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Gestão de mudanças: o que é e como aplicar na sua agência

Mudanças são sempre processos que envolvem muitas variáveis dentro da agência. Confira em nosso post o que é a gestão de mudanças e veja um passo a passo de como empregá-la.

gestao de mudancas iclipsApaque processos antiquados e engessados e abrace as novidades do mercado e da sociedade com a gestão de mudanças na sua agência

Quando sua agência se ocupa de projetos ou iniciativas para melhorar a performance, aproveitar oportunidades e abordar questões importantes, ela geralmente vai precisar de mudanças: nos processos, nos cargos, na estrutura organizacional e nos tipos e usos de tecnologias. Ou seja, é imprescindível uma gestão de mudanças.

No entanto, na realidade são os próprios funcionários da agência que têm que, em última instância, mudar a forma como eles realizam o trabalho. Se esses indivíduos não têm sucesso nas suas transições pessoais ou se eles não abraçarem e aprenderem novas maneiras de trabalhar, a iniciativa irá falhar. Mas se os colaboradores abraçarem e adotarem as mudanças organizacionais requeridas pela iniciativa da agência, eles irão entregar os resultados esperados.

A gestão de mudanças existe para ajudar negócios a planejar suas transformações ao invés de somente reagir a elas. Navegar nesse mar revolto das mudanças pode ser difícil, mas com planejamento e preparação, o barco não vai virar. E é aí que a implementação de uma gestão de mudanças pode ser a solução.

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O que é gestão de mudanças?

Gestão de mudanças é a disciplina que guia a agência a se preparar, se equipar e auxiliar indivíduos a adotar mudanças com sucesso em direção aos resultados para a organização.

Enquanto todas as mudanças são únicas e cada nenhuma pessoa é igual a outra, é evidente que existem medidas que podemos tomar para influenciar pessoas nas suas metamorfoses. A gestão de mudanças fornece uma abordagem estruturada para auxiliar seus colaboradores a moverem-se de seus estados atuais para o futuro. Há basicamente três níveis de gestão de mudanças.

Gestão de mudanças individual

Mesmo que seja uma reação psicológica e fisiológica humana natural resistir às mudanças, nós somos criaturas bem resilientes. Quando temos apoio em tempos de mudança, nós podemos ser maravilhosamente adaptáveis. A gestão de mudanças individual requer compreender como as pessoas experimentam modificações e o que precisam mudar.

Também requer saber o que fará com que pessoas façam essa transição com sucesso: quais mensagens elas precisam ouvir e de quem, qual o melhor momento de ensinar alguém uma nova habilidade, como instruir elas a mostrarem novos comportamentos e como fazer para essas mudanças “grudarem” no trabalho de alguém.

Esse tipo de gestão toma emprestado conhecimentos de disciplinas como psicologia e neurociência para aplicar frameworks práticos. A gestão de pessoas está cada vez mais data-driven.

Gestão de mudanças organizacional/de iniciativa

Embora a mudança aconteça no nível individual, é praticamente impossível para um líder de projetos gerenciar mudanças baseando-se de pessoa em pessoa. A gestão de mudanças organizacional nos fornece um guia com ações a serem tomadas para impactar toda a agência. Isso envolve, primeiramente, identificar grupos e pessoas que precisarão mudar como resultado do seu projeto, e de que maneira elas precisarão abraçar essas transições.

Essa gestão abrange a criação de um plano customizado para assegurar que os colaboradores impactados receberão atenção, liderança e treinamento para prosseguirem com seus processos. Conduzir transições individuais bem sucedidas deve ser o foco principal das suas atividades na gestão de mudanças organizacional

Dar conta dessas mudanças é complementar para sua gestão de projetos. Este garante que suas soluções estão desenhadas, desenvolvidas e entregues, enquanto a gestão de mudanças certifica que estas soluções serão adotadas e usadas pela agência.

Capacidade da gestão de mudanças do empreendimento

Este nível corresponde a uma competência central de uma organização, que disponibiliza uma diferenciação competitiva e a habilidade para efetivamente se adaptar a um mundo em constante transformação. A capacidade da gestão de mudanças do empreendimento significa que a mudança está embutida nas competências dos cargos, estrutura, processos, projetos e lideranças da sua agência. Dessa forma, a gestão de processos é constantemente aplicada a iniciativas, os líderes têm habilidades para guiar os times em tempos de mudança e os funcionários sabem o que solicitar para terem sucesso.

O resultado final de uma agência com capacidade para a gestão de mudanças é: indivíduos que abraçam as mudanças mais rápido e organizações mais aptas a responder às mudanças de mercado, lançar mão de iniciativas estratégicas e adotar novas tecnologias de gestão com menos impacto na produção.

Qual a importância da gestão de mudanças?

Nesse mundo onde a mudança é imperativa, não se adequar aos novos tempos é ser esquecido e deixado para trás. Mas não basta apenas aderir a todas as tendências que aparecem, e sim ter total controle sobre as transições pelas quais sua agência irá passar. Dessa forma, a gestão de mudanças traz vários benefícios para a otimização da empresa.

