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8 dicas para lidar com problemas financeiros na agência

Quer manter a saúde financeira da sua agência e deixar suas contas no azul? Então confira nossas melhores práticas!

um saco rosa vazio remetendo a problemas fiannceiros
Por quais problemas financeiros a sua agência está passando agora?

Com o mercado da comunicação mais competitivo e ágil do que nunca, pode ser bem comum aparecerem buracos inesperados no orçamento da sua agência e na implementação da sua estratégia de negócios. Quando esses contratempos aparecerem, existem algumas atitudes a se tomar para lidar com problemas financeiros na agência e manter a sua posição dentro do mercado.

Uma miríade de problemas inesperados para surgir para gestores, e a maioria é de origem financeira. Seja um fluxo de caixa insuficiente ou não ter relatórios precisos de frequência mensal, muitos problemas de agências podem ser evitados com as ações corretas e uma boa visibilidade das receitas.

Quer saber como lidar com problemas financeiros e ainda se manter competitivo no mercado? Então acompanhe as 8 dicas que preparamos para você agora!

Quais são os principais problemas financeiros das agências?

Primeiramente, precisamos entender a realidade das agências de comunicação do Brasil para descobrir quais são as questões mais comuns enfrentadas financeiramente por essas empresas. Algumas delas podem ser:

  • má gestão do fluxo de caixa;
  • tomada de decisão sem business intelligence;
  • negligenciar o alto custo do turnover;
  • ter processos manuais que são custosos, de alto risco e propensos ao erro.

Qual a melhor forma de ser um negócio lucrativo com alto retorno sobre o investimento? Tudo começa com uma boa gestão do seu fluxo, mas só isso não resolve. É preciso investir em inteligência e ficar atento às novas tendências da indústria. Acompanhe nossas dicas abaixo.

Dicas para lidar com problemas financeiros na agência

A chave para lidar com problemas financeiros é fazer as perguntas certas, e, se algo estiver dando errado, é importante saber quais passos tomar e quais controles ter para resolver o problema. Caso contrário, você ficará preso em um ciclo eterno de apagar incêndios, deixando a agência te controlar, sem um plano concreto para lidar com as causas das complicações.

1. Tenha uma boa gestão do fluxo de caixa

Planeje quando e de onde as receitas estarão chegando no próximo trimestre, para assegurar que você terá contingências para o caso de pagamentos mais urgentes. Se você está tendo dificuldades de pagar o que é prioridade, encontrar credores alternativos pode ser o impulso que você precisa para sair da crise.

Conseguir um empréstimo de curto prazo, para colocar de volta os pés no chão, pode oferecer suporte e estabilidade para a estrutura financeira da agência, enquanto você trabalha arduamente para trazer melhorias com o objetivo de evitar que essa situação aconteça de novo.

Além disso, ter um sistema de gestão integrada com todos os setores da agência pode ajudar a manter seu fluxo de caixa no azul. Esses sistemas automatizam processos e geram dados operacionais e gerenciais relevantes para que o financeiro tenha informações em tempo real sobre a saúde das finanças da agência.

2. Aumente a sua base de clientes

Você não vai conseguir fazer dinheiro sem uma base de clientes estável e em crescimento. Então foque em motivar seus clientes a adquirirem mais serviços com sua agência. Crie canais de comunicação melhores onde eles podem enviar feedbacks e sugestões. Use o marketing digital para melhorar a conversão e atrair novos clientes que possam estar interessados em suas soluções.

Assegure-se de publicar anúncios e fazer um ótimo marketing de conteúdo para dar o máximo de visibilidade para sua marca. Por fim, descubra mais informações sobre seus clientes, como idade, gênero, dores e interesses, e foque em serviços que possam trazer valor para eles.

3. Use tecnologia para lidar com problemas financeiros

Aproveite a tecnologia para ser pago mais rapidamente. As agências devem procurar por sistemas online, como ERPs, para processar documentos variam de contratos, finanças bancárias, acordos de emprego e qualquer outro documento comercial.

