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Gestão de projetos: o que é e como fazer na sua empresa

Organize todas as suas tarefas e campanhas com a gestão de projetos! Veja como em nosso artigo.

A gestão de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para alcançar objetivos específicos de acordo com os critérios e parâmetros desenvolvidos na concepção do projeto. A gestão de projetos tem entrega de resultados limitada por um tempo e orçamento.

Em outras palavras, a gestão de projetos é sobre saber exatamente quais são seus objetivos, como você irá alcançá-los, quais os recursos necessários e quanto tempo levará para chegar a essas metas. Um dos principais objetivos dessa gestão é ter certeza que todo mundo envolvido no projeto saiba responder as questões acima e tenha conhecimento do propósito da empreitada.

Se tem um lugar que é recheado de novas ideias para melhorias internas e para o sucesso do cliente é a agência de comunicação. São tantas tentativas de inovação que sem uma organização eficaz de tarefas e processos fica quase impossível desenvolver um projeto que alcance os resultados delineados lá na concepção.

Essa é a importância da gestão de projetos: estruturar e sistematizar planos, esquemas e propostas para que todos os procedimentos caminhem em uma linha planejada de antemão, dando maior controle sobre tudo que acontece dentro do escopo do projeto para a agência.

Interessou? Então acompanhe nosso post e fique por dentro de tudo sobre a gestão de projetos!

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O que é um projeto?

Um projeto é um empreendimento temporário colocado em prática para criar um produto, serviço ou gerar um resultado ou mudança organizacional. Nesse sentido, um projeto é algo temporário, no que diz respeito à sua característica de ter um início e fim determinados e escopo e recursos predefinidos.

Além disso, um projeto é único, uma vez que não é uma operação rotineira, mas sim uma série de operações específicas traçadas para atingir objetivos singulares. Dessa forma, um time envolvido em um projeto dentro de uma empresa geralmente inclui pessoas que não trabalham em um mesmo setor – e às vezes até de organizações e países diferentes.

A aquisição de um software (e o treinamento) para melhorar um processo interno, a construção de um novo prédio, a implantação de uma nova cultura e a expansão de vendas para uma nova região são todos exemplos de projetos que qualquer agência pode implementar. E todos devem ser gerenciados para entregar resultados dentro do tempo e do orçamento, sem deixar de lado o aprendizado e integração que as empresas precisam.

Então, o que é a gestão de projetos?

A gestão de projetos, de acordo com o famoso livro Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK, ou, em português, Guia para o Conjunto de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos), elaborado pela Project Management Institute (PMI) é o ato de gerenciar todos os aspectos do projeto, desde o time até as tarefas e ferramentas.

E é por isso que a gestão de projetos é importante: sem ela, você está simplesmente abandonando seu projeto à própria sorte. Mas quando você olha com atenção, percebe que existem processos e práticas específicas para que as empreitadas tenham sucesso.

Esta disciplina pode ser considerada como uma maneira organizada de administrar um projeto do começo até o fim. A estrutura é imprescindível para um projeto, portanto, quanto mais complexo e maior for, mais avançado e detalhado será o planejamento. De maneira geral, todo projeto passa por cinco fases no seu ciclo de vida:

  1. Descubra o que sua agência ou seu cliente precisa para determinar os objetivos do projeto;
  2. Elabore um plano que irá te dizer o que precisa ser feito, por quem, quanto irá custar e até quando deverá ser entregue;
  3. Comece os trabalhos;
  4. Verifique se tudo está indo de acordo com o plano, identifique possíveis problemas e faça ajustes;
  5. Entregue o projeto e feche os contratos assim que o cliente aprovar (ou assim que você decidir que sua agência alcançou os resultados).

