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Migração de sistemas: dá para fazer sem perder o histórico de dados?

Atualizar seus processos para um software de gerenciamento é essencial para aumentar sua produtividade. Mas como migrar os dados sem perder o histórico?

migração de sistemas sem perder histórico de dadosAprenda neste post tudo para fazer a migração de sistemas de forma prática e segura! 

As agências de comunicação que identificam a necessidade de implementar tecnologias para otimizar o trabalho precisam estar atentas em relação à etapa de migração de dados entre sistemas. Seja qual for o motivo para transferir os dados, a mudança exige cautela para que seja feita de forma eficiente e segura.

Neste artigo, você poderá acompanhar todas as etapas para transferir dados de uma plataforma para outra, com o objetivo de manter o histórico das informações e atender às necessidades da empresa. Interessou? Então continue com a gente!

O que significa migração de sistemas?

Quando é necessário modificar o sistema que armazena os dados da agência, é preciso migrar as informações que estão na base de origem para uma nova, chamada de base de destino. Esse processo de transmissão é chamado de migração de sistemas.

Para transferir os dados de forma correta, é fundamental conhecer o sistema que está em uso. Realizar análise prévia de como estão organizados os dados, e quais são as limitações atuais, são questões importantes para poder dar os próximos passos.

Considerada uma etapa que exige muito cuidado e atenção das pessoas envolvidas, a migração de dados pode acontecer motivada por diferentes objetivos, porém, todos voltados para melhorias da empresa.

Por que fazer essa migração?

Todo e qualquer sistema deve ser desenvolvido para otimizar tarefas e trazer resultados cada vez mais significativos para as mais diversas atividades. A motivação para que uma agência modifique a plataforma de dados utilizada pode ter os mais diferentes objetivos, mas todos eles com foco em aprimorar processos, de acordo com a necessidade.  

Veja abaixo a lista dos principais motivos pelos quais o processo de migração de dados acontece nas empresas:

  • implementação de novas tecnologias;
  • atualização de tecnologias existentes;
  • capacidade limitada do sistema atual;
  • fortalecimento de vantagem competitiva;
  • atendimento às transformações digitais do mercado;
  • adequação dos dados para fusões com outras empresas;
  • reestruturação do negócio;
  • obsolescência de sistemas legados;
  • alinhamento às necessidades operacionais.

Como preparar a agência?

A fase que antecede a movimentação dos dados entre os sistemas é muito importante para o sucesso da operação. É nessa etapa que a empresa precisa levantar pontos para serem definidos, e um deles é definir como a migração será feita: de uma única vez ou por módulos.

A primeira opção é sugerida para processos mais rápidos e seguros. Já a segunda é para aqueles com mais tempo de execução e mais complexos. E por falar em complexidade, esse também é um dos pontos a serem analisados. As migrações podem ser simples, de média, ou de alta complexidade, veja:

  • simples: são processos sem modificações na estrutura, gerando poucos impactos;
  • média: são mudanças feitas no sistema, direcionadas para um conjunto de soluções;
  • alta: quando dois ou mais sistemas são utilizados no processo.

Outra questão que deve ser avaliada é o acesso aos dados que serão migrados. Se é fundamental para a equipe da agência acessá-los durante as tarefas de rotina, uma boa alternativa é migrar fora do horário de trabalho.

Como último ponto da fase de preparação, mas não menos importante, vem a definição de quais as tecnologias serão utilizadas para enviar as informações de uma plataforma para outra. Com essas diretrizes previamente mapeadas, a empresa pode iniciar o próximo passo: o projeto de migração de dados.

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O que é o plano de migração de sistemas?

É a documentação que descreve o planejamento de como as informações serão migradas para a nova base. Cada etapa é detalhada no projeto de forma que se definam todas as variáveis para executá-lo. Veja os principais itens que devem constar no projeto:

  • objetivo;
  • cronograma;
  • custos;
  • principais riscos;
  • método;
  • recursos necessários;
  • requisitos técnicos;
  • regras de negócio;
  • resultados finais.

Além de organizar os itens, ter este projeto bem estruturado traz outros benefícios importantes para a migração, como a redução de erros, de riscos e de custos. Empresas que fazem mudanças em sistemas sem planejamento podem ter sérios danos, e um dos mais temidos é a perda do histórico de informações já existentes.

Então, é possível migrar sem perder históricos?

Sim, transferir dados de forma segura é possível! Para garantir que os registros já existentes sejam mantidos, é preciso prever essa questão no projeto de migração de dados, assim como adotar metodologias que assegurem a execução.

Ter em mente o mapeamento dos principais riscos também é fundamental para garantir que nenhuma informação se perca. Profissionais capacitados e experientes para acompanhar o processo também são essenciais para que tudo saia conforme o planejado.

Quais os principais desafios numa migração de sistemas?

Os desafios dependem das particularidades do projeto. Existem dois quesitos que são considerados como obstáculos na maioria deles: o tratamento adequado dos dados e a resistência diante das mudanças por parte das pessoas da empresa.

Tratamento dos dados

Adaptar as informações para que elas correspondam a nova base de dados é uma etapa que deve ser feita corretamente. Caso tenha falhas, o tratamento pode comprometer o resultado do projeto, além de gerar novos custos. Dessa forma, fazer testes é uma das formas para minimizar problemas com os formatos dos dados que serão migrados.

Resistência da equipe

É normal que novos projetos de tecnologia causem impactos nas tarefas diárias e modifiquem procedimentos — por mais que tenham como objetivo otimizar os resultados. Para esse desafio, consultar os principais usuários do sistema na construção do projeto de migração faz a diferença para que a execução tenha a colaboração da equipe e facilite a implementação de novas funcionalidades.

Como otimizar o processo de migração?

Contar com ferramentas e profissionais capacitados são alternativas para que a transferência de dados seja bem executada, segura e sem contratempos. O trabalho e os cuidados exigidos para que o processo de migração seja feito não podem ser impeditivos para que a empresa cresça e se proponha a melhorar seu sistema de informação.

Atualmente, estão disponíveis no mercado softwares que têm como proposta auxiliar empresas na migração de dados para agrupar em uma única plataforma as principais funcionalidades para fazer o gerenciamento do negócio.

Empresas preocupadas em integrar as informações disponíveis em seus sistemas garantem mais assertividade e segurança para alcançar os resultados esperados.

Qual a melhor solução?

O software oferecido pela iClips tem como objetivo otimizar a gestão de agências de comunicação e houses publicitárias. Em uma única plataforma, o gestor da agência tem acesso às tarefas da equipe, dados financeiros e de comunicação. A solução pode ser contratada conforme o plano que melhor atender as necessidades e a capacidade da empresa interessada. Há também a possibilidade de usufruir de um período de testes gratuitos.

Agora que você conhece como funciona o processo de migração de sistemas, o que acha de contratar um serviço especializado para fazer a transferência de dados do seu negócio?

Se você achou interessante o software da iClips, entre em contato conosco agora e gere melhores resultados para a sua agência, equipe e seus clientes!

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