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Gestão para agências: saiba tudo para alavancar seu negócio!

Não é segredo que uma boa gestão proporciona benefício em todas as áreas de uma agência. Mesmo assim, muitos profissionais ainda encontram dificuldade para organizar o seu negócio. Você é um deles? Então confira nosso post!

O que você tem feito pela gestão da sua agência? Neste post, reunimos dicas essenciais para que você melhore ainda mais os seus resultados!

Ir além de entregar campanhas criativas e que surpreendam os clientes: esse tem sido o mindset adotado pela gestão de agências de comunicação. Mas o que significa ir além? O que diferencia uma determinada agência das concorrentes? Vamos pensar um pouco. É cada vez mais nítido que um dos fatores que levam uma empresa a procurar por uma agência é a busca por resultados efetivos.

O aumento de visibilidade ainda é relevante, a necessidade de estar presente no ambiente digital com o intuito de atingir um determinado público-alvo também. Mas o que vai definir o sucesso ou não de uma campanha é, inevitavelmente, o resultado alcançado.

Mas e as agências, o que elas buscam? Certamente desejam obter resultados tão bons para si mesmas quanto para os seus clientes, certo? E, novamente, buscam inovar ao máximo para que possam garantir a satisfação de suas contas.

Nesse caso, uma gestão eficiente é o carro chefe para enfrentar todos os desafios com segurança, crescer de forma saudável e fidelizar os clientes. Foi pensando nisso que criamos este artigo com todas as informações de gestão para agências, contendo as dicas necessárias para que você consiga implementar os preceitos básicos de gestão na sua agência.

Além das dicas aqui no post, preparamos um material completo e gratuito com tudo que você precisa saber para gerenciar seu negócio: é o nosso ebook “Guia Completo de Gestão para Agências“. É só baixar aqui embaixo!

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Qual a realidade do mercado brasileiro de agências?

Antes de mais nada, para que uma gestão seja feita de forma consciente, é preciso conhecer o terreno que se está pisando. Em nosso caso esse ambiente é o contexto brasileiro da indústria da publicidade e suas características e tendências. O que está em alta? Quais as inovações possíveis nesse cenário? Como posso me diferenciar? Estas são apenas algumas das perguntas que estudos recentes podem auxiliar em sua resolução.

Em uma recente pesquisa realizada pela Resultados Digitais em parceria com a iClips, foram entrevistados 627 colaboradores de diversas agências de comunicação de todo o Brasil. O intuito do levantamento foi de compreender a fundo como anda a gestão das agências, bem como todos os seus elementos constituintes. São vários gráficos, estatísticas, números e dados para lançar luz sobre o contexto e os desafios dessas empresas.

A pesquisa é extensa, mas podemos tocar em vários pontos interessantes aqui que podem ser úteis para organizar a gestão da sua agência. Dos respondentes, cerca de 65% foram de tomadores de decisões (gerentes, CEOs, diretores etc) e, dentre eles, a grande maioria disse exercer mais de uma função dentro da agência, fora das ações estratégicas. Além disso, apenas 18% informou fazer uma gestão do tempo estratégica.

Isso pode mostrar que os gestores estão gastando muito tempo em trabalhos operacionais em detrimento de ações de planejamento estratégico em direção ao crescimento sustentável do negócio. Nesse sentido, uma boa forma de poder se diferenciar neste meio é decidir por focar na estratégia da agência, levando a missão, visão e valores à frente e não despender tanto tempo nas operações diárias.

Com relação ao fluxo de caixa, alguns dados também são alarmantes. Do total de entrevistados, 148 agências informaram que não fazem projeções financeiras e 72 não sabem sequer dizer o quanto de lucro seus projetos trouxeram.

O que falamos acima sobre foco em estratégia reverbera nas receitas também. De acordo com a pesquisa, 57,5% dos líderes mais focados em gestão faturam acima de R$ 25 mil por mês, enquanto a porcentagem de líderes mais operacionais com esse faturamento é de 31,7%. Bom, os números não mentem, então você já sabe que concentrar na gestão é a chave para sua agência decolar.

O estudo também mostra que a adoção de ferramentas softwares é onipresente nas agências, apesar de 47% não utilizarem sistemas integrados entre si, o que acaba por dificultar a movimentação de dados e perdendo em produtividade.

