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Confira como criar um workflow eficiente para os jobs da agência

Workflow para a agência: você já sabe como montar um? Clique aqui para ler o nosso post e saiba mais sobre o tema!

Fazer a gestão de uma agência é uma tarefa desafiadora. No entanto, com os conhecimentos certos e as estratégias precisas é possível ter ótimos resultados. Uma das ferramentas para ter uma produção de qualidade na agência é o workflow. Ele ajuda na representação das atividades e no acompanhamento do andamento das tarefas.

Por isso, preste atenção: sua empresa constantemente corre risco de perder prazos estabelecidos com o cliente, não sabe quem é o responsável pelas tarefas executadas e não confia nas informações que passam a você? Um sistema de workflow pode ser a salvação do seu negócio. Afinal, seu objetivo é gerenciar os processos da forma mais vantajosa para a empresa.

Quer saber mais? Neste post, nós explicaremos tudo sobre a esquematização do fluxo de trabalho da agência e oferecemos várias dicas para que você não falhe na gestão do workflow. Ficou interessado? Veja o nosso conteúdo especial otimize o gerenciamento da sua empresa!

 

O que é um workflow?

Ao traduzir a palavra workflow, encontramos a expressão “fluxo de trabalho”. Assim, o workflow é a sistematização de uma sequência de ações para transformar o pedido do cliente na entrega de resultados. Ou seja, é um método utilizado para gerir melhor os processos executados.

Essa é uma técnica da BPM (Business Process Management) e tenta observar todo o fluxo de trabalho que está acontecendo para, a partir de uma avaliação, identificar atrasos, desperdícios, gargalos e qualquer outra oportunidade que a empresa pode deixar de lado para evoluir.

O workflow é uma representação gráfica que sistematiza todo o processo de trabalho, identificando quais atividades estão em andamento e quais já foram concluídas. Valendo-se de recursos visuais, a ferramenta viabiliza um maior controle das práticas e uma documentação dinamizada das ações do empreendimento.

O workflow management deve atuar de forma automatizada para melhorar o fluxo de trabalho. Porém, isso não significa simplesmente substituir um método antes manual pelo automatizado. No entanto, revela que haverá a necessidade de uma coleta de dados e armazenamento das informações de desempenho para que, a partir disso, seja possível realizar uma análise em tempo real.

Definir o fluxo de trabalho envolve padronizar processos, registrar ações e ter um encadeamento estruturado para cada prática com o apoio de uma solução automatizada. Com um workflow bem desenhado, a agência ganha em agilidade e precisão, além de reduzir o índice de erros e de retrabalho e poder formular estratégias e táticas operacionais de decisões a partir dos dados disponibilizados.

 

Como funciona essa ferramenta?

O workflow funciona por meio de um programa que traduz as atividades existentes no ambiente de trabalho em processos que podem ou não ser automatizados. Esses procedimentos são quebrados em tarefas, que são distribuídas entre os colaboradores.

Para que o processo ocorra perfeitamente, é preciso que a empresa deixe todos os envolvidos cientes das mudanças que ocorrerão. Afinal, toda a rotina será mudada e o engajamento dos funcionários e usuários é essencial para um bom resultado final.

Porém, a empresa recebe o desafio de não fazer essa grande transição virar tudo de ponta cabeça e criar uma ruptura no negócio. Afinal, será necessário um bom planejamento para que questões como orçamento e entrega no prazo final não sejam um problema. Mas tenha em mente também que assim como qualquer reforma, é difícil conseguir cumprir todos os prazos. Então, seja flexível.

ferramenta tecnológica auxilia na modelagem, análise e desenho de novos processos. Algumas ferramentas, inclusive, já permitem replicar várias tarefas. Isso não só agiliza o trabalho da equipe, como também padroniza e evita que informações importantes se percam.

Os principais objetivos do workflow são:

  • aumentar a eficiência das operações
  • estimular a melhoria contínua dos ciclos de trabalho;
  • oferecer informações para a tomada de decisões.

A ideia é reunir todas essas funcionalidades em um mesmo esquema para que o processo produtivo flua adequadamente, minimizando os problemas.

 

Por que utilizar um sistema de workflow na agência?

Utilizar um sistema de workflow na agência é uma ótima alternativa para o negócio porque ajuda a reduzir os desperdícios e os custos com processos operacionais — além de trazer mais eficiência e eficácia para os procedimentos.

A ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna possível a identificação das práticas que agregam mais valor aos processos da agência. Com o workflow, a organização também tem acesso a dados confiáveis e em tempo real, com mais transparência e agilidade para o dia a dia.

A ferramenta facilita o trabalho em equipe, simplificando a comunicação e tornando a divisão de tarefas mais prática e clara. O workflow auxilia na tomada de decisões e no planejamento estratégico, pois é um elemento que reduz as falhas humanas.

Assim, a importância de utilizar um workflow na agência é evidente em toda a dinâmica de trabalho. O programa ajuda a incentivar a equipe e confere mais integração e praticidade para o processo produtivo.

A corporação terá melhores resultados, como a melhoria da gestão do tempo, o aumento da qualidade do trabalho e, consequentemente, a fidelização de clientes.

 

Como um workflow ajuda no controle de jobs da agência?

As agências têm muitos jobs simultâneos para serem realizados. Por isso, é fundamental providenciar medidas para que as tarefas fiquem bem-ordenadas, do contrário, a corporação corre o risco de perder o controle dos prazos.

Nesse sentido, o workflow é uma das estratégias fundamentais para garantir que a produção aconteça no tempo apropriado e de forma adequada. Quer saber de que forma o workflow ajuda no controle dos jobs da agência? Continue a leitura deste conteúdo!

 

Redução de erros e refações

Embora o desempenho e a produtividade dos colaboradores sejam muito bons, erros podem acontecer em alguma etapa do processo. Assim, é fundamental incluir momentos de revisão das atividades feitas para identificar as eventuais falhas ocorridas.

Quando a empresa não tem um sistema de workflow, as fases do desenvolvimento de cada campanha ficam desordenadas, o que pode gerar imprevistos. Muitas vezes, uma determinada prática pode passar sem revisão em meio à correria do trabalho.

Publicar um conteúdo com falhas de diagramação, ortografia ou qualquer outro problema pode ser muito comprometedor para a imagem da sua agência e da empresa do cliente. Essa questão gerará custos adicionais com as refações e, ainda, reduzirá a confiança do cliente na equipe.

Com o workflow, as etapas de trabalho ficam bem estruturadas e as revisões são realizadas nos momentos necessários. Assim, você evita falhas e alcança melhores resultados.

 

Otimização dos serviços

Sempre há formas de melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência dos processos. Sendo assim, com a automação das tarefas e monitoramento em tempo real do que está acontecendo com a empresa esse processo se torna ainda mais fácil. O desafio dessa tarefa é diagnosticar onde estão os principais problemas.

O workflow é um recurso que fornece uma estruturação objetiva, clara e concisa de toda a produção. Isso fornece o panorama ideal para a realização de reuniões para melhoramento da qualidade do serviço.

O esquema ajuda nas discussões e se torna uma ótima estratégia para prever consequências de possíveis alterações. Modificações em uma fase do processo podem gerar encadeamentos variados e, por isso, é preciso fazer um bom planejamento para não prejudicar nenhuma das etapas de trabalho.

Com o workflow, o desenvolvimento de propostas para aperfeiçoar os procedimentos será muito mais ágil e efetivo. Assim, você promove uma ótima gestão estratégica na empresa.

 

Melhoria no fluxo de atividades

Problemas de comunicação e de circulação das informações na empresa podem gerar diversos erros e mal entendidos. Isso prejudica a eficiência e a eficácia dos processos e pode trazer muitos problemas para a agência.

O workflow serve como estratégia para minimizar esses prejuízos. Afinal, ele consegue reunir um grande fluxo de informações em uma página. Essa ferramenta mostra todos os processos que estão em execução — e vamos combinar que facilmente mensagens importantes da empresa poderiam se perder em chats, grupos do WhatsApp e/ou e-mails lotados.

Levando isso em consideração, seria uma pena se você conseguisse estabelecer quais devem ser a prioridades no trabalho, mas as informações não chegassem para quem vai executá-la, certo? Com o sistema de workflow é possível estabelecer uma comunicação oficial de modo organizado e desburocratizado.

Assim, os profissionais têm mais facilidade em acompanhar as tarefas e saber exatamente o que está faltando cumprir para finalizar a campanha. Dessa forma, a equipe fica bem informada e a par dos procedimentos — a medida minimiza problemas e otimiza o cumprimento das tarefas.

