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Como não errar ao elaborar um mapeamento de processos? Veja!

Você provavelmente já ouviu falar de mapeamento de processos, mas já sabe como executá-lo sem erros? Leia e descubra!

mapeamento de processos

Um organismo é constituído de várias funções químicas ordenadas que trabalham em harmonia para manter a saúde do ser vivo. O mesmo ocorre com uma empresa, cujo funcionamento adequado depende de processos eficientes e ordenados. Mas como garantir que essas atividades estejam sendo executadas como deveriam? A solução para essa questão se encontra no mapeamento de processos.

Para entendermos melhor como não cometer nenhum erro ao realizar o mapeamento de processos, primeiro temos que deixar claro em que consiste o método e qual seu objetivo. Somente ao entender a função e como funciona o mapeamento pode-se implantar com sucesso a abordagem em uma agência.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos visa identificar e destacar cada procedimento de uma empresa. Com isso, cada processo será analisado individualmente para que seja possível entender seu papel na empresa em relação ao seu objetivo e também sua relação com os demais processos que estejam relacionados no funcionamento da empresa como um todo.

Da mesma forma, ao realizar o mapeamento de processos, se torna mais fácil diagnosticar gargalos e melhorias pendentes nas atividades da agência. Assim, o mapeamento serve como guia para a otimização, eliminação ou substituição de processos da empresa para que haja melhora no desempenho de um projeto, setor ou da própria organização integralmente.

Como não errar ao elaborar um mapeamento de processos?

Obviamente, para que o mapeamento de processos seja desenvolvido de forma correta e atinja seus objetivos de trazer benefícios para a produtividade da agência, é necessário ter extrema atenção a pontos cruciais de sua implementação, assim como em cada uma de suas etapas. Afinal, é importante garantir, antes de tudo, que o próprio processo de mapeamento seja cumprido apropriadamente.

Defina quais são os processos a serem mapeados

Um dos maiores desafios ao mapear os processos de uma empresa é determinar qual o recorte utilizado para definir os processos que serão analisados. É importante salientar que todos os processos de uma empresa podem (e devem) ser localizados e avaliados. Entretanto, muitas vezes é necessário dividir essa operação por partes, de acordo com a necessidade da agência.

Caso haja, por exemplo, a presença clara de gargalos em um setor ou projeto específico, isso já pode ser um ótimo indicativo de onde se deve começar o mapeamento de processos na agência. Esse tópico é particularmente mais pertinente para empresas grandes, que contem com processos complexos e interligados a vários projetos ou departamentos.

Determine seus objetivos principais

Agora que já sabemos por onde começar o mapeamento (ou qual será a seção analisada), a próxima questão é sobre o que se espera de cada processo avaliado. Ora, é imprescindível que cada processo integrante da empresa tenha um propósito claro, caso contrário trata-se apenas de um desperdício de recursos preciosos da agência ou um gasto a ser cortado.

É surpreendente a quantidade de processos obsoletos que estão temporariamente estagnados ou que passam despercebidos pelos líderes que não realizam o mapeamento de processos em sua gestão. Portanto, é fundamental analisar cada processo de acordo com seu objetivo e verificar se o procedimento está de acordo com o que é esperado dele.

Conheça as pessoas envolvidas

Todo procedimento dentro de uma empresa serve a algum propósito e a alguém, da mesma forma que conta com fornecedores para sua realização. Identifique quais são os beneficiados e agentes do processo e como ele impacta a cadeia de produtividade em que está envolvido.

É importante se atentar às saídas e entradas do processo, pois assim ficará cada vez mais nítido quais os elementos participantes daquele procedimento e como cada um atua ou se beneficia da atividade em questão. Nesse ponto é essencial adquirir uma perspectiva humana sobre o funcionamento da agência, visando relacionar as pessoas envolvidas e como elas influenciam e são influenciadas pelo processo analisado.

Tenha uma comunicação eficiente

Até aqui ficou evidente a importância de entender o que se espera de um processo e como ele pode ser executado e beneficiar pessoas. Agora é a hora de juntar tudo isso em uma ferramenta primordial para que os processos alcancem seu potencial e sejam otimizados: a comunicação.

A partir do fato de que o mapeamento de processos envolve expectativas, atribuições e responsabilidades, fica claro que a comunicação desses preceitos é tão imprescindível quanto as suas próprias definições. Se o resultado da análise e modificações não forem transmitidos com sucesso aos agentes que factualmente participam do processo, toda a operação de mapeamento pode ser em vão.

Elabore métricas para verificação da eficácia

Para um bom líder, isso não é novidade: é preciso medir para gerir. Como é possível conferir se as alterações conduzidas nos processos foram realmente válidas e acertadas se não houver uma maneira segura de comparar e acompanhar os procedimentos?

Justamente para que existam dados concretos para serem analisados é que existem as famosas métricas. Uma métrica deve ser definida de acordo com o objetivo do que se pretende avaliar com o tempo — no caso dos processos, cada um deve contar com métricas adequadas. O nome dado a uma métrica bem formulada que consegue apontar informações pertinentes é o indicador-chave de desempenho (ou KPI).

Portanto, para que o mapeamento de processos não se baseie em “achismos” ou impressões pessoais, as métricas ou indicadores-chave são imprescindíveis na aplicação da técnica. Assim é possível acompanhar os resultados provenientes das alterações realizadas.

Quais os principais benefícios do mapeamento de processos?

Como vimos, por meio do mapeamento de processos você consegue identificar e solucionar gargalos, aprimorar processos para se tornarem mais eficientes e avaliar o custo de cada um. Da mesma forma, mapear facilita o acompanhamento e comparação de processos em diferentes momentos para averiguar sua otimização.

O mapeamento de processos permite destacar, identificar e localizar cada procedimento que garante a saúde e o funcionamento de uma agência, como um ser vivo complexo e em constante mudança. Siga essas orientações e não perca mais tempo com procedimentos inúteis ou custosos que passam despercebidos no cotidiano da empresa.

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