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Como fazer o planejamento de eventos na agência?

Confira algumas dicas importantes de como fazer um bom planejamento de eventos na agência!

Como fazer o planejamento de eventos na agência?Quer fazer um bom planejamento de eventos na sua agência? Veja algumas dicas importante!

Com uma boa organização, que envolve a escolha de um bom local dentro do orçamento, entre outras questões, é possível proporcionar um grande engajamento no trabalho entre grupos de funcionários, desenvolver o networking entre profissionais e promover uma experiência que foge da rotina de trabalho das pessoas.

Neste post vamos mostrar como fazer o planejamento de eventos em agências. Confira!

Momento certo de organizar um evento

Saber o momento certo de organizar um evento é fundamental para que ele obtenha sucesso. Diversos acontecimentos organizados em um curto período de tempo pode ter efeitos contrários aos seus objetivos. Portanto, saiba valorizar os encontros e incentive a sensação de ansiedade para o grande dia em seus funcionários.

Procure organizar essas ações em dias comemorativos ou períodos especiais para a empresa que realmente valham a pena. No início de cada ano, faça um planejamento para montar um cronograma e escolher os momentos certos de se desenvolver um evento na sua agência.

Como planejar um evento

O grande segredo no planejamento é, sem dúvida, o foco na organização. Não é uma tarefa fácil e que pode ser realizada por qualquer pessoa. O responsável por organizar esse processo precisa estar apto a lidar com um grande número de informações e responsabilidades ao mesmo tempo.

Ele ficará responsável pela comunicação com as mais diversas pessoas em diferentes áreas de atuação. Além disso, é preciso muito jogo de cintura para conseguir superar obstáculos e lidar com todos os tipos de imprevistos. Por isso, o planejamento pré-evento é considerado uma das etapas mais importantes.

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Não tenha pressa para organizar

Você já deve ter escutado a frase "a pressa é inimiga da perfeição". Ela é uma das maiores verdades quando se trata de organização. Essas ações precisam ser muito bem planejadas e ter seus detalhes bem discutidos com as equipes das agências. Com uma grande quantidade de detalhes, muitos acabam sendo esquecidos na pressa.

É fundamental montar uma equipe eficiente que auxilie os organizadores para que tudo saia como o planejado. Grande parte das pessoas acham que podem fazer tudo sozinhas, mas isso não é uma boa ideia. Procure organizar o evento com um bom tempo de antecedência para que tudo ocorra corretamente e você não tenha dor de cabeça.

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Estabeleça objetivos e metas

Assim como citado no tópico anterior, um planejamento precisa começar com bastante antecedência e, durante esse processo, é essencial estabelecer os objetivos e as metas do evento na sua agência. O que você pretende com essa confraternização corporativa? Desenvolver o networking, engajar os funcionários, comunicar uma grande mudança ou apenas aumentar a produtividade?

Essas perguntas são cruciais e precisam ser respondidas durante o processo de planejamento e estabelecimento de objetivos. Antecipe-se para definir datas, trace metas e alinhe prazos com os mais diversos parceiros e fornecedores. Tudo isso é importante para que no grande dia tudo saia da maneira como foi planejado ou até melhor.

Monte um cronograma

Uma das estratégias que podem auxiliar um produtor ou organizador é fazer a montagem de um cronograma completo. Nesse processo, tudo deve ser pensado, desde a verificação da entrega do local, da chegada do mobiliário e transporte de materiais até a parte de desmontagem.

Um cronograma ideal precisa ser preparado muito antes do grande dia e precisa ser finalizado alguns dias depois. Isso porque é preciso focar na busca por feedbacks de convidados e participantes e fazer um relatório com resultados.

Um bom cronograma precisa definir diversos assuntos, como a data em que os fornecedores serão contratados, quando os pagamentos dos serviços serão realizados, com qual antecedência os convites serão distribuídos, como serão enviados os lembretes próximos ao dia, entre outros fatores.

Defina as questões principais do evento

Não importa o tipo de evento, o número de convidados ou participantes, algumas questões são cruciais para o sucesso de qualquer confraternização corporativa e precisam ter a sua devida atenção. Elas podem influenciar de maneira positiva ou negativa todo o processo de organização e por isso são muito importantes.

Quando citamos essas questões, estamos falando de orçamento, aluguel do local, escolha de data, pagamento de funcionários e credenciamento de participantes. Durante o processo de planejamento e organização, dê bastante atenção a todos esses fatores.

