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Como gerenciar processos na sua agência?

Se você não adota um modelo padrão no fluxo dos seus jobs, diversos inconvenientes podem surgir. Veja quais são eles e saiba como tratá-los neste post. Acompanhe!

O gerenciamento de procedimentos internos de uma agência aumenta a produtividade de seus colaboradores e expande a margem de lucro. Além desses benefícios, gerenciar processos em uma agência de comunicação ajuda o funcionário a entender como proceder diante de situações distintas na rotina de seu trabalho.


Isso evita que problemas sejam enfrentados a partir de soluções ineficazes, contribuindo para a satisfação do cliente e para a construção de um fluxo de trabalho que seja dinâmico e efetivo. Ou seja, gerenciar processos é uma estratégia fundamental para ter mais controle da produção e para maximizar a qualidade das entregas.

Mas como é possível fazer a gestão de processos em uma agência? Veja o nosso conteúdo especial e entenda  mais sobre o tema!

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Quais os benefícios de gerenciar processos em uma agência de comunicação?

Gerenciar processos em uma agência de comunicação traz vários benefícios para a empresa e os colaboradores. Veja mais a seguir!

Comunicação transparente

A gestão de processos em uma agência permite que o processo comunicativo seja realizado com mais precisão, transparência e com menos possibilidade de ruídos. Isso fortalece a equipe e aumenta a eficiência das atividades. As informações são transmitidas de forma ágil, evitando imprevistos e falhas nos procedimentos.

Além disso, dificuldades que eventualmente surgirem podem ser corrigidas com rapidez. Toda a equipe fica ciente dos processos e, com isso, os colaboradores têm mais recursos para solucionar problemas.

Autonomia para os colaboradores

Gerenciar processos possibilita que os colaboradores tenham mais autonomia nas atividades. Isso acontece porque a medida promove um melhor controle das práticas. Os processos são padronizados com o estabelecimento de protocolos para cada tipo de situação.

Assim, os profissionais têm recursos para agir com mais autonomia, porque os procedimentos são predefinidos. Isso contribui para que os trabalhadores tomem atitudes coerentes com a velocidade necessária para que bons resultados sejam alcançados.

Aumento da eficiência da equipe

A gestão de processos permite que a equipe tenha mais eficiência no trabalho. As tarefas ficam bem organizadas e distribuídas, sendo que são todas controladas e monitoradas. São estabelecidos procedimentos operacionais padronizados para as situações distintas que podem surgir no dia a dia, o que possibilita que o time tenha mais rapidez na tomada de decisões.

Além disso, os gestores mobilizam a dinâmica de trabalho estabelecendo o foco em resultados, o que gera um fluxo operacional focado, preciso e ágil. A equipe passa a desenvolver suas atividades com mais ferramentas para alcançar efeitos satisfatórios para o cliente. Faça uso do método kanban e do gráfico de gantt.

Melhor aproveitamento do tempo

É preciso evitar que a agência de comunicação tenha uma gestão de tempo mal distribuída e sem controle. O volume de tarefas é elevado e os prazos são muito curtos. Atrasos e serviços sem qualidade são as consequências desse contexto, o que pode prejudicar a imagem da empresa, gerar problemas e retrabalho.

A gestão de processos permite fazer uma melhor administração do tempo na agência. As tarefas ficam bem delineadas e distribuídas em um fluxo de trabalho bem estruturado. Isso gera eficiência operacional e melhor desempenho nas atividades. Assim, os procedimentos são realizados com mais qualidade. O tempo fica bem gerenciado, promovendo resultados positivos e reduzindo refações.

Aumento da qualidade dos serviços

A qualidade dos serviços depende da capacidade do profissional, das condições de trabalho, da disponibilidade de tempo para o desempenho da tarefa e da elaboração de um briefing completo e bem estruturado. Gerenciar processos permite aprimorar a qualidade dos serviços, porque a medida organiza o fluxo de trabalho na agência.

Os procedimentos são mapeados, estruturados de forma otimizada e os protocolos predefinidos geram uma dinâmica operacional harmônica e bem ordenada. Dessa forma, os colaboradores têm melhores condições para cumprirem suas tarefas com precisão, eficiência e eficácia.

