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O que é TimeSheet? O Significado, Modelo em Excel e Tudo Sobre

O que é Timesheet? Entenda seu significado, faça o download do Timesheet Excel e saiba aqui tudo o que você precisa sobre essa ferramenta.

[fa icon="calendar"] 20/03/2017

O que é timesheet?

A precificação de jobs através do mecanismo é fácil

A precificação e estimativa no mercado de serviços, na grande maioria das vezes, é baseada na quantidade de horas utilizadas para a realização de um trabalho e na relação do valor/hora dos profissionais envolvidos nas tarefas.  

Entender qual é o valor/hora de seu profissional para estimar o valor de um fee mensal ou de uma peça única é um tanto simples.  Porém, para ser um bom gestor de uma agência, por exemplo,  é preciso conhecer a quantidade de horas reais empregadas na produção de um trabalho. E essa questão é um pouco mais complexa.

Nesse sentido, para tornar essa "situação complexa" em "algo simples" e comum às rotinas de gestores e colaboradores no geral, surge a ferramenta timesheet. Este método é criado para ajudar os gestores a terem controle do fluxo de trabalho e administrarem melhor suas empresas. Então...

 

Qual o Significado de Timesheet?

O termo, em seu significado literal tem o sentido de "folha de horas trabalhadas" e/ou "gráfico de horas". 

 

O que é Timesheet?

A ferramenta contabiliza e relaciona as horas laborais dos profissionais da empresa aos trabalhos propostos. 

Provavelmente, a oferta de um serviço é realizada utilizando mais de uma mão-de-obra. Por isso, é necessário efetuar a análise de todos os funcionários envolvidos para obter maior controle eficaz do fluxo de trabalho da empresa, além claro dos demais custos, como água, frete, entre outros.

 

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Por que Usar essa Ferramenta?

A utilização da ferramenta por parte das empresas prestadoras de serviços é imprescindível visto que é através desta que é mantido o controle e realizada uma administração baseada em dados, e não em "achismos". Mas, além disso, existem outros alguns bons motivos para que todo gestor se beneficie desse mecanismo. Foram listados alguns deles a seguir:

 

Precificação e Estimativa:

Empresas prestadoras de serviços, de forma geral, possuem dificuldades de precificar e estimar o custo de um trabalho e definirem, então, o lucro exato. Isso porque não necessariamente elas precisam investir em recursos materiais, mas com certeza despendem de receita para recursos humanos, o que é difícil de ser mensurado em reais. 

Nova chamada à ação

Porém, com este método, é completamente possível calcular e estimar um serviço baseado em dados. Isso porque este método oferece todos os recursos indispensáveis para a precificação de um serviço.

 

Relatórios de Desempenho e Produtividade de Colaboradores:

Com esse meio, é possível compreender quais são os colaboradores que estão sendo mais produtivos, quais possuem a melhor relação custo x benefício, quais não estão se pagando - recebendo mais do que estão produzindo - etc

Em um cenário instável que a todo momento são realizados ajustes no quadro de profissionais de todos os tipos de empresas, entender quais são os profissionais que conquistam maior receita para a empresa é fator determinante para o gestor administrar de forma eficaz. 

Impedimento de Possíveis Prejuízos:

Com este método, é possível realizar precificações baseadas em dados, e não em achismos. O gestor, ou profissional que estima o custo e o lucro de um determinado serviço, tem clara certeza do real custo de um serviço - caso tenha histórico para ofertas similares - e possui capacidade de estimar um lucro certeiro e real. 

Como Usar?

Na implementação dessa ferramenta, é preciso realizar algumas mudanças na cultura da empresa. Isso porque o mecanismo funciona com um sistema de "Start" e "Pause" que dependem da proatividade dos funcionários para o funcionamento.

Na prática, os colaboradores, assim que iniciarem a produção de uma determinada tarefa, clicam em "Start". Em seguida, o sistema inicia a contabilização do tempo apenas pausando quando o próprio colaborador indicar "Concluir".

Dessa forma, o sistema captará as informações de como foram divididas as horas laborais do funcionário, quanto tempo foi gasto com cada tarefa, quais foram os períodos de descanso e, se relacionado com o valor/hora do colaborador, qual foi o custo do job - considerando apenas a mão-de-obra de produção.

Onde Encontrar?

Para facilitar a rotina dos gestores e profissionais de serviços - principalmente nas áreas financeiras - foram criadas soluções automatizadas e otimizadas como softwares. Alguns sistemas possuem uma gama de outros benefícios - o iClips por exemplo, além desta ferramenta, oferece aos seus parceiros a integração de todos os departamentos da empresa criativa e alinha a estrutura da empresa. 

Os softwares são as melhores opções para a implementação desse método, visto que a empresa não precisará conferir manualmente os dados, existirá uma maior credibilidade das informações e será possível gerar relatórios para análise. Entretanto, é necessário que a empresa despenda da uma receita para conseguir utilizar esses sistemas. (Para você entender como funciona o mecanismo, faça o download da planilha antes de decidir o software)

 

Resumindo

Após compreender o seu significado e sua aplicação em agências criativas, ficou fácil imaginar o porquê de tantas empresas adotarem o Timesheet a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz possível. 

Mais do que possibilitar um controle eficaz da produtividade da equipe, esse item é capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecessárias do dia a dia, já que será possível ter uma noção muito mais ampla da produtividade de sua equipe. 

E sua agência, já utiliza esse recurso? Caso ainda não tenha implementado, que tal repensar o método pelo qual você monitora o tempo gasto pelos seus colaboradores nas tarefas diárias?

E que tal entender um pouco mais sobre o Fluxo de Trabalho em agências de publicidade? Temos um mini curso totalmente gratuito e online sobre o assunto! É só clicar na imagem abaixo.

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Maria Eduarda Paschoal

Escrito por Maria Eduarda Paschoal

Graduada em Publicidade e Propaganda e completamente apaixonada pela área que atua. Sua brincadeira de criança era criar conteúdos para seus flogs e blogs. Hoje, trabalha como Supervisora de Marketing na iClips e é apaixonada em como emprega suas horas laborais. Marketing – principalmente o digital - é uma das suas maiores paixões.


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