Componentes centrais da gestão de projetos

As pessoas têm gerenciado projetos por séculos, mesmo que nem sempre tenham usado esse conceito. Começou com ferramentas rudimentares, chegando ao “papel e caneta” até chegar nas tecnologias avançadas dos dias atuais. Mas, de uma maneira geral, a gestão de projetos deve ter alguns pontos centrais necessários para ser efetiva, como:

  • defina porque o projeto é necessário;
  • delimite os requisitos do projeto, especifique quais serão os resultados e estime recursos e prazos;
  • prepare um case de negócio para justificar o investimento;
  • assegure a adesão de toda a empresa;
  • desenvolva e implemente um plano de gestão para o projeto;
  • motive o time a desenvolver o projeto;
  • gerencie os riscos, problemas e mudanças no projeto;
  • monitore o progresso em relação ao plano;
  • gerencie o orçamento;
  • mantenha a comunicação com os colaboradores;
  • nunca se esqueça de gerenciar mais ainda;
  • feche o projeto de maneira controlada.

Por que a gestão de projetos é importante?

Simplesmente porque nada funciona direito sem um plano concreto, e nenhum plano consegue ser executado sem ambientes, pessoas e processos propícios. A gestão de projetos, como dito, é o conjunto de ações que ajuda a criar e executar o planejamento do projeto. Ela mira em aplicar habilidades gerenciais e interpessoais para o processo de trazer, com sucesso, um projeto da concepção para a conclusão de acordo com os requisitos estabelecidos.

Se todo mundo sabe claramente o que tem que fazer, as chances de atender aos objetivos do projeto serão muito maiores. Além disso, erros que tomariam um tempo extra e causariam gasto de recursos e perda de dados são eliminados já no começo. Assim, os principais benefícios de usar a gestão de projetos na sua agência são:

  • a gestão de projetos permite reunir informações, registrar dados não previsíveis em tempo real e usá-los para tomar decisões data-driven;
  • ao rastrear o tempo, você pode criar relatórios de timesheet, analisá-los para encontrar tempos livres para tarefas adicionais, estabelecer os próximos passos do projeto e estimar deadlines para planos futuros;
  • o estágio de monitoramento da gestão de projetos permite identificar erros e enganos a qualquer momento a partir de um exame detalhado do que os funcionários estão trabalhando e quais recursos estão sendo usados;
  • a partir da transparência do projeto, todo mundo encarregado do projeto pode ver no que o time está empenhado e, com isso, trazer suas próprias contribuições para o desenvolvimento da atividade;
  • sempre que necessário, é possível nomear um membro do time para resolver problemas, mas sem usar recursos extras que não estejam previstos no planejamento;
  • membros de times diferentes podem ser indicados para uma tarefa específica, colaborando em tempo real para entregá-la;
  • você pode verificar quais tarefas estão a cargo de determinado colaborador e quais recursos (equipamentos, fornecedores, sistemas etc) devem ser alocados para que o trabalho seja realizado;
  • caso seja um projeto para um cliente, permite que ele veja tudo que está acontecendo e faça sugestões de melhorias, caso algo esteja saindo do eixo.

A gestão de projetos pode parecer algo complicado, mas é bem provável que você já tenha se envolvido em algum processo parecido. Então, na próxima vez que estiver planejando o aniversário de um amigo, tenha em mente que você está participando de um projeto e você é o gerente. E é por isso que agora vamos ver qual o papel do gestor de projetos.

Qual a função do gestor de projetos?

Um gestor de projetos é a pessoa que lidera o time de projetos, trabalhando em conjunto para atingir os resultados. Mesmo que  quem tenha o título de gerente seja, na maioria das vezes, alguém com muito tempo de casa, a liderança do gestor de projetos é temporária, direcionada a um propósito singular.

Para qualquer projeto, é necessário existir um gestor de projetos, mas se esse não for o título oficial dele, é sempre interessante adicionar conhecimentos básicos em gestão de projetos no currículo.

