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set

Saiba como o benchmarking pode ajudar em seu planejamento estratégico!

Comparar o seu negócio com atitudes e ideias de outros players do mercado pode ser ótimo para seu desempenho. Uma ótima ferramenta para isso é o benchmarking. Saiba como!

o que é benchmarking e como usar no planejamento da agência?

Uma boa gestão se baseia em dados e informações concretas, inclusive nas agências de comunicação. Ao mesmo tempo, não dá para se restringir apenas ao ambiente interno da empresa, especialmente quando há um mundo de possibilidades lá fora. Para facilitar o processo e aumentar a inteligência de negócios, há o benchmarking.

Essa prática ganhou espaço nas últimas décadas e, hoje, ajuda na tomada de decisão eficiente. Ao mesmo tempo, é preciso fazê-lo da maneira adequada para que ele seja realmente útil.

Quer descobrir o que é a técnica de benchmarking e como aplicá-la em sua agência? Nós mostramos como. Confira!

Quais são os tipos disponíveis de benchmarking?

Em inglês, “benchmark” significa “referência”. Então, a prática de benchmarking tem a ver com a comparação, baseada em parâmetros, para análise de determinado desempenho. Ela pode ser inserida em processos, fluxos de trabalho, operações e até em produtos e em outras partes de um empreendimento de sucesso.

Para colocar essa estratégia em prática, é essencial entender que há mais de um tipo. Por isso, vamos apresentar quais são os comuns e como funcionam. Confira!

Competitivo

Nesse tipo, o objetivo é usar os concorrentes como parâmetro. A intenção é medir como o negócio ou produto se posiciona em relação a quem disputa diretamente os clientes. O uso de dados oficiais e divulgados amplamente, como o faturamento e o crescimento, é a melhor escolha.

Genérico

Já o benchmarking genérico é aplicável quando há processos semelhantes, ainda que não disputem mercado. Em alguns casos, inclusive, nem criam o mesmo produto. No entanto, a comparação é válida para encontrar pontos de melhoria.

Funcional

Na versão funcional, há a busca por etapas que podem ser aplicadas em qualquer empreendimento, ainda que não sejam semelhantes ou não disputem o mesmo mercado. A gestão financeira, por exemplo, tem que ser executada da melhor forma em todos os casos, então pode ser utilizada para ilustrar.

Interno

No caso interno, analisam-se os setores do empreendimento. Em uma agência de comunicação, por exemplo, é possível comparar áreas de desenvolvimento e atendimento, de modo a entender níveis de produtividade e outros resultados.

Quais são os princípios da sua realização?

Para realizar essa comparação, não basta coletar dados e compará-los. É preciso seguir alguns princípios éticos, de modo a garantir boa execução. Assim, é possível obter o melhor desempenho quanto a essa ferramenta.

Na sequência, veja quais são os princípios e entenda como eles funcionam!

Legalidade

É indispensável que todos os dados sejam obtidos de maneira legal e transparente. Se for necessário solicitá-los a uma empresa, é preciso tomar cuidado com a discussão de preços e a manipulação do mercado, por exemplo.

Troca

Ao solicitar informações específicas, vale oferecer dados equivalentes em troca. Manter a honestidade é fundamental, assim como o senso de parceria e de colaboração.

Confidencialidade

Qualquer informação de um benchmarking deve ter a finalidade de estudo, aprendizado e desenvolvimento. Como prejudicar os concorrentes não é ético, a confidencialidade é obrigatória. A menos que o empreendimento aceite a divulgação específica dos dados, eles devem ser mantidos ocultos.

Contato

Para melhorar os resultados, o ideal é que as informações circulem nos chamados contatos de benchmarking. A seleção de profissionais específicos para ambas as partes faz com que as informações não vazem e garante atendimento às necessidades de coleta de informações.

Preparação

Demonstrar preparação é essencial para aproveitar o benchmarking. Saber quais dados são necessários, como eles serão usados e por que são importantes são pontos essenciais para o aproveitamento eficiente dos recursos.

Quais são as principais etapas para executá-lo?