  • prospere em um mundo em mutação: foi-se o tempo em que se faziam grandes mudanças a cada três ou cinco anos. As agências estão enfrentando mudanças mais rápidas, complexas, interdependentes e multifuncionais do que antes. Estar apto a entregar resultados em múltiplas mudanças permite às organizações alcançarem sua visão estratégica e prosperarem nesse ambiente.
  • entregue a parte do ROI dependente de pessoas: a gestão de mudanças foca em ajudar as pessoas a mudarem sua forma de trabalhar, permitindo à agência capturar a contribuição da adoção dos funcionários no retorno sobre o investimento.
  • feche o gargalo entre requisitos e resultados: a gestão de mudanças permite fechar esse gargalo ao apoiar e equipar efetivamente os colaboradores impactados pelas mudanças para serem bem sucedidos em trazer para o dia a dia suas novas formas de trabalhar.
  • atenue os riscos: ignorar o lado humano cria um risco enorme. Quando a adoção e uso de uma solução é colocada de lado, como a implantação de um software de gestão, e o foco fica somente em atender requisitos técnicos, o resultado é excessivamente arriscado e custoso para a agência.
  • entregue melhor tratamento aos times: ao engajar e apoiar de maneira proativa os funcionários nos momentos de mudança, você mostra com ações que você os valoriza.

Como implantar a gestão de mudanças na agência?

Agora que já vimos o que é a gestão de mudanças e quais suas vantagens para sua agência, é hora de vermos na prática como implantar essa cultura na agência.

1. Identifique o que será melhorado

Uma vez que as mudanças acontecem para melhorar um processo, produto ou resultado, é fundamental identificar o foco e clarificar as metas. Isto também envolve identificar os recursos e pessoas que irão facilitar o processo e liderar a empreitada. A maioria da mudança de sistemas reconhece que saber o que aperfeiçoar cria uma fundação sólida para uma implementação clara, fácil e promissora.

2. Apresente para todos os colaboradores

Todo mundo tem diferentes expectativas e experiências e, para uma mudança efetiva, deve haver um alto nível de aderência. O processo de onboarding é essencial para colocar todo mundo na mesma página e no mesmo barco.

3. Planeje a mudança

Este é o “itinerário” que identifica o início, a rota a ser tomada e o destino. Aqui você também irá integrar recursos a serem aprimorados, o escopo ou objetivo e os custos ao plano. Um elemento importante do planejamento é providenciar um processo com várias etapas ao invés de uma mudança brusca. Isso envolve desenhar o projeto com etapas claras com metas mensuráveis, incentivos e análises.

4. Forneça recursos e dados para avaliação

Como parte do processo de planejamento, a identificação e financiamento de recursos são elementos cruciais. Estes podem incluir infraestrutura, equipamento e sistemas de software, mas não se esqueça de considerar as ferramentas necessárias para educação, retenção e reconsideração de prioridades e práticas.

5.Comunique

Esta é o fio condutor que corre por todas as práticas da gestão de mudanças. Identificar, planejar, fazer o onboarding e executar um bom plano é totalmente dependente da comunicação. Isso significa dar transparência e elaborar uma estrutura de comunicação de via dupla que forneça canais para desabar frustrações, aplaudir o que está funcionando e simplesmente arrumar o que não está legal.

6. Monitore e gerencie resistências, dependências e riscos para o orçamento

Resistência é uma parte bem comum na gestão de mudanças, mas ela pode ameaçar o sucesso do projeto. A maioria acontece por simples medo do novo e do desconhecido. Ela também ocorre devido à quantidade de riscos associados à mudança - impacto nas dependências da agência, riscos de ROI e riscos inerentes à alocação de orçamento para algo novo. Antecipe e se prepare para a resistência dando aos líderes as ferramentas para lidar com isso e tenha um ciclo de mudança suave.

7. Celebre o sucesso

Reconhecer quando uma meta é batida é parte essencial do projeto. Ao gerenciar mudanças quando elas estão acontecendo, é importante parabenizar o sucesso dos times e colaboradores envolvidos. Isso irá ajudar na adesão.

8. Reveja, revise e constantemente melhore

Além de poder ser um processo difícil e até doloroso, a mudança também é um processo contínuo e mesmo as estratégias de gestão de mudanças são comumente ajustadas durante sua execução. Assim como a comunicação, essa consciência deve estar durante todas as etapas para identificar e remover bloqueios. E, da mesma forma que a necessidade de recursos e dados, este processo é tão bom quanto o comprometimento com as análises e cálculos.

Conseguir aplicar a gestão de mudanças dentro da agência não é tarefa fácil. Exige jogo de cintura e preparação para que a transição seja feita com sucesso e que todos os colaboradores consigam enxergar os benefícios da novidade.

Uma das mudanças mais imprescindíveis para uma gestão organizada e otimizada é a utilização de um sistema de gestão completo, com relatórios e funcionalidades para agilizar todos os seus processos. Que tal incluir o iClips na sua gestão de mudanças? Temos um time especial preparado para tirar todas as suas dúvidas e mostrar todas as ferramentas que o software pode trazer para sua agência. Vamos conversar?

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