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jun

Entenda agora como estruturar o fluxo de trabalho na agência

Dúvidas sobre como estruturar o fluxo de trabalho da agência? Veja o nosso post e entenda mais sobre o tema!

Entenda agora como estruturar o fluxo de trabalho na agência

Mas além disso, é importante estruturar bem o fluxo de trabalho da agência. Com procedimentos organizados, é mais fácil lidar com todas as atividades.

Preparamos este artigo para você compreender as melhores formas de estruturar o processo produtivo na sua agência de publicidade. Ficou interessado? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!

Confira também:

O que é o fluxo de trabalho da agência?

O fluxo de trabalho na agência é o conjunto de processos envolvidos para que o pedido do cliente se converta em uma ação ou campanha publicitária. Esses procedimentos são divididos em etapas distintas, que são o recebimento da demanda, planejamento e elaboração do briefing, produção de conteúdo, veiculação e avaliação dos resultados.

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos que trazem maus resultados e afetam a produção de forma negativa. Assim, há a possibilidade de implementar melhorias e garantir efeitos positivos para o seu negócio.

O que é gestão de processos e como ela se relaciona com o fluxo de trabalho?

A gestão de processos é uma estratégia de gerenciamento que focaliza a cadeia de ações. Ao contrário da visão baseada em setores, ela analisa as atividades se direcionando para o processo todo, de forma integrada. Ou seja, ela observa os vários procedimentos envolvidos na produção.

Com a gestão de processos, você estrutura o fluxo de trabalho na agência considerando todas as etapas da cadeia de produção de uma forma sistêmica. Assim, qualquer alteração em uma determinada fase afeta todas as outras ações na companhia publicitária.

A ideia é a de que para alcançar melhores resultados, é preciso considerar todo o ciclo de produção. A inserção de melhorias deve ser planejada em conexão com as outras atividades do dia a dia da agência.

A gestão de processos é fundamental para a criação de um bom fluxo de trabalho. Com ela, é possível aumentar a produtividade e reduzir custos. Isso acontece porque há um maior conhecimento do processo produtivo. Assim, é possível realizar ações para eliminar desperdícios e evitar o retrabalho.

Além disso, a gestão de processos permite que a agência tenha um crescimento sustentável e que ela alcance melhores resultados. Assim, a companhia de publicidade desenvolve uma imagem positiva. Outra vantagem é que a análise integrada dos procedimentos aumenta a qualidade do trabalho.

Quais as vantagens de um fluxo de trabalho eficiente?

Você já viu que, juntamente com a gestão de processos, um bom fluxo de trabalho é fundamental para que a produtividade seja um fator constante na agência. Mas saiba que as vantagens não param por aí, confira abaixo algumas delas:

Aumento na qualidade das entregas

Embora muitos achem que os benefícios de estruturar o fluxo de trabalho refletem apenas no ambiente de trabalho da agência, saiba que o impacto de criar um fluxo de trabalho adequado ocorre nos serviços prestados para os clientes.

Uma das primeiras mudanças está na redução do retrabalho, o que, consequentemente, propicia na diminuição dos atrasos. Obviamente, esse esforço repercute na satisfação dos clientes com os resultados que a sua agência apresenta e os tornam fieis e certos de que fizeram a escolha certa. 

Melhor aproveitamento de recursos

Um bom fluxo de trabalho é fundamental para minimizar o desperdício de recursos, sendo eles relacionados a mão de obra ou capital. Quando você visualiza todos os projetos e atividades que precisam ser executadas, torna-se muito mais simples planejar cada passo com maior eficiência e fazer o possível para que somente os recursos indispensáveis sejam utilizados. O resultado? Uma diminuição nos custos e também no índice de retrabalho.  

Diminui a incidência de erros

Você já teve a sensação de que a equipe, embora se esforçasse muito para realizar suas tarefas com assertividade, caminhava em direções opostas ao objetivo central? Enquanto um colaborador trabalha para alcançar um objetivo X o outro se concentrava em um objetivo Y?

