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iZoom 2018

6 coisas que você precisa saber antes de implementar o timesheet

A implantação do timesheet traz inúmeros benefícios para os procedimentos da agência. Mas, existem algumas informações que precisam ser analisadas antes da implementação da ferramenta. 

[fa icon="calendar"] 23/04/2018

Tudo o que você precisa saber antes de implementar o timesheet

Tudo o que você precisa saber antes de implementar a ferramenta!

Timesheet é uma ferramenta através da qual ocorre a contabilização do tempo empregado em cada tarefa. Alguns modelos também trabalham com o custo de cada tarefa — gerado a partir da relação entre o valor hora dos colaboradores responsáveis pela produção do job. 

Se você ainda não sabe o que é e como funciona a ferramenta, clique aqui. Mas, se você já sabe como a ferramenta funciona, é imprescindível compreender cinco coisas antes de implementar o timesheet em sua agência para não desenrolar equívocos. Ficou interessado? Então continue conosco e tire todas as suas dúvidas!

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Afinal, quais benefícios esta ferramenta pode trazer?

Permite fazer um comparativo de produtividade entre os colaboradores, com informações que ajudam a tomar decisões operacionais. Dá o controle do trabalho em tempo real, minimizando atrasos nas entregas das peças.

É a ferramenta necessária para fazer a gestão de custos de cada serviço (isso porque você vende horas de trabalho, lembra?). Além disso é pelo timesheet que você conseguirá analisar sua margem de lucro, cruzando o custo de cada trabalho com o valor recebido por ele. No iClips, você terá um relatório que aponta essa margem, para auxiliar nas decisões estratégicas da sua agência.

 

O que você precisa saber antes de implantá-lo?

 

Agências pequenas também precisam automatizar esse controle

Agências menores também vendem horas de trabalho. É preciso mensurar o tempo e o custo de cada tarefa para que você saiba se recebe o suficiente para pagar seus custos e atingir a lucratividade planejada.

 

A aceitação por parte do gestor

Nos próximos tópicos serão abordados assuntos como a resistência por parte dos colaboradores. No entanto, a maior resistência a ser vencida é a do gestor. Caso o dono ou diretor da agência não "vista a ideia", seus seguidores, os colaboradores, também não a seguirão. Portanto, é preciso que o gestor compreenda a importância e como a ferramenta deve ser implementada para que tudo funcione de forma adequada. 

Guia de Gestão de Agências por Felipe Morais

O autor Felipe Morais pontua alguns tópicos importantes para realizar uma boa gestão em agências como a sua agência neste guia incrível


 

 

A resistência por parte dos colaboradores

Nenhum profissional tem vontade de estar em um local no qual se sinta vinte e quatro horas observado, muito menos com suas horas contabilizadas gerando pressão para ser produtivo. Neste contexto, os colaboradores das agências de publicidade tendem a ter uma resistência ainda maior.

Além disso, há um incentivo à insegurança desses profissionais perante ferramentas como esta a partir da mensuração da criatividade, que é completamente subjetiva e de difícil análise.

Portanto, é imprescindível mudar a forma como esses profissionais enxergam a ferramenta e modelo de gestão que a implementa. Muitas vezes, o sucesso de uma ferramenta e/ou modelo de gestão é como estes são enxergados por quem é impactado.

Para tal, é preciso que as principais questões sobre a implantação da ferramenta seja alinhada entre os membros da equipe e também é necessário tornar explícitos os pontos positivos antes da implantação, tais como:

  • a facilidade de o gestor compreender quais funcionários se encontram sobrecarregados;
  • a melhor precisão na contabilização das horas extras que podem ser alocadas em futuras folgas ou então transformadas em receita para os profissionais;
  • a apresentação do trabalho feito - visto que existe a possibilidade de muitos criativos terem a dificuldade de mostrar seu trabalho e como ele é produtivo, e essa situação se intensifica quando a agência tem uma grande quantidade de funcionários;
  • a melhor organização e anulação das falhas de comunicação entre departamentos, por exemplo, quando um atendimento não manda um briefing e o criativo, ainda assim é cobrado, entre outros.

