem alternativas diversas para você traçar as suas métricas e mensurar as ações e os investimentos da sua agência.

Por isso, é importante que você e toda a sua equipe passe por um treinamento antes de começar a usar qualquer software para conhecer as diversas funcionalidades do sistema. Quanto mais cada um conhecer e se aprofundar na área em que atua dentro do software, melhores resultados virão no final das contas.

Após conhecer todas as possibilidades que o software te oferece, fazer um planejamento estratégico, executar as ações e seguir todos esses passos acima para mensurar resultados, a análise de dados qualitativos e quantitativos está feita. É a partir dela que você e sua equipe vão perceber os pontos a serem otimizados e se o plano de comunicação foi, de fato, eficiente.

Caso o planejamento estratégico da sua agência de um certo período não tenha dado certo, por qualquer motivo que seja, não se desespere. Reuna toda a sua equipe para comunicar a todos da necessidade de um replanejamento e de novas estratégias. Mas lembre-se sempre de dar incentivos a isso. Quanto mais os colabores sentirem que você realmente precisa deles, melhor eles vão realizar as tarefas.

Tempos de crise acontecem e é muito comum que toda empresa passe por um momento no qual seja necessária uma reestruturação. Mas o que diferencia a sua empresa das outras é o modo com que você vai lidar com isso!

 

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Nova chamada à ação



Giovanna Lima

Escrito por Giovanna Lima

Estudante de Jornalismo da Universidade Federal de Juiz de Fora e estagiária de Marketing na iClips. Trabalhar sempre com novos desafios é o que a motiva. Se dedicar à faculdade e focar no trabalho é um deles, mas acredita que tudo que é feito com paixão vale a pena.


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