25
jun

Fluxograma de processo: saiba como usar na sua agência

Um fluxograma de processo bem realizado pode ser o diferencial competitivo para sua agência. Leia nosso post e fique por dentro!

Você já sabe como implementar um fluxograma de processo na sua agência? Confira no artigo!

Uma agência que não está constantemente averiguando a eficiência de seus processos está em profunda desvantagem em relação ao resto do mercado. Ser capaz de diagnosticar falhas nos procedimentos e saber como corrigi-las adequadamente é fundamental para o desenvolvimento de uma agência. Felizmente, para isso existe o recurso do fluxograma de processo.

Preparamos esse artigo para auxiliar você a implementar em sua agência a poderosa ferramenta da análise de processos por meio do fluxograma. Continue a leitura e entenda melhor!

O que é análise de processos?

Realizar uma gestão de agência realmente eficiente envolve a incessante procura por pontos para serem aprimorados em todas as fases dos projetos. A partir dessa necessidade, o uso da análise de processos se destaca como uma forma de estruturar os procedimentos que são adotados na empresa para analisá-los.

Por meio da análise de processos e utilizando as informações levantadas é possível identificar falhas e gargalos no fluxo de trabalho.

Qual a importância da análise de processos?

Ora, uma vez que tenhamos definido como funciona uma análise de processos, é fácil perceber de que forma o método tem efeitos positivos em aspectos distintos que afetam o crescimento e desenvolvimento da agência.

Contar com a capacidade de estar sempre se aprimorando é um dos requisitos para uma empresa conseguir manter-se competitiva. Logo, com a análise e o uso apropriado de fluxogramas de processo pode-se alcançar cada vez mais eficiência e agilidade.

Guia completo de gestão para agências: Saiba tudo sobre como otimizar seus processos!

Faça o download do nosso guia de gestão e tenha acesso a tudo o que você precisa para organizar sua agência e alavancar seus resultados

Por que usar um fluxograma de processo?

O fluxograma de processo aparece como um recurso indispensável na análise de processos. Mas, afinal, o que é exatamente um fluxograma?

A ferramenta em questão pode ser descrita como um mapeamento detalhado do fluxo de trabalho ou das atividades de um processo por meio de símbolos gráficos. Em outras palavras, trata-se da representação gráfica da trajetória dos processos em um projeto.

É impossível considerar uma gestão de projetos realmente eficiente sem levar em conta cada etapa e como elas se comunicam. Daí a importância de considerar uma boa aplicação dessa ferramenta em sua abordagem para gerenciar processos.

Para ficar claro exatamente de que forma pode-se usar o fluxograma de processo, vamos a algumas dicas fundamentais.

Como formular um fluxograma de processo?

Para que se obtenha sucesso na aplicação de um fluxograma de processo é imprescindível que as etapas de seu desenvolvimento sejam respeitadas de acordo com a ordem listada abaixo.

Apesar de simples, é uma recomendação que deve ser seguida à risca, já que um fluxograma deve atender ao propósito de apresentar visualmente um processo em detalhes.

Primeira etapa

Inicialmente é necessário que se tenha em mente, com clareza, qual processo será mapeado. Assim, em projetos mais longos é importante que se determine com precisão o ponto de recorte que será analisado e descrito.

Essa parte pode ser um pouco complicada, já que existem fluxos extensos que são compostos por muitas etapas. Logo, é recomendado que grandes projetos sejam divididos em fluxogramas diferentes, considerando-se algum critério para definir onde será o início e fim de cada seção.

Segunda etapa

Agora é hora de analisar minuciosamente cada processo envolvido no fluxo e como ele se relaciona com os demais. É crucial que os símbolos tenham uniformidade em seu significado, como o esquema tradicional de fluxograma que utiliza círculos e retângulos.

Mas atenção! O fluxograma de processo não deve partir do que se espera que aconteça em cada projeto. Ao contrário, o desenho deve ser de acordo com a realidade dos processos, ainda que seja confuso e contenha sobreposições que não pareçam necessárias.

É óbvio o porquê dessa recomendação, já que a ferramenta tem o propósito justamente de identificar erros e problemas na sequência dos procedimentos avaliados.

Powered by Rock Convert

Como definir responsabilidades no fluxograma?

Além de tornar mais fácil para um profissional acompanhar o andamento de um projeto, o fluxograma de processo pode ser muito útil na hora de atribuir e conferir os agentes de cada etapa.

Utilizando o fluxograma é possível visualizar com facilidade quem é responsável por cada processo, de que forma eles estão ligados e como podem se comunicar em cada projeto.

Contar com um sistema moderno de workflow, nesse caso, pode ser determinante, uma vez que alguns já contam com painéis gerenciais que permitem aos envolvidos nos processos realizarem conferências simples sobre o projeto e seus respectivos responsáveis.

Como monitorar um fluxograma de processo?

Observar frequentemente o fluxograma é uma das partes mais importantes de sua implementação em uma agência, já que permite que gargalos e erros possam ser percebidos à medida que acontecem.

Da mesma forma, o diagnóstico em pouco tempo também permite que soluções sejam adotadas com maior agilidade. Por isso, é essencial que a agência possa contar com um sistema de gestão de processos que assegure a acessibilidade ao monitoramento do projeto.

Como utilizar o fluxograma para documentação?

Ainda hoje existem agências que falham em documentar apropriadamente os seus processos, principalmente os que são de caráter criativo. A partir desse erro, é comum que informações importantes não fiquem acessíveis a todos ou estejam indisponíveis para conferência posterior, o que causa problemas que resultam em prejuízos e atrasos.

A estrutura do fluxograma é extremamente útil para condensar uma variedade de informações importantes e apresentá-las de forma concisa a todos que precisam. Assim, seja para o acompanhamento em tempo real ou para buscas futuras, o fluxograma é uma forma inteligente de armazenar dados de projetos.

É interessante ressaltar que as informações descritas em fluxograma tem uma leitura muito mais acessível a todos do que se fossem descritas em um texto, que poderia gerar muitas interpretações.

Instaurar ferramentas de análise como o fluxograma de processo é dar um passo adiante para uma gestão de processos de excelência e uma agência mais competitiva. Com os diagnósticos resultantes das análises é possível aprimorar todas as atividades da empresa, garantindo redução de custos sem afetar o lucro e aumento na produtividade.

Agora que você já sabe tudo sobre fluxograma de processo, continue adquirindo conhecimento sobre gestão com um infográfico com todos os benefícios de um software All in One para sua agência. Confira!

Nova call to action