Aumento da integração

A gestão de processos permite integrar as etapas distintas do trabalho, facilitando o intercâmbio de informações e promovendo a construção de uma estrutura sólida para que os colaboradores trabalhem melhor.

As redes de troca de dados são fortalecidas, para que a equipe tenha as ferramentas necessárias para a elaboração de um bom trabalho e para que os serviços estejam coerentes com as preferências do cliente. Dessa forma, a agência fica mais integrada, o que promove o desenvolvimento de uma dinâmica de trabalho eficiente e focada em resultados.

Como gerenciar processos em uma agência de comunicação?

Para iniciar a padronização dos processos, é preciso que o gestor desenhe as rotinas e atividades desempenhadas por seus colaboradores, produzindo um padrão de procedimento. No caso do departamento de atendimento da agência, é indispensável delinear como as tarefas devem ser executadas desde a chegada de um novo cliente até a finalização de um job.

Além disso, é importantíssimo estabelecer um modelo de briefing e limitar horários de envio desse documento para que a criação possa trabalhar — afinal, um departamento de criação sem briefing não executa suas tarefas. Aliás, para esse departamento, é preciso indicar as ponderações sobre manuais de marca, programas utilizados, modelo de envio de job para o atendimento, entre outros tópicos.

Esse amplo processo se denomina macroprocesso. Quando estiver traçado, é preciso dividi-lo em etapas menores, indicando o colaborador responsável por tarefa ou, se for de preferência do gestor, por área.

Após os processos traçados, é preciso prever os possíveis gargalos e problemas além da rotina delineada. Para isso, é imprescindível utilizar a bagagem dos colaboradores que atendem e executam as tarefas da agência. Esses profissionais conhecerão com profundidade os problemas que podem se desenrolar na prática e não terão uma visão idealizada e distante da realidade, como o gestor pode ter.

Com as possíveis dificuldades que podem se suceder em mente, faz-se necessário estabelecer padrões de procedimentos perante essas situações. Veja alguns exemplos!

Modelo de procedimento

  • Situação: solicitação de saída de job impresso e envio para gráfica.
  • Profissionais responsáveis: os que atuam no atendimento e na criação.
  • Procedimento de rotina: após envio do job pela criação, o atendimento deverá conferir se todas as informações presentes no briefing foram executadas na arte. Em seguida, é preciso encaminhar o material para a revisão. Feita uma segunda conferência, o material deverá ser enviado para a gráfica com as especificações de impressão, como esquema de cores, tipo de papel, quantidade, entre outras informações requeridas.
  • Exceções à rotina e equívocos: envio de saída errada para o cliente.
  • Como proceder perante o problema: após conferência dos arquivos, telefonar para a gráfica em menos de meia hora a fim de impossibilitar a impressão do job e prevenir um prejuízo para a agência e para o cliente. Em seguida, encaminhar o arquivo correto e solicitar a impressão do material certo.
  • Com os processos fixados, é preciso apresentar os procedimentos para a equipe. Além de apresentá-los, porém, é preciso se certificar de que todos compreenderam e que vão aderir à cultura organizacional da agência.

Isso significa que o gestor deve se preocupar em fazer os procedimentos serem praticados além de escritos no papel. Para tornar essa compreensão prática, uma boa opção é o uso de infográficos em uma reunião com toda a equipe para a apresentação.

Como ter um processo realmente efetivo?

Para ajudar você a otimizar os processos da sua agência de comunicação, separamos dicas importantes que podem auxiliá-lo. Conheça!

Crie estratégias de melhoria contínua

É necessário identificar e otimizar os processos da agência, porém, é ainda mais importante tornar isso uma prática contínua. Caso contrário, os resultados obtidos serão limitados e passageiros.

Para evitar isso, você pode adotar métodos e práticas que modificam a percepção e a forma de se trabalhar, influenciando a manutenção das melhorias alcançadas. Entre elas, temos a metodologia 5S. O uso de relatórios, históricos e diagnósticos antigos deve servir para a delimitação de estratégias de aperfeiçoamento frequente dentro da agência.

