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Como fazer um modelo de relatório de gestão?

Os relatórios de gestão são de extrema importância para analisar informações valiosas de uma empresa. Se você tem dúvidas de como elaborar um, confira no artigo abaixo.

O relatório de gestão fornece um panorama geral da empresa.Contar com relatórios é vital para tomar decisões mais assertivas

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Muitos profissionais de agências costumam ter dúvidas sobre como fazer um modelo de relatório de gestão que seja completo e objetivo, e também sobre os tipos de relatórios gerenciais que variam desde o mais tradicional, como o relatório financeiro, até o mais moderno, como o relatório de marketing digital.

Neste artigo, reunimos pontos essenciais para a elaboração de um relatório de gestão eficaz, além de demonstrar os seus principais tipos. Acompanhe e tire todas as suas dúvidas sobre esta etapa tão importante para as tomadas de decisão de uma agência.

O que é o relatório de gestão?

Os relatórios de gestão demonstram a performance das atividades desempenhadas por uma empresa. Neles, são inseridas todas as particularidades referentes ao trabalho desenvolvido em uma instituição, garantindo uma visão muito mais abrangente de todo o trabalho produzido e facilitando o planejamento de futuras ações.

Esses documentos podem ser utilizados para:

  • registrar eventos relevantes para a organização;
  • interpretar e avaliar o significado desses eventos de modo a encontrar uma possível solução para gargalos na agência;
  • tirar conclusões e fazer recomendações em torno do tema apresentado.

Considerando as dificuldades enfrentadas na execução dessa tarefa tão importante, criamos um artigo com dicas valiosas de como produzi-los. Mas antes, que tal conhecer os 6 principais problemas de uma gestão não padronizada? Baixe nosso material gratuito!

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Como fazer um modelo de relatório de gestão?

É impossível pensar em sua elaboração sem se atentar para as etapas que vão compor sua estrutura. Definir os objetivos que se deseja alcançar é a primeira delas —, e a mais importante.

  • Defina seus objetivos com clareza, pensando em quais pontos serão passíveis para posterior exploração.

  • Selecione todos os dados para compor seu documento, garantindo que estas não fiquem extensas demais ou fujam do entendimento dos colaboradores.

  • Escolha uma ferramenta que atenda às suas determinações, tomando cuidado para que os resultados sejam compatíveis com os objetivos.

Veja em detalhes cada uma das etapas.

Defina os objetivos 

Apesar de soar repetitivo, a palavra objetivo deve ser um mantra na vida de qualquer gestor. 

Nessa etapa, você identificará quais os objetivos do relatório, quais setores da empresa ele vai abarcar e para qual público (nesse caso, o público interno) se destina.

Além disso, uma agência, independentemente de sua amplitude, engloba diversas áreas distintas, fato que torna primordial a análise aprofundada de cada departamento.

Lembre-se: se os objetivos não são listados de forma eficaz, é impossível tomar decisões para que tanto a agência quanto os seus clientes alcancem o resultado esperado.

Acrescente apenas informações relevantes

É comum que documentos gerenciais sejam sinônimos de um alto armazenamento de informações. Mas cuidado! É importante que o conteúdo esteja alinhado aos objetivos que você enumerou anteriormente, objetivando ao máximo a abordagem do que é, de fato, relevante em um determinado momento.

Para que isso ocorra, é necessária uma revisão de tudo o que foi listado, observando cada item cuidadosamente. 

Ou seja, a elaboração do artigo pode conter informações em excesso, mas pausar e voltar e revisá-lo, atribui outra visão do conteúdo.

Aqui funciona da mesma forma: dar um tempo e analisá-lo novamente pode ser a chave para torná-lo mais objetivo.

Repense o uso das planilhas

As boas e velhas planilhas são itens recorrentes em boa parte das tarefas operacionais de uma empresa. 

Apesar de se mostrarem grandes aliadas para o desenvolvimento de relatórios, as planilhas são mais suscetíveis a erros, além de consumirem um tempo valioso. E como sabemos, tempo é dinheiro  e dinheiro não se conquista facilmente.

Já falamos aqui, mas nunca é demais repetir: independentemente do domínio que se tem em ferramentas como o Excel, relacionar dados de diversos relatórios pode se tornar um verdadeiro caos. 

Isso porque é praticamente impossível tomar decisões que trarão benefícios para sua agência sem contar com uma ferramenta de gestão mais robusta, que integre dados de todos os setores da empresa.

Torna-se inviável, por exemplo, utilizar apenas planilhas em relatórios complexos e modernos como em um relatório de marketing digital.

