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Fluxo de caixa: o que é e qual sua importância para sua gestão financeira?

Entenda nesse artigo, de uma vez por todas!, o que é um fluxo de caixa e como ele pode ajudar sua agência de publicidade e propaganda a se organizar e crescer.

Ao olhar somente para os valores de faturamento, o gestor de uma empresa corre o risco de tomar decisões equivocadas e duvidosas. Isso porque esses dados podem não representar a realidade financeira da empresa de forma adequada. Para tomar decisões mais acertadas e pautadas em informações consistentes e não em dados imprecisos ou em “achismos”, indica-se o uso do fluxo de caixa.

Apesar de extremamente importante, nem todos os empresários sabem o que é essa ferramenta e nem de que forma ela pode ser usada no dia a dia. Esse é o seu caso? Continue lendo este artigo e entenda de uma vez por todas o que é o fluxo de caixa e como ele vai ajudar a gerir melhor a sua agência!

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O que é o fluxo de caixa?

Fluxo de caixa é um mecanismo de administração do setor financeiro das empresas que projeta as condições futuras da companhia para períodos específicos. Esse instrumento se baseia na entrada e saída de receita, levando em consideração suas respectivas datas.

Por exemplo, o faturamento indica que há R$ 5.000 no caixa da empresa, mas o fluxo mostra que amanhã essa receita será utilizada para o pagamento de uma conta. Portanto, de acordo com o fluxo de caixa, o saldo disponível da empresa é de R$ 0.

Assim, podemos entender que o fluxo de caixa é uma ferramenta que registra todas as movimentações financeiras da empresa e também as razões pelas quais elas ocorreram. Isso significa incluir: recebimentos, juros de investimentos, pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, compras e outras despesas.

Além do fluxo de caixa operacional, ou seja, aquele realizado diariamente com as entradas e saídas, ainda existem outros dois tipos e eles serão explicados logo a seguir. Confira!

 

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Projetado

É o registro dos dados referentes às receitas e despesas. Essas informações são usadas para projetar a vida financeira da sua agência, e é possível fazer essa análise de várias maneiras, sendo os gráficos os recursos mais usados.

Com eles, você consegue comparar o desempenho mês a mês e analisar as saídas e as entradas. Além disso, a partir dos resultados desses gráficos, você consegue definir com mais segurança o momento certo de lançar um novo serviço, reduzir os custos ou até buscar novos parceiros de negócio, por exemplo.

 

Livre

Também conhecido como “fluxo de caixa final”, esse modelo indica o saldo definitivo da empresa depois que todos os compromissos financeiros forem quitados.

Contudo, para chegar nesse resultado, o gestor precisa realizar o fluxo de caixa operacional. Lembre-se de que nesse cálculo entram não somente os valores que movimentam o caixa na semana ou no mês analisado, mas também os recebimentos e as dívidas com as quais a sua empresa já esteja comprometida.

As informações desse tipo de fluxo de caixa são usadas de muitas maneiras, como na divisão de lucros entre acionistas e sócios. Se, em longo prazo, o fluxo de caixa livre for negativo, é possível que a empresa enfrente problemas financeiros sérios, pois não terá recursos suficientes para arcar com seus compromissos.

 

Por que o fluxo de caixa é importante e quais as vantagens de usá-lo?

Depois de entender o que é o fluxo de caixa, foi possível notar o quanto essa ferramenta é útil no dia a dia de qualquer negócio, não é mesmo?

Além da gestão financeira, quando bem realizado, o fluxo é capaz de oferecer ao empresário uma série de dados e informações importantes, essenciais para a tomada de decisões mais acertadas.

Veja alguns dos benefícios que esse mecanismo traz para as empresas:

  • melhora o controle financeiro, ajudando a organizar as receitas e despesas, categorizando os investimentos e gastos e permitindo uma previsão orçamentária mais precisa;
  • possibilita o entendimento mais profundo da empresa, o que auxilia o gestor a tomar decisões mais embasadas, por exemplo, em relação ao corte de gastos ou ainda onde e quando investir e ampliar;
  • traz mais informações sobre os hábitos dos seus clientes, ajudando categorizar os bons e maus pagadores, os dias em que o caixa está mais “cheio” e as épocas de baixa, entre outras oscilações;
  • permite acompanhar a situação da empresa, reservando antecipadamente a quantia necessária para honrar com os débitos mensais;
  • ajuda o gestor a economizar, já que oferece informações claras e precisas sobre a realidade do negócio, inclusive indicando se o dinheiro está sendo mal-empregado;
  • auxilia na definição do capital de giro, ou seja, o valor que custeia a operação da empresa.

 

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Como usar o fluxo de caixa na sua agência?

