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fev

O que é Centro de Custo e como utilizá-lo na sua agência?

Neste artigo, explicamos como funciona esse mecanismo de organização financeira e também como você pode implementá-lo em sua empresa.

O que é centro de custo?

Você sabe para que esse mecanismo financeiro funciona? Tem dúvidas de como usar? Saiba tudo agora!


Você sabe o que é centro de custo? Bom, se você trabalha em uma agência na área do atendimento, da criação ou da produção, pode estar pensando que esse termo não tem nada a ver com você.

Mas acredite, é muito importante que todos de uma empresa, pequena ou média, tenham conhecimentos mínimos de termos financeiros. 

Existem muitas técnicas e ferramentas para a organização da sua agência. Hoje, nós viemos falar  justamente sobre uma delas. Continue conosco e entenda de uma vez por todas o que é e como aplicá-lo em sua agência!

 

O que é Centro de Custo?

Trata-se de um modo de organização das finanças de algumas empresas. Através dele, cada segmento de uma empresa tem uma autonomia quanto à sua administração financeira, ou seja, em relação às receitas e também despesas. Desse modo, ele ajuda cada unidade ou setor de uma empresa organizar melhor as suas contas.

Este mecanismo financeiro pode, ainda, ser dividido em duas categorias: projetos e departamentos de uma empresa. Confira a seguir mais detalhes sobre essa divisão.

 

Em Projetos

organização das finanças se dá por meio de ações de médio e longo prazos, como por exemplo o investimento em novos equipamentos ou gastos com a própria estrutura física da empresa.

 

Em Departamentos

A organização financeira ocorre a partir da segmentação dos vários departamentos da empresa, como o atendimento ou o administrativo.

Em ambas as organizações, o fator primordial é agrupar as despesas, ou seja, o valor gasto nas ações de um departamento ou em um projeto, e as receitas (o valor que entrou para o financiamento dessas ações).

 

Por que usar?

Quando bem produzidos, eles se tornam produtivos para a empresa e influenciam diretamente em todos os seus setores bem como nos processos de produção e comercialização dos serviços da agência.

Em contrapartida, se ele não é bem produzido, não influenciará de modo direto nas duas etapas, mas ainda assim não deixam de ser fundamentais para a organização financeira da empresa.

Este mecanismo é uma maneira eficiente de agrupar receitas e despesas e também de proporcionar um conhecimento mais aprofundado e certeiro das partes de qualquer PME (Pequenas e Médias Empresas).

Além de facilitar a apuração dos gastos de cada setor de forma isolada, essa ferramenta de custos também serve para definir as responsabilidades com os gastos por parte de cada um deles. 

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Como usar?

Antes de aplicar esse mecanismo em uma empresa, é importante que as áreas dentro dela estejam bem categorizadas e divididas. Assim, cada área deve ter um orçamento de tudo que está sendo gasto naquele setor, bem como ter todas as despesas que se referem a ele.

O fluxo de atividades varia de uma agência para outra. Ainda assim, é comum que alguma atividade esbarre em mais de um setor, como por exemplo, no atendimento e na produção. Quando isso ocorre, as despesas vão se referir a estes dois (ou mais) setores e, consequentemente, a mais de um centro.

Se estes gastos esbarrarem em mais de um centro, o ideal é que as despesas sejam divididas entre cada um. Se a agência está dividida em vários departamentos e cada um tem o seu controle financeiro central, será facilmente possível calcular qual é o dinheiro gasto em cada um deles. 

Cada agência deve estabelecer um modelo central de custo de acordo com os setores existentes nela e de acordo com as suas necessidades. Independentemente do modelo, é importante que haja uma divisão de categorias para uma gestão financeira clara e eficiente. Acompanhe de forma resumida:

  • Caso sua agência disponha de um sistema de gestão, verifique se é possível efetuar um cadastro do centro no software utilizado;
  • Tenha em mente a estrutura da agência, seus departamentos e respectivos colaboradores a fim de que o orçamento abarque cada um deles de forma segmentada.
  • Divida os seu time no centro de custo conforme sua função;
  • Leve em conta o salário por cada centro;
  • Faça o mesmo com as despesas;
  • Saiba quais os custos fixos de cada centro;

 

Como monitorar o centro de custo?

Para que o monitoramento do centro ocorra de forma eficaz, é interessante separar todos os departamentos, só assim você conseguirá saber a quais departamentos elas pertencem. A partir dessa divisão, é possível enxergar com mais clareza as áreas que mais precisam de investimentos e quais despesas estão relacionadas a ações que não estão trazendo os resultados esperados. Para isso, elabore relatórios mensais de cada centro e faça constantes análises e revisões sempre que possível.

 

Quais os seus benefícios na organização da minha agência?

A partir da implementação desta ferramenta, é possível ter diversos benefícios, veja cada um deles:

 

Facilita a análise

A partir do momento em que você tem uma visão segmentada de cada um dos departamentos da agência, efetuar análises aprofundadas dos setores torna-se uma tarefa muito mais assertiva. Isso significa que você saberá como anda a atuação da agência no mercado, se está positiva ou se necessita de melhorias.

Além disso, você conseguirá avaliar a eficiência, desempenho da equipe e rentabilidade de cada segmento da agência, o que, novamente, auxilia na inserção de melhorias e mudanças pertinentes na empresa. Dessa maneira, há possibilidade de traçar metas e planejar ações que conquiste o engajamento da equipe que trabalha naquele setor e, assim, diminuir a média de custo.


Compartilha responsabilidades

Quando os colaboradores possuem uma visão detalhada sobre os gastos referentes ao seu trabalho, sentem-se muito mais integrados e capazes de contribuírem com ideias capazes de tornar o controle de despesas mais eficiente. Isso porque, se os funcionários sabem quais projetos geraram maiores despesas e quais são os custos das ferramentas utilizadas, fica fácil mensurar custos e realizar planejamentos para o departamento.


Melhora o controle financeiro

Ao adotar esse método, o controle financeiro da agência é potencializado, uma vez que cada setor receberá uma quantia que poderá ser utilizada de forma independente. Tal prática, aliada a um bom desempenho da empresa como um todo, contribuirá para uma administração financeira muito mais eficiente e segura.


Auxilia no compartilhamento de informação

Em algumas empresas, muitos dados não são compartilhados internamente para os demais departamentos. Muitas vezes, os colaboradores não têm ideia dos custos que o seu departamento geram à instituição. Assim, cada setor tem acesso às informações financeiras de forma integral, prática que facilita a realização de investimentos e tomadas de decisão.

De modo resumido, esse mecanismo é uma maneira simples e muito eficiente de agrupar as receitas e os custos de todos os setores de uma empresa. Independentemente de como a organização é estruturada, é importante que a sua agência tenha um fluxo de caixa.

Mas não se esqueça que não existe uma regra ou um padrão para implementá-lo. É válido fazer uma análise sobre a empresa como um todo e se realmente ele vai atender às necessidades e demandas da sua organização.

Bem, agora que você já é praticamente um expert em centro de custo, que tal ter em mãos uma planilha gratuita de Estimativa de Jobs? Aproveite!

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