O bom gestor de projetos deve aprender a lidar com a realidade de multitarefas, desenvolver habilidades interpessoais e completar atribuições rotineiras de maneira satisfatória e dentro do prazo. Nem todas as empresas mantém gestores de projetos full-time, sendo, geralmente, uma função temporária, como já mencionado.

O colaborador que aceita este tipo de responsabilidade acaba por ganhar visibilidade em toda a agência. Valorize sempre esse tipo de funcionário que atende às expectativas do cargo e ainda gera valor ao participar ativamente de projetos especiais para o crescimento da empresa.

Quais são as cinco fases da gestão de projetos?

Existem, de acordo com o PMBOK, cinco fases da gestão de projetos, atuando como um roteiro para sua conclusão.

Fase 1: Iniciação do projeto

O objetivo deste estágio é definir o projeto, desenvolver um case de negócios para ele e conseguir aprová-lo. Durante esse tempo, o gestor pode tomar algumas ações:

  • realizar um estudo de viabilidade
  • criar o título do projeto
  • identificar os colaboradores mais indicados
  • selecionar as ferramentas de gestão de projetos

Ao final dessa fase, o gestor de projetos deve ter um alto entendimento do propósito, objetivos, requisitos e riscos do projeto.

Fase 2: Planejamento do projeto

Essa etapa é essencial para o sucesso da gestão e foca em desenvolver um guia para todos seguirem e se alinharem. Essa fase começa, em geral, estabelecendo objetivos. Dois dos mais populares métodos para definir suas metas são o S.M.A.R.T. e o CLEAR.

S.M.A.R.T.

objetivos SMART para gestão de projetos

Este método ajuda a assegurar que os objetivos foram rigorosamente analisados. Ele também providencia uma maneira de entender claramente as implicações do processo de definição de metas. A sigla é composta dos cinco pontos que compõem o método (em inglês, Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Timely)

  • Specific (Específico, preciso) – responda às seguintes questões: quem, o quê, onde, quando, quais e por quê.
  • Measurable (Mensurável) – crie critérios que podem ser metrificar o sucesso de determinado objetivo.
  • Attainable (Alcançável) – identifique as metas mais importantes e o que será preciso para cumpri-las.
  • Realistic (Realista) – você deve estar disposto e estar habilitado para trabalhar em direção aos objetivos.
  • Timely (Temporal) – crie um prazo para chegar nos resultados.

C.L.E.A.R.

Este é um método novo de delimitar objetivos que leva em consideração o ambiente acelerado dos negócios atuais. A sigla também corresponde às suas características, em inglês: Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refinable.

  • Collaborative (Colaborativo) – os objetivos devem encorajar os colaboradores a trabalharem em conjunto.
  • Limited (Limitado) – as metas devem ter um escopo limitado e um tempo específico de duração.
  • Emotional (Emocional) – objetivos devem tocar nas paixões dos funcionários e serem algo que possa formar uma conexão emocional.
  • Appreciable (Considerável) – divida objetivos grandes em tarefas menores que podem ser rapidamente finalizadas.
  • Refinable (Aprimorável) – assim que novas situações surgem, seja flexível e redefina objetivos se necessário.

Durante essa fase, o escopo do projeto é definido e o plano de gestão de projetos é desenvolvido. Ele envolve identificar os custos, qualidade, recursos disponíveis e um prazo realista, além de incluir estabelecer parâmetros e métricas de performance (os famosos Key Performance Indicators, ou KPIs).