Além disso, é preciso estabelecer metas periódicas, investir em treinamentos constantes e integrar os procedimentos otimizados à cultura organizacional. Isso porque as tarefas melhoradas precisam ser replicadas de forma orgânica para que avanços sejam absorvidos e continuados.

Caso contrário, os colaboradores podem até executar momentaneamente suas atividades corretamente, mas poderão, ao longo do tempo, voltar a trabalhar da forma antiga.

Redija um manual de processos

Você pode redigir um manual de processos com base nos atores de cada etapa do fluxo de trabalho e nos procedimentos de excelência. Esse instrumento é essencial para orientar os colaboradores sobre as melhores formas de executarem suas atividades e funções.

Contudo, lembre-se de não deixá-lo demasiado extenso, pois os funcionários dificilmente o lerão. É importante usar elementos gráficos que atraiam a atenção e tornem o conteúdo mais facilmente absorvido, como fluxogramas e imagens. O material também precisa ser claro, conciso e objetivo.

Defina métricas de análises

Para melhorar ainda mais os seus processos, você pode adotar métricas de desempenho na sua agência de comunicação. Entre elas, temos o Ticket Médio, utilizado para saber qual é o valor médio gasto pelos clientes no seu negócio — isso é importante a fim de saber se os ajustes em andamento da área de prospecção e vendas foram efetivos.

Há também a Taxa de Cliques em anúncios, útil para entender se o setor de criação de anúncios está tendo boa produtividade.

Internamente, você pode medir o Lead Time (Tempo de Entrega). Ele consiste no intervalo entre a chegada de uma demanda de um cliente até que esse pedido, convertido em um serviço, seja entregue.

Você também pode escolher uma metodologia empregada na gestão de processos, unindo-a aos indicadores. Por exemplo, o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Planejamento, Execução, Checagem e Ajuste). Esse instrumento é usado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos, organizando-os em quatro etapas. Cada uma dessas fases tem métricas próprias que ajudam no aperfeiçoamento das atividades e no monitoramento dos resultados.

Busque a cooperação de todos e divulgue os resultados

É importante buscar a cooperação de todos os seus colaboradores, pois só assim os processos poderão ser otimizados. Afinal, são eles que executam as atividades diárias da agência. A adesão dos profissionais é um fator decisivo para que haja sucesso na gestão de processos.

Você pode investir em treinamentos para a equipe, mostrando as potencialidades dessas ações e indicando o que é esperado da equipe. Com a educação corporativa, o processo de adaptação se torna mais fácil.

Além disso, divulgue os resultados das métricas e forneça feedbacks para que eles saibam se estão conseguindo aperfeiçoar suas atuações e em que precisam evoluir. Com feedbacks construtivos, o time vai ter mais facilidade para se aprimorar e para realizar as práticas de acordo com o que é esperado.

Acompanhe os resultados

Para fortalecer e manter os processos otimizados, é fundamental contar com instrumentos de controle que permitam analisar se houveram ou não progressos. Os indicadores e métricas, além das estratégias de melhoria contínua, colaboram nesse ponto. Contudo, é interessante contar com sistemas e soluções tecnológicas que facilitem esse monitoramento.

Por exemplo, o uso de um software de gestão de agências não só flexibiliza e aperfeiçoa os fluxos de trabalho, como também ajuda na coordenação e no controle de processos e recursos. Isso porque ele tem opções de gerenciamento de cliente e jobs com dashboard de entrega e produtividade.

Nos aspectos operacionais, ele facilita a contratação de terceiros, o planejamento de mídia, o controle de prazos, entre outras atividades da gestão de tarefas. Também entrega ferramentas de acompanhamento das atividades dos colaboradores.

De toda a forma, é fundamental contar com metodologias para o acompanhamento de resultados e para o monitoramento das atividades. Com esse controle, você vai ter mais facilidade em identificar erros, minimizar gargalos e potencializar pontos positivos da sua agência de comunicação.

Quais as vantagens de um software para a gestão de processos na agência de comunicação?

