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fev

Como criar um fluxo de entrega de jobs em 4 etapas

Você sabe o que é um fluxo de entrega? Além de explicar o seu conceito, nesse artigo mostramos como aplicá-la na agência.

Como criar um fluxo de entrega de jobs em 4 etapas

Diminua seus índices de refação com um bom fluxograma de seus processos. 

O principal objetivo de um fluxo de entrega é aumentar a produtividade dos serviços para obter melhores resultados. Qual é o gestor que não quer aperfeiçoar os seus processos? Não é mesmo?

Dessa forma, é feito um diagrama de todas as ações — seja de um job específico ou da agência como um todo — necessárias para o alcance das metas. Assim, todo esse cenário fica representado digitalmente em gráficos e desenhos, o que facilita a organização. 

Ficou interessado? Então, acompanhe neste post 4 truques incríveis para elaborar mecanismos eficientes. Veja!

 

1. Faça um bom planejamento e mapeie os processos de produção

A criação de um fluxo de entrega começa com o mapeamento dos processos. É preciso conhecer a fundo todas as atividades do cotidiano de produção.

Uma boa analogia para esse conceito em relação à publicidade são as reuniões de briefings. Da mesma forma que existe um cronograma para cada demanda dos anunciantes, a agência deve fazer igual com a sua estrutura de negócio. Abaixo, vamos trazer outras dicas valiosas para essa fase de delineação dos planos. Verifique!

 

Defina todos os componentes

Todos os elementos de um job, ou da empresa de modo geral, devem ser listados: funcionários, clientes, direção, público-alvo, tabelas, materiais que serão utilizados, veículos que exibirão as campanhas, valores de investimentos, etapas produtivas etc. Para você não se esquecer de nada, distribua essas informações da seguinte forma:

  • entrada ou inputs (documentos, tabelas, itens, produtos, serviços e outras informações);
  • processamento (liste as ações que vão transformar as entradas em saídas e com que técnicas isso será feito);
  • saída ou outputs (o que se espera encontrar logo após o processamento).

 

Estabeleça as ferramentas

Depois de identificar todas as peças que integram a engrenagem de um job ou do negócio publicitário, virá o momento de escolher em quais instrumentos o seu fluxo de trabalho será formulado.

Existem sites, aplicativos gratuitos e até sistemas de gestão direcionados ao marketing. Por causa da facilidade para alterar, para compartilhar e para visualizar os dados, praticamente todos os profissionais desenham seus esquemas em arquivos eletrônicos.

Entre os apps mais populares e famosos estão o Microsoft Word, o Power Point e o Excel. Eles têm o benefício de seguirem as normas universais para criação de fluxogramas, mas apresentam desvantagens como a falta de interconexão entre os informes e os participantes do processo.

Já um software voltado à propaganda possui entre seus atrativos ferramentas que estimulam a comunicação entre as equipes, recursos para interpretação de Business Intelligence, que facilitam a tomada de decisões, além de facilidade na gestão financeira e completa segurança de seus dados.

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Abasteça seu fluxograma

A terceira e última etapa da preparação é alimentar o diagrama com as informações de sua empresa. Como já adiantamos, a maioria das soluções de informática e planilhas sobre fluxos de entrega acompanha as regras gerais gráficas. Desse modo, aprendendo um pouco sobre essas simbologias, você terá facilidade para usar quaisquer instrumentos. Confira logo abaixo:

  • balão alongado: onde se registra o início e o fim dos processos;
  • losango: nele são dispostas as decisões;
  • quadrado: introduza as etapas: embalar produtos, atender os clientes etc;  
  • trapézio: operações manuais;
  • círculo: simboliza a conexão entre um ponto e outro do sistema;
  • flecha horizontal: interliga os símbolos dentro do desenho.

Aqui, a gente volta a bater na tecla da importância dos softwares, pois eles permitirão mais tempo ao gestor para se preocupar com o conteúdo desses mapas, que é muito mais importante do que os seus formatos. Antes do próximo passo, o seu planejamento deve levantar os seguintes dados:

  • como o trabalho flui, isto é, qual é a sua sequência de ponta a ponta;
  • quais são os atrasos e gargalos durante essa fluência;
  • quais são as tarefas dispensáveis;
  • quais são e como eliminar os desperdícios.

 

2. Determine suas metas e parta para a ação

Nesta fase se chega à metade do caminho para a criação de seu fluxo. Na prática, serão encontradas as maneiras de ajustar os processos de forma a deixá-los mais baratos, mais eficientes e mais simples.