 

Facilitação da aprendizagem dos processos

Aprender como funciona o fluxo de trabalho na empresa é sempre um desafio para os novatos, não é mesmo? São muitas informações para armazenar de uma só vez. Até que a pessoa entenda tudo o que deve ser feito, muitos erros e problemas acontecem.

Com o workflow, os novos membros têm mais facilidade para assimilar os processos. A tecnologia fornece as informações necessárias para o colaborador localizar-se em meio aos prazos e procedimentos, o que traz melhores resultados para a agência.

 

Sistema mais eficiente e com melhores resultados

Empresas que usam o sistema de workflow conseguem reduzir a mão de obra e o volume do material. Dessa forma, os custos operacionais caem muito e a eficácia da gestão é garantida, já que a tecnologia foi acrescentada ao fluxo de trabalho.

Bom, se a eficiência de uma empresa aumenta, caem as chances de erros e retrabalhos. Soma-se à diminuição de erros também a agilização dos processos, já que uma tarefa que antes seria realizada com o preenchimento de planilhas com as horas trabalhadas, por exemplo, agora será feito pelo sistema. Assim, haverá também mais organização e qualidade na entrega de um trabalho.

 

Monitoramento real time

Já pensou nas vantagens que você teria no trabalho se pudesse ter acesso às análises de desempenho dos seus serviços em tempo real? Isso é algo que faz os olhos de qualquer empresa brilhar.

Pois bem, com o sistema de workflow você consegue ter acesso às métricas que exigem uma monitoração diária. Desse modo, é possível descobrir, de modo prático, o andamento de qualquer trabalho.

Mas os benefícios não terminam nisso: com esse sistema mencionado ainda é possível coletar dados e transformá-los em dashboards e gráficos de modo que as tarefas possam ser automatizadas.

Além de ser possível ter acesso rápido e diário às métricas — fundamentais para gestão apurada do negócio — ainda pode-se fazer o monitoramento e controlar o número de horas trabalhadas.

 

Auxílio na tomada de decisões e na precificação de produtos

Quando a comunicação entre os membros da equipe melhora, os passos seguintes dentro da empresa devem se tornar mais claros, o que ajuda na tomada de decisões. Afinal, cada colaborador tem em mente exatamente o que precisa fazer dentro da organização para que o projeto em questão se efetive.

Além disso, os processos agora param de depender tanto de terceiros, como ao contratar diferentes fornecedores para cada etapa do workflow. Nesse sentido, se houver algum problema na entrega de qualquer um deles, todas as etapas são prejudicadas.

Por isso, existem parceiros que englobam o máximo de atividades e beneficia a empresa ao evitar as falhas e atrasos de entrega, além de ser um método mais econômico também. Tudo isso traz mais segurança para a empresa e auxilia na tomada de decisões.

 

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Como criar um workflow para a agência?

Preparamos um passo a passo para a criação de um workflow para. Veja mais a seguir!

Faça um inventário dos recursos disponíveis

Fazer um inventário dos recursos disponíveis é importante para ver o que você já tem e o que será necessário providenciar. Essa medida é essencial para aproveitar as potencialidades da agência e também para reconhecer quais são as questões que demandam melhorias.

Para fazer o levantamento, considere algumas variáveis, como:

  • o tempo disponível;
  • a quantidade de profissionais na equipe;
  • os conhecimentos dos profissionais (em termos da graduação de cada colaborador);
  • materiais que podem ser utilizados;
  • softwares e programas nos computadores;
  • capital e investimentos necessários.

Registre todas essas questões, pois elas serão necessárias nas próximas etapas da montagem do workflow.

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Documente os processos

Nesse momento, você registrará as etapas do fluxo de trabalho e listará todos os passos do processo produtivo, colocando-os em ordem cronológica. Verifique quanto de cada recurso é investido em cada prática (as informações do inventário serão preciosas agora).

Além disso, é importante registrar quais são as tarefas que dependem umas das outras. O ideal é que todas essas atividades sejam feitas em um computador, com apoio de um software de gestão de agências. Uma solução informatizada facilita a sistematização das atividades e fornece relatórios sobre as ações na empresa.

 

Crie um mapa para orientar os procedimentos

Com todas as informações reunidas até agora, você esquematizará as etapas do trabalho. Faça conexões entre processos interdependentes e preserve a ordem cronológica. Organize tudo de forma bem visual, como um fluxograma.

