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Como fazer uma organização de tarefas eficiente na sua agência

Quer saber como fazer uma organização de tarefas eficiente na agência? Confira o nosso post de hoje e descubra!

Como organizar tarefas na sua agência?

Afinal, como organizar as tarefas na sua agência de forma eficaz?

O trabalho em uma agência de publicidade é realmente desafiador. São diversas tarefas para efetivar e todos os serviços devem estar em sintonia com o desejo do cliente. Muito talento é necessário, assim como muita capacitação e investimento em formação.

Nas campanhas publicitárias, sempre há muito trabalho para ser realizado e pouco tempo para fazer as entregas. Se você não tomar os cuidados adequados, o risco de não conseguir cumprir a demanda ou de deixar cair a qualidade do serviço é enorme. Assim, é preciso mobilizar-se para manter a organização das tarefas na agência.

Pensando em ajudar você, preparamos este post especial para ensinar como fazer uma ordenação de atividades bastante eficiente na sua agência de publicidade. Ficou interessado? Confira o nosso artigo e saiba mais!

 

Qual é a importância da organização de tarefas na agência?

A organização de tarefas na agência é fundamental para que a empresa tenha rentabilidade. Se a agência tem um controle efetivo das atividades, ela consegue manter um grau de produtividade adequado à sua capacidade de trabalho. Isso evita atrasos e falhas nas entregas, ajudando na construção de uma imagem positiva no mercado e, principalmente, aos olhos dos clientes.

Quando a agência tem as tarefas bem ordenadas, ela gerencia as equipes de forma adequada, estabelecendo uma divisão de atividades efetiva e que gera resultados positivos. Esse fator resulta em mais qualidade de vida para a equipe e na manutenção de um padrão produtivo que se destaca no mercado.

Ou seja, a boa organização das tarefas na agência contribui para o cotidiano laboral, reduzindo a tensão entre os profissionais e oferecendo a oportunidade de desenvolvimento dos serviços de forma ordenada, em tempo hábil. A equipe produz de forma eficiente e eficaz, promovendo a satisfação dos clientes e incentivando a fidelização destes.

 

Como organizar tarefas na agência?

Agora que você já está ciente do quanto é positivo para a agência ter as tarefas ordenadas, acompanhe o conteúdo a seguir para ver como organizar as atividades no seu empreendimento. Veja mais!

 

Aposte em ferramentas

O mercado oferece soluções automatizadas e recursos integrados capazes de facilitar o gerenciamento da agência. O iClips é um exemplo dessas tecnologias. Ele é umsoftware especializado para a gestão de empresas de publicidade desenvolvido pela nossa companhia e que apresenta uma série de funcionalidades para tornar o trabalho mais ágil, efetivo e prático.

Nosso programa tem módulos de gerenciamento de jobs, do financeiro, de contatos e dos resultados. Na gestão de jobs é possível criar vários modelos de briefing, que são as informações necessárias para o desenvolvimento de um serviço.

Além disso, nosso software faz a estimativa de custo e investimento para cada job e torna possível o acompanhamento do desempenho das tarefas, distribuindo-as entre os profissionais e analisando a produtividade de cada um.

Nosso programa também produz relatórios sobre o investimento em mídia e contém um módulo complementar para a interação em reuniões externas com clientes. Já na gestão do financeiro, a nossa ferramenta permite fazer a análise do fluxo de caixa, a conciliação bancária, o controle e a projeção dos valores recebidos e das despesas.

É possível controlar as comissões pagas para os publicitários e emitir boletos e notas fiscais. Nosso software também auxilia no desenvolvimento da Demonstração dos Resultados de Exercício (DRE), que viabiliza a realização de análises mais efetivas.

No módulo de resultados, nós oferecemos a alternativa de avaliação de resultados operacionais, acompanhamento da margem de lucro, análise de indicadores financeiros e de vendas e cálculo do volume de horas trabalhadas para cada cliente.