 

O tempo para análise, estudo e pesquisa

Diversas vezes os gestores não utilizam a ferramenta de forma adequada, já que à primeira instância,  ela parece assustadora para os colaboradores que vão utilizá-las. Logo, é dever do gestor incentivar os colaboradores a enxergá-la de forma otimista. Porém, muitas vezes, isso não ocorre. 

Em um trabalho baseado na criatividade, o gestor precisa compreender que o criativo necessita dedicar determinado tempo laboral à pesquisa e análise para a produção de um bom material.

No entanto, essa atividade deve ser contabilizada através do método de uma forma clara e o gestor não deve impossibilitar este criativo de efetuar essa pesquisa e análise e nem empregar pressão para que esta tarefa ocorra de forma acelerada.

Afinal, isso prejudicará a qualidade do projeto. Dessa forma, quando o gestor se deparar com o relatório gerado pela ferramenta sobre o emprego dessas horas em jobs, ele precisa compreender a importância do tempo necessário para pesquisa e análise. 

 

A aceleração na produção

De forma geral, alguns gestores focam na rapidez com que um job é produzido sem se importar com a qualidade de tal. Para o setor de publicidade, ser criativo, espontâneo e diferente é ter qualidade na produção. Mas, para alcançar este patamar de qualidade é preciso que os profissionais da criatividade dediquem um tempo na pesquisa e análise do que já está sendo utilizado no segmento do cliente e do respectivo job.

Dessa forma, estude o histórico comunicacional do cliente e o que e como já foi feito o processo, compreenda a receptividade do público e a interação do mesmo com a marca, análise as ações com resultados mais alinhados com as expectativas, entre outros tópicos importantes.

Portanto, é preciso senso analítico do gestor na interpretação dos relatórios para que este não tome decisões equivocadas e/ou subjugue algum profissional sem fundamento. Além disso, existe a necessidade de o gestor não viciar em reduzir o tempo de produção para aumentar os custos progressivamente.

Assim como os profissionais de marketing são incentivados a não batalharem pelo mercado se beneficiando do preço - por ser uma luta perigosa porque sempre irá existir um concorrente com preço menor - esses gestores devem ser incentivados a não reduzirem custos acelerando a produção. Afinal, isso compromete completamente a qualidade do job e, por conseguinte, a reputação da agência e os resultados do cliente.

 

A diversão no trabalho

Grandes empresas, como o Google, perceberam a necessidade de tornar o ambiente laboral divertido e harmonioso para os colaboradores. Sem dúvidas, agências de publicidade, de forma geral, são um dos segmentos que oferecem aos colaboradores uma melhor qualidade de vida.

Porém, é preciso se atentar para que a implementação tenha uma boa receptividade para que o ambiente não seja prejudicado. Como citado anteriormente, este modelo de gestão e ferramenta devem ser aceitos pela equipe de forma otimista. E as atividades extras da agência, como happy hour's ou momentos de café coletivo - ação presente em algumas agências - não devem ser excluídas para impulsionar um bom relatório de timesheet.

  

Os profissionais sobrecarregados

Os gestores, no geral, focam em reduzir custos. No entanto, eles precisam estar comprometidos com o bem estar de seus colaboradores. Afinal, quem gere uma empresa, também gere pessoas. Uma das ações que o timesheet auxilia no processo de gestão de pessoas é através da revelação de profissionais que estão com sobrecarga de trabalho.

O processo ideal é que, mesmo que um colaborador não venha a reclamar sobre o excesso de demandas direcionadas a ele, o gestor seja proativo e faça uma redivisão de trabalho entre a equipe e, caso haja a necessidade, abra um novo processo seletivo para equilibrar as demandas de forma sustentável.


Implemente a ferramenta!

No mercado, existem diversas plataformas através das quais o método é otimizando. No entanto, para gestores que nunca trabalharam com a ferramenta, é interessante iniciar a implantação de uma forma simples com uma planilha. Por isso, a equipe iClips disponibilizou o download gratuito da planilha timesheet, através da qual os gestores podem iniciar a implantação do método. Para fazer o download, basta clicar aqui.

 



Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Supervisora de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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