É importante lembrar de fazer revisões frequentes em todas as etapas da montagem do workflow para evitar erros no trabalho final. Com o apoio de softwares de gestão integrados, você terá informações mais acessíveis para a composição do esquema.

 

Envolva a equipe

Claro que envolver a equipe no processo de transição para o sistema de workflow é fundamental. Por isso, liste os atores do processo e defina o papel e responsabilidade de cada um na evolução do novo fluxo de trabalho.

Afinal, os funcionários são as pessoas que fazem a roda girar e para que a nova mudança seja realmente positiva e traga bons frutos, é preciso que eles estejam convencidos das vantagens do sistema de workflow.

Então, esclareça que a nova plataforma não deve ser vista como uma nova forma de cobrança, mas como um auxílio para organização do trabalho, definição de prioridades e uma visão adequada do que deve ser feito.

Além disso, uma outra vantagem para os funcionários com o sistema de workflow é que o monitoramento constante de todas as atividades realizadas faz a equipe correr menos riscos de não ser reconhecida. Afinal, tudo estará registrado e, assim, há mais transparência na execução das tarefas.

 

Avalie os resultados

A avaliação de resultados é uma etapa muito importante do processo. Nela, você poderá verificar se os fluxogramas moldados estão coerentes, se eles estão esquematizados de forma clara e objetiva, se há alguma imprecisão e se os colaboradores entendem o fluxograma com facilidade.

Após apresentar a ferramenta disponível para o time, observe também se houve melhorias no meio laboral com a implementação do sistema de workflow. Peça para os colaboradores um feedback sobre a ferramenta, pois, assim, será possível promover o aprimoramento contínuo.

 

Quais são os cuidados necessários?

Para montar um workflow de sucesso é importante tomar alguns cuidados. Acompanhe para entender melhor a questão!

 

Evite a repetição de processos

Ao realizar a montagem do fluxograma, você perceberá que o número de processos é mesmo muito grande. Com tantas informações, uma falha recorrente é a repetição de itens, informações e procedimentos. Isso pode acontecer sem que ninguém perceba e, assim, o workflow fica redundante e de baixa qualidade.

Como já enfatizamos, as revisões do material produzido são essenciais para identificar erros e fazer as devidas correções. Quando o workflow for colocado à disposição da equipe, é necessário que ele já esteja revisado e sem redundância de informações.

 

Seja cuidadoso com a diagramação da informação

Produzir um bom workflow exige a capacidade de sintetizar bem a informação. Basta pensar que um quadro lotado de dados passa uma imagem poluída, prejudicando a compreensão do que é necessário.

Assim, o trabalho perde o sentido e os resultados positivos esperados não são alcançados. Por isso, é importante resumir e colocar ali somente o essencial, de forma clara e objetiva. Assim, os profissionais tratarão o esquema como uma boa fonte de consulta para o dia a dia.

 

Formule uma boa legenda

Adotar uma codificação e colocar uma legenda para o quadro geral é uma ótima estratégia para apresentar a informação de maneira objetiva, como mencionamos. Essa alternativa pode incluir cores, figuras geométricas setas e símbolos.

Um erro comum é utilizar sinais difíceis de memorizar, que estão muito dissociados do processo em si. Assim, quando for produzir o workflow da sua agência, lembre-se de utilizar sinais familiares e de fácil associação com a ideia.

Uma boa estratégia é adotar o padrão BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma notação da metodologia de processos de gerenciamento de negócios.

 

Capacite os colaboradores

Ensinar aos colaboradores como o workflow funciona é fundamental para que a equipe utilize a ferramenta. Não adianta empreender esforços em um processo trabalhoso como a confecção desse fluxograma se você não capacita a equipe sobre esse recurso.

Quando o workflow estiver pronto, prepare uma boa apresentação e indique como funcionam as codificações. Dessa forma, o material será bem utilizado pelos colaboradores e terá o papel estratégico para o qual ele foi elaborado.

 

Como escolher a ferramenta de workflow ideal?

Fazer um workflow é difícil e demanda muito conhecimento dos profissionais. Assim, escolher a ferramenta ideal é de suma importância para tornar esse processo mais simples.

Os softwares para gestão de agências, como o Iclips, são ferramentas que podem otimizar a montagem do workflow. Eles não são direcionados para a composição do fluxograma, mas para a categorização dos processos realizados na empresa.