Você terá de iniciar este estágio a partir dos seus problemas — que foram encontrados no ciclo anterior — e estabelecer quais são os seus propósitos para resolvê-los. Elenque, portanto, as suas intenções, que pode ser aumentar o nível de satisfação dos clientes, reduzir os custos, trabalhar com mais qualidade em períodos curtos etc.

Em seguida, é vital encontrar novos jeitos de realizar os procedimentos. É aqui que os fluxos de entrega ganharão forma. Os métodos antigos que davam certo devem ser aperfeiçoados e os que apresentavam falhas têm de ser eliminados.

Esses mecanismos terão de estar conectados uns aos outros, envolvendo todos os colaboradores numa grande teia. Como controlar todos esses passos na direção do crescimento?

Seja para diminuir os gastos, seja para aumentar o número de anunciantes ou mesmo para entregar um job em menos tempo, será necessário escolher uma sequência de ações. Para cada um dos seus intuitos, siga estes conselhos:

  • indique os papéis e as responsabilidades de cada um;
  • fixe tudo que será feito e em quanto tempo;
  • automatize o maior número possível de tarefas;
  • imponha padrões para cada ação;
  • saiba — e faça todos também conhecerem — quais são as etapas que compõem a produção global e como cada uma delas se relaciona com as outras;
  • conheça os riscos;
  • desvende a identidade do público-alvo desse objetivo;
  • tenha em mãos ampla lista de fornecedores de produtos e de serviços que façam parte dessa cadeia;
  • escolha alguém para responder por cada fase e pelo gerenciamento do todo;
  • encontre formas de garantir o controle e o monitoramento de tudo (planilhas, aplicativos, entre outros).

 

3. Conheça e evite os erros mais comuns

Quem não tem muita familiaridade com o desenho de fluxo de trabalho precisa ficar atento e aprender com a experiência do mercado. Você tem ideia de quais são as falhas que mais são cometidas durante o mapeamento?

Um desses erros é esquecer de incluir no processo fatores externos que influenciam na rotina. Por exemplo: a agência decide fazer um forte trabalho para prospectar as prefeituras da região em julho, mas descobre que as contas vão para a licitação em janeiro, ou seja, toda a programação dessa força-tarefa acaba prejudicada.

Sempre falamos da importância do equilíbrio e, neste caso, não é diferente, pois o excesso de zelo com a criação dos métodos pode vir a se tornar um erro. Como isso acontece? Quando o líder fica mais preocupado com o fluxograma do que com a realidade do próprio empreendimento.

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4. Confira seu fluxo de entrega e monitore seus efeitos 

Com o fluxo criado, o trabalho está longe de terminar. Na verdade, ele nunca se encerra. O dicionário Aulete Caldas define “fluxo” como uma “movimentação incessante” e é bem isso mesmo.

Primeiro, verifique a eficácia do fluxograma. Apresente-o para vários departamentos e pergunte aos colaboradores o que eles entenderam. Com essa pequena pesquisa, você poderá trabalhar no acabamento do sistema estratégico, eliminando as últimas falhas.

Após essa etapa, inicie o acompanhamento na prática. Afinal de contas, será fundamental saber se ele está, ou não, apresentando os resultados esperados.

É mais ou menos como quando você desenvolve uma campanha para seus clientes. Depois que uma ação de marketing chega ao fim, é crucial levantar o impacto do job, não? Você precisa saber que reações ele provocou nas pessoas. Não é mesmo? Com a administração do negócio existe a mesmíssima necessidade.

Para medir a eficácia do seu processo, você terá que descobrir onde estão os desperdícios e os erros. E como faz para achá-los? Acompanhando de forma permanente as principais métricas para a agência. Quer exemplos? Vamos lá:

  • quais são os clientes mais e menos lucrativos;
  • quanto os colaboradores custam por hora;     
  • quantidade de refação (retrabalhos);
  • a taxa de turnover (rotatividade de pessoal);
  • quantos contratos foram suspensos (Churn Rate).                   

Com um fluxo de entrega organizado, o gestor consegue ser muito mais produtivo e aumentar os rendimentos da agência.  Eliminando as falhas em seus processos, você mostra em pouco tempo uma quantidade maior e mais consistente de resultados positivos.

Com a ajuda de softwares modernos, isso tudo fica muito mais simples e fácil, já que todas as complexas exigências para a elaboração desses mecanismos estarão reunidas em única plataforma. E aí? O que achou do post? Quer saber mais? Então, leia nosso artigo sobre ferramentas de gestão na publicidade!