Respeite o orçamento

Para se orientar em todas as decisões durante o planejamento, é fundamental calcular e controlar o orçamento disponível da sua agência para o evento. Antes de montar um cronograma e decidir tomar algumas atitudes, defina com os responsáveis qual o valor que será investido e qual o teto orçamentário.

É muito importante fazer uma estimativa e acompanhar todos os processos para verificar se os gastos estão dentro do orçamento estabelecido. Procure negociar com fornecedores em busca de melhores preços, busque obter descontos para pagamentos à vista e tenha em mente que manter o evento dentro do orçamento é um dos melhores indicadores de performance.

Escolha a melhor data

A data de um evento é um fator que pode ter grande impacto positivo ou negativo. É claro que há momentos em que não será possível fugir de algumas datas, caso um local barato ou serviços já tenham outras confraternizações agendadas. Contudo, é fundamental planejar o dia ideal para que não haja um acontecimento concorrente.

Ou seja, procure escolher um dia que não coincida com algumas datas comemorativas, como o Carnaval, Natal, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, Dia dos Namorados, Black Friday, feriados em geral, entre outros. Durante esses períodos, as pessoas costumam ter muitos compromissos e sua disponibilidade fica comprometida.

Outra estratégia que pode ter um impacto muito positivo e precisa ser pensada é a escolha de uma data no início do mês para começar a venda de ingressos, caso o seu evento seja pago. Isso porque é durante esses dias que as pessoas recebem seus salários e estão com uma condição financeira um pouco melhor.

Escolha o melhor local

Fazer uma boa escolha da localidade também é um fator determinante para o sucesso. Para fazer uma boa seleção é preciso pensar na facilidade de acesso dos convidados, em espaços para estacionamentos, transporte público perto, segurança que o local proporciona e espaço adequado para outras funcionalidades.

Um lugar muito distante, que seja bem difícil de achar vaga para carros ou que não ofereça segurança adequada pode afastar os convidados. Em um planejamento, esse é um fator que não pode ser definido às pressas, pois as chances de dar errado são grandes. Reserve um tempo para visitar diferentes locais antes de definir.

Faça uma boa divulgação do evento

A divulgação talvez seja uma das estratégias mais importantes durante o processo de organização. A lógica é simples: as pessoas só ficarão interessadas em comparecer ao evento se souberem da sua existência. É fundamental trabalhar com profissionais de comunicação e marketing competentes para alcançar o sucesso.

Essas duas áreas conhecem as melhores estratégias e ferramentas para fazer a divulgação. Tenha como principal objetivo informar o público-alvo e mostrar que ele pode participar de uma experiência única, conhecer novas pessoas e construir um networking em eventos de causar inveja.

Porém, assim como você vai precisar de tempo para planejar e organizar tudo da reunião da sua agência, tenha em mente que os profissionais de comunicação e marketing também vão precisar para fazer um bom trabalho. Por isso, lembre-se de proporcionar esse prazo necessário para os responsáveis por essas áreas.

Utilize as redes sociais

Com o desenvolvimento da internet e das mídias digitais, as empresas estão utilizando cada vez mais as redes sociais para diversas estratégias de marketing. Durante o processo de planejamento, é muito importante utilizar essas mídias para divulgar os eventos e informações relevantes sobre eles.

Produzir conteúdo é uma estratégia muito eficiente para criar autoridade para a sua marca e seu negócio, fazer transmissões ao vivo nas redes sociais, por exemplo, é uma ótima ação de marketing. Utilize o Instagram e Facebook para desenvolver entrevistas com os organizadores, produtores e diretores da agência. Isso dá mais credibilidade e gera mais engajamento entre as pessoas.

Faça bom proveito do seu tempo

Fazer um bom proveito do tempo na hora de organizar um evento é uma necessidade. No processo de organização, os produtores precisam tomar inúmeras decisões e providências e cada segundo é precioso. Isso pode ser resolvido com um bom planejamento e criação de um bom cronograma.

Além disso, é fundamental ter uma equipe de funcionários eficiente trabalhando com os organizadores para evitar perdas de tempo e não deixar para resolver tudo muito em cima da hora. Na hora de planejar, tenha em mente que imprevistos acontecem e quase sempre vai ser necessário mudar seus horários para resolver esses problemas.

Não deixe nada para a última hora

Esse é um fator que deve ser evitado a todo custo. Não deixe absolutamente nada para a última hora. Uma confraternização requer organização e planejamento e muitos imprevistos são inevitáveis. Você não vai querer resolver algo próximo do grande dia com chances de dar errado ou de não dar tempo. Procure organizar para evitar isso.