Isso significa que clientes, colaboradores e parceiros tenham acesso a qualquer documento direto de seus tablets, smartphones e computadores em qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, os gestores não precisam se preocupar com questões de segurança, uma vez que os provedores desses sistemas têm ótimos esquemas de proteção de dados. 

4. Organize e priorize pagamentos

Faça a diferenciação entre os gastos essenciais e os menos importantes para o próximo trimestre. Isso vai te permitir projetar onde você vai precisar injetar dinheiro. Comece cortando qualquer despesa desnecessária que está comendo seu orçamento.

Esses são problemas rotineiros das agências, que podem estar gastando demais em operações. Reveja maneiras pelas quais você pode ser mais econômico com os gastos, seja procurando ser mais eficiente, diminuir custos com transporte e atrasar troca de equipamentos até que você fique estável novamente.

5. Tenha transparência

A transparência é um incremento fundamental para o sucesso da sua agência no mercado. Seus clientes e investidores precisam estar cientes de tudo, então tenha certeza de ter um plano de comunicação rodando para que seu público-alvo esteja interagindo com a informação correta, do que estar sendo desinformado por aí.

6. Faça auditorias, reorganize-se e ajuste

Para reconstruir sua agência e lidar com problemas financeiros, você pode precisar mudar muitas coisas para fazer com que seu time e suas operações fiquem fortalecidas. Sua equipe e suas operações podem não ser tão eficazes quanto poderiam, como consequência de estarem seguindo processos antigos ou pela falta de habilidades necessárias para o mercado de hoje.

Chame um experto para fazer uma auditoria, e trabalhe para reorganizar sua agência, inclusive seu plano de negócios. O que funcionou para você nos últimos três anos pode não dar certo ano que vem. Se você não se adaptar em um mundo em que indústrias, competidores e meios de comunicação se transformam o tempo todo, seu fluxo de receitas irá diminuir rapidamente.

7. Contrate e retenha funcionários

Nas agências, muitas vezes um dos maiores problemas financeiros é o custo de treinar e construir a expertise do time. E se seu negócio funciona na base do “conhecimento tribal”, quando um membro da tribo vai embora, ele leva conhecimento vital junto. Este é geralmente o custo mais escondido nas empresas.

Quando alguém deixa a agência, você fica com um buraco de tempo e dinheiro. Esse buraco é o custo de gerentes e equipe para realizar entrevistas, contratar e treinar alguém novo para substituir um colaborador que deixou a empresa. E pode tomar vários meses para que a pessoa esteja totalmente treinada e possa ter responsabilidade sobre suas tarefas. E então, como lidar com esse problema?

Você não vai conseguir evitar o churn natural de funcionários, mas quando essa taxa está muito alta é provável que você não esteja contratando os talentos certos para a função. É importante entender que o valor da sua empresa é construído pelos seus colaboradores e por aqueles que compartilham sua visão estratégica e possuem as habilidades necessárias para levar sua agência ao sucesso.

Considere oferecer mais do que um salário alto para incentivar talentos. Reflita sobre vantagens, benefícios e jornadas flexíveis como fatores importantes que candidatos levam em consideração na hora de procurar por um trabalho. Ademais, não é só sobre as habilidades do candidato, mas também se ele se encaixa na cultura da agência e nos seus valores. Invista em People Analytics para ter um processo de seleção data driven e mais alinhado com as necessidades do mundo atual.

8. Empenhe-se em educação

Algumas vezes, procurar por mais receita não é a única solução. Em alguns casos, a má gestão financeira devido à ignorância do gestor é a culpada e a educação é a chave para lidar com problemas financeiros na agência. A internet está cheia de boas ferramentas educacionais para as finanças e de ótimos sites para consultar todos os dias para o gestor se manter atualizado e informado sobre o mercado e sobre boas práticas.

Agora que você sabe como lidar com problemas financeiros na agência, que tal se tornar um expert no assunto? Acesse agora nosso Guia Financeiro para Publicitários e saia na frente! É totalmente gratuito.