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6 erros comuns na gestão de fornecedores que você não pode cometer

Acompanhe neste post como fazer a gestão de fornecedores e conheça os principais erros cometidos por empresas que não estão atentas ao método para organizar a relação com terceiros.

uma caixa azul remetendo à gestão de fornecedores
Já sabe como fazer a gestão de fornecedores na agência?

Você que é dono ou trabalha em agência de comunicação sabe como contratar serviços terceirizados faz parte da rotina de trabalho, não é mesmo? Ter uma gestão de fornecedores organizada é um dos motivos para reduzir custos e ter segurança nas suas entregas.

Saber como gerenciar orçamentos, registros de empresas, emissão de notas fiscais e pagamentos é fundamental para garantir que as tarefas sejam concluídas com eficiência e evitar contratempos ou operações mal executadas.

Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe neste post como fazer a gestão dos seus fornecedores e conheça os principais erros cometidos por empresas que não estão atentas ao método para organizar a relação com terceiros.

O que é gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é uma prática que analisa, controla e acompanha todos os processos que envolvem a contratação de fornecedores. É uma metodologia que pode ser aplicada em empresas de qualquer porte ou segmento, ou seja, não é exclusiva para agências de comunicação.

O gerenciamento da relação estabelecida com quem presta serviços impacta no resultado dos jobs realizados e também nos lucros da agência, visto que é possível evitar custos desnecessários, como o pagamento de multas.

Quem tem as informações mensuradas consegue direcionar os trabalhos de acordo com a demanda sem perder tempo ou investimento, por exemplo.

Como funciona a gestão de fornecedores?

Para organizar a operação dos fornecedores dentro da agência e mensurar o desempenho deles é essencial ter critérios que servem como balizadores e fazer uma avaliação. Verificar a flexibilidade de atendimento, a agilidade da entrega, a qualidade do produto e o conhecimento que o fornecedor tem no mercado em que atua são fatores que colaboram para a análise.

Ainda, o cumprimento de normas exigidas pela empresa, o atendimento a certificações e licenças obrigatórias, assim como a formalidade legal do fornecedor contratado, complementam os critérios que precisam de avaliação para que a gestão seja feita corretamente.

Benefícios da gestão de fornecedores

Empresas que investem na gestão de fornecedores conseguem ter facilidade para comprar e conseguem ter poder de negociação para lidar com orçamentos e preços.

Vale destacar que todos os pontos apresentados aqui levam para uma questão muito importante para a atuação da agência no mercado de trabalho: vantagem competitiva. Isso faz com que ela ganhe destaque diante de seus concorrentes e potencialize seus atributos. Interessante para a empresa, certo?

Ainda, é importante apontar como benefício a utilização de fornecedores de acordo com a demanda e com os objetivos de cada tarefa. Ao analisar a operação dos prestadores de serviço é possível identificar como cada um deles pode atender a empresa: alguns priorizam prazo, outros destacam a qualidade, o preço, a agilidade no atendimento e outros atributos que podem ser percebidos no decorrer dos trabalhos executados.

Quais são os erros mais comuns cometidos na gestão de fornecedores?

Existem algumas práticas que podem comprometer o gerenciamento da relação da agência com seus prestadores de serviço terceirizados. Por isso, é primordial ficar atento aos critérios estabelecidos.

Veja abaixo os 6 principais erros cometidos por empresas na hora de avaliar seus fornecedores!

1. Considerar apenas o preço

Muitas empresas têm a questão do preço como o principal critério para escolher o fornecedor que vai prestar um determinado serviço. É comum perceber que em muitos casos a qualidade do produto entregue é inferior à necessária para atender a demanda.

Dessa forma, o trabalho desenvolvido pela agência pode ficar comprometido e não atender às expectativas do cliente.

2. Solicitar orçamentos incompletos

Ao entrar em contato com fornecedores para solicitar propostas e orçamentos é importante verificar se todas as especificações foram citadas. A falta de informações relevantes pode interferir em vários aspectos, como o preço e o prazo do fornecedor.

Ainda, pode acarretar em retrabalho, sendo necessária nova cotação e, com isso, refazer o processo, o que impacta na produtividade dos setores envolvidos.

3. Não alinhar processos

Cada fornecedor costuma ter uma forma de trabalhar e de operacionalizar a execução do serviço. Da mesma forma, cada empresa contratante também segue processos internos de acordo com regras dos mais diversos setores, como os prazos de pagamento estabelecidos pelo financeiro e datas para a emissão de nota fiscal.

Por isso, é fundamental alinhar os processos: definir cada etapa da contratação, as exigências e os critérios que precisam ser respeitados.

4. Escolher fornecedores sem conhecimento técnico

Buscar referências e indicações de trabalhos realizados por fornecedores é uma atitude preventiva que colabora para que a agência não contrate um prestador sem conhecimento técnico.

Evidentemente, é preciso entender a demanda e o nível de entendimento necessário para que a tarefa seja entregue de acordo com o esperado.

5. Ignorar as políticas de conformidade

Para a execução de alguns serviços é essencial que os fornecedores cumpram com políticas de conformidade e regramentos que, muitas vezes, vão além das normas internas da agência.

Um exemplo que faz parte do dia a dia de agências é a contratação de empresas de audiovisual. É muito importante que os fornecedores tenham registro na ANCINE — Agência Nacional do Cinema — para executar o trabalho.

Questionar e estar seguro que o prestador de serviço atende às exigências estabelecidas é um dos passos para garantir uma boa contratação.

6. Não contar com informatização

Imagine controlar todas as informações dos fornecedores de uma forma descentralizada, em diferentes documentos e com informações desencontradas. Não parece ser produtivo, correto? De fato, não é!

Por isso que as empresas que investem em plataformas e softwares de gestão saem na frente. Os registros feitos em ferramentas informatizadas possibilitam, além de controlar e acompanhar o desempenho dos fornecedores, mensurar percentuais de pagamento, de tempo de execução e integrar com outras frentes de trabalho.

É válido destacar que todos os erros apontados impactam no dia a dia da agência. Contratar serviços e produtos que não estão de acordo com as exigências e as demandas é uma atitude que compromete a entrega final, aumenta custos e ocasiona insegurança.

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