Alguns fatores podem e devem ser resolvidos com bastante antecedência. Jamais negocie com fornecedores dias antes do evento. Com um caráter de urgência, muitas empresas vão fornecer um serviço com um preço elevado. Nunca deixe para convidar as pessoas próximo ao dia, já que essa atitude pode soar com uma falta de importância.

Busque os melhores fornecedores

Produzir um evento que caiba no orçamento não é uma tarefa muito fácil. Para isso, é fundamental negociar e encontrar os melhores preços com os fornecedores. Faça pesquisas nos mercados e veja as melhores condições de compra e parceria. Muitos oferecem descontos para agências que contratam todo o serviço.

Além de buscar os melhores preços, pesquise a credibilidade do fornecedor e parceiros. Não adianta a empresa oferecer um valor menor pelo serviço, mas não entregá-lo na data correta ou com uma qualidade menor do que a proposta. Procure sempre fazer negócio com profissionais de confiança. Afinal, o combinado não sai caro.

Outro fator muito importante é expor o planejamento da reunião para o fornecedor. Apresente os seus principais objetivos e metas, seja bem claro em relação ao que você espera dos serviços e negocie valores, prazos e condições apropriadas que sejam possíveis.

Contrate uma equipe eficiente

Não pense que você vai conseguir produzir tudo sozinho e sem a ajuda de ninguém, é fundamental montar uma equipe muito eficiente para trabalhar na organização em diversas áreas. Busque profissionais competentes com objetivos semelhantes e habilidades complementares. Além disso, esse especialista precisa ter a sua confiança.

Uma equipe eficiente é responsável por economizar o seu tempo e auxiliar em diversas tomadas de decisões importantes e cruciais. Com ela é possível dividir diversas tarefas no processo de organização, realizar pesquisas complementares e visitar diversos fornecedores ao mesmo tempo. Além de tempo, economiza-se dinheiro.

Busque parcerias

Buscar parceiros profissionais é uma ótima estratégia de marketing e muito importante para quem quer reduzir um pouco os gastos. Em alguns eventos grandes, muitas parcerias proporcionam um certo serviço ou uma quantia em dinheiro em troca de divulgação ou simples visibilidade.

Essas parcerias podem ser feitas com empresas que oferecem brindes, serviços de buffet, iluminação, som ou atendimento, entre outros. Para conseguir isso, é preciso ter uma boa equipe comercial e de marketing trabalhando com você para montar um planejamento para apresentar para as possíveis empresas interessadas.

Gere valor aos seus parceiros e patrocinadores

Assim como as parcerias, os patrocinadores e expositores precisam ter um lugar especial na sua agenda durante o evento. Essas empresas ou profissionais são os responsáveis por ceder alguns recursos importantes para a realização da reunião. Então, evite deixá-los de lado no grande dia.

Lembre-se de fazer de tudo para que os patrocinadores saibam que o investimento que fizeram renderá um retorno em um curto período de tempo. Você pode vender uma cota de patrocínio para empresas aparecerem no telão do evento, em backdrops, divulgações nas redes sociais, entre outros meios.

Montagem

O processo de montagem de um evento é à parte em que é essencial a supervisão de algum responsável de confiança do organizador. Nada pode dar errado durante essa fase, já que geralmente ela é feita dias antes do grande momento. Busque selecionar um funcionário para supervisionar a montagem de mesas, decorações, entre outros.

Tire um tempinho para esclarecer algumas dúvidas que os funcionários possam ter. É melhor deixar claro todos os objetivos e planos antes do início dessa etapa do que ter que resolver algum mal-entendido depois. Não tenha vergonha de orientar outros profissionais, pois o evento depende da cooperação de todos.

Aposte na tecnologia

Com a evolução e o desenvolvimento da tecnologia, ganha-se uma grande aliada no processo de organização. Com ela é possível planejar e cuidar de todas as informações por meio de diversas ferramentas, otimizar as experiências dos participantes e fazer uma divulgação completa.

A tecnologia fornece inúmeros meios para que o seu evento fique ainda mais completo. É possível criar aplicativos que auxiliem na divulgação de informações essenciais, uma plataforma de venda de ingressos online, leitores de crachás para expositores, entre outros. O importante é usar e abusar da tecnologia com a ajuda da criatividade.

Além disso, busque surpreender os seus convidados. Por meio de várias ferramentas interativas e tecnológicas, é possível criar uma experiência única para os presentes. A sua agência também pode agilizar a organização otimizando a comunicação.

