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Controle financeiro para agências de publicidade: dicas para fazê-lo!

Definir metas comerciais é um processo que requer organização. Algumas variáveis devem ser levadas em conta. Por isso, neste post, vamos detalhar as melhores práticas para este controle.

Controle financeiro para agências de publicidade: Como fazer?

Você sabe se sua agência está, de fato, "se pagando"?

É difícil acreditar, mas grande parte dos gestores não sabe como fazer um bom controle financeiro para agências de publicidade.

Se você se identifica com essa situação, talvez seja a hora certa para reformular a sua gestão.

Afinal, se você não estipular suas metas de vendas com base nos seus custos, como saberá se a sua agência está realmente “se pagando”?

Quem foca apenas em criatividade corre o risco de perder completamente de vista o controle do caixa, o que pode resultar em escolhas erradas.

Quando bem-organizada, a gestão financeira leva à tomada de decisões eficientes e confiáveis. Quer saber mais? Então, veja neste post dicas para uma administração perfeita. Acompanhe!

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Como efetuar o controle financeiro para agências de publicidade?

Definir os escopos comerciais é um processo que requer organização. Algumas variáveis devem ser levadas em consideração para um bom controle financeiro.

Datas comemorativas, como o Natal e o Dia das Mães trazem naturalmente um volume maior de jobs e merecem atenção especial.

Outra particularidade são as negociações parceladas. Nessa modalidade, uma venda feita hoje vai gerar receitas para os próximos meses também. 

Em qualquer iniciativa comercial, devem ser estabelecidas as intenções e a programação de entradas e saídas. As estratégias globais também precisam estar bem-delineadas.

Na área publicitária não é diferente. Afinal de contas, a administração financeira é um dos instrumentos essenciais para organizar processos nesse ramo. Confira algumas orientações!

 

Faça uma análise das despesas da agência

Com essa informação — quanto se gasta — você saberá quanto custa a sua operação mensal.

Nesse levantamento, considere todos os desembolsos, tanto os fixos quanto os variáveis. Muitas vezes, no entanto, compilar todos esses dados pode não ser tão simples como parece. 

Além da aplicação de dinheiro em insumos e serviços terceirizados, calcule a hora trabalhada da sua equipe em cada job e o valor que a empresa terá de despender com os funcionários para determinada campanha.

Assim, você conserva em dia sua fiscalização sobre seus índices de produtividade

Tenha cuidado para não se esquecer de incluir no balanço os dispêndios do dia a dia, como água, luz, material de escritório, internet, produtos de limpeza, energia elétrica, entre outros. 

 

Verifique quais valores de receitas estão previstos para os próximos meses

Organize suas vendas parceladas. Projete os valores mês a mês e avalie o quanto falta para fechar no azul.

Lembre-se de considerar as inadimplências. Aliás, o ideal é fazer esse cálculo com base na média de meses anteriores.

Por isso, é importante elaborar relatórios periodicamente e discutir o teor desses documentos.

Depois dessas reflexões, você será capaz de chegar à conclusão de que é primordial diminuir os custos ou então ter planos consistentes para ampliar o lucro. 

Para ter uma dimensão real do quanto a agência deve faturar, é fundamental saber qual é a previsão de ganhos em cada um dos departamentos.

Por esse motivo, é imprescindível uma conexão ágil e segura entre todas as áreas, o que é muito mais fácil de conseguir com um software de gestão integrada.

 

 Nova chamada à ação

 

Avalie qual indicador de venda pode ser melhor explorado

Para saber quanto cada indicador (mídia, produção, fee mensal ou custo interno) representa no faturamento total, é indispensável ter uma organização precisa, isto é, exata do plano de contas.

É fundamental ainda fazer o registro de cada movimentação: entrada, saída e repasse.

Com essas informações, será possível descobrir os valores que terão de sair do caixa para cobertura de gastos e a estimativa da quantia que deverá entrar.

Ao monitorar esses indicadores, o gestor de publicidade fica sabendo quais deles são financeiramente vantajosos e quais têm deixado a desejar.

 

Acompanhe com disciplina o fluxo de caixa

Todo mundo sabe que o controle do fluxo de caixa é crucial para uma condição financeira saudável.

Ele tem de ser feito diariamente, com muita disciplina, pois quaisquer distorções podem culminar em erros estratégicos de gestão.

A movimentação do fluxo de caixa traz dados importantes sobre a característica do negócio.