Mantenha atenção à linguagem utilizada

Dificilmente será possível fugir dos termos técnicos em qualquer que seja o segmento no qual estamos inseridos. Tal fato também se aplica para a publicidade. Entretanto, se fazer entender é um detalhe fundamental para que o compartilhamento de informações ocorra de forma eficaz e nenhum colaborador fique por fora do que está sendo analisado.

Apesar de ser composto por gráficos, em sua maioria, um exemplo de relatório bem elaborado também possui conteúdos dispostos em forma de texto; portanto, exerça a empatia no momento em que for redigi-lo.

Revise-o

Engana-se quem pensa que a tarefa de revisão funciona apenas quando estamos escrevendo uma redação, por exemplo. Revisar o seu relatório é fundamental para torná-lo o mais objetivo possível, já que é nessa etapa que você excluirá todas as informações que não são extremamente relevantes para a sua análise.

Leia-o com atenção e organize as informações de modo que a sua equipe entenda perfeitamente o que está sendo passado.

Elabore-o com uma ferramenta estratégica

Utilizar uma ferramenta estratégica para desenvolver as inúmeras etapas que compõem a rotina de uma agência já se mostrou uma importante aliada para o aumento da produtividade. E com a produção de relatórios não é diferente. 

Independentemente da ferramenta com a qual um modelo de relatório será elaborado, é essencial ter em mente qual a dimensão de sua demanda. A utilização de um software garante a eficácia necessária para que sua resolução seja, de fato, útil para a tomada de decisão.

Se uma agência é composta por áreas que estão constantemente em convergência, um sistema integrado surge exatamente para certificar que o relatório englobe todos os segmentos, tornando mais fácil a troca de informações, acontecimentos e tarefas desenvolvidas em cada job.

Nova call to action

Como é a estrutura de um relatório de gestão?

Não existe um modelo padrão a ser seguido, o importante é que ele seja completo e passe as informações com clareza. No entanto, para facilitar o processo de criação desse documento, elencamos um procedimento básico para que você siga sempre que precisar. Confira!

Título

No título devem estar incluídos o nome da agência, a pessoa responsável pela elaboração do relatório e a data de envio.

Conteúdo

Nesta etapa, você deve, inicialmente, expor uma determinada situação, e em seguida apresentar um problema e suas possíveis soluções. Por fim, efetue uma avaliação de todo o cenário apresentado. Caso necessário, insira ilustrações, figuras e tabelas  se possível em uma página separada ou após o índice. Não se esqueça de colocar os números das páginas.

Termos de referência

Nessa etapa, você elencará quais são os objetivos e as intenções do relatório. Indique também os motivos pelos quais o documento foi elaborado.

Resumo

Aqui você fará um resumo do que será abordado no relatório; é importante que ele seja o mais sucinto possível.

Resultados

Registre suas observações e análises acerca do assunto tratado no relatório. Se necessário, insira tabelas, gráficos e estatísticas para tornar sua análise melhor fundamentada.

Como qualquer outra conclusão, nenhuma nova informação deve ser inserida aqui, apenas deduções baseadas em fatos descritos no documento.

Quais são os tipos de relatórios de gestão?

Como visto nesse artigo, um relatório gerencial pode reportar aspectos bem distintos de uma empresa. Logo, existem diversos tipos de relatórios que atendem a diferentes necessidades gerenciais dentro da realidade uma agência.

O modelo ou tipo de relatório de gestão é determinado pela sua função, ou seja, qual conteúdo deve ser reportado para qual público.

A própria estrutura do relatório deve estar de acordo com o que é esperado para o seu conteúdo. Um relatório sobre a eficiência dos processos de um determinado setor deve conter vários gráficos e detalhamentos de informações. Já um relatório financeiro simples pode ser apresentado até mesmo em forma de tabelas.

Para entendermos melhor a diversidade de relatórios de gestão, seguem os principais tipos de relatório gerencial:

Relatório Financeiro

Por estar ligado ao lucro e seu cálculo, trata-se do tipo mais comum de relatório gerencial no meio empresarial. Como o nome sugere, é um tipo de documento que abrange vários tipos de relatórios que lidam com a saúde financeira da agência.

Um relatório financeiro pode descrever fatores como contas a pagar e receber, investimentos, fluxo de caixa e orçamentos.

É importante não confundir um relatório financeiro com um relatório de transações, como é o caso do relatório de vendas. O relatório de vendas não é um relatório financeiro, apesar de se relacionar com a entrada de capital, porque é voltado ao processo da venda e à eficiência de suas etapas.

Exemplo de Relatório Financeiro

O relatório de balanço patrimonial é um dos mais importantes e comuns entre os relatórios financeiros. Esse tipo de documento trata, de maneira simples, a real saúde financeira de uma agência ao conter os dados referentes aos ativos e passivos da empresa e a seu patrimônio líquido.