Na área de contatos do iClips, você pode efetuar o cadastro de clientes, fornecedores e veículos  o que agiliza as operações no dia a dia. É possível, ainda, formar uma lista completa dos funcionários com dados estratégicos  como o custo da hora de trabalho de cada um deles.

Há a possibilidade de fazer o acompanhamento dos jobs, verificando o histórico da tarefa e visualizando o responsável pelo serviço. Assim, com nosso software, sua agência tem um diferencial que ajuda nos processos operacionais e na tomada de decisões estratégicas. São diversas funcionalidades que permitem otimizar todo o desempenho das atividades e manter a organização de tarefas na agência.

 

Determine uma metodologia

Ter uma metodologia para a gestão de processos facilita a organização de tarefas e permite alcançar resultados positivos com seus esforços. A metodologia é um conjunto de normas para realizar um projeto com sucesso.

Ela determina como os procedimentos serão executados para que os profissionais alcancem o nível máximo de produtividade e qualidade no trabalho. Ter um método definido minimiza erros e evita maus resultados.

Para selecionar uma metodologia, é importante considerar as necessidades do mercado, a cultura organizacional para implementar o modelo e a disponibilidade de colaboradores para efetuar as tarefas de acordo com o padrão. Existem metodologias ágeis que podem ser ótimas alternativas  como o Scrum e o Ciclo PDCA.

 

Tenha métricas

As métricas são fundamentais para que os gestores tenham uma visão estratégica da agência. Elas ajudam na realização de análises e na tomada de decisões. Isso acontece porque as métricas oferecem material para o estudo da situação do negócio.

Elas traduzem em números as condições da empresa e mostram detalhes sobre a lucratividade, o tempo de desenvolvimento de uma campanha e o retorno gerado pelos investimentos.

Com esse panorama em mãos é possível discutir soluções com a equipe para encaminhar as atividades de forma a maximizar resultados e potencializar os ganhos. Assim, a empresa de publicidade tem um material extra para promover ações que contribuem para os resultados do empreendimento.

 

Como fazer a gestão de riscos dos projetos?

Existem vários riscos nos projetos de uma agência de publicidade. Acompanhe os próximos tópicos e saiba como minimizar esses problemas no empreendimento!

 

O que é a gestão de riscos?

Um risco é a chance de que um evento afete o negócio de uma forma negativa. No contexto da publicidade, ele deve ser observado em cada projeto e envolver a estrutura da organização.

Entre as principais consequências dos riscos podemos citar a perda, a indisponibilidade ou a degradação de recursos, a ineficiência, as perdas de capital e a piora na reputação do cliente e da própria agência publicitária, por exemplo.

A gestão de riscos é um conjunto de medidas para identificar, analisar e avaliar riscos. A partir dessas informações, ela desenvolve estratégias de resposta, planeja e executa ações para lidar com a ameaça. Além disso, ela envolve o monitoramento e a comunicação para o alcance dos objetivos do empreendimento.

 

Qual é o objetivo da gestão de riscos?

O objetivo da gestão de riscos é reduzir a possibilidade da ocorrência de eventos negativos durante a execução do projeto de marketing. Nesse ponto, é importante pensar que não há como realizar um projeto sem a chance de acontecer uma dificuldade. 

A agência pode realizar ações preventivas e estipular políticas remediadoras para o caso de haver uma dificuldade. Se os profissionais antecipam as possibilidades de adversidade, eles podem elaborar estratégias de enfrentamento e, assim, poderão ter mais recursos para lidar com as ameaças.

 

Como fazer a gestão de riscos na prática?