Quando se avalia o comportamento do caixa em períodos anteriores, por exemplo, em muitos casos serão repetidos certos padrões. Eles ajudam no planejamento de médio e longo prazos.

Por exemplo: baseada na análise do fluxo de caixa dos últimos três anos, a agência percebe que em janeiro costuma haver uma queda na quantidade de jobs.

Desse modo, a direção decide, já em julho do ano anterior, expandir a cartela de clientes que demandem campanhas nessa época crítica: clubes, hotéis, pousadas, escolas etc. 

Assim como são definidos os propósitos específicos para uma campanha de propaganda, o mesmo tem que ser feito com a situação econômica. Defina metas objetivas e relacione-as a prazos. Abaixo, veja alguns exemplos:

      • ampliar o lucro da agência em 50% no próximo ano;
      • economizar 10% da receita todos os meses;
      • cortar 30% das despesas no próximo semestre.

 

Mantenha as contas pessoais separadas das faturas da empresa

Jamais deixe que recursos financeiros particulares se embaralhem com as quantias da agência.

Isso tem que valer para todos: diretores, executivos, acionistas, sócios, herdeiros, presidente etc.

Quando essas informações se embolam, fica difícil enxergar os dados reais.

Seja para pedir um empréstimo bancário ou para fazer a compra de um importante equipamento, a falta de clareza sobre o que pertence à empresa vai ser sempre um grande obstáculo. 

 

Invista no aperfeiçoamento da gestão

Até aqui, explicamos um pouco sobre o que fazer na teoria para aprimorar suas ferramentas de gestão.

Na prática, no entanto, não é tão simples visualizar todas as perdas e todos os ganhos e, a partir disso, fazer escolhas estratégicas.

A dica, portanto, é aperfeiçoar cada vez mais a sua capacidade de ser um bom administrador. Softwares específicos para o gerenciamento, canais no YouTube e até alguns sites auxiliam nessa tarefa.

Trata-se de instrumentos que servem de suporte aos gestores com orientações didáticas. Abaixo, falaremos um pouco mais sobre essas alternativas. Veja!

 

1. Dinheiro à vista

O "Dinheiro à vista" é um canal no YouTube por meio do qual o professor Reinaldo Domingos, em diversas aulas em vídeo, explica temas que envolvem o endividamento. Ele fala sobre a caderneta de poupança e outras dicas de como economizar. 

Simpático, o professor comenta sobre os investimentos mais rentáveis, as dúvidas mais comuns, faz simulados com exercícios, explica algumas fórmulas de planejamento etc.

Há dois inconvenientes: para você, que tem pouco tempo, o canal pode não ser muito funcional já que será preciso acompanhar as aulas. Outro porém é que não são temas específicos para publicidade.

 

2. Coach Financeiro

O endereço eletrônico "Coach Financeiro" é mais uma ferramenta para refinar as habilidades de gestão. Nele, o coach Roberto Navarro oferece, em vídeos e textos, dados sobre como assegurar a organização financeira.

Esse profissional também dispõe de técnicas motivacionais para você não perder de vista as tarefas que envolvam a aplicação de recursos.

Esse site também demandará tempo do profissional interessado e os gestores de publicidade vão necessitar de uma adaptação para esse segmento. 

 

3. iClips

O software "iClips" é especializado em agências publicitárias e traz ferramentas como controle do fluxo de caixa, de comissões, de ordens de serviço, de horas trabalhadas, entre outras informações relevantes.

Amigável, ou seja, fácil de ser usado, ele também pode ser testado gratuitamente por sete dias. Confira as suas principais funcionalidades:

  • gestão do fee mensal e custo interno;
  • administração de comissões;
  • planejamento de despesas e receitas;
  • controle de BV (Bônus de Veiculação), honorário e repasses aos veículos e fornecedores;
  • emissão de notas fiscais e boletos;
  • análise de fluxo de caixa;
  • avaliação DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício);
  • relatórios com indicadores financeiros.

Com um controle financeiro eficiente, portanto, a agência terá condições de reverter a queda na lucratividade que vem incomodando o mercado de propaganda em tempos de crise política e econômica.

Com uma administração impecável, metas mais consistentes são elaboradas e o acompanhamento dos planos de ação também se torna mais fácil.

Assim, até quem não tem perfil de gestor consegue ter sucesso em tarefas administrativas.

E aí, o que achou deste post? Além de efetuar um controle financeiro, saiba mais sobre como gerenciar sua agência! Assine a nossa newsletter!