Sem dúvidas isso é consequência da falta de um caminho claro a seguir, ou seja, de um fluxo de trabalho que mostre exatamente o que precisa ser feito. Não pense que a ideia é engessar o o modo através do qual os funcionários realizam o seu trabalho.

O foco é, justamente, delinear um fluxo claro e objetivo do que precisa ser feito. Feito isso, fica a cargo do time lançar mão do que ele tem de melhor: boas ideias e capacidade de inovar.

Como criar um bom fluxo de trabalho na agência?

Estruturar o fluxo de trabalho na agência com qualidade e efetividade depende de uma série de ações realizadas pela empresa. Veja quais são essas práticas a seguir!

Mapeie os processos

Para fazer um bom fluxo de trabalho, é importante fazer um mapeamento de todos os processos realizados na agência. A ideia é mostrar como a demanda se converte em um serviço e dá origem a uma campanha ao final, indicando como as atividades são encaminhadas.

Mapear o fluxo de trabalho na agência ajuda a visualizar como os procedimentos estão sendo encadeados. Com isso, é possível identificar falhas, problemas de comunicação, potencialidades e gargalos na produção.

Construa um planejamento

Com o mapeamento, você reuniu uma série de informações sobre o processo produtivo na agência de publicidade. Agora, utilize esses dados para construir um planejamento para o fluxo de trabalho. Nesse plano, coloque vários detalhes e busque soluções para os problemas identificados.

É importante também delegar as tarefas, separando quem vai ser responsável pela implementação das mudanças em cada área. No desenvolvimento do plano, é necessário elencar as tarefas e estabelecer como se dá o fluxo de atividades.

Automatize processos

Os recursos tecnológicos possuem uma série de funcionalidades que ajudam a estruturar o fluxo de trabalho nas empresas. Essas ferramentas dão suporte às atividades executadas na agência, facilitando o manejo das informações. Dados ligados à cartela de clientes, à documentação das atividades, distribuição de tarefas, controle dos jobs e da agenda e à comunicação são gerenciados de forma otimizada, garantindo melhores resultados.

No mercado, há diversos softwares especializados na gestão de agências, que ajudam a gerir as tarefas e permitem a construção de um fluxo de trabalho com efetividade. Com a automação, a agência vai ter mais precisão e agilidade em seus processos.

Aposte no design thinking para estruturar processos

O design thinking é uma forma de pensar diferenciada, baseado em uma reflexão crítica e criativa da realidade. Ele pode ser aplicado na gestão de processos e na estruturação do fluxo de trabalho e garantir resultados mais positivos para a agência.

As fases que compõem o design thinking são:

  • a imersão (processo de entendimento da realidade analisada);
  • ideação (criação de recursos e ferramentas para o alcance de objetivos);
  • prototipação (é a testagem);
  • desenvolvimento (momento de aplicação do recurso ou estratégia criado).

Acompanhe os resultados

Após realizar o planejamento, o mapeamento, a construção do fluxo com a gestão de processos e o design thinking, é necessário realizar medidas de avaliação desses procedimentos. Assim, observe se as ações realizadas contribuíram para o aumento da produtividade da equipe e a redução dos entraves no fluxo de trabalho.

Para isso, analise os resultados financeiros, a satisfação do cliente e o sucesso das campanhas lançadas. Se encontrar problemas nos processos, revise o fluxo de trabalho e busque alternativas com o design thinking para remediar essas dificuldades.

Estruturar o fluxo de trabalho da agência é uma medida fundamental para obter mais eficiência, qualidade e efetividade. Com a gestão de processos, é possível desenvolver a cadeia produtiva de forma sistêmica, considerando todos os procedimentos de forma integrada.

Para desenvolver o fluxo de trabalho, faça o mapeamento dos serviços na empresa e planeje as ações de otimização do processo. Aplique também o design thinking e automatize as atividades.

E então? Gostou de saber como estruturar o fluxo de trabalho da agência e quer começar a aplicar esses conceitos agora mesmo? Fale com um de nossos consultores! Nosso time de especialistas está à disposição para entender tudo sobre seu negócio.

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