Nessa perspectiva, a pesquisa questionou as agências sobre os principais benefícios que enxergam no uso de ferramentas de gestão.Em primeiro lugar vem a otimização de tempo e aumento da produtividade (90%), seguida pelo maior controle de dados (64%) e pela centralização de informações (58%).

Ou seja, optar por um sistema de gestão integrado pode ser uma excelente jogada estratégica para sua agência, uma vez que ele permite melhorar a comunicação com clientes e colaboradores, otimiza a produtividade e gera relatórios importantes para a tomada de decisões assertivas.

Quais as melhores práticas para entregar resultados com valores para o cliente?

Vamos agora discutir como você pode organizar a sua gestão a partir de algumas práticas. Elas serão úteis para que sua gestão de projetos não saia da linha e você possa usufruir do máximo da capacidade produtiva da sua agência, em direção ao crescimento com consciência.

Rastreie o tempo gasto nas atividades

Esteja você usando um modelo de fee mensal, de remuneração por job, por resultados (success fee) ou baseado no tempo gasto em cada atividade, você precisa rastrear o tempo que seus colaboradores despendem no projeto. Assim você sabe se o projeto vai ao encontro do orçamento.

Para fazer com que o timesheet seja efetivo, você precisa ter certeza que seus funcionários estão realmente usando a ferramenta de maneira regular. Você só poderá tomar decisões assertivas e chegar à conclusões acertadas se o timesheet estiver mostrando dados corretos e realistas. Além disso, conte sempre com o diagrama de gantt e o método kanban para visualizar melhor o tráfego na agência.

Gerencie funcionários full-time e freelancers

Agências de comunicação quase nunca dependem totalmente de funcionários full-time que estão no escritório. Gerenciar o trabalho de freelancers e temporários, especialmente com relação a times remotos, pode ser difícil, mas com sistemas de gestão a tarefa pode ficar mais tranquila.

A partir de uma visão geral da agenda de um funcionário, é fácil mensurar a sua carga de trabalho. Quando você precisar mudar deadlines ou definir novas prioridades, tome cuidado para não deixar nenhum colaborador subutilizado ou sobrecarregado, podendo levar a momentos de estresse e até turnover.

Faça uma gestão completa de recursos

Ao tocar uma campanha para a marca de um cliente, você precisa incluir no planejamento todas as ferramentas, equipamentos e espaços necessários para realizá-la, e não somente quem irá executar.

Idealmente você deve ter uma visão completa sobre o uso de recursos na sua agência, assim você pode ver quais tem uma boa porcentagem de adoção pelos funcionários e quais precisam de um treinamento melhor para que possa ser utilizado com mais frequência.

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Tenha métricas e relatórios a seu favor

Uma vez que o escopo, deadlines e peças podem sofrer variações, você precisa rastrear constantemente seu projeto para alocar recursos corretamente. E para isso, você precisa de uma maneira rápida de acessar métricas e relatórios sobre a performance do time e uso de recursos.

Ficar de olho em diferentes métricas irá te ajudar a ter total controle mesmo se alguma mudança ocorrer. Uma forma de ver se um funcionário está com muitas ou poucas atribuições é monitorando seu timesheet e agendamentos. Em sistemas integrados de gestão, é possível ter acesso a vários relatórios financeiros, para manter o seu fluxo de caixa sempre positivo (e piscar um alerta estratégico caso as finanças não estejam indo bem); e relatórios de Business Intelligence (BI), voltados para a tomada de decisões de negócios.

Como fazer minha agência crescer e se destacar no mercado?

São vários os desafios de liderar uma agência de comunicação. É preciso investir nas estratégias certas para fazer uma boa administração de processos e promover crescimento para o negócio. Nesse contexto, há uma série de técnicas de gestão empresarial que você pode aplicar para gerar bons resultados. Veja:

Gestão de pessoas

Por mais importante que a gestão de pessoas seja, boa parte das agências ainda não dá a devida atenção para esse assunto. Por se tratar de um meio em que a criatividade é colocada em evidência diariamente, é fundamental estar ciente das consequências que essa característica pode acarretar.