Nesse momento, funções e responsabilidades são definidas para que todos os envolvidos saibam de suas atribuições. Aqui vão alguns documentos e práticas interessantes para o gestor de projetos para assegurar que tudo esteja caminhando bem:

  • declaração do escopo: um documento que define nitidamente as necessidades do negócio, os benefícios do projeto, objetivos, entregas e etapas-chave;
  • marcos: identifica etapas importantes a serem finalizadas para a conclusão do projeto;
  • gráfico de gantt – é uma representação visual de tempo usada para planejar tarefas e visualizar os prazos. Use junto com o método kanban para facilitar ainda mais essa atividade;
  • plano de comunicação: particularmente importante se for um projeto para cliente. Desenvolve um bom relacionamento com o cliente e cria um cronograma de quando se comunicar com membros do time, baseado nas etapas de conclusão;
  • plano de gestão de riscos – identifica todos os riscos previsíveis. Os mais comuns podem incluir prazos e custos irreais, problemas com o cliente, corte de orçamento, mudança de requisitos e falta de recursos. Leve sempre em consideração os seus Key Risk Indicators (KRIs)

Fase 3: Execução

É aqui que o trabalho começa para valer! Nesta fase acontece a maior parte prática do projeto, como relatórios de progresso, reuniões, updates de desenvolvimento e mais relatórios de performance. Uma reunião de kick-off geralmente marca o início dessa etapa, onde os times são envolvidos e informados de suas responsabilidades. Algumas tarefas incluem:

  • desenvolver o time
  • alocar recursos
  • executar planos de gestão de projetos
  • gestor direciona e gerencia a execução
  • estabelecer sistemas de rastreio
  • atribuir funções
  • reuniões de situação
  • atualizar o cronograma do projeto
  • modificar planos se necessário

Mesmo que a fase de monitoramento (logo abaixo) tenha características diferentes, estas duas etapas geralmente ocorrem simultaneamente.

Fase 4: Monitoramento

Assim que o projeto vai avançando, o gestor deve ter certeza que tudo está caminhando na direção certa de de maneira coordenada. Se forem obrigatórios alguns ajustes por conta de circunstâncias não previstas, é aqui que eles acontecem.

Durante essa fase de controle, as seguintes atividades são exercidas:

  • gerenciamento de recursos
  • monitoramento da performance do projeto
  • gerenciamento de riscos
  • realização de reuniões para verificar o andamento
  • atualização do cronograma
  • mudanças nos planos

Ao final dessa fase, todos os resultados acordados são entregues e aceitos pelo cliente, se for o caso.

Fase 5: Fechamento

Representa o projeto concluído. Todos os colaboradores que participaram do projeto terminam suas atividades e os membros de destaque são reconhecidos. É sempre bom realizar algum evento comemorativo para quem trabalhou e se esforçou no projeto para agradecer o envolvimento.

Nesse estágio, o gestor realiza uma reunião – algumas vezes referida de “post-mortem” – para avaliar os pontos altos e baixos do projeto. Isso é útil para entender as lições aprendidas para que melhorias sejam feitas em projetos futuros.

Assim que o projeto é concluído, o gestor ainda tem algumas tarefas. Ele precisa criar uma lista de pendências de coisas que não foram entregues durante o projeto e trabalhar com os colaboradores para completá-los. Além disso, ele deve lançar um orçamento final do projeto e um último relatório.

Como um software pode auxiliar na gestão de projetos?

Realmente, a gestão de uma agência demanda muito tempo e dedicação dos gestores para que tudo saia como o planejado e qualquer desvio no meio do caminho seja tratado de maneira assertiva. Atualmente, realizar essa gestão sem a ajuda da tecnologia pode te colocar atrás da concorrência e te fazer gastar mais tempo do que o necessário para elaborar e finalizar seus projetos.

O iClips, por exemplo, é uma plataforma voltada para a integração de todas as áreas da agência e a automação de algumas tarefas. É possível visualizar o fluxo de trabalho em diversos formatos, acompanhar tudo que está sendo produzido pela equipe e gerenciar melhor o tempo gasto nas atividades. Sua gestão de projetos fica muito mais certa e com maior quantidade de dados para auxiliar na sua tomada de decisão.

Depois disso, que tal testar o iClips gratuitamente por sete dias e experimentar todas as funcionalidades do sistema? Com certeza a sua gestão de projetos será uma empreitada com resultados muito melhores.

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