Relatório de Vendas

Praticamente empatado com o relatório financeiro, o relatório gerencial de vendas também é imprescindível dentro de qualquer empresa. O motivo para isso acontecer parece óbvio: toda empresa tem como principal objetivo vender, seja produtos, seja serviços.

Assim, pode-se argumentar que o mais importante para uma empresa é vender e assegurar que as vendas estejam sendo aprimoradas. Como sabemos, a única maneira de gerir é mensurando tudo. Então, o que é reportado em um relatório de vendas?

Cada relatório deve atender as especificidades de seu produto ou serviço, mas alguns dados são essenciais para um diagnóstico bem realizado. Entre os elementos indispensáveis estão: a quantidade de vendas, o tempo médio do contato do cliente com a empresa até o fechamento da venda, a quantidade de conversões de leads em vendas e outros indicadores referentes ao desempenho do vendedor.

O relatório de vendas, quando bem utilizado, é uma ferramenta poderosa para aprimorar procedimentos e resolver problemas e gargalos nos negócios. Portanto, a formulação do relatório, diagnóstico e solução pode ser determinante para um aumento significativo nas vendas e, portanto, nos lucros da agência.

Relatório de Marketing Digital

Relatórios gerenciais de marketing apenas ganham relevância no mercado à medida que os anos passam. Nos dias atuais, o relatório de marketing digital já tem um papel importante em toda estratégia de comunicação de uma grande parcela das empresas brasileiras.

Como em todo relatório de marketing, o objetivo do documento é diagnosticar situações e problemas nos processos envolvidos na execução das ações de marketing  nesse caso de caráter digital.

Com a comunicação digital ganhando proporções cada vez mais dominantes no ambiente empresarial, esse tipo de relatório é muitas vezes indispensável para o planejamento de mídia eficiente.

Relatório de Produtividade

Todo gestor dedicado sabe a importância de conhecer e acompanhar de perto o desempenho da empresa. Assim, o relatório de produtividade é primordial para desenvolver ações que resolvam obstáculos os quais possam estar gerando gargalos na produção.

Além disso, esse tipo de relatório é importante na relação do funcionário com a agência, ao denotar as pessoas que estejam se destacando em seus trabalhos e poder conferir possibilidades da gerência trabalhar e aprimorar esses talentos.

Para alcançar essa eficiência de análise, os relatórios de produtividade costumam ser complexos e envolver indicadores de difícil interpretação. Um relatório de produtividade leva em consideração diversos fatores que podem se desdobrar em relatórios específicos, como cadastro de clientes, vendas e conversões.

Relatório de Satisfação

Certamente é difícil achar um profissional que trabalhe com gestão de pessoas e que não valorize ou não conheça a importância da satisfação dos clientes e funcionários para a saúde organizacional.

O que é importante ressaltar nesse tópico é que quando se fala sobre medir o nível de satisfação, estamos nos referindo sobre conseguir mensurar em dados concretos e não se basear em especulações. Isso significa que, ao medir o nível de satisfação de um cliente, também estamos medindo sua lealdade à agência em números que possam ser utilizados para a elaboração de soluções para melhoria nesse aspecto.

A avaliação de satisfação do quadro interno é feita comumente por meio de questionários e análises em relação a quão satisfeitos os colaboradores estão com seus cargos, seus contratos e com a empresa no geral.

De acordo com o diagnóstico realizado por meio dos relatórios de satisfação, é possível compreender a real situação no clima e na cultura organizacional da agência. A partir de tais informações, também é possível traçar modos de melhorar a relação da agência com seus funcionários.

Mediante esse tipo de relatório, a gestão de pessoas passa a contar com a base necessária para atuar com assertividade na estratégia sobre a gestão de seus colaboradores.

Relatório de Cadastros

Trata-se de um tipo de relatório gerencial bem simples e comum, porém crucial. Os relatórios de cadastro trazem relações e variações em banco de dados como de clientes, fornecedoras e distribuidoras. Além de informações básicas, o relatório pode incluir detalhes importantes sobre cada contato e a forma mais eficiente de negociar e de se comunicar com cada agente.

Agora você já sabe tudo que precisa para fazer um relatório de gestão com sucesso e conhece os diferentes tipos  do relatório financeiro simples ao relatório de marketing digital.

Além disso, esperamos ter contribuído para informar a respeito da importância da gestão adequada para reverter situações adversas e converter oportunidades em lucro. Ajude a disseminar esse conhecimento compartilhando esse artigo com seus colegas e fique por dentro dos próximos posts!