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5 Coisas Que Você Precisa Saber antes de Implementar o Timesheet

A implantação do Timesheet traz inúmeros benefícios para os procedimentos da agência. Mas, existem algumas informações que precisam ser analisadas antes da implementação da ferramenta. Nesse post comentamos sobre essas coisas.

[fa icon="calendar"] 17/11/2016

        Timesheet é uma ferramenta através da qual ocorre a contabilização do tempo empregado em cada tarefa. Alguns modelos também trabalham com o custo de cada tarefa (gerado a partir da relação entre o valor hora dos colaboradores responsáveis pela produção do job). Se você ainda não sabe o que é e como funciona a ferramenta, clique aqui. Mas, se você já sabe como a ferramenta funciona, é imprescindível compreender cinco coisas antes de implementá-lo em sua agência para não desenrolar equívocos.

Antes de Implantá-lo, você precisa entender sobre...

... a Aceitação por parte do Gestor

      Nos próximos tópicos serão abordados assuntos como a resistência por parte dos colaboradores. No entanto, a maior resistência a ser vencida é a do gestor. Caso o dono ou diretor da agência não "vista a ideia", seus seguidores, os colaboradores, também não a seguirão. Portanto, é preciso que o gestor compreenda a importância e como a ferramenta deve ser implementada para que tudo funcione de forma adequada. 

 

O Gestor Precisa Compreender o Timesheet

 

...a Resistência por parte dos Colaboradores

       Nenhum profissional tem vontade de estar em um local no qual se sinta vinte e quatro horas observado, muito menos com suas horas contabilizadas gerando pressão para ser produtivo. Neste contexto, os colaboradores das agências de publicidade tendem a ter uma resistência ainda maior. Além disso, há um incentivo à insegurança desses profissionais perante ferramentas como esta a partir da mensuração da criatividade, que é completamente subjetiva e de difícil análise.

      Portanto, é imprescindível mudar a forma como esses profissionais enxergam a ferramenta e modelo de gestão que a implementa. Muitas vezes, o sucesso de uma ferramenta e/ou modelo de gestão é como estes são enxergados por quem é impactado. Para tal, é preciso que as principais questões sobre a implantação da ferramenta seja alinhada entre os membros da equipe e também é necessário tornar explícitos os pontos positivos antes da implantação, tais como:

  • facilidade de o gestor compreender quais funcionários se encontram sobrecarregados;
  • a maior capacidade de distribuição dos jobs entre os colaboradores;
  • a melhor precisão na contabilização das horas extras que podem ser alocadas em futuras folgas ou então transformadas em receita para os profissionais;
  • a apresentação do trabalho feito - visto que existe a possibilidade de muitos criativos terem a dificuldade de mostrar seu trabalho e como ele é produtivo, e essa situação se intensifica quando a agência tem uma grande quantidade de funcionários;
  • a melhor organização e anulação das falhas de comunicação entre departamentos, por exemplo, quando um atendimento não manda um briefing e o criativo, ainda assim é cobrado, entre outros.

 

... o Tempo para Análise, Estudo e Pesquisa

      Diversas vezes os gestores não utilizam a ferramenta de forma adequada. A ferramenta, à primeira instância, parece assustadora para os colaboradores que vão utilizá-las. Logo, é dever do gestor incentivar os colaboradores a enxergá-la de forma otimista. Porém, muitas vezes, isso não ocorre. (Aumenta a produtividade de seus criativos)

     Em um trabalho baseado na criatividade, o gestor precisa compreender que o criativo necessita dedicar determinado tempo laboral à pesquisa e análise para a produção de um bom material. No entanto, essa atividade deve ser contabilizada através do método de uma forma clara e o gestor não deve impossibilitar este criativo de efetuar essa pesquisa e análise e nem empregar pressão para que esta tarefa ocorra de forma acelerada. Afinal, isso prejudicará a qualidade do projeto. Dessa forma, quando o gestor se deparar com o relatório gerado pela ferramenta sobre o emprego dessas horas em jobs, ele precisa compreender a importância do tempo necessário para pesquisa e análise. 

 

...a Aceleração na Produção

       De forma geral, alguns gestores focam na rapidez com que um job é produzido sem se importar com a qualidade de tal. Para o setor de publicidade, ser criativo, espontâneo e diferente é ter qualidade na produção. Mas, para alcançar este patamar de qualidade é preciso que os profissionais da criatividade dediquem um tempo na pesquisa e análise do que já está sendo utilizado no segmento do cliente e do respectivo job, estude o histórico comunicacional do cliente e o que e como já foi feito o processo, compreenda a receptividade do público e a interação do mesmo com a marca, analise as ações com resultados mais alinhados com as expectativas, entre outros tópicos importantes. (5 passos para Implementar o timesheet em sua Agência)

         Portanto, é preciso senso analítico do gestor na interpretação dos relatórios para que este não tome decisões equivocadas e/ou subjulgue algum profissional sem fundamento. Além disso, existe a necessidade de o gestor não viciar em reduzir o tempo de produção para aumentar os custos progressivamente. Assim como os profissionais de marketing são incentivados a não batalharem pelo mercado se beneficiando do preço - por ser uma luta perigosa porque sempre irá existir um concorrente com preço menor - esses gestores devem ser incentivados a não reduzirem custos acelerando a produção. Afinal, isso compromete completamente a qualidade do job e, por conseguinte, a reputação da agência e os resultados do cliente.

 

Os Custos com Pessoal devem ser Analisados

 

...a Diversão no Trabalho

      Grandes empresas, como o Google, perceberam a necessidade de tornar o ambiente laboral divertido e harmonioso para os colaboradores. Sem dúvidas, agências de publicidade, de forma geral, são um dos segmentos que oferecem aos colaboradores uma melhor qualidade de vida. Porém, é preciso se atentar para que a implementação tenha uma boa receptividade para que o ambiente não seja prejudicado. Como citado anteriormente, este modelo de gestão e ferramenta devem ser aceitos pela equipe de forma otimista. E as atividades extras da agência, como happy hour's ou momentos de café coletivo - ação presente em algumas agências - não devem ser excluídas para impulsionar um bom relatório de timesheet.

 

... os Profissionais Sobrecarregados

       Os gestores, no geral, focam em reduzir custos. No entanto, eles precisam estar comprometidos com o bem estar de seus colaboradores. Afinal, quem gere uma empresa, também gere pessoas. Uma das ações que o timesheet auxilia no processo de gestão de pessoas é através da revelação de profissionais que estão com sobrecarga de trabalho. O processo ideal é que, mesmo que um colaborador não venha a reclamar sobre o excesso de demandas direcionadas a ele, o gestor seja proativo e faça uma redivisão de trabalho entre a equipe e, caso haja a necessidade, abra um novo processo seletivo para equilibrar as demandas de forma sustentável.

 

Implemente a ferramenta!

No mercado, existem diversas plataformas através das quais o método é otimizando (conheça o iClips). No entanto, para gestores que nunca trabalharam com a ferramenta, é interessante iniciar a implantação de uma forma simples com uma planilha. Por isso, a equipe iClips disponibilizou o download gratuito da planilha timesheet, através da qual os gestores podem iniciar a implantação do método. Para fazer o download, basta clicar no banner a seguir:

Nova chamada à ação

 

 



Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Analista de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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