De acordo com o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a gestão de riscos é composta das seguintes fases:

  • planejamento — a fase de planejamento serve para o delineamento das diretrizes e para a elaboração de estratégias para a prevenção e o enfrentamento de problemas;
  • identificação de riscos — nessa etapa, os profissionais empreenderão esforços para encontrar quais são os riscos a que o projeto está sujeito;
  • análise quantitativa — é a investigação da probabilidade dos problemas acontecerem;
  • análise qualitativa — é a estimativa de quais serão as consequências se os riscos se concretizarem;
  • planejamento de resposta aos riscos — aqui é feita a observação dos efeitos que as adversidades podem causar ao projeto e a elaboração de propostas de enfrentamento;
  • efetivação de medidas de controle dos riscos — são as respostas que o empreendimento dá diante dos riscos e dos problemas que já ocorreram.

Para colocar a gestão de riscos em prática, é importante incluir reuniões para lidar com as atividades descritas acima. Elas devem ser realizadas principalmente no início da execução dos projetos de publicidade  normalmente ela tem início após o recebimento do pedido.

 

Como resolver os problemas de processo?

Cuidar dos processos de trabalho na agência de publicidade é fundamental para reduzir riscos e minimizar resultados negativos. Eles são a chave dos projetos da companhia e, quando bem articulados, podem garantir mais qualidade para os serviços e mais organização de tarefas na agência.

Além disso, o gerenciamento adequado desses procedimentos e a gestão de riscos minimizam a ocorrência de imprevistos e de dificuldades. Manter as etapas da produção bem organizadas é uma estratégia fundamental para solucionar os problemas de processo.

Para isso, ordene adequadamente as fases de trabalho como mostraremos a seguir.

 

Cronograma

Montar um cronograma para cada projeto realizado na agência é uma necessidade. O negócio desenvolve uma série de serviços simultaneamente e, por isso, se não houver uma agenda bem organizada você corre o risco de realizar entregas de última hora e de ter um desempenho muito abaixo do esperado.

Assim, é importante seriar o projeto em etapas e demarcar prazos para a execução de cada processo. Defina as responsabilidades de cada profissional em uma distribuição de tarefas bem gerenciada.

 

Orçamento

Ultrapassar o orçamento realizado junto ao cliente na realização do pedido é muito problemático. A empresa deve cumprir o que foi acordado e, caso tenha mais gastos do que o previsto, a margem de lucro do trabalho diminui ou pode nem existir.

Assim, a realização do serviço fica pouco viável. A agência precisa ter os recursos adequados para a efetivação dos orçamentos e só fazer acréscimos se o cliente pedir.

Uma boa alternativa é utilizar tecnologias para facilitar a gestão financeira. Nós oferecemos o iClips, por exemplo. Ele tem um módulo financeiro no pacote de serviços. Com essas soluções é possível fazer um gerenciamento coerente das finanças, o que evita prejuízos e garante mais lucratividade para o negócio.

 

Recursos

Ter um conhecimento adequado dos recursos disponíveis é necessário para que as ofertas de serviços sejam bem delineadas. O profissional não pode prometer algo que não é capaz de realizar em um serviço.

Além disso, é preciso fazer uma distribuição coerente do material, organizando o processo para garantir o máximo de produtividade. Ordenando bem as tarefas na agência você poderá identificar quais são as etapas do trabalho que geram dificuldades na produção.

A partir daí será possível traçar novas estratégias para que os serviços fluam com qualidade. Uma alternativa importante para agilizar os procedimentos e minimizar riscos é distribuir os recursos adequadamente pelos escritórios, de forma que eles sejam acessados com facilidade pelos colaboradores.

 

Qualidade

A qualidade do trabalho depende de um bom desempenho nos processos e do uso dos prazos de forma adequada. Os profissionais avaliam a qualidade da obra, mas também é essencial levar em conta a opinião do cliente.

Muitos publicitários tendem a buscar o aperfeiçoamento de uma produção sem necessidade, apenas pelo apego à obra. Por isso, é importante consultar a pessoa que fez o pedido para que as expectativas dela sejam atendidas e para que não seja empregado um tempo excessivo em um serviço.

Com estratégias como o timesheet você pode mensurar o quanto essas ações trazem impacto para a companhia. A qualidade é influenciada também pelo manejo adequado do tempo.