O melhor jeito de aplicar essa ferramenta é ao conhecer todos os passos para ter sucesso com ela. Ao usar essas etapas em sua agência, é possível garantir ótimo desempenho e aproveitar todo o potencial desse recurso.

Na sequência, veja quais são as fases para chegar a esse resultado.

Estabeleça o objetivo da comparação

É muito importante que a aplicação dessa estratégia tenha um objetivo bem-definido. Por isso, é necessário estabelecer qual é o interesse em realizar essa comparação de dados.

Defina se o objetivo é conhecer os processos ou produtos dos concorrentes, se as informações serão usadas em uma decisão específica e assim por diante. Com o direcionamento, dá para chegar a resultados melhores.

Colete as informações necessárias

Em seguida, é preciso obter os dados necessários para o estudo. É possível, por exemplo, coletar em pesquisas de mercado ou em publicações sobre agências de comunicação.

Também dá para realizar a própria pesquisa ou, como visto, trocar dados com empresas específicas. O importante é coletar os dados de quem realmente é relevante no seu mercado e obter um volume interessante de informações.

Elabore análises e relatórios

Depois dessa coleta, entenda o que as informações querem dizer e como elas se relacionam. Defina, por exemplo, como o desempenho da sua agência está em relação às concorrentes e quais são os pontos que precisam ser alcançados.

Elaborar relatórios e apresentações ajuda a demonstrar melhor esse conhecimento adquirido. Então, considere consolidar as análises para criar algo que possa ser conhecido por todos os envolvidos.

Acompanhe os resultados e otimize

O benchmarking não deve ser feito de maneira única e isolada. Em vez disso, faz muito mais sentido pensar em meios de usar os parâmetros de forma contínua. Permaneça acompanhando as informações para garantir um entendimento sobre a evolução da própria agência.

Se for necessário, tire ou acrescente novas informações, concorrentes ou setores internos. Assim, você garante o melhor aproveitamento da abordagem.

Quais são as vantagens da ferramenta?

Utilizar esse acompanhamento de parâmetros é essencial para encontrar oportunidades e até ameaças. Ao entender como concorrentes ou empresas externas agem, dá para ter uma ideia do que tem sido feito errado e do que pode ser melhorado. Para a agência de comunicação, é algo que favorece o crescimento.

Além disso, é um jeito de conquistar maior qualidade em diversos processos, do planejamento ao atendimento dos clientes. Isso melhora a experiência das pessoas e faz com que os contratantes busquem uma relação mais longa com o negócio.

Não menos importante, é um jeito de encontrar formas de obter um diferencial competitivo e até de superar a concorrência. Com a consistência de ação, o desempenho só tende a melhorar.

Quais são os pontos de atenção?

Além dos passos necessários, é preciso ter alguns cuidados com o benchmarking. O primeiro é o respeito aos princípios éticos, de modo a evitar problemas para o empreendimento.

Além disso, tenha cuidado com informações falsas ou que não sejam coerentes. Principalmente, dados vazados de outras empresas não são tão confiáveis. Então, é preciso ter isso em mente para basear suas decisões com critério, em vez de confiar apenas em certas análises do tipo.

Há cases de sucesso com o benchmarking?

Tanta popularidade faz com que a estratégia já seja utilizada por grandes players do mercado, em diversas áreas. Abílio Diniz, dono do Pão de Açúcar, baseou sua experiência em grandes nomes internacionais, como Walmart. Ao comparar a própria operação com possibilidades externas, conseguiu desenvolver o modelo que deu origem aos resultados de sucesso da rede nacional.

Já a Grendene adota a estratégia de competição, ao usar parâmetros baseados na Havaianas para assumir uma posição diferenciada no mercado.

No mundo das agências de comunicação, grandes nomes como Africa, JWT e Ogilvy, na verdade, funcionam como benchmark para as menores. Desse jeito, outros empreendimentos do segmento podem utilizar a ferramenta para obter a melhor comparação e definição de ações.

O benchmarking é uma ferramenta importante, capaz de trazer insights poderosos e uma comparação estratégica para sua agência. Com o uso adequado e os cuidados certos, é um ótimo jeito de ter uma gestão mais eficiente.

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