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jul

Como otimizar o tempo de trabalho na agência

Dúvidas sobre a otimização do tempo de trabalho da agência de comunicação? Veja o nosso post e saiba mais!

Veja como otimizar o tempo de trabalho da agência

Vem descobrir como aproveitar melhor o seu tempo de trabalho!

Promover uma boa gestão do tempo na agência é uma tarefa desafiadora, mas que gera muitos resultados positivos. Com um controle adequado, é possível fazer as horas do expediente renderem e realizar as entregas dentro dos prazos adequados, evitando cumprir tarefas às pressas e de última hora. No entanto, saber como otimizar o tempo de trabalho da agência de uma publicidade nem sempre é uma questão fácil.

Preparamos este post para você conhecer estratégias de modo a maximizar o aproveitamento do tempo e ter mais produtividade. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

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Por que é importante melhorar a forma como o tempo é utilizado na agência de publicidade?

A agência de publicidade é um ambiente que lida com muitas informações simultaneamente. Há um grande volume de tarefas para pouco tempo disponível. Sendo assim, é preciso aproveitar as horas do expediente da melhor forma possível.

Com tantos projetos para colocar em prática, é preciso desenvolver o máximo de atividades com agilidade, visando garantir o atendimento das demandas. Afinal, se a agência não consegue cumprir os prazos que assume junto aos clientes, ela fica com a imagem comprometida no mercado, a procura pelo empreendimento diminui e as finanças também são prejudicadas.

Para ter um maior controle do uso do tempo na agência, é necessário registrar as ações. Informações como período gasto com cada cliente, projeto ou atividade, controle dos jobs feitos e projetos em andamento são valiosas para que a empresa faça uma boa gestão das horas de trabalho disponíveis.

 

Como otimizar o tempo de trabalho da agência?

 

Faça reuniões remotas

As reuniões são muito importantes para qualquer negócio. Em publicidade, elas são primordiais para a construção de projetos coerentes e alinhados com o pedido do cliente. Porém, às vezes, realizar esses encontros é difícil, devido à dificuldade de conciliação das agendas. Há profissionais que podem estar viajando a trabalho, uns que estão atendendo um grande volume de clientes, entre outros.

Contudo, a tecnologia já oferece alternativas quando esses problemas acontecem. É possível fazer reuniões remotas com aplicativos apropriados para a comunicação, como o Skype. Dessa forma, a empresa avança nos processos e pode sistematizar as informações com facilidade.

A equipe se encontra pelo aplicativo e pode discutir as questões do negócio, cada um com o seu notebook ou smartphone, sem ser necessário que todos estejam fisicamente em uma mesma sala. Basta que acessem o Skype de onde estiverem.

 

Crie processos de trabalho padronizados

Quando há muita variação entre os procedimentos, as chances de erros, de esquecimentos e de irregularidades são maiores. O trabalho fica pouco sistematizado, e, com isso, os colaboradores mais suscetíveis a perder o controle das atividades. Assim, criar processos padronizados é uma ótima estratégia para otimizar o tempo de trabalho nas agências.

Com a padronização, é possível gerenciar as tarefas com mais efetividade e ter resultados positivos no empreendimento. Processos padronizados são mais ágeis e minimizam as chances de erros, na medida em que há um protocolo para os profissionais seguirem.

 

Automatize o fluxo de tarefas

Automatizar o fluxo de trabalho também é uma ótima alternativa para otimizar o tempo de trabalho da agência. Para isso, uma proposta viável e assertiva, é usar um software específico para gestão de agências de publicidade. Com essa solução, é possível integrar as atividades para obter processos mais eficientes e bem organizados.

Esses programas são preparados para armazenar dados, fornecer informações estratégicas,interligar funcionalidades e integrar toda a comunicação da agência. Além disso, dados de diferentes setores (como Planejamento, Financeiro e Criação) são associados, o que melhora os serviços. Assim, qualquer alteração realizada nas diferentes etapas dos procedimentos é comunicada de imediato para todas as áreas. Isso evita uma série de falhas e potencializa a produção.

A automação também abre a possibilidade de estruturar processos e o fluxo de trabalho em plataformas práticas e ágeis, com dashboards e vários canais integrados. Com isso, você mapeia os procedimentos da corporação e pode estruturar as atividades para aproveitar ao máximo o tempo disponível.

 

Tenha processos documentados

Ter processos documentados é fundamental para evitar falhas no trabalho. Sem registros, as informações são perdidas e confundidas, o que pode provocar enganos no serviço. O risco de o colaborador esquecer os dados ou misturar as informações de vários clientes é muito alto. Dessa forma, cada etapa do processo de trabalho deve ser documentada e armazenada com segurança.

Uma ótima tática é realizar a documentação em softwares especializados. Isso aumenta a segurança das informações, pois esses programas armazenam os arquivos na nuvem. Nesse sentido, danos ao computador não afetam os dados.

 

Utilize métricas para avaliar o negócio

As métricas são recursos essenciais para a realização de análises estratégicas no negócio. Os indicadores permitem desenvolver uma visão da situação atual da agência e também a realização de projeções para o futuro. Eles tornam as avaliações mais completas e ajudam a fazer observações sólidas sobre as condições do empreendimento.

A partir dessas informações, é possível estruturar intervenções para os resultados se tornarem mais positivos. As análises ajudam ainda a estabelecer metas para a empresa de publicidade, o que é fundamental para manter a motivação e direcionar o trabalho da equipe.

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Ofereça capacitação aos colaboradores

Se a equipe está bem capacitada, ela desempenha as tarefas com mais agilidade e competência. É preciso que o time esteja em constante atualização para que ele possa oferecer os melhores serviços para o cliente. Além disso, o mercado sempre lança novas alternativas, e é muito importante acompanhar essas mudanças.

Portanto, é essencial considerar os treinamentos como um investimento, pois o retorno desses procedimentos é muito positivo. Os colaboradores realizam melhores atendimentos e tornam-se mais hábeis no desenvolvimento de soluções para os clientes.

Promover um melhor uso do tempo na agência é bastante relevante para ter resultados positivos nas atividades. A demanda é elevada, então a equipe precisa usar o expediente da melhor maneira possível para alcançar bons resultados e encontrar soluções criativas para os clientes.

Neste post, você pôde conferir uma série de estratégias para otimizar as horas de trabalho no empreendimento. Com essas alternativas, você pode alcançar excelentes resultados.

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