Credenciamento de participantes

Além de ajudar em diversos serviços de organização, a tecnologia também pode auxiliar no credenciamento de participantes. Essa prática é fundamental para fazer o controle dos convidados e dar mais conforto a todas as pessoas. É muito importante para garantir a segurança do evento e uma ótima experiência dos presentes no local.

É claro que você pode disponibilizar a opção de inscrição e credenciamento físico. Porém, muitas agências preferem dar mais comodidade aos convidados, proporcionando plataformas ou aplicativos que são capazes de fazer esse serviço online. Essa ação otimiza o processo e ainda evita que os participantes se desloquem e fiquem horas em filas.

Faça uma agenda de atividades

Não basta apenas organizar uma simples confraternização, é preciso proporcionar uma experiência única aos convidados. Durante o planejamento pré-evento, monte uma agenda com atividades. Elas podem ser compostas por palestras de profissionais da área, shows, workshops, aulas ou espaços para discussões de diversos assuntos.

O mais importante é divulgar para os convidados uma agenda clara e detalhada das principais atividades. Isso é importante para que todos possam se organizar para prestigiar a atividade que quiser durante. Além disso, com um bom planejamento, é possível fazer uma organização dessas ações com maior antecedência.

Pós-evento

Muitas pessoas pensam que a produção de uma reunião termina quando todos os convidados vão embora. Estão erradas! A etapa de pós-evento é tão importante quanto os processos anteriores. O foco precisa estar na desmontagem, nas análises de resultados, nos feedbacks dos convidados e nas pesquisas de satisfação.

Desmontagem

Essa etapa de desmontagem parece simples, já que ocorre após o término do evento, mas é bem cansativa. Esse é o momento em que grande parte da equipe precisa descansar e pode ser que trabalhem com menos concentração. Contudo, é uma tarefa muito importante e que requer bastante atenção entre os funcionários.

Caso você tenha alugado equipamentos, será necessário conferir tudo nessa etapa de desmontagem e logo após o término. Isso precisa ser feito para que não haja perdas ou danos aos aparelhos emprestados. Além disso, caso haja alguma avaria, há a chance de o valor dos gastos aumentar, causando um prejuízo maior ao seu orçamento delimitado.

Ouça e aprenda com os feedbacks

Após o fim da confraternização é fundamental ouvir os feedbacks e manter o engajamento dos convidados para que as próximas sejam melhores. Isso porque as pessoas presentes são as mais indicadas para dar retornos positivos ou negativos sobre a experiência vivida no dia. Isso proporciona uma ideia do que precisa ser melhorado.

Essa etapa deve constar no planejamento e no cronograma. Uma das estratégias mais importantes no pós-evento é ouvir e aprender com o feedback dos participantes, e esse processo pode ser facilitado com o auxílio da tecnologia. Por meio de ferramentas, aplicativos ou, até mesmo, o uso de e-mail, é possível coletar opiniões, reclamações, dicas ou elogios.

Aplique pesquisas de satisfação

Pesquisas e questionários podem ser enviados durante ou depois dos eventos para que as pessoas possam expor suas opiniões. Essas impressões podem ser coletadas por meio de questionários físicos ou aplicativos online. Porém, tente não cansar os convidados com pesquisas e perguntas muito longas. Isso pode ter um efeito negativo.

É preciso estar ciente de que os participantes vão ter uma impressão diferente da sua, que está envolvido na organização, por isso é muito importante coletar essas informações. Um olhar de fora é fundamental para percebermos o que precisa ser mantido, melhorado ou excluído nos eventos seguintes.

Acompanhe métricas e resultados

Uma etapa do pós-evento que muitos organizadores ignoram é o acompanhamento das métricas e dos resultados obtidos. Porém, essa é uma das tarefas mais importantes de todo o processo de organização e que deve ser levada a sério. Esse conjunto de parâmetros pode trazer uma noção dos resultados financeiros e das vendas.

Uma das métricas mais utilizadas é o ROI (em inglês, return on investment), também conhecido como retorno sobre o investimento. Ela ajuda a medir o retorno dos valores investidos, ou seja, esse medidor considera o aspecto financeiro do evento, sua relação custo/benefício e a taxa de lucro.

Percebeu como é importante fazer um planejamento de eventos na sua empresa? Todo o processo requer muito foco e organização por parte dos produtores e todos os profissionais envolvidos. Reúna-se com as suas equipes para montar planos de ação, estabelecer objetivos e metas, montar um cronograma e definir o orçamento para não ter que resolver tudo em cima da hora. A organização é o passo mais importante do planejamento dos eventos.

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