A elaboração de procedimentos não é uma tarefa difícil, devido ao conhecimento e experiência reunidos dos colaboradores e gestores. Mas a administração desses processos é complexa.

Após a padronização deles, a automação feita a partir de softwares de gestão é imprescindível para otimizar o tempo dos gestores e profissionais da agência. A automação é benéfica à rotina da agência por vários motivos. Veja mais sobre essas razões a seguir!

Melhor comunicação com o cliente

Um software de gestão para agências oferece uma plataforma ágil e precisa para o estabelecimento de comunicação com o cliente. O diálogo sobre os projetos e atividades pode ser realizado com transparência e facilidade, o que otimiza a rotina e facilita o alinhamento entre os objetivos do consumidor e as propostas da sua empresa de comunicação.

Melhor gestão do fluxo de trabalho

Uma solução informatizada para agências conta com módulos para a montagem do fluxo de trabalho de forma gráfica. Com essa ferramenta, é possível visualizar gargalos e discernir quais são as melhores possibilidades para o enfrentamento de problemas. A esquematização facilita a avaliação dos processos, o estabelecimento de conexões e a implementação de novas possibilidades para a construção de alternativas.

Acompanhamento do que a equipe está produzindo

Os softwares para agências contam com recursos para a visualização das tarefas não planejadas, em andamento e concluídas, seguindo a metodologia kanban. Com isso, é possível controlar o fluxo de ações com mais precisão e qualidade.

Além disso, há a possibilidade de monitorar o que está sendo executado pelos colaboradores. Isso dá ao gestor um maior controle do andamento das atividades e ajuda a evitar a perda de prazos.

Comunicação entre os outros departamentos e o financeiro

Um programa para gestão de agências possibilita integrar as informações dos distintos setores, de forma que todos os processos se comuniquem com o financeiro. Isso facilita a precificação e a avaliação do retorno obtido com cada projeto. Dessa forma, você pode avaliar a rentabilidade obtida com determinado cliente, além de identificar quando há prejuízo em um ciclo de ações.

Aumento do controle dos processos

Com um software para a gestão de agências, é possível controlar as pautas em dashboards, o que otimiza o acompanhamento das atividades. Além disso, a ferramenta fornece relatórios sobre variáveis como produtividade, indicadores financeiros, vendas e planejamento de mídias. Isso auxilia na análise de performance e ajuda na realização de uma gestão estratégica.

Otimização da rotina

A rotina é otimizada, o tempo é economizado e toda a equipe é interligada em um só sistema com o objetivo de realizar as tarefas de forma eficaz. O time absorve uma visão sistêmica do processo compreendendo as funções de cada setor, como eles se interligam e de qual forma cada indivíduo se insere na organização. Assim, a taxa de erros por parte dos colaboradores é reduzida.

Facilitação dos processos

Com os procedimentos implantados de forma sistêmica, situações como planejamento de mídia não viram retrabalhos em situações de desligamento de algum profissional, por exemplo. Afinal, esses documentos, juntamente aos processos de compra e de mídia, estão armazenados no software de gestão e, mesmo com o desligamento, essas informações não são perdidas.

Além dessa situação, existem outras que são possibilitadas com um sistema de gerenciamento específico para agências de comunicação. Por esses e outros motivos, a automação de procedimentos por meio de um sistema de gestão é importante para uma agência se desenvolver de forma sustentável e organizada. Afinal, só otimizando o gerenciamento de processos se torna possível ter tempo para se pensar estrategicamente.

Com as dicas acima, você poderá aperfeiçoar a sua gestão de processos. Além disso, conseguirá tornar a estrutura da sua agência mais flexível, simplificando procedimentos e, até mesmo, reduzindo a burocracia. Gerenciar processos é uma tarefa fundamental para alcançar melhores resultados e promover a satisfação do cliente com os serviços. Com um bom gerenciamento das atividades na empresa, é possível colher frutos positivos para o negócio.

Na agência de comunicação, a gestão de processos pode trazer uma série de benefícios. Essas potencialidades podem ser maximizadas com o apoio de um software para gerenciamento especializado em corporações do ramo da comunicação.

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