A etapa inicial, de sistematização dos processos, se torna mais fácil porque o programa integra todas as tarefas da agência em uma plataforma otimizada.

software integrado reúne informações sobre ações realizadas, projetos desenvolvidos, valores ligados a cada prática (há integração de todas as tarefas com o módulo financeiro), o que otimiza o tempo de trabalho e confere mais agilidade e precisão para a confecção do workflow.

Além disso, tais plataformas possibilitam a visualização de gargalos por parte do gestor em cada etapa de criação, seja ela relacionada ao texto, arte ou revisão. Assim, fica fácil observar o que não está saindo como o planejado, qual etapa tem um maior número de atrasos, entre outras vantagens.

O resultado? Um maior embasamento para as tomadas de decisão, já que tais ferramentas contam com relatórios de performance robustos, o que facilita a padronização e a organização das atividades.

Esses fatores ajudam na organização dos processos na agência e simplificam a divisão do trabalho. Os procedimentos operacionais são realizados com eficiência, levando a um melhor desempenho da agência no mercado. Isso promove uma imagem positiva para o empreendimento e contribui para o aumento da lucratividade.

Montar um sistema de workflow exige muito esforço e precisão no trabalho. Erros nesse processo podem gerar problemas graves na produção. Com um software de gestão para agências, a categorização dos procedimentos e a conexão das informações será muito mais fácil e o risco de falhas será mínimo.

 

Conheça as demandas da sua empresa

Antes de selecionar a ferramenta de workflow, é importante conhecer quais são as necessidades da sua agência. Isso é importante para que os esforços sejam direcionados para solucionar os problemas identificados.

Para quais questões o sistema de workflow está sendo procurado? Para otimizar a gestão das tarefas, para simplificar o trabalho da equipe ou para promover mais agilidade nos processos, por exemplo? Ao conhecer as demandas do empreendimento, você terá mais facilidade em identificar quais programas se adaptam melhor ao negócio.

 

Saiba quais são seus objetivos com a ferramenta

Esse passo complementa a dica anterior. Os objetivos com determinada mudança só são estabelecidos a partir da identificação das necessidades. Agora que você já tem clareza do que a sua empresa está precisando, estabeleça metas para a organização.

Lembre-se também das informações apresentadas em nosso post. O workflow pode trazer para a agência uma série de benefícios, como otimização do fluxo de trabalho, facilitação dos processos, aumento da agilidade e redução dos erros e do retrabalho. Certamente, essas são boas metas para buscar alcançar na agência.

 

Verifique se o programa é de fácil instalação e implementação

Ferramentas de difícil manuseio e instalação podem tornar o processo de montagem do workflow e de empreendimento de mudanças bastante difícil. Alguns softwares são naturalmente complexos, mas uma variável que conta muito é se você tem algum colaborador que saiba usar esse recurso.

Assim, antes de escolher um programa para a montagem de fluxogramas, pesquise sobre as opções disponíveis e verifique se há profissionais no time que conhecem algumas delas. Dê preferência para as soluções que são fáceis de implementar e integrar com os outros softwares.

 

Converse com pessoas que já utilizaram a ferramenta

Uma ótima forma de obter conhecimentos sobre o software para montagem de fluxograma é conversar com pessoas que já utilizaram a ferramenta. Nem sempre conhecemos alguém nessa situação pessoalmente, mas a internet abre a possibilidade de dialogar com pessoas que sabem bastante sobre o assunto.

Com a ajuda de redes sociais, blog posts e sites, é possível obter informações preciosas. Além disso, tente explorar o programa por conta própria e veja se é fácil aprender a manuseá-lo.

Criar um workflow para a sua agência é uma ótima alternativa para alcançar melhores resultados. Com esse recurso, você terá processos mais organizados e poderá realizar planejamentos sólidos, prevendo consequências e encadeamentos de ações em qualquer setor.

Sua equipe terá mais facilidade com o cotidiano de trabalho, pois o sistema de workflow sintetiza informações sobre o processo produtivo de forma objetiva e concisa, ajudando na organização de tarefas. Isso também melhora a aprendizagem dos novatos, pois a imersão na cultura e no fluxo de serviços da agência é realizada com mais simplicidade com o auxílio de um fluxograma.

Neste post, você pôde conferir diversas informações sobre o sistema de workflow, além de conhecer ferramentas para montá-lo. E então? Gostou de entender mais sobre o assunto? Aproveite e baixe o nosso e-book sobre como lidar com uma agência em crescimento e otimize os resultados dos seus negócios!