Se a distribuição de tarefas não é realizada de forma adequada, o fator qualidade fica prejudicado. Afinal, realizar o trabalho às pressas gera um grande volume de falhas e resulta em danos à imagem da empresa.

 

Como aumentar a produtividade da sua agência?

Na agência de publicidade sempre há muito trabalho e pouco tempo para realizar os processos. Assim, é fundamental investir em medidas de produtividade. Veja nos passos a seguir como aumentar a produtividade do negócio!

 

Automatize processos

Automatizar os processos na agência traz várias vantagens para a corporação. É possível manejar as informações com mais agilidade e otimizar os processos operacionais. Além disso, esse procedimento também facilita a organização de tarefas na agência.

Com o auxílio de uma solução informatizada você pode promover um controle centralizado das tarefas, o que facilita no acompanhamento de prazos e da produtividade de cada colaborador. Além disso, sua companhia ganha em velocidade com a automação.

Os processos operacionais desempenhados de forma manual consomem muito tempo e têm uma maior margem de erro. Com isso, há mais retrabalho e desgaste com as tarefas. Uma solução tecnológica pode alavancar a produtividade no negócio e reduzir as falhas nos procedimentos.

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Organize o tempo

Fazer uma boa gestão do tempo na agência é fundamental, pois há muitas demandas para prazos pequenos e são vários clientes sendo atendidos simultaneamente. Assim, fazer uma gestão adequada das horas de trabalho envolve ter metas bem definidas a partir da missão e dos valores da empresa.

Além disso, é importante ter um planejamento bem delineado das atividades e determinar um bom esquema de divisão de tarefas entre os colaboradores. O ambiente da companhia também deve ser ordenado, de forma a favorecer o desempenho das atividades.

Afinal, materiais espalhados e arquivos em desordem podem atrasar todo o processo de trabalho. Sistematize o tempo de produção da equipe de forma que todos cumpram suas horas e tenham as pausas, que são necessárias em qualquer atividade laboral. Assim os colaboradores produzirão mais e melhor e você promove uma boa organização de tarefas na agência.

 

Padronize os serviços

A padronização dos processos na agência não significa oferecer campanhas iguais para marcas diferentes. Na verdade, ela é um conjunto de ações de sistematização em que há procedimentos definidos para cada modalidade de serviço oferecida. Ou seja, o empreendimento monta protocolos para os atendimentos.

As vantagens da padronização são diversas. Ela promove um uso otimizado dos recursos e ajuda na manutenção do padrão de qualidade. Além disso, com essa proposta é possível ter um maior controle do fluxo de trabalho, o que reduz a chance de erros e eleva a produtividade.

Esse procedimento promove o aumento da lucratividade, pois a velocidade dos processos e o aproveitamento dos recursos são maximizados. Erros e problemas na produção são mais facilmente identificados em um sistema padronizado, o que significa que há menos prejuízos no trabalho.

Afinal, percebendo uma adversidade com rapidez, é possível fazer correções com mais agilidade. A padronização também facilita a organização de tarefas na agência.

 

Venda apenas o que consegue atender

Quando a agência vende mais serviços do que o que consegue atender, ela sofre com uma série de consequências negativas. Há o risco de atraso nas entregas, além de uma evidente queda na qualidade do serviço e do atendimento oferecido.

Além disso, os colaboradores ficam sobrecarregados e estressados, o que aumenta o índice de adoecimentos e de insatisfação com trabalho. O clima organizacional piora, pois surgem conflitos com mais frequência devido ao nível de tensão da equipe. Assim, com todos esses problemas, a imagem da empresa fica prejudicada.

Ou seja, é muito importante que a agência saiba o limite de vendas que ela pode realizar. Assim, ela ficará apta a cumprir os prazos, fazer bons atendimentos e obter resultados positivos em todos os negócios que fecha.

 

Treine a equipe

Investir na capacitação de profissionais é fundamental para garantir bons resultados para a agência. Formações contínuas são incentivos para os colaboradores, estimulando o aprimoramento dos conhecimentos e a melhoria da qualidade do trabalho.

Além disso, os treinamentos trazem a sensação de reconhecimento para os funcionários, pois eles sentem que a companhia aposta nas suas capacidades. Os treinos também permitem que a equipe recicle os seus conhecimentos. Assim, os serviços oferecidos pela companhia publicitária podem ser aperfeiçoados continuamente.

A imagem da empresa também é beneficiada com o investimento em capacitação. Ela será reconhecida no mercado como um empreendimento que busca a excelência por meio do aprendizado contínuo. Os clientes também terão uma impressão positiva do negócio, ao notar que os atendentes são bastante capacitados.

A formação continuada também ajuda a agência a acompanhar as tendências do mercado. Com a internet e as tecnologias atuais, as mudanças estão sendo muito velozes e nem todos conseguem acompanhar essas transformações.

No entanto, na corporação que preza por uma cultura de aprendizado contínuo, a adaptação às dinâmicas de inovação torna-se muito mais fácil.

 

Utilize o timesheet

timesheet é um recurso que acompanha as horas de trabalho dos colaboradores, mostrando exatamente qual foi o tempo gasto em cada projeto. Ele cruza esse dado com o valor da hora de trabalho dos profissionais envolvidos no trabalho e assim dá o preço apropriado de cada serviço.

Implementar esse sistema na empresa pode trazer mais agilidade, eficiência e eficácia no cálculo do valor dos projetos. Além disso, os colaboradores vão ser mais produtivos e efetivos no cumprimento dos serviços.

 

Como a tecnologia pode ajudar a minimizar os riscos e a organizar as tarefas na agência de publicidade?

Uma alternativa que ajuda a reduzir riscos e a organizar processos na agência com eficiência é a tecnologia. No mercado existem vários softwares capazes de gerir um grande número de atividades de forma ágil e efetiva.

A tecnologia pode ajudar a sistematizar os processos da gestão de riscos, facilitando o planejamento, a identificação de problemas e a previsão de dificuldades. Com os programas adequados é possível compartilhar arquivos de forma prática e rápida. Assim, a gestão e o armazenamento das informações tornam-se tarefas simples.

A organização de tarefas na agência também é otimizada com a tecnologia. Com nosso software é possível dividir as tarefas entre os colaboradores e acompanhar o desempenho das atividades pelo programa. Dessa forma, você pode ver quem está alinhado com os prazos e quais projetos estão atrasados.

A tecnologia pode ser um excelente diferencial competitivo para a sua marca, pois ela torna os processos mais seguros  além de promover a redução do impacto ambiental provocado pela agência.

Modernidade e sustentabilidade são dois padrões que o consumidor observa com cuidado ao contratar um serviço. A sua empresa construirá uma imagem muito positiva e se destacará em relação aos concorrentes.

A organização de tarefas na agência de publicidade é fundamental para obter resultados positivos no negócio. Essa afirmativa vale tanto para a atividade-fim quanto para todos os processos burocráticos, a gestão financeira e fiscal. Com uma ordenação adequada, é possível alcançar bons resultados no negócio e garantir mais qualidade nos processos.

A boa organização contribui também para minimizar os riscos nos negócios. Por meio de uma gestão adequada das potenciais ameaças, é possível diminuir a probabilidade de que problemas ocorram na empresa.

Nesse contexto, o papel da tecnologia é fundamental. Além de facilitar o gerenciamento dos processos, os recursos informatizados podem otimizar as atividades e auxiliar em uma boa ordenação dos procedimentos. Eles também agregam valor ao negócio ao proporcionar o aumento da qualidade dos serviços oferecidos. Se você quer entender como um software de gestão funciona na prática, faça uma avaliação gratuita do iClips durante 7 dias e tenha mais organização de seus processos!

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