Agora que você já entendeu a teoria, que tal começar a colocar em prática todas essas informações? Veja a seguir um passo a passo bem simples para estruturar o seu fluxo de caixa.

 

Separe as receitas e as despesas

Um bom fluxo de caixa depende, basicamente, da precisão das suas informações. Por isso, é indispensável começar separando quais são as entradas e as saídas do período analisado.

Você poderá montar um fluxo de caixa de várias formas, como em uma planilha ou em um software. Neste último caso, a vantagem é que você poderá integrar as informações e incluir os dados de entradas e saídas de maneira automática.

Por exemplo, ao fechar uma nova conta e receber de um novo cliente, automaticamente o software lançará essa informação para alimentar o seu fluxo, reduzindo as chances de esquecimento.

Para começar a montar o seu fluxo de caixa, lance as contas a pagar e a receber que já são do seu conhecimento ou que sejam facilmente estimadas.

 

Trabalhe com as informações previstas

Agora, você pode estimar as despesas ainda não lançadas, por exemplo, as contas de água e de energia, a folha de pagamento ou os impostos. Busque reconhecer a sazonalidade desses compromissos, as datas de vencimento e os reajustes, tornando seu fluxo mais preciso.

Em relação às entradas, os pagamentos à vista costumam ser mais fáceis de incluir no fluxo. No caso dos pagamentos parcelados ou a prazo, a dica é ser mais conservador nas estimativas, principalmente se você não tem ideia de qual é a sua taxa de inadimplência ou atrasos. Lembre-se ainda de incluir outras fontes de renda que estejam relacionados à empresa como os rendimentos de aplicações.

 

Analise diariamente e mensalmente

Para que essa ferramenta seja útil para a sua empresa, é fundamental criar o hábito de incluir e analisar os dados diariamente. Assim, será mais fácil evitar esquecimentos e diagnosticar situações de risco que precisam de ações pontuais.

Faça também a projeção para os próximos dias, semanas e meses e acompanhe diariamente, ajustando as informações para que os dados projetados tenham mais relação com a sua realidade.

 

Saiba interpretar os dados

É importante lembrar que o saldo de caixa não indica se a empresa está lucrando ou tendo prejuízo. No caso de saldos diários elevados (tanto negativos como positivos), é preciso ter atenção, porque isso demonstra a necessidade de uma organização financeira mais adequada.

Os saldos negativos, contudo, são sempre os mais preocupantes. Diante de uma situação como essa, o gestor deve primeiro tentar descobrir quais são as causas, como: atraso no pagamento dos clientes, inadimplência alta, taxa de churn preocupante, etc.

Pode ser ainda que os resultados negativos sejam pontuais ou mostrem uma má organização em relação aos prazos de pagamento e recebimento. Nessa situação, se não houver planejamento, o capital de giro poderá ser comprometido.

Além disso, lembre-se de sempre fazer o fluxo de caixa projetado e livre que explicamos anteriormente e acompanhar essas informações, prevendo cenários importantes para a sua empresa, investindo em ações de marketing em épocas de baixa, cortando custos, poupando em épocas de alta, entre outras atitudes.

 

Como manter o fluxo de caixa organizado e funcional?

Depois de ler este conteúdo, você está achando que manter o fluxo de caixa em dia é algo muito complicado? Separamos algumas dicas essenciais que podem ajudar nessa atividade. Confira:

  1. crie o hábito de anotar todas as movimentações da empresa, incluindo as suas próprias retiradas;
  2. faça o fluxo de caixa todos os dias, afinal, quanto mais essa atividade fizer parte da sua rotina, menos trabalho ela exigirá;
  3. realize o fechamento mensal, pois esse é o momento em que será possível contabilizar todas as despesas e ter uma visão mais clara sobre a realidade financeira da sua agência;
  4. use a tecnologia a seu favor, principalmente os softwares que automatizam e integram diversas funcionalidades;
  5. faça um levantamento de todas as despesas e receitas, tanto atuais como futuras e alinhe essas informações com o seu plano de negócios. Aproveite e separe esses dados por categorias: operacional, não operacional e investimentos;
  6. evite o otimismo nas previsões das receitas. Sempre considere que alguns clientes não pagarão na data certa ou ainda se tornarão inadimplentes;
  7. acompanhe de perto o fluxo de caixa e antecipe-se quanto aos eventos operacionais que podem colocar em risco o seu planejamento financeiro;
  8. use as informações do fluxo de caixa na sua gestão financeira.

Como você viu, o fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante na gestão financeira da sua empresa, ajudando a prever cenários, planejar os investimentos e, claro, a tomar decisões operacionais mais acertadas e embasadas em dados reais sobre o seu negócio.

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