Isso porque, questões como ego e vaidade  são inevitáveis e devem ser bem administradas a fim de evitar quaisquer conflitos na agência. Afinal, quando os colaboradores estão engajados e motivados, o primeiro impacto é na qualidade dos serviços. Quando você tem esse objetivo em mente, fica fácil pensar em ações menos genéricas e mais adequadas ao perfil do negócio. Leve em consideração as seguintes ideias:

  • promova a integração do time
  • desenvolva um ambiente agradável na agência
  • crie planos de carreira
  • crie programas de recompensa
  • faça feedbacks constantes
  • ofereça salários adequados
  • aplique People Analytics para uma gestão estratégica de pessoas

Gestão do fluxo de trabalho 

O fluxo de trabalho diz respeito ao conjunto de processos envolvidos para que o pedido do cliente se converta em uma ação ou campanha publicitária. Esses procedimentos são divididos em etapas distintas, que são o recebimento da demanda, planejamento e elaboração do briefing, produção de conteúdo, veiculação e avaliação dos resultados.

Fazer uma boa gestão do fluxo de trabalho pode ser uma ótima estratégia para alcançar melhores resultados na sua agência. Ao estruturar esse processo, é possível identificar falhas e obstáculos que trazem maus resultados e afetam a produção de forma negativa. Siga os seguintes passos:

  • mapeie os processos
  • construa um planejamento
  • automatize processos
  • aposte no design thinking para estruturar a gestão de processos
  • acompanhe os resultados

Gestão financeira 

Muitos líderes do setor publicitário vêm sofrendo com a queda do poder de negociação junto aos clientes. Nesse cenário, sem uma boa estruturação das finanças fica muito difícil reverter um quadro negativo. Embora possa parecer óbvio, um bom gerenciamento das finanças é determinante para não perder dinheiro e para se conservar prestigiado no mercado.

Nesse contexto, entra em ação a chamada gestão financeira estratégica. Trata-se de um conjunto de providências tomadas para fazer com que a situação econômica de um negócio seja a mais vantajosa possível. Nessa missão, estão incluídas condutas como reduzir os gastos, monitorar as despesas, fazer balanços periódicos, elaborar o fluxo de caixa, entre outras.

A gestão financeira para agência de publicidade abrange o monitoramento de gastos e ganhos bastante específicos. É preciso calcular, por exemplo, as despesas com mídia e com a produção das campanhas. Além disso, é essencial um bom controle sobre o pagamento do fee mensal. Lembre sempre destes tópicos:

  • controle contas a pagar e receber
  • pesquise o histórico de crédito dos clientes novos
  • ofereça modelos flexíveis para os bons pagadores
  • envie lembretes automáticos
  • reduza gastos com uma gestão de custos
  • faça o devido acompanhamento do fluxo de caixa
  • monitore todas as operações financeiras
  • separe as contas da empresa das pessoais
  • tenha propósitos bem definidos
  • adote softwares especializados em agências

Business intelligence 

Lidar com o volume de dados e informações quando o objetivo é otimizar campanhas estratégias pode ser um desafio e tanto quando não há uma ferramenta que dê total suporte nessa tarefa. No entanto, alguns recursos têm se mostrado fundamentais para coletar, organizar e analisar todos os dados.

O Business Intelligence (BI) é, portanto, a ferramenta ideal para profissionais que buscam otimizar suas tomadas de decisão, pois ele envolve a transformação de dados brutos em informações importantes e estratégicas para uma empresa. 

Após a extração de informações relevantes para a agência, é feita uma reengenharia dos processos realizados dentro da sua empresa criativa, a qual será responsável por analisar todo o fluxo de trabalho a fim de efetuar uma reestruturação de todo o processo. Leve em consideração as dicas a seguir:

  • esclareça a importância do BI para toda a equipe
  • foque na colaboração entre todos da agência
  • concentre-se em métricas importantes
  • defina um sistema de BI unificado

De fato, fazer a gestão de uma agência de comunicação não é fácil, e fazer isso sozinho é praticamente impossível. Contar com um software de gestão integrado, onde você pode monitorar a produtividade das equipes enquanto tem acesso a relatórios financeiros de de business intelligence, pode ser a solução que você, como gestor, precisa para crescer com sustentabilidade. Então que tal experimentar o iClips gratuitamente por sete dias e conferir todas as funcionalidades que estão na plataforma?

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