09
nov

3 planilhas de controle financeiro para agências + dicas financeiras

Alguns gestores de agências de publicidade têm dificuldade no gerenciamento do setor financeiro e de encontrar recursos para uma boa gestão. Por isso, liberamos três planilhas de controle financeiro gratuitas para download.

Planilhas de controle financeiro: essenciais para sua agência!3 planilhas gratuitas de controle financeiro para você usar na sua agência

Alguns gestores se deparam com a dificuldade de encontrar recursos para realizar um bom controle financeiro. Diante dessa dificuldade, reunimos dicas essenciais para que você organize, de forma eficiente, esse setor tão importante na agência. 

Além disso, disponibilizamos o download de uma lista com planilhas de controle financeiro focado em agências que ainda não se beneficiam dos recursos de um software de gestão. Ficou interessado? Então continue lendo e aproveite!

O que é controle financeiro?

Se você sente dificuldades em controlar as finanças da sua agência, saiba que você não está sozinho. Para boa parte dos publicitários, organizar processos financeiros da empresa é uma atribuição que foge totalmente de seu perfil, já que na maioria das vezes esse profissional ainda possui uma mentalidade voltada para criação. Apesar disso, a vontade de fazer seu negócio prosperar e evitar prejuízos lá na frente criou uma mentalidade que prioriza muito mais os assuntos relacionados à gestão.

Isso porque, é a partir de um bom controle financeiro mensal que são desenvolvidas novas formas de obter resultados positivos para a agência. E engana-se quem pensa que isso significa cortar custos e reduzir a qualidade das entregas. Na verdade, planejar as finanças de forma eficaz é fundamental para entender se os procedimentos aplicados estão funcionando corretamente. E assim como todas as áreas da agência passam por constantes transformações, o setor financeiro também precisa ser levado em consideração.

Como ter um bom controle financeiro na agência?

Já deu para notar que deixar o financeiro de lado pode trazer sérias consequências futuramente, não é? Nesse caso, o primeiro passo é considerar algumas variáveis, como as sazonalidades. Não é novidade que as datas comemorativas geram um maior volume de jobs e merecem atenção redobrada. Você é daquele tipo de pessoa que precisa ter previsibilidade financeira?

Então não se esqueça de um ponto muito importante: as negociações parceladas. Afinal, elas são responsáveis por gerar receitas para os próximos meses, sendo fundamental documentar toda a programação de entradas e saídas. A seguir, reunimos outras dicas para manter em dia o controle financeiro da sua agência:

Analise as despesas recorrentes

Esse é um item obrigatório para entender o custo das operações mensais. Aqui, é válido considerar os desembolsos fixos e variáveis, calcular as aplicações em matéria-prima e serviços terceirizados e o valor da hora trabalhada pelos profissionais responsáveis por determinada campanha.

Além de facilitar o planejamento, tais ações são valiosas para entender os níveis de produtividade do time e, consequentemente, melhorar a lucratividade. Não se esqueça, porém, de incluir gastos rotineiros, tais como água, luz, internet,  materiais de escritório, etc.

Conheça o timesheet, recurso fundamental para analisar a produtividade do time!

Analise as receitas para os próximos períodos

Você costuma avaliar quanto falta para fechar o mês no azul? Se você ainda não o faz, recomendamos que comece agora mesmo. Não esquecendo, obviamente, de adicionar as inadimplências e realizar esse cálculo baseado na média de períodos anteriores.  Tão importante quanto reunir essa informações, é discuti-las com toda a equipe, portanto não deixe de elaborar relatórios de forma periódica com todos os dados coletados.

À princípio, colocar tais análises em prática pode parecer um tanto quanto complexo, a boa notícia é que já existem softwares de gestão que integram todos os setores da agência, proporcionando a previsão de ganhos em cada departamento.

Tenha indicadores de vendas

Se você já faz o registro de cada movimentação, ótimo! Contudo, é indispensável adicionar a essa conta o quanto cada indicador representa no faturamento total da agência. Para isso, monitore os indicadores e entenda quais deles são proveitosos e quais não trazem nenhuma informação relevante para o negócio. Assim, é possível entender quais valores sairão do caixa para cobrir determinados gastos e, da mesma forma, a quantia que entrará na empresa.

Acompanhe o fluxo de caixa

Efetuar um controle do fluxo de caixa diariamente é fundamental para manter uma boa condição financeira e evitar erros estratégicos de gestão. Tais análises também trazem informações valiosas sobre o negócio, bem como oportunidades de crescimento. Como falamos anteriormente, a sazonalidade é um fator que precisa ser levado em consideração para nortear o controle financeiro

Nesse caso, a partir da análise do fluxo de caixa referente a um período específico fica fácil saber quando há uma queda na quantidade de jobs, por exemplo. Assim, a agência poderá traçar metas que solucionem esse tipo de gargalo. Esses objetivos podem ser relacionados, por exemplo, ao aumento do lucro da agência para o próximo ano, à economia de receita mês a mês ou ao corte de despesas para o próximo semestre.

Invista em ferramentas para otimizar a gestão

Você deve ter notado que não faltam recursos para aprimorar a gestão financeira e evitar desgastes futuramente. Mas, como tornar essa tarefa mais simples? Quais mecanismos podem facilitar essas análises e garantir que nada saia do controle? Esse tópico trata justamente disso! O iClips, software especializado em gestão de agências de comunicação, proporciona um controle do fluxo de caixa e de comissões, ordens de serviço, horas trabalhadas e outros recursos importantes.

Além disso, a ferramenta conta com relatórios completos dos principais indicadores financeiros, centro de custo, repasses e honorários aos veículos e fornecedores e até emissão de notas fiscais e boletos. Bem, agora que você já tem todos os insumos para potencializar os resultados financeiros da sua agência, separamos 3 planilhas para ajudá-lo a ter total controle sobre tudo o que acontece nesse setor tão importante. Confira a seguir!

Planilha de estimativa de job

Boa parte dos gestores de agências passa por algumas dificuldades no momento da precificação de um job. Em algumas ocasiões, essa estimativa é baseada em "achismos".

Ambos, muitas vezes, anseiam por conquistar muitas contas para a agência e acabam por mergulhar no erro de conquistar maior quantidade de contas, mas que não necessariamente trazem maior lucratividade. E sim, mais custos.

Essa prática — de conquistar mais contas sem analisar criticamente baseando-se em dados consistentes a lucratividade que estas podem gerar — é um tanto quanto perigosa. Aparentemente é uma coisa tola que nenhum bom gestor cometeria. Entretanto, muitas agências conceituadas escorregam nesse tipo de equívoco.

Todos sabem que uma precificação equivocada pode gerar prejuízo à agência. Mas poucos praticam a precificação baseada em dados consistentes. E essa atitude pode se tornar um diferencial competitivo de sua empresa em um mercado saturado em que poucos acompanham as melhores práticas de gestão.

Baixe a planilha de estimativa de job

Planilha de pedido de inserção

A rotina de uma agência de publicidade que trabalha com mídia e repasse é baseada no documento de Pedido de Inserção, conhecido pelos íntimos pelo apelido "P.I.".

Para um maior controle financeiro das verbas de repasse, é preciso que esse documento seja padronizado e todos os colaboradores que trabalham na área estejam alinhados (Veja também Como Gerenciar e Padronizar Processos em sua Agência de Publicidade).

Diante desse contexto, produzimos um padrão incrível de Pedido de Inserção o qual você pode fazer o download clicando no link a seguir:

Baixe a planilha de pedido de inserção

Planilha de timesheet

No material anterior, foi apresentada a importância de se ter em mãos os dados de valor/hora dos colaboradores e como estas são aplicadas. Porém, para a coleta desses dados, é preciso de um sistema de timesheet.

Para auxiliar as agências de publicidade que ainda não implementaram um sistema de gestão integrado, construímos uma planilha de Timesheet simples que pode ser preenchida e interpretada de forma fácil e eficiente por qualquer colaborador e por seus gestores.

Mas, atenção: para o processo de precificação de jobs funcionar junto a planilha de timesheet, é preciso que os dados inseridos nos documentos sejam verídicos. Isso significa que um colaborador não deve trabalhar no achismo, caso isso ocorra, os dados não serão confiáveis.

É importante que os dados preenchidos acompanhem a realidade ou se aproximem o máximo possível.

Para fazer o download e iniciar os trabalhos, basta clicar no link a seguir:

Baixe a planilha de timesheet

Depois de todas essas informações valiosas ficou mais simples realizar um controle financeiro eficiente e que atenda às necessidades da agência, certo? Que tal compartilhar tudo o que você acabou de ler com seus colegas publicitários